Umowa o pracę z pierwszym pracownikiem

Przy zatrudnianiu pierwszego pracownika wybiera się właściwy rodzaj umowy o pracę i uwzględnia w niej elementy wymagane przez Kodeks pracy. Dokument powinien być gotowy, zanim zatrudniona osoba rozpocznie wykonywanie obowiązków. To ważny etap zarówno dla przedsiębiorcy, który po raz pierwszy staje się pracodawcą, jak i dla osoby odpowiedzialnej za kadry w rozwijającej się firmie. Precyzyjne określenie rodzaju i miejsca pracy, wynagrodzenia oraz wymiaru etatu ogranicza ryzyko sporów, błędów płacowych i zakwestionowania sposobu zatrudnienia. Trzeba też odróżnić treść samej umowy od pozostałych dokumentów przekazywanych pracownikowi.

Najważniejsze informacje

1. Kodeks pracy przewiduje umowę na okres próbny, czas określony i czas nieokreślony.
2. Rodzaj umowy należy dopasować do rzeczywistego celu i planowanego okresu zatrudnienia.
3. Umowa musi określać między innymi strony, rodzaj i miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy.
4. Jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy i jej warunków.
5. Badania lekarskie, szkolenie BHP, zgłoszenie do ZUS oraz przekazanie pełnej informacji o warunkach zatrudnienia to odrębne etapy zatrudnienia.

Kiedy umowa o pracę jest właściwą podstawą zatrudnienia?

Umowa o pracę jest właściwa, jeżeli zatrudniona osoba ma osobiście wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie, a w zamian otrzymywać wynagrodzenie. Pracodawca organizuje pracę, wydaje związane z nią polecenia i ponosi ryzyko prowadzonej działalności.

O charakterze zatrudnienia decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy, a nie nazwa umowy. Jeżeli praca jest wykonywana osobiście, za wynagrodzeniem, pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, zatrudnienie ma charakter stosunku pracy. Nie można w takiej sytuacji zastąpić umowy o pracę umową zlecenia ani inną umową cywilnoprawną. Takie działanie może skutkować odpowiedzialnością za naruszenie praw pracownika.

Dla nieprawidłowo ukształtowanych form zatrudnienia przewidziano rozwiązanie przejściowe. Podmiot, który przed 8 lipca 2026 r. zawarł z osobą wykonującą pracę umowę cywilnoprawną albo na którego rzecz osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem, może dobrowolnie doprowadzić do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę, jeżeli stosunek ten spełnia wszystkie cechy stosunku pracy określone w Kodeksie pracy. Zawarcie umowy o pracę powinno nastąpić w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów. W takim przypadku podmiot nie podlega odpowiedzialności wykroczeniowej przewidzianej za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę.

Umowa zlecenia może być odpowiednia, jeżeli sposób wykonywania powierzonych czynności nie odpowiada warunkom stosunku pracy określonym w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Stosunek pracy występuje wtedy, gdy osoba wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zatrudnia ją za wynagrodzeniem. Jeżeli praca jest faktycznie wykonywana w takich warunkach, zatrudnienie jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej umowy. W takim przypadku zastąpienie umowy o pracę umową zlecenia lub inną umową cywilnoprawną jest niedopuszczalne.

Jaki rodzaj umowy wybrać dla pierwszego pracownika?

Zatrudnienie pierwszego pracownika nie oznacza, że współpraca musi rozpocząć się od okresu próbnego. Rodzaj umowy zależy od tego, czy pracodawca chce zweryfikować kwalifikacje kandydata, ograniczyć czas pierwszej współpracy, czy stworzyć stałe stanowisko.

Umowa na okres próbny

Umowę na okres próbny zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia do wykonywania określonego rodzaju pracy. Długość okresu próbnego zależy od planowanego dalszego zatrudnienia:

• maksymalnie 3 miesiące – co do zasady,
• maksymalnie 1 miesiąc – jeżeli po okresie próbnym planowane jest zawarcie umowy na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
• maksymalnie 2 miesiące – jeżeli planowana jest umowa na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy, ale krótszy niż 12 miesięcy.

Okres próbny wynoszący 1 albo 2 miesiące można jednokrotnie wydłużyć maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. W umowie można również ustalić, że okres próbny zostanie przedłużony o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Umowa na okres próbny nie jest obowiązkowym etapem zatrudnienia. Można od razu zawrzeć umowę na czas określony albo na czas nieokreślony.

Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy. Przy ponownym zatrudnieniu do wykonywania tego samego rodzaju pracy kolejnej umowy na okres próbny nie można zawrzeć.

Umowa na czas określony

Umowa na czas określony pozwala z góry ustalić czas trwania zatrudnienia. Przy jej zawieraniu trzeba zwrócić uwagę przede wszystkim na limity, wyjątki oraz dodatkowe obowiązki dokumentacyjne.

1. Limit 33 miesięcy i trzech umów. Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony między tym samym pracownikiem a tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. W tych granicach nie trzeba wykazywać szczególnego, czasowego celu zatrudnienia.
2. Skutek przekroczenia limitów. Po przekroczeniu 33 miesięcy zatrudnienie uważa się za zawarte na czas nieokreślony od dnia następującego po upływie tego okresu. Zawarcie czwartej umowy na czas określony powoduje natomiast zatrudnienie na czas nieokreślony od dnia jej zawarcia. Jeżeli w trakcie umowy na czas określony strony uzgodnią jej przedłużenie, to dla celów liczenia limitu umów terminowych takie przedłużenie traktuje się jak zawarcie kolejnej umowy na czas określony od dnia następującego po pierwotnym terminie zakończenia umowy.
3. Treść umowy. W umowie wskazuje się czas jej trwania albo dzień zakończenia. Przy zastępstwie, pracy dorywczej lub sezonowej oraz pracy przez okres kadencji wskazuje się także cel zatrudnienia, a przy obiektywnych przyczynach po stronie pracodawcy – okoliczności uzasadniające zawarcie takiej umowy.
4. Zawiadomienie PIP. O zawarciu umowy z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy zawiadamia się właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej, wskazując przyczyny jej zawarcia, w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Obowiązek wskazania celu lub przyczyn w treści umowy nie dotyczy jej przedłużenia do dnia porodu zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy.

Limitów 33 miesięcy i trzech umów na czas określony nie stosuje się do umów zawartych:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,
• pod warunkiem że zawarcie takiej umowy w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności jej zawarcia.

Przepisów o limicie 33 miesięcy i trzech umów oraz o skutkach ich przekroczenia nie stosuje się również w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy.

Umowa na czas nieokreślony

Umowa na czas nieokreślony ma charakter bezterminowy. Nie zawiera planowanego dnia zakończenia stosunku pracy, ale może zostać rozwiązana w sposób przewidziany przez prawo pracy, na przykład za porozumieniem stron albo za wypowiedzeniem.

Ten rodzaj umowy jest odpowiedni, gdy pracodawca tworzy stałe stanowisko, zna oczekiwany rodzaj pracy i nie ma uzasadnionej potrzeby ograniczania zatrudnienia konkretną datą. Zatrudnienie pierwszego pracownika na czas nieokreślony może również zwiększyć stabilność zespołu i ułatwić pozyskanie kandydata o poszukiwanych kwalifikacjach.

Co musi zawierać umowa o pracę?

Z treści umowy powinno jasno wynikać, kto zatrudnia pracownika, na jakiej podstawie, od kiedy i na jakich warunkach praca będzie wykonywana. Nieprecyzyjne postanowienia mogą utrudnić późniejsze planowanie czasu pracy, naliczanie wynagrodzenia oraz egzekwowanie obowiązków pracownika.

Strony, adres pracodawcy i rodzaj umowy

W dokumencie trzeba wskazać pracodawcę i pracownika. W przypadku przedsiębiorcy należy podać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować firmę oraz adres siedziby pracodawcy. Jeśli pracodawcą jest osoba fizyczna, która nie ma siedziby, podaje się jej adres zamieszkania.

Umowa musi również zawierać datę zawarcia i wskazywać jeden z trzech jej rodzajów: na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony. Data podpisania umowy nie musi być taka sama jak dzień rozpoczęcia zatrudnienia.

Rodzaj pracy i obowiązki pracownika

Rodzaj pracy można określić za pomocą nazwy stanowiska, zawodu, funkcji lub opisu podstawowych czynności. Zapis powinien być na tyle precyzyjny, aby nie było wątpliwości, jakiej pracy może wymagać pracodawca.

Pełny pisemny zakres obowiązków nie musi być częścią umowy, ale pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy na stanowisku i podstawowymi uprawnieniami. Pracodawca nie może jednak wykorzystywać szerokiego zakresu czynności do stałego powierzania pracy zupełnie innego rodzaju.

Miejsce wykonywania pracy

Umowa powinna określać miejsce albo miejsca wykonywania pracy. Może to być konkretny adres, miejscowość lub odpowiednio wyznaczony obszar, jeżeli taki sposób określenia uzasadnia rodzaj pracy. Zapis powinien odzwierciedlać rzeczywistą organizację zadań, a nie pozostawiać pracodawcy nieograniczonej swobody kierowania zatrudnionej osoby w dowolne miejsce.

W przypadku kilku miejsc wykonywania pracy pracodawca przekazuje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy, informację o zasadach przemieszczania się między tymi miejscami. Miejsce pracy trzeba też odróżnić od miejsca sporadycznej podróży służbowej.

Wynagrodzenie i jego składniki

Umowa o pracę powinna określać wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników, natomiast termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty nie są obowiązkowymi elementami umowy i przy braku regulaminu pracy podaje się je w informacji o warunkach zatrudnienia. Najważniejsze kwestie można uporządkować w kilku punktach:

1. Składniki wynagrodzenia. Umowa musi określać wynagrodzenie odpowiadające rodzajowi pracy oraz wskazywać jego składniki. Wpisuje się m.in. wynagrodzenie zasadnicze oraz inne uzgodnione składniki, np. stały dodatek funkcyjny lub premię o charakterze roszczeniowym.
2. Kwota brutto lub netto. Kodeks pracy nie określa wprost, czy wynagrodzenie w umowie należy wskazać jako kwotę brutto czy netto. Dla uniknięcia wątpliwości wynagrodzenie należy określać w kwocie brutto. Dopuszczalności zagwarantowania kwoty netto nie należy przedstawiać jako bezspornej reguły ze względu na niejednolite orzecznictwo Sądu Najwyższego.
3. Minimalne wynagrodzenie. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie przy pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy. Do porównania wynagrodzenia pracownika z minimalnym wynagrodzeniem nie uwzględnia się nagrody jubileuszowej, odprawy emerytalno-rentowej, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej, dodatku za staż pracy ani dodatku za szczególne warunki pracy. Przy niepełnym wymiarze czasu pracy minimalne wynagrodzenie ustala się proporcjonalnie do liczby godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Jeżeli wynagrodzenie obliczone zgodnie z ustawą jest niższe od należnego minimum, wypłaca się wyrównanie.
4. Termin wypłaty. Termin wypłaty nie jest obowiązkowym elementem umowy o pracę. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu z dołu wypłaca się niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Jeżeli termin wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty określa się w regulaminie pracy, a jeżeli nie został on ustalony – informacje te przekazuje się w informacji o warunkach zatrudnienia.

Wymiar czasu pracy

Dokument powinien określać, czy pracownik jest zatrudniony na pełen etat, czy w niepełnym wymiarze czasu pracy, na przykład na 1/2 lub 3/4 etatu. Samo wpisanie liczby godzin pracy w miesiącu nie zawsze prawidłowo zastępuje określenie wymiaru etatu.

Przy zatrudnieniu na część etatu strony muszą ustalić w umowie dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony wymiar czasu pracy. Po przekroczeniu tego limitu pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy i służy prawidłowemu ustalaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. W przypadkach określonych w art. 149 § 2 Kodeksu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Narzędzia od inEwi mogą wspierać tworzenie grafików pracy oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Dzień rozpoczęcia pracy

Umowa musi wskazywać dzień rozpoczęcia pracy, ponieważ właśnie w tym terminie nawiązuje się stosunek pracy. Data ta może być późniejsza niż dzień zawarcia dokumentu.

Warto więc odróżnić dzień podpisania umowy od dnia, w którym powstaje obowiązek świadczenia pracy. Dokument można zawrzeć z wyprzedzeniem i wskazać w nim przyszłą datę rozpoczęcia zatrudnienia.

Dodatkowe elementy zależne od rodzaju umowy

W umowie na okres próbny trzeba podać czas jej trwania albo dzień zakończenia. Dodatkowe wymagania zależą od planowanego dalszego zatrudnienia:

• jeżeli planowana jest umowa na czas określony krótszy niż 6 miesięcy, okres próbny nie może przekraczać 1 miesiąca,
• jeżeli planowana jest umowa na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy, ale krótszy niż 12 miesięcy, okres próbny nie może przekraczać 2 miesięcy.

W obu przypadkach w umowie próbnej wskazuje się również planowany okres późniejszej umowy na czas określony. Okres próbny wynoszący 1 albo 2 miesiące można jednokrotnie wydłużyć maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Takie ustalenie trzeba zamieścić w umowie. Odpowiednie postanowienie należy dodać także wtedy, gdy uzgodniono przedłużenie okresu próbnego o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Przy niektórych umowach na czas określony trzeba dodatkowo wskazać cel albo przyczynę ich zawarcia. Dotyczy to umów zawieranych:

• w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności,
• w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji.

Jeżeli podstawą zawarcia umowy są obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy, w jej treści trzeba wskazać te przyczyny. Obowiązek wskazania celu lub przyczyn nie dotyczy przedłużenia umowy do dnia porodu.

Zakaz konkurencji nie jest obowiązkowym elementem umowy o pracę. Jeżeli ma obowiązywać w czasie zatrudnienia, umowę o zakazie konkurencji zawiera się w formie pisemnej pod rygorem nieważności i określa się w niej zakres zakazu.

W jakiej formie zawrzeć umowę i kiedy ją podpisać?

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Może zostać podpisana własnoręcznie albo elektronicznie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W systemie eUmowy można użyć także podpisu zaufanego lub osobistego, które wywołują skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu. Samo przesłanie skanu umowy albo jej akceptacja zwykłym e-mailem nie zachowuje wymaganej formy pisemnej ani równoważnej jej formy elektronicznej.

Jeżeli strony uzgodniły zatrudnienie, ale nie zawarły jeszcze umowy w formie pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić na piśmie ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy i jej warunków. Dopuszczenie pracownika do pracy bez takiego potwierdzenia może stanowić wykroczenie przeciwko jego prawom i skutkować grzywną.

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata

W procesie rekrutacji nie można żądać od kandydata informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym w obecnym ani w poprzednich stosunkach pracy. Ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk muszą być neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny musi przebiegać w sposób niedyskryminujący. Informacja o wynagrodzeniu przekazywana kandydatowi nie ogranicza się do wynagrodzenia zasadniczego – obejmuje także pozostałe składniki wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą, zarówno pieniężne, jak i niepieniężne. Początkową wysokość wynagrodzenia lub jego przedział ustala się na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów, w szczególności neutralnych pod względem płci.

Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy albo obowiązuje u niego regulamin wynagradzania, przekazuje się również informacje o odpowiednich postanowieniach tych dokumentów. Informacje przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej, z takim wyprzedzeniem, aby można było się z nimi zapoznać przed negocjowaniem warunków zatrudnienia.

Informację przekazuje się:

• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli nie ogłoszono naboru albo wymaganych informacji nie podano w ogłoszeniu,
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli informacji nie przekazano wcześniej w ogłoszeniu ani przed rozmową kwalifikacyjną albo gdy nie przeprowadzano tych etapów rekrutacji.

Jakich informacji nie trzeba wpisywać do umowy o pracę?

Umowa o pracę nie jest jedynym dokumentem związanym z zatrudnieniem. Część informacji przekazuje się pracownikowi osobno, a niektóre obowiązki trzeba wykonać jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia

W ciągu siedmiu dni od dopuszczenia do pracy przekazuje się pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia. Może mieć formę papierową albo elektroniczną. Przy wersji elektronicznej pracownik musi mieć możliwość zapisania, wydrukowania i przechowywania dokumentu, a pracodawca powinien zachować dowód jego przekazania lub otrzymania.

Informacja obejmuje między innymi:

• zasady dotyczące czasu pracy,
• przerwy i odpoczynek,
• rozwiązanie stosunku pracy,
• termin odwołania do sądu pracy,
• szkolenia zapewniane przez pracodawcę,
• układy lub porozumienia zbiorowe, którymi pracownik jest objęty.

Przy pracy zmianowej podaje się także zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę, a przy kilku miejscach wykonywania pracy – zasady przemieszczania się między nimi.

Jeżeli nie obowiązuje regulamin pracy, w informacji wskazuje się również termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, porę nocną, sposób potwierdzania obecności w pracy oraz zasady usprawiedliwiania nieobecności.

Informacja o zabezpieczeniu społecznym

W ciągu 30 dni od dopuszczenia do pracy przekazuje się również nazwę instytucji zabezpieczenia społecznego, do której trafiają składki związane ze stosunkiem pracy, oraz informacje o ochronie z zakresu zabezpieczenia społecznego zapewnianej przez pracodawcę.

Obowiązek ten nie występuje, jeżeli wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego dokonuje pracownik.

Informacja o wymiarze urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu wypoczynkowego nie jest obowiązkowym elementem umowy o pracę. Informację o przysługującym wymiarze płatnego urlopu przekazuje się pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Jeżeli na tym etapie nie można jeszcze określić jego wymiaru, podaje się zasady ustalania i przyznawania urlopu.

Jak ustala się prawo do urlopu wypoczynkowego?

Wymiar i sposób nabywania urlopu zależą między innymi od stażu pracownika, wymiaru czasu pracy oraz tego, czy jest to jego pierwsza praca.

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Przy pełnym etacie roczny wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni przy stażu urlopowym krótszym niż 10 lat albo 26 dni przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat.

Przy ustalaniu stażu urlopowego uwzględnia się również okresy ukończonej nauki wskazane w Kodeksie pracy. Przykładowo ukończenie szkoły wyższej daje 8 lat stażu urlopowego. Okresów nauki nie sumuje się. Jeżeli nauka odbywała się równocześnie z zatrudnieniem, uwzględnia się okres zatrudnienia albo okres nauki – w zależności od tego, który jest korzystniejszy.

Przy niepełnym etacie wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przyjmując jako podstawę odpowiednio 20 albo 26 dni. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlop przy pierwszej pracy

W roku kalendarzowym, w którym po raz pierwszy podejmuje się pracę, z upływem każdego miesiąca pracy nabywa się prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku.

Nowe zasady zaliczania okresów do stażu pracy od 2026 r.

Nowych okresów nie wlicza się do stażu wymaganego w naborze wszczętym i niezakończonym przed objęciem pracodawcy nowymi przepisami ani do stażu decydującego o długości okresu wypowiedzenia, jeżeli wypowiedzenie trwało już w dniu objęcia pracodawcy nowymi przepisami.

Jeżeli okresy podlegające zaliczeniu do stażu pokrywają się ze sobą albo z okresem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, uwzględnia się okres najkorzystniejszy dla pracownika. Pokrywających się okresów nie sumuje się podwójnie.

Do stażu pracy można obecnie wliczyć także określone okresy aktywności zawodowej poza stosunkiem pracy, jeżeli spełniono warunki wymagane dla danego przypadku, w tym dotyczące składek, ubezpieczeń społecznych lub odpowiedniego udokumentowania okresu. Dotyczy to m.in.:

• prowadzenia działalności gospodarczej,
• wykonywania umów zlecenia, umów agencyjnych i innych umów o świadczenie usług,
• współpracy przy takiej działalności lub wykonywaniu tych umów,
• prowadzenia działalności w okresie korzystania z ulgi na start,
• udokumentowanych okresów pracy zarobkowej za granicą wykonywanej poza stosunkiem pracy.

Okresy zlecenia lub działalności gospodarczej spełniające wymagane warunki wlicza się do ogólnego stażu pracy. Przy ustalaniu stażu u konkretnego pracodawcy uwzględnia się natomiast tylko te okresy, w których praca lub działalność była wykonywana na jego rzecz.

Nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych, a u pozostałych pracodawców – od 1 maja 2026 r. Osoby zatrudnione w dniu wejścia tych zasad w życie mają 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów. Uprawnienia wynikające z ich zaliczenia ustala się od dnia ich nabycia, jednak nie wcześniej niż od dnia objęcia danego pracodawcy nowymi przepisami. Późniejsze dostarczenie dokumentów w tym terminie nie przesuwa automatycznie daty nabycia uprawnienia.

Okresy, dla których Kodeks pracy przewiduje potwierdzenie przez ZUS, dokumentuje się odpowiednim zaświadczeniem. Wniosek o jego wydanie składa się wyłącznie elektronicznie przez eZUS. Pozostałe okresy, w tym wskazane w przepisach okresy niepodlegania ubezpieczeniom oraz pracy zarobkowej za granicą wykonywanej poza stosunkiem pracy, należy odpowiednio udokumentować.

Urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego i nie zwiększa jego rocznego wymiaru. Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, co do zasady przed godziną rozpoczęcia pracy. Późniejsze zgłoszenie może wynikać z regulaminu pracy lub przyjętej praktyki zakładowej, a nadzwyczajne okoliczności życiowe mogą usprawiedliwiać spóźnione zgłoszenie żądania.

Urlopu na żądanie należy udzielić. Odmowa jest dopuszczalna tylko wyjątkowo, gdy szczególne okoliczności powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w pracy. Samo zgłoszenie żądania nie uprawnia do rozpoczęcia urlopu przed jego udzieleniem. W roku kalendarzowym można wykorzystać łącznie maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie, a zmiana pracodawcy w trakcie roku nie powoduje odnowienia tego limitu.

Urlop pracownika młodocianego

Dla pracowników młodocianych obowiązują szczególne zasady dotyczące urlopu wypoczynkowego. Po 6 miesiącach od rozpoczęcia pierwszej pracy nabywa się prawo do 12 dni roboczych urlopu, a po roku pracy – do kolejnych 26 dni roboczych. Oznacza to, że w pierwszym roku pracy można nabyć prawo łącznie do 38 dni urlopu.

W roku kalendarzowym, w którym kończy się 18 lat, wymiar urlopu wynosi 20 dni roboczych, jeżeli prawo do niego zostało nabyte przed ukończeniem 18 lat. Młodocianemu uczęszczającemu do szkoły urlopu wypoczynkowego udziela się w okresie ferii szkolnych. Jeżeli prawo do urlopu nie zostało jeszcze nabyte, na wniosek młodocianego urlop może zostać udzielony zaliczkowo w okresie ferii.

Jakie obowiązki trzeba wykonać przy zatrudnieniu pracownika?

Samo podpisanie umowy o pracę nie kończy formalności związanych z zatrudnieniem. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz po nawiązaniu stosunku pracy trzeba wykonać również inne obowiązki.

Badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy

Do pracy nie można dopuścić osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i w warunkach opisanych w skierowaniu na badania.

Ponowne badania wstępne nie są wymagane, jeżeli u tego samego pracodawcy:

• ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy,
• praca ma być wykonywana na tym samym stanowisku albo na stanowisku o takich samych warunkach pracy.

Ze zwolnienia z badań wstępnych można również skorzystać przy podejmowaniu pracy u innego pracodawcy. W takim przypadku konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

• zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy,
• przedstawiono aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania,
• przedstawiono skierowanie na badania, na podstawie którego wydano to orzeczenie,
• stwierdzono, że warunki pracy opisane w przedstawionym skierowaniu odpowiadają warunkom występującym na nowym stanowisku.

Zasady te stosuje się odpowiednio również w przypadku pozostawania jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. Zwolnienie z badań wstępnych w tych przypadkach nie ma zastosowania do osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Jeżeli osoba skierowana na badania wstępne, okresowe lub kontrolne spełnia warunki objęcia odpowiednim programem zdrowotnym lub programem polityki zdrowotnej, lekarz przeprowadzający badanie, za zgodą tej osoby, kieruje ją do udziału w takim programie. Jeżeli program nie obejmuje pełnego zakresu badań wymaganych do wydania orzeczenia lekarskiego, kieruje się na pozostałe badania niezbędne do jego wydania.

Szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy

Pracodawca zapewnia wymagane szkolenie BHP przed dopuszczeniem pracownika do pracy, a szkolenie to odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Szkolenia wstępnego nie trzeba powtarzać, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na tym samym stanowisku bezpośrednio po poprzedniej umowie zawartej z tym samym pracodawcą.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Pracodawca jako płatnik składek zgłasza pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS co do zasady w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą zatrudnia małżonka, własne dziecko, dziecko drugiego małżonka, dziecko przysposobione, rodzica, macochę, ojczyma albo osobę przysposabiającą, trzeba ustalić, czy osoba ta pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności.

Jeżeli spełnione są kryteria uznania za osobę współpracującą, dla celów ubezpieczeń społecznych zatrudnioną osobę traktuje się jako osobę współpracującą mimo zawarcia umowy o pracę. Zasady tej nie stosuje się do osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Przy zatrudnieniu trzeba pamiętać również o innych, odrębnych obowiązkach. Należy w szczególności:

• zapewnić wymagane badania profilaktyczne oraz szkolenie BHP,
• przekazać pracownikowi wymagane informacje o warunkach zatrudnienia,
• dokonać wymaganych zgłoszeń do ubezpieczeń,
• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej albo elektronicznej dokumentację pracowniczą, obejmującą akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
• udostępnić pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu – w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy albo przez zapewnienie dostępu do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Wskazane obowiązki są odrębne od zawarcia umowy o pracę i nie zastępują prawidłowego nawiązania stosunku pracy.

Jak uniknąć błędów przy przygotowaniu umowy?

Przy przygotowywaniu umowy o pracę warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które najczęściej prowadzą do nieprawidłowych zapisów lub problemów przy późniejszym stosowaniu dokumentu:

1. Nie każdą umowę na czas określony traktuje się jako wyjątek od ustawowych limitów. W granicach trzech umów i 33 miesięcy nie trzeba wykazywać szczególnego, czasowego celu zatrudnienia. Rzeczywiste okresowe zapotrzebowanie i niezbędność zatrudnienia mają znaczenie wtedy, gdy korzysta się z ustawowego wyjątku od tych limitów.
2. Nie należy kopiować wynagrodzenia z nieaktualnego wzoru. Trzeba sprawdzić aktualną wysokość płacy minimalnej i prawidłowo wskazać składniki wynagrodzenia. Warto też jednoznacznie określić, czy podana kwota jest kwotą brutto czy netto.
3. Nie należy utożsamiać nazwy stanowiska z pełnym zakresem obowiązków. W umowie trzeba określić rodzaj pracy, natomiast szczegółowy zakres zadań może zostać przekazany w osobnym dokumencie. Powierzone obowiązki powinny mieścić się w uzgodnionym rodzaju pracy.
4. Nie warto przepisywać całej informacji o warunkach zatrudnienia do umowy. Oba dokumenty mają inny zakres i są przekazywane na różnych zasadach. Rozdzielenie ich ułatwia późniejsze aktualizowanie informacji bez konieczności zmieniania postanowień samej umowy.

Praktyczne przykłady wyboru umowy

Rodzaj umowy powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi organizowania pracy, a dodatkowe postanowienia – sytuacji firmy.

Przykład 1. Okres próbny przed stałym zatrudnieniem

Właścicielka biura projektowego zatrudnia pierwszego specjalistę do obsługi klientów. Stanowisko ma pozostać w firmie na stałe, ale pracodawczyni chce najpierw sprawdzić samodzielność kandydata i jakość przygotowywanej przez niego dokumentacji. Strony zawierają trzymiesięczną umowę na okres próbny, a po pozytywnej ocenie planują umowę na czas nieokreślony.

Przykład 2. Zatrudnienie na zastępstwo

W niewielkiej firmie logistycznej jedyna osoba zajmująca się administracją rozpoczyna dłuższą usprawiedliwioną nieobecność. Pracodawca zatrudnia nową osobę na czas określony w celu zastępstwa pracownika i wskazuje ten cel w treści dokumentu. Nie wystarczy ogólny zapis, że umowę zawarto „na czas określony z powodu potrzeb firmy”.

Podsumowanie

Umowa o pracę z pierwszym pracownikiem powinna odpowiadać rzeczywistym warunkom zatrudnienia. Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia przy określonym rodzaju pracy, umowa na czas określony pozwala ustalić termin zakończenia zatrudnienia, a umowa na czas nieokreślony nie określa daty jego zakończenia.

Umowa o pracę z młodocianym w celu przygotowania zawodowego musi dodatkowo określać rodzaj przygotowania zawodowego, czas trwania i miejsce jego odbywania, sposób dokształcania teoretycznego oraz wysokość wynagrodzenia. Jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy trzeba pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy i jej warunków.

Źródła:

1. https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/277/text.pdf
2. https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1423/ogl/pol
3. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001242/O/D20251242.pdf
4. https://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/Orzeczenia3/III%20PK%20139-15-1.pdf
5. https://www.gov.pl/web/rodzina/nawiazanie-stosunku-pracy
6. https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/niezbednik-pracodawcy/jak-zatrudnic-pracownika-w-ramach-umowy-o-prace
7. https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracodawca-moze-zawrzec-z-pracownikiem-umowe-o-prace-na-czas-okreslony-przekraczajacy-33-miesiace
8. https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-umowe-o-prace-mozna-zawrzec-w-formie-elektronicznej-z-wykorzystaniem-kwalifikowanego-podpisu-elektronicznego-w-tym-za-posrednictwem-aplikacji-mobywatel
9. https://www.gov.pl/web/rodzina/minimalne-wynagrodzenie-za-prace
10. https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa
11. https://www.gov.pl/web/rodzina/urlopy-i-zwolnienia-od-pracy
12. https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/porady-prawne/szkolenia-w-dziedzinie-bezpieczenstwa-i-higieny-pracy