Poufność wynagrodzeń, czyli czy tajemnica informacji o wysokości wynagrodzenia funkcjonuje?

Wiele informacje związanych ze stosunkiem pracy powinno zostać pomiędzy stronami, które zawarły umowę. Jedną z nich jest wysokość wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik z tytułu zatrudnienia. Chodzi tutaj głównie o poufność tych danych w stosunku do osób trzecich. Jak umowa o zachowaniu poufności dotyczącej pensji wygląda z perspektywy polskiego ustawodawcy? W jaki sposób tajemnica informacji o wysokości wynagrodzenia funkcjonuje w rzeczywistości? Wyjaśniamy!

Umowa o zachowaniu poufności - zachowania poufności - jak ważne są w organizacji?

Nie ma wątpliwości co do tego, że każdy pracownik ma prawo znać wysokość swojego comiesięcznego wynagrodzenia. Jednak czy pracodawca ma prawne możliwości rozpowszechnia wysokości wynagrodzenia innym pracownikom, a więc de facto osobom trzecim? Czy zachowanie poufności w tym zakresie jest obwarowane obowiązkami prawnymi? Temat ten jest niezwykle złożony, dlatego warto przyjrzeć się mu bliżej i rozłożyć na czynniki pierwsze. Dzięki temu będziemy mieć jasność co do wszelkich detali związanych właśnie z zachowaniem informacji poufnych i nie tylko. 

Klauzula poufności - o co dokładnie chodzi?   

Tajemnica wynagrodzenia to zagadnienie, które co jakiś czas przewija się w przestrzeni publicznej. O wiele częściej dyskutuje się na ten temat w mniejszych środowisku, na przykład w zakładzie pracy. Klauzula poufności w zakresie wysokości pensji ma zarówno swoich zwolenników, jak i przeciwników. Ci pierwsi uważają, że osoby trzecie nie mają interesu w tym, aby dowiedzieć się, ile zarabia dany pracownik, w konkretnej firmie i na konkretnym stanowisku. Jednym z argumentów, często wymienianych przez samych pracodawców, jest to, że wiedza na temat dokładnych zarobków konkretnego zatrudnionego mogłaby wpłynąć na morale całego zespołu. To z kolei rodziłoby konflikty i liczne żądania dotyczące podwyżki wynagrodzenia ze strony pozostałych pracowników. Z drugiej strony, sam pracownik może nie życzyć sobie, aby pracodawca zdradzał szczegóły umowy innych pracownikom. Tajemnica może działać więc zarówno jeśli chodzi zatrudnionego, jak i zatrudniającego. 

 Niejednokrotnie zdarza się bowiem tak, że jeden pracownik, z uwagi na posiadane umiejętności, kompetencję czy doświadczenie zarabia znacznie więcej niż inni i to na podobnym stanowisku. Wpływ na wysokość wynagrodzenia ma tak wiele elementów, że nie zawsze można sprawiedliwie oszacować wypłatę poszczególnych zatrudnionych. Trzeba brać pod uwagę mnóstwo aspektów, a koniec końców i tak ustalenie wysokości wynagrodzenia jest kwestią indywidualną. Pomocne okazują się między innymi widełki płacowe na danych stanowiskach, ale jest to tylko jedno z rozwiązań, które nie zawsze sprawdza się w praktyce. Trzeba jednak zaznaczyć, że polski ustawodawca nie określa realnych widełek płacowych, które mogłyby odnosić się do konkretnych przypadków, więc wszystko pozostaje kwestią umowną. 

W związku z tym znaczna część polskich pracodawców decyduje się na stosowny zapis w umowie o pracę, który obliguje pracownika, jak i samego zatrudniającego do zachowania w tajemnicy wysokości wynagrodzenia. W znacznej mierze chodzi tutaj o to, aby to pracodawca nie przekazywał informacji o zarobkach danej osoby innym pracownikom. Zakaz rozmowy o zarobkach nie dotyczy jednak samego pracownika, a co więcej, jest nawet wskazane, aby zatrudnieni otwarcie dzielili się takimi informacjami. Dyskryminacja płacowa to niestety zjawisko, które nadal jest obecne w wielu polskich przedsiębiorstwach, a wiedza na temat zarobków pracowników może znacznie ukrócić ten proceder. 

Tajemnica wynagrodzeń a przepisy prawa

Według ustawy Kodeks cywilny, wynagrodzenie pracownika jest jego dobrem osobistym i podlega ochronie. W związku z tym, bez zgody pracownika, ujawnienie jego wysokości stanowi naruszenie dobra, o czym traktuje artykuł 23 i 24 KC. 

Zdanie w tej sprawie wyraził także Sąd Najwyższy, który w uchwale z 16 lipca 1993 roku stwierdził, że wysokość indywidualnego wynagrodzenia stanowi informację będącą dobrem osobistym związanym ze sferą prywatności pracownika, a więc informację, które - poza ustanowionymi wyjątkami - nie wolno ujawniać bez zgody pracownika. 

Co ważne, sam pracownik nie ma zakazu mówienia o swoich zarobkach, ale przyjmuje się, że w celu ochrony dobra własnego zakładu pracy i przestrzeganiu tajemnicy przedsiębiorstwa, musi zachować wstrzemięźliwość w podawaniu wysokości swoich zarobków osobom z zewnątrz, zwłaszcza konkurencji. 

Kodeks pracy wynagrodzenie - czy w tym akcie prawnym znajdziemy regulacje dotyczące właśnie klauzuli poufności? Ustawa ta odnosi się do kilku kwestii dotyczących informowania osób trzecich o wysokości pobieranej przez pracownika pensji. Zasada narzucona przez prawodawcę jest jednak taka, że informacje te “należą” niejako do samego zainteresowanego. Nawet w przypadku sporządzania świadectwa pracy, informacja o wysokości i składnikach wynagrodzenia, jakie przysługiwało zatrudnionemu w czasie stosunku pracy, jest umieszczana wyłącznie na jego żądanie. 

Klauzula poufności wynagrodzenia - kogo dotyczy?

Tajemnica wynagrodzenia jest jednym z najbardziej skutecznych instrumentów prawnych do ochrony danych osobowych. Utarło się powszechne przekonanie, że klauzula poufności dla pracownika, oznacza zakaz rozmowy z kolegami z pracy o wysokości swoich zarobków. Co prawda pracownik ma obowiązek nieujawniania wysokości swojego wynagrodzenia, jednak nie w tym przypadku.

Klauzula poufności dotyczy także pracodawców, którzy w razie jej niedochowania mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności cywilnej, a w niektórych przypadkach także karnej. 

Z tajemnicą wynagrodzenia mamy do czynienia głównie w przypadku przedsiębiorstw prywatnych, ponieważ w sektorze publicznym wielkość pensji jest regulowana przepisami. Co więcej, jeśli dana osoba pełni funkcje publiczne, wysokość jej zarobków jest podawana do wiadomości. 

Kodeks pracy jasno określa, że pracodawca ma bezwzględny nakaz szanowania godności oraz innych dóbr osobistych swoich pracowników. Co więcej, w świetle przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, potocznie zwanej RODO, pracodawca jest administratorem danych swojego pracownika. Więcej na temat zależności pomiędzy tajemnicą wynagrodzenia a RODO opisujemy w dalszej części artykułu. 

Pracownicy mają równe prawo, co do jednakowego wynagrodzenia za wypełnianie takich samych obowiązków pracowniczych. Swoistym przykładem dyskryminacji płacowej w pracy, jest przyznawanie różnego wynagrodzenia brutto pracownikom, którzy wypełniają w firmie takie same obowiązki. Również dodatki funkcyjne powinny być na takim samym poziomie. Jeśli jedni z naszych pracowników wykonują swoje obowiązki niezwykle starannie i sumiennie, a praca innych wymaga ciągłych poprawek i nadzoru, obniżyć wynagrodzenie dla jednych, a podwyższyć dla drugich na tym samym stanowisku, możemy przy użyciu premii uznaniowej. 

Dlatego, pracownicy, jeśli mają takie życzenie, wymieniają się z kolegami informacjami na temat swoich zarobków by móc realnie ocenić, czy w przedsiębiorstwie panuje dyskryminacja płacowa, I nie można im tego zabronić. Wówczas bowiem klauzula poufności przestaje obowiązywać, oczywiście przy zachowaniu należytej staranności co do tego, komu podaje się takie informacje. W grę może wchodzić tutaj bowiem kwestia nieuczciwej konkurencji. 

Dodatkowo, mogą także pytać o to swojego pracodawcy, ale tylko wówczas, jeśli chcą znać wysokość wynagrodzenia na podobnych stanowiskach w firmie, ale nie konkretnych współpracowników. Możliwe to jest w przypadku dużych przedsiębiorstw, gdzie pracownik nie jest w stanie konkretnie zidentyfikować, o czyim wynagrodzeniu informuje go pracodawca. Takie stanowisko poparł Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 16 lipca 1993 roku (OSNC 1994/1/2).

W takich okolicznościach trudno jest mówić o tym, aby umowa o zachowaniu poufności chroniła tajemnicę przedsiębiorstwa, czy dokładniej rzecz ujmując informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Do każdej sytuacji trzeba też podchodzić indywidualnie, biorąc pod uwagę jak najwięcej aspektów. 

Klauzula poufności w umowie o pracę - jak powinien wyglądać zapis?

Klauzula poufności treść zawartą w umowie o pracę powinna mieć przede wszystkim jasną, klarowną i niebudzącą wątpliwości żadnej ze stron. 

Pracodawca nie może zabronić pracownikowi dzielenia się informacją o swoich zarobkach ze swoimi kolegami w pracy przez wprowadzenie klauzuli poufności. Nie ma też narzędzi prawnych, dzięki którym mógłby za takie zachowanie jakkolwiek swojego pracownika ukarać czy upomnieć. Kodeks pracy jasno wskazuje, że wszystkie postanowienia umowne mniej korzystne niż przepisy kodeksu są nieważne. 

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Jest jednak pewna sfera, w której pracownik musi zachować wstrzemięźliwość co do informacji o wysokości swoich zarobków - w razie przekazywania jej osobie spoza zakładu pracy czy konkurencji. Dlaczego? Wysokość zarobków mogą oznaczać informacje posiadające wartość gospodarczą. Wtedy ujawnienie swojego wynagrodzenia przez pracownika zaliczyć można jako działanie na szkodę własnego zakładu pracy oraz naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.  Jeśli pracownik podaje informacje posiadające wartość gospodarczą, wówczas łamie zasadę dbania o dobro zakładu pracy i zasadę o zachowaniu poufności. W związku z tym, klauzula mówiąca o zachowaniu poufności, zawarta w umowie o pracę, powinna jasno wskazywać, że zakaz obejmuje sytuację zagrażające istotnym interesom firmy. Bez znaczenia pozostaje, czy pracownik ujawni wysokość brutto, netto, czy poda stawkę za godzinę i wymiar czasu pracy - jeśli tylko będzie można łatwo policzyć wysokość wynagrodzenia, będzie działał na szkodę przedsiębiorstwa. 

W umowie o pracę należy jednoznacznie zastrzec, że wysokość otrzymywanej przez pracownika pensji stanowi tajemnice przedsiębiorstwa, by móc wymagać jego poufności. 

Klauzula poufności - wzór 

Klauzula poufności wzór powinien być jak najbardziej prosty i przejrzysty. Nie ma konieczności zawierania wielu różnorodnych postanowień. Klauzula poufności dla pracownika musi być prosta i czytelna. Oto jeden z najbardziej popularnych schematów.

Data, miejscowość

Dane pracodawcy 

Dane pracownika

Klauzula o zachowaniu poufności wynagrodzenia

1. W związku z zawarciem dnia ... umowy o pracę pomiędzy ....., zwanego dalej Pracodawcą, a ...., zwanego dalej Pracownikiem, zatrudniony zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy wysokości swojego wynagrodzenia za wykonywaną pracę w sytuacji, która prowadziłaby do naruszenia istotnych interesów Przedsiębiorcy, działałaby na szkodę zakładu pracy, bądź łamała tajemnice przedsiębiorstwa. 
2. Za naruszenie zasady zachowania w tajemnicy wysokości otrzymywanego wynagrodzenia za pracę, uznaje się: przekazywanie, udostępnianie, udzielenie dostępu do danych, jak również wskazanie metody pozyskania danych osobom niepowołanym.
3. W przypadku złamania zasad niniejszej klauzuli poufności, Pracownik zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości ..... W razie istotnego naruszenia interesów przedsiębiorstwa, Pracodawca ma prawo wypowiedzieć zawartą umowę o pracę. 
4. Klauzula poufności została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 
5. Czas trwania klauzuli poufności wynagrodzenia obejmuje okres od zawarcia stosunku pracy, aż do jego zakończenia.

Podpis Pracownika 

Podpis Pracodawcy 

Jeśli klauzula poufności nie zawiera czasu obowiązywania, przyjmuje się, że roszczenia z tego tytułu przedawniają się z upływem lat trzech. Strony mogą ustalić dowolny czas trwania obowiązywania przestrzegania klauzuli. 

Tajemnica wynagrodzenia a RODO 

Tajemnica wynagrodzenia RODO - wiele osób zastanawia się, jak tego typu zagadnienie wygląda na gruncie unijnego prawa o ochronie danych osobowych. Najprościej rzecz ujmująć, mamy tutaj do czynienia z podobnymi normami, jak w przypadku przepisów kodeksu cywilnego. Zgodnie z RODO, wynagrodzenie jest daną osobową, ponieważ dotyczy zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Pracodawca, jak już wspomnieliśmy, jest w tych okolicznościach administratorem danych osobowych i jest zobligowany do ich ochrony. 

 Istnieją jednak uzasadnione sytuacje, w których pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku i tym samym, na podstawie przepisów prawa, może przekazać określonym podmiotom takie informacje. Mowa o przypadku ujawnienia danych na żądanie stosownych organów ścigania, podatkowych, wymiaru sprawiedliwości, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowej Inspekcji Pracy. Wówczas status informacji poufnych ulega zmianie i nie jest to złamanie klauzuli poufności. 

Klauzula poufności - kara umowna - czy jakaś grozi?

Złamana klauzula poufności dla pracownika, który przekazał informacje o wysokości swoich zarobków osobie spoza zakładu pracy, może pociągać za sobą różne konsekwencje, a najpoważniejsze z nich to zwolnienie z pracy. Ujawnienie poufnych danych, takich jak wysokość wynagrodzenia, jest dla przedsiębiorców działaniem wysoce szkodliwym. Zapis o karze umownej zawarty w klauzuli poufności, zapewnia poszkodowanemu rekompensatę. Kara umowna nie powinna jednak przekraczać wysokości trzymiesięcznego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Żądanie wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści

Konieczne jest też natychmiastowe zaniechanie niedozwolonych działań, a często też usunięcie skutków niedozwolonych działań, które mogą nosić znamiona nieuczciwej konkurencji. Pracownik może zostać zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody lub wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści.

Klauzula poufności wynagrodzenia to pewnego rodzaju gwarancja, zarówno dla pracowników, jak i dla przedsiębiorców. Stosowana umiejętnie stanowi doskonałą formę zabezpieczenia interesów każdej ze stron. Kwestie związane z tym, ile powinien zarabiać dany pracownik, są zawsze sprawą indywidualną i nie powinny być przedmiotem dyskusji wśród osób trzecich, o ile oczywiście nie dochodzi do dyskryminacji płacowej itp. Proces ustalania wysokości wynagrodzenia jest złożony, a rozmowa poufna, dlatego tak istotne jest zachowanie dyskrecji. W każdej sytuacji należy kierować się literą prawa, a także działać w granicach zawartych umów.