Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, musi się liczyć z koniecznością złożenia wielu dokumentów i dopełnienia formalności. Wśród corocznych obowiązków wyróżnia się konieczność złożenia formularza ZUS IWA, dzięki któremu możliwe jest obliczenie składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Z naszego artykułu dowiesz się:

  • ZUS IWA co to za formularz;
  • jak go wypełnić;
  • kogo nie wliczamy do ZUS IWA;
  • kto jest zobowiązany do jego złożenia w ZUS;
  • jaki jest termin na złożenie formularza;
  • czy można dokonać korekty.

Zobacz także nasz inny artykuł: Brak opłaconych składek ZUS - kto za to odpowiada?

ZUS IWA – co to za formularz?

ZUS IWA to formularz, który zawiera informację o danych służących ustaleniu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenie wypadkowe. Dzięki ZUS IWA możliwe jest określenie wysokości składki ZUS na ubezpieczenie wypadkowe, to stopa procentowa określana przez ZUS, która obowiązuje przez cały rok. W formularzu przedstawia się informację o wypadkach w zakładzie pracy oraz pracownikach, którym wypłacane były świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego. Dane te mają wpływ na ustalenie wysokości opłaty na ubezpieczenie wypadkowe, która będzie obowiązywała od 1 kwietnia do 31 marca następnego roku. 

Czym jest ubezpieczenie wypadkowe?

Ubezpieczenie wypadkowe to jedno z ubezpieczeń społecznych, które pozwala na ubieganie się o świadczenie w sytuacji utraty zdrowia i zdolności do pracy bądź choroby zawodowej. Co istotne, z ubezpieczenia wypadkowego wypłaca się różnorodne świadczenia, jak:

  • zasiłek chorobowy;
  • zasiłek wyrównawczy;
  • rentę rodzinną;
  • rentę z tytułu niezdolności do pracy;
  • rentę szkoleniową;
  • dodatek pielęgnacyjny;
  • jednorazowe odszkodowanie;
  • świadczenie rehabilitacyjne;
  • dodatek do renty rodzinnej, wypłacany sierocie zupełnej;
  • zwrot kosztów leczenia stomatologicznego i szczepień ochronnych oraz zaopatrzenie w 

Ważne! Ubezpieczeniu wypadkowemu obowiązkowo podlegają wszystkie osoby, które są objęte ubezpieczeniem rentowym i emerytalnym. 

ZUS IWA – jak wypełnić?

Formularz ZUS IWA składa się z kilku części:

  • Część I - w tym miejscu, należy podać identyfikator deklaracji (pierwsza z nich to 01, każda kolejna przyjmuje numer następny) oraz kod terytorialny, który jest związany z siedzibą płatnika składek ZUS. 
  • Część II - to miejsce na dane identyfikacyjne. Należy podać NIP, REGON, PESEL lub numer i serię dowodu osobistego.
  • Część III - w tym miejscu konieczne jest wskazanie liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Jako że są to dane za cały rok, konieczne jest obliczenie ilorazu sumy ubezpieczonych w ciągu 12 miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy. Wynik działania należy zaokrąglić w dół, jeśli wynosi poniżej 0,5, natomiast w górę jeśli wynosi 0,5 lub więcej. 
  • Część IV - to miejsce na wpisanie kodu PKD. Konieczne jest również podanie liczby wypadków w firmie, a także określenie liczby ciężkich i śmiertelnych wypadków powstałych w roku poprzednim i tym za który składany jest druk ZUS IWA. W części IV należy także określić liczbę osób zatrudnionych w warunkach szkodliwych. 
  • Część V - to adres korespondencyjny płatnika składek ZUS oraz dane kontaktowe.
  • Część VI - oświadczenie płatnika składek. W tym miejscu należy wpisać datę wypełnienia informacji ZUS IWA, a także złożyć podpis wraz z pieczątką.
  • Część VII - jest to miejsce na adnotacje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Poniżej znajdują się również podpowiedzi dla osób, które wypełniają formularz.  

ZUS IWA – kogo nie wliczamy do dokumentu?

ZUS IWA kogo nie wliczamy do dokumentu - to pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców. ZUS IWA liczba ubezpieczonych nie powinna uwzględniać osób, które:

  • podlegają ubezpieczeniom społecznym, jednak nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, są to osoby wykonujące prace nakładczą;
  • cały miesiąc przebywały na urlopach wychowawczych, macierzyńskich czy bezpłatnych;
  • nie podlegają choć jeden dzień w danym miesiącu ubezpieczeniom społecznym.

ZUS IWA termin, czyli do kiedy można składać formularz?

ZUS IWA termin - wiele osób nie wie do kiedy należy złożyć dokument. To formularz, który składany jest raz w roku i powinien być przekazany do ZUS do 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy. W sytuacji gdy 31 stycznia wypada w sobotę, czy dzień ustawowo wolny od pracy, to termin ten przesuwa się na kolejny dzień roboczy. 

Co istotne, ZUS IWA przekazuje się w takiej samej formie, jak inne dokumenty ubezpieczeniowe. Dlatego osoby, które składają dokumenty w formie papierowej, ZUS IWA również powinny złożyć w placówce ZUS. Kiedy jednak pocztą, na kopercie należy umieścić napis ZUS IWA. W sytuacji elektronicznego przesyłania danych, należy przesłać druk podpisany za pomocą podpisu kwalifikowanego. 

ZUS IWA jak liczyć?

Ustalanie liczby ubezpieczonych powinno odbywać się poprzez:

  1. Zsumowanie liczby osób ubezpieczonych (pomocna jest przy tym rejestracja czasu pracy), którzy podlegali pod ubezpieczenie wypadkowe, w poszczególnych miesiącach roku, za który składany jest druk IWA;
  2. Wynik ten należy podzielić przez liczbę miesięcy, w których przedsiębiorca był zgłoszony jako płatnik składek ZUS ubezpieczenia wypadkowego (kiedy wynik będzie ułamkowy, należy go zaokrąglić w górę, gdy wynosi więcej lub równo 0,5, lub zaokrąglić w dół, kiedy wynik jest mniejszy od 0,5. 

Pamiętajmy, że jeżeli zatrudniamy pracownika jednocześnie na umowę o pracę i umowę zlecenie, wliczamy go jedynie jeden raz. 

Kto składa informacje ZUS IWA?

Informacja ZUS IWA składana do Zakładu Ubezpieczeń społecznych musi być wypełniona i przesłana w sytuacji, gdy:

  • przez cały rok opłacane były składki na ubezpieczenie wypadkowe przynajmniej za jedną osobę i za co najmniej jeden dzień w styczniu, przed złożeniem formularza;
  • w roku poprzednim do ubezpieczenia wypadkowego zgłoszone były średnio co najmniej 10 osób (pamiętajmy, że wliczany jest również pracodawca);
  • 31 grudnia przedsiębiorca znajdował się w rejestrze REGON.

Co istotne, nie ma konieczności składania formularza ZUS IWA, jeśli przez jeden miesiąc w poprzednim roku, żadna osoba, nie podlegała ubezpieczeniu. 

Korekta ZUS IWA - jak wykonać?

Może zdarzyć się sytuacja, że płatnik składek przekaże źle wypełnioną informację ZUS IWA np. poprzez nieuwzględnienie wypadku przy pracy czy wypadku w drodze do pracy. W takiej sytuacji konieczne jest dokonanie korekty. Powinna być ona przesłana w ciągu 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości złożonego formularza lub po otrzymaniu zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 


W sytuacji, gdy korekta składana jest ze względu na decyzję, w której ZUS wskazał nieprawidłowości, korektę należy złożyć w ciągu 7 od dnia uprawomocnienia się decyzji. Kiedy nieprawidłowości zostały stwierdzone podczas kontroli ZUS, konieczne jest złożenie korekty w ciągu 30 dni od dnia otrzymania protokołu z kontroli. Ważne! Informację ZUS IWA oraz korekty powinny być przechowywane przez 10 lat od dnia ich przekazania w formie papierowej lub elektronicznej.