Deklaracja VAT-R – jak prawidłowo ją wypełnić?

Deklarację VAT-R należy wypełnić zgodnie z planowanym statusem podatnika, sposobem rozliczania VAT oraz zakresem transakcji unijnych. Aktualnie obowiązuje druk VAT-R(18). Zgłoszenie służy zarówno do rejestracji, jak i aktualizacji danych dotyczących podatku od towarów i usług.

Materiał jest przeznaczony dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą, przedsiębiorców rezygnujących ze zwolnienia z VAT, firm tracących prawo do zwolnienia oraz podatników planujących transakcje wewnątrzwspólnotowe. Prawidłowe wskazanie daty, podstawy rejestracji i okresu pierwszego rozliczenia pozwala ograniczyć ryzyko rozbieżności między VAT-R, fakturami a plikami JPK_VAT.

Najważniejsze informacje

Formularz VAT-R należy złożyć przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej, utratą zwolnienia albo w terminie właściwym dla dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia.
Zgłoszenie VAT-R można przekazać elektronicznie, osobiście albo pocztą. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może również dołączyć je do wniosku składanego przez Biznes.gov.pl.
Rejestracja do VAT jest bezpłatna. Opłata skarbowa w wysokości 170 zł obowiązuje jedynie w przypadku złożenia wniosku o urzędowe potwierdzenie rejestracji.
VAT-R umożliwia także rejestrację jako podatnik VAT UE przed dniem wykonania pierwszej czynności wymagającej rejestracji VAT UE.

Czym jest deklaracja VAT-R?

Określenie „deklaracja VAT-R” jest powszechnie używane, jednak formalnie VAT-R to zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług. Nie służy ono do obliczania kwoty podatku za dany miesiąc lub kwartał. Za pomocą formularza podatnik informuje urząd skarbowy między innymi o rozpoczęciu rozliczania VAT, korzystaniu ze zwolnienia, utracie lub dobrowolnej rezygnacji ze zwolnienia, wyborze metody kasowej, rozliczeniach kwartalnych oraz transakcjach VAT UE.

Deklarację VAT-R można złożyć zarówno przy pierwszej rejestracji, jak i później, aby zaktualizować informacje. Dotyczy to osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, jeżeli występują jako podatnicy VAT.

Samo założenie firmy nie oznacza automatycznie obowiązku rejestracji jako czynny podatnik VAT. Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT albo prowadzić wyłącznie sprzedaż objętą zwolnieniem przedmiotowym. Podatnik korzystający ze zwolnienia zasadniczo może dobrowolnie złożyć VAT-R, jednak jeżeli zamierza korzystać z procedury SME w innym państwie członkowskim, a nie jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT zwolniony, musi złożyć zgłoszenie przed odpowiednim powiadomieniem.

Kiedy trzeba złożyć formularz VAT-R?

Termin złożenia VAT-R zależy od sytuacji podatnika. Formularz składa się przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej, jeśli działalność od początku podlega VAT. Zasada ta nie wyczerpuje jednak wszystkich przypadków rezygnacji ze zwolnienia lub utraty prawa do niego.

Sytuacja podatnika	Termin złożenia VAT-R
Rozpoczęcie działalności bez prawa do zwolnienia	Przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu
Dobrowolna rejestracja od początku działalności	Przed dniem wykonania pierwszej czynności, od której podatnik chce rozliczać VAT
Rezygnacja ze zwolnienia podmiotowego w trakcie prowadzenia firmy	Przed początkiem miesiąca, od którego rezygnacja ma obowiązywać
Utrata zwolnienia podmiotowego	Przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia
Rozpoczęcie transakcji objętych VAT UE	Przed dniem wykonania pierwszej czynności wymagającej rejestracji VAT UE
Zmiana danych objętych VAT-R	W ciągu 7 dni od dnia zmiany, z wyjątkami dotyczącymi danych aktualizowanych na podstawie przepisów ewidencyjnych

Siedmiodniowy termin aktualizacji wynika z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że każdą zmianę dotyczącą firmy trzeba ponownie zgłaszać na druku VAT-R. Jeśli zmieniają się wyłącznie dane aktualizowane na podstawie przepisów o ewidencji i identyfikacji podatników, właściwy może być formularz CEIDG-1, NIP-2, NIP-7 albo NIP-8. Wyjątek ten nie ma zastosowania, gdy zmiana wpływa na właściwość naczelnika urzędu skarbowego.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Kto musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT?

Rejestracja do VAT jest obowiązkowa przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca nie ma prawa do zwolnienia albo utracił je ze względu na wartość sprzedaży. W 2026 r. ze zwolnienia mogą skorzystać także podatnicy spełniający warunki przejściowe dotyczące sprzedaży w 2025 r., określone w art. 2 ustawy z 24 czerwca 2025 r. Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł. Do końca 2025 roku było to 200 000 zł.

Podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą w trakcie roku ustala limit proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia. Zwolnienie traci moc od czynności, w wyniku której przekroczono właściwy limit. Kwoty podatku nie wlicza się do wartości sprzedaży, jednak przy obliczaniu limitu trzeba uwzględnić również wyłączenia określone w art. 113 ust. 2 ustawy o VAT.

Zwolnienia podmiotowego nie stosuje się do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Ograniczenie obejmuje między innymi usługi prawnicze, doradcze – z ustawowym wyjątkiem dotyczącym określonego doradztwa rolniczego – jubilerskie oraz ściąganie długów, w tym factoring. Wyłączenia dotyczą również wskazanych w ustawie dostaw towarów, między innymi niektórych wyrobów akcyzowych, terenów budowlanych, nowych środków transportu oraz określonych towarów sprzedawanych na odległość. Przedsiębiorca wykonujący takie czynności może mieć obowiązek rejestracji niezależnie od wartości sprzedaży.

Zwolnienie przedmiotowe dotyczy natomiast konkretnych towarów i usług wskazanych w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub w przepisach wykonawczych. Nie należy utożsamiać go ze zwolnieniem podmiotowym, które zależy od limitu sprzedaży.

Jak i gdzie złożyć zgłoszenie VAT-R?

Formularz VAT-R można wypełnić elektronicznie albo ręcznie. Elektroniczne formularze VAT są dostępne w e-Deklaracjach i e-Urzędzie Skarbowym. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może również dołączyć zgłoszenie VAT-R do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG, składanego przez portal Biznes.gov.pl. Papierowy formularz można złożyć osobiście albo wysłać pocztą.

W wersji papierowej należy wypełnić jasne pola dużymi, drukowanymi literami, używając czarnego lub niebieskiego koloru. Ciemne pola są przeznaczone dla urzędu skarbowego. Po wysłaniu formularza elektronicznego warto zachować urzędowe poświadczenie odbioru.

Osoba fizyczna kieruje zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. Osoba prawna albo jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej wybiera urząd według adresu siedziby. Podmiot bez siedziby działalności gospodarczej i bez stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju składa zgłoszenie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Jeżeli podmiot zagraniczny nie ma w Polsce siedziby, ale posiada tutaj stałe miejsce prowadzenia działalności, właściwość urzędu ustala się według tego miejsca.

Rejestracja do VAT jest bezpłatna. Opłata skarbowa w wysokości 170 zł dotyczy wyłącznie dobrowolnego wniosku o potwierdzenie rejestracji, składanego w części D formularza.

Jak przygotować się do wypełnienia VAT-R?

Przed uzupełnieniem formularza trzeba ustalić, czy firma ma być czynnym podatnikiem VAT, podatnikiem VAT zwolnionym, czy również podatnikiem VAT UE. Należy także określić podstawę zwolnienia lub przyczynę obowiązkowej rejestracji, datę rozpoczęcia rozliczania VAT, sposób składania rozliczeń oraz właściwy urząd skarbowy.

Numer identyfikacji podatkowej NIP wpisuje się w pozycji 1 formularza VAT-R. Istnieje jednak ważny wyjątek: pola tego nie wypełnia podmiot, który składa VAT-R razem z wnioskiem o wpis do CEIDG lub zmianę wpisu i jednocześnie występuje o nadanie numeru NIP. W pozostałych przypadkach prawidłowe złożenie formularza wymaga podania NIP podatnika.

Należy korzystać z aktualnej wersji VAT-R(18). Pozycje 27–37 nadal znajdują się w tym formularzu, dlatego w dawnych instrukcjach nieaktualne mogą być opisy ich znaczenia, a nie sama numeracja pól. Nie należy również korzystać ze starych poradników, które odwołują się do odrębnych deklaracji VAT-7 i VAT-7K.

VAT-R 2026 – jak wypełnić formularz i zarejestrować się do VAT?

Jak wypełnić deklarację VAT-R krok po kroku?

Aktualny formularz VAT-R(18) ma pięć stron. Poszczególne części dotyczą celu zgłoszenia, danych podatnika, jego statusu w VAT, sposobu rozliczeń, VAT UE, potwierdzenia rejestracji oraz podpisu.

Pole 1 – numer NIP

W pozycji 1 wpisuje się NIP podmiotu składającego zgłoszenie. Numer PESEL podany później w danych osoby fizycznej nie zastępuje NIP w nagłówku VAT-R. Wyjątek dotyczy wyłącznie zgłoszenia składanego wraz z wnioskiem CEIDG, w którym podatnik występuje jednocześnie o nadanie NIP.

Część A – cel i miejsce złożenia zgłoszenia

W pozycji 4 należy zaznaczyć „rejestracja” albo „aktualizacja danych”. W pozycji 5 wpisuje się naczelnika urzędu skarbowego, do którego adresowany jest formularz VAT-R.

Pozycje 6 i 7 dotyczą podatników mających siedzibę działalności gospodarczej poza Polską. Wpisują oni zagraniczny organ podatkowy, jego adres oraz kod kraju.

Pozycje 8 i 9 wypełnia się wyłącznie przy aktualizacji. W pozycji 8 podatnik wskazuje, czy zmiana wpłynęła na właściwość naczelnika urzędu skarbowego. Jeśli właściwy urząd skarbowy się zmienił, w pozycji 9 należy podać poprzedniego naczelnika.

Część B – dane podatnika

W pozycji 10 należy zaznaczyć właściwy kwadrat określający rodzaj podatnika, zgodnie z objaśnieniem dotyczącym osoby zagranicznej. Na potrzeby VAT-R osobą zagraniczną jest podatnik, który nie ma na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia. Nie decyduje o tym samo obywatelstwo ani brak zameldowania w Polsce.

W pozycji 11 należy wskazać, czy zgłoszenie dotyczy grupy VAT, a w przypadku jej rejestracji przedstawiciel grupy składa VAT-R wraz z umową o utworzeniu grupy.

Pozycje 12–15 obejmują nazwę lub dane osobowe, nazwę skróconą albo imiona rodziców, PESEL oraz datę rozpoczęcia działalności lub datę urodzenia. W części B.2 podaje się adres siedziby podmiotu niebędącego osobą fizyczną albo adres zamieszkania osoby fizycznej. Część B.3 jest przeznaczona dla osoby zagranicznej zidentyfikowanej do podatku od wartości dodanej lub podobnego podatku w innym państwie.

Część C.1 – okoliczności określające obowiązek podatkowy

W tabeli części C.1 należy uwzględnić pozycję 28 dotyczącą podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej poza Polską i niekorzystającego ze zwolnienia z art. 113a ust. 1.

Pozycja	Kiedy ma zastosowanie
27	Podmiot nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy
29	Podatnik rozpoczynający działalność nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9
30	Podatnik korzysta lub będzie korzystał ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 albo 9
32	Podatnik wykonuje wyłącznie sprzedaż zwolnioną na podstawie art. 43 ust. 1, z wyjątkiem pkt 3, lub art. 82
33	Rolnik ryczałtowy korzysta ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3
34	Podatnik rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ust. 1 albo 9
35	Rolnik ryczałtowy rezygnuje ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 3
37	Podatnik traci zwolnienie podmiotowe z art. 113 ust. 1 albo 9
39	Podatnik wykonuje czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy

Pozycje 31, 36 i 38 odnoszą się do zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy, czyli szczególnej procedury dla małych przedsiębiorstw z siedzibą w innym państwie członkowskim. Nie są to standardowe pola dla polskiego przedsiębiorcy korzystającego ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9.

Pozycje 40–42 dotyczą szczególnych sytuacji związanych z wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość oraz ułatwianiem dostaw lub świadczenia usług za pośrednictwem interfejsu elektronicznego. W pozycji 43 wpisuje się datę rozpoczęcia korzystania ze zwolnienia, utraty prawa do niego albo rezygnacji ze zwolnienia.

W pozycji 44 podatnik VAT czynny zgłasza rezygnację ze zwolnienia określonych usług finansowych świadczonych na rzecz podatników albo ponowny wybór zwolnienia, z zachowaniem ustawowych terminów zawiadomienia i co najmniej dwuletniego okresu poprzedzającego powrót do zwolnienia. W pozycjach 45–48 wskazuje się właściwy miesiąc lub kwartał oraz rok.

W pozycji 49 mały podatnik informuje o wyborze metody kasowej, utracie prawa do niej albo rezygnacji z takiego sposobu rozliczania VAT. Metoda kasowa wpływa między innymi na moment powstania obowiązku podatkowego i odliczenia podatku naliczonego. Możliwość jej stosowania nie zależy jednak od rodzaju używanego programu księgowego, lecz od spełnienia warunków ustawowych.

Pozycja 54 dotyczy wyboru rozliczeń kwartalnych lub rezygnacji z nich. Przy wyborze rozliczeń kwartalnych należy uwzględnić wszystkie wyłączenia z art. 99 ust. 3a ustawy o VAT, w tym naruszenie obowiązku zapewnienia płatności bezgotówkowych, a w przypadkach określonych w art. 99 ust. 3 zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca pierwszego kwartału rozliczanego kwartalnie. Pozycja 57 obejmuje szczególne procedury dotyczące usług taksówek osobowych opodatkowanych ryczałtem oraz zwolnienia związanego ze złotem inwestycyjnym.

Część C.2 – informacje dotyczące składania deklaracji

W pozycji 60 zaznacza się deklaracje miesięczne, a w pozycji 61 – kwartalne. Podatnik rozliczający VAT kwartalnie przekazuje część ewidencyjną JPK_V7K za każdy miesiąc, natomiast część deklaracyjną za cały kwartał wraz z ewidencją za jego ostatni miesiąc, natomiast w szczególnych procedurach mogą obowiązywać inne deklaracje, np. VAT-12. Dawne deklaracje VAT-7 i VAT-7K nie są już składane jako odrębne formularze.

Pozycja 62 dotyczy deklaracji VAT-8, składanej w określonych przypadkach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przez podmioty, które nie składają JPK_V7. Pozycja 63 odnosi się do VAT-12 dla podatników świadczących usługi taksówek osobowych opodatkowane ryczałtem. W pozycjach 64–67 wskazuje się kwartał lub miesiąc oraz rok pierwszego rozliczenia.

Część C.3 – transakcje wewnątrzwspólnotowe i VAT UE

Formularz VAT-R pozwala jednocześnie zarejestrować się do VAT UE. Część C.3 należy wypełnić przed dniem wykonania pierwszej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, właściwym wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów, świadczeniem usług rozliczanych przez unijnego nabywcę albo nabyciem usług rozpoznawanym jako import usług na podstawie art. 28b ustawy.

Czynny podatnik VAT zaznacza pozycję 68, jeśli będzie wykonywał wskazane w niej transakcje. Pozycja 69 jest przeznaczona dla podatnika, który nie podlega obowiązkowi rejestracji jako czynny podatnik VAT, albo dla osoby prawnej niebędącej podatnikiem w rozumieniu art. 15, jeżeli dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów objętego obowiązkiem rejestracji lub wybiera jego opodatkowanie.

Pozycję 70 zaznacza podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny, który świadczy usługi określone w art. 100 ust. 1 pkt 4 albo nabywa usługi z art. 28b stanowiące u niego import usług. W pozycji 71 podaje się przewidywaną datę rozpoczęcia tych czynności. Podatnik, który całkowicie zaprzestaje wykonywania czynności wymagających rejestracji VAT UE, zgłasza ten fakt przez aktualizację VAT-R, zaznaczając pozycję 72 i podając datę w pozycji 73.

Rejestracja do VAT UE nie powoduje automatycznej utraty krajowego zwolnienia z VAT. Podatnik zwolniony może zachować ten status, a jednocześnie posługiwać się numerem VAT UE w transakcjach wymagających rejestracji unijnej.

Część D – potwierdzenie rejestracji

W pozycji 74 podatnik wskazuje, czy wnioskuje o potwierdzenie rejestracji jako czynny podatnik VAT albo podatnik VAT zwolniony. Sama rejestracja jest bezpłatna. Opłata skarbowa w wysokości 170 zł dotyczy wydania potwierdzenia na wniosek podatnika.

Część E – podpis podatnika lub osoby reprezentującej

W pozycjach 75 i 76 wpisuje się imię i nazwisko, w pozycji 79 datę wypełnienia formularza, natomiast podanie telefonu w pozycji 77 i adresu e-mail w pozycji 78 jest dobrowolne. Pozycja 80 jest przeznaczona na podpis podatnika lub osoby, która go reprezentuje. Formularz elektroniczny podpisuje się w sposób przewidziany dla wybranego kanału wysyłki.

Brak prawidłowego podpisu może uniemożliwić skuteczne złożenie formularza. Jeżeli zgłoszenie składa pełnomocnik, powinien mieć odpowiednie umocowanie. Ustawa przewiduje również szczególną odpowiedzialność pełnomocnika, który złożył zgłoszenie – do 500 000 zł za zaległości podatkowe podatnika powstałe w związku z czynnościami wykonanymi w ciągu sześciu miesięcy od dnia rejestracji jako czynny podatnik VAT. Odpowiedzialność ta nie ma zastosowania, jeśli zaległości nie były związane z udziałem podatnika w nierzetelnym rozliczaniu podatku w celu uzyskania korzyści majątkowej.

Część F wypełnia urząd skarbowy.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Co dzieje się po złożeniu VAT-R?

Naczelnik urzędu skarbowego weryfikuje dane podane w zgłoszeniu, a następnie rejestruje podmiot jako czynnego podatnika VAT albo podatnika VAT zwolnionego. Status można później sprawdzić w wykazie podatników VAT.

Naczelnik urzędu skarbowego może nie dokonać rejestracji bez zawiadamiania podmiotu m.in. wtedy, gdy mimo udokumentowanych prób nie można skontaktować się z podmiotem lub jego pełnomocnikiem albo podmiot lub pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika. Dlatego dane kontaktowe powinny być aktualne, a korespondencji z urzędu nie należy ignorować.

Praktyczne przykłady wypełnienia VAT-R

Dobór pól zawsze zależy od rzeczywistego modelu działalności. Nie należy więc bez sprawdzenia kopiować schematu zastosowanego przez inną firmę.

Przykład 1

Katarzyna otwiera 1 października studio projektowe i od początku chce być czynnym podatnikiem VAT. Rezygnuje ze zwolnienia podmiotowego, dlatego przed dniem wykonania pierwszej opodatkowanej sprzedaży składa VAT-R. W pozycji 4 wskazuje rejestrację, w pozycji 34 – rezygnację ze zwolnienia, a w pozycji 43 wpisuje właściwą datę. Jeśli będzie rozliczać się miesięcznie, zaznacza również pozycję 60 i podaje miesiąc pierwszej deklaracji.

Przykład 2

Jeżeli zakup licencji z Irlandii stanowi import usług, do którego stosuje się art. 28b ustawy o VAT, spółka zwolniona podmiotowo powinna przed pierwszą taką transakcją złożyć VAT-R w celu rejestracji do VAT UE oraz rozliczyć należny podatek, zasadniczo w deklaracji VAT-9M. Sama rejestracja unijna nie pozbawia spółki zwolnienia podmiotowego w krajowej sprzedaży.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu VAT-R

Błąd	Możliwy skutek
Korzystanie ze starego druku lub dawnych opisów pól	Zaznaczenie pola dotyczącego innej sytuacji niż zamierzona
Mylenie zwolnienia podmiotowego ze zwolnieniem przedmiotowym	Nieprawidłowy status podatnika
Wpisanie błędnej daty w pozycji 43	Niespójność między VAT-R, fakturami a JPK_VAT
Pominięcie części C.3 przy usługach lub zakupach unijnych	Brak rejestracji do VAT UE przed pierwszą transakcją
Wybór rozliczenia kwartalnego bez sprawdzenia warunków	Konieczność zmiany sposobu rozliczania VAT
Brak NIP poza wyjątkiem dotyczącym jednoczesnego wniosku CEIDG	Brak wymaganych danych identyfikacyjnych
Brak podpisu podatnika lub osoby reprezentującej	Nieskuteczne złożenie dokumentu
Skierowanie zgłoszenia do niewłaściwego urzędu	Wydłużenie obsługi i konieczność przekazania dokumentu

Podsumowanie

Deklaracja VAT-R powinna odzwierciedlać faktyczny status przedsiębiorcy, podstawę zwolnienia lub rejestracji, datę rozpoczęcia rozliczania VAT oraz planowane transakcje unijne. Od 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł, jednak niektóre rodzaje działalności pozostają wyłączone ze zwolnienia niezależnie od wartości sprzedaży.

Aktualny formularz VAT-R(18) można złożyć elektronicznie, osobiście albo pocztą. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą również przekazać go wraz z wnioskiem składanym przez Biznes.gov.pl. Przed wysłaniem formularza warto szczególnie dokładnie sprawdzić NIP, właściwość urzędu, pola w części C, datę rejestracji oraz podpis.

Źródła

FAQ - najczęściej zadawane pytania o deklarację VAT-R

Deklaracja VAT-R nie jest obowiązkowa dla każdej firmy. Podmiot korzystający ze zwolnienia podmiotowego albo wykonujący wyłącznie czynności zwolnione może nie mieć obowiązku rejestracji. W określonych sytuacjach może jednak dobrowolnie zarejestrować się jako podatnik VAT zwolniony.
Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży bez kwoty podatku. W przypadku podatnika rozpoczynającego działalność w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.
Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może dołączyć formularz VAT-R do wniosku o wpis albo zmianę wpisu, składanego elektronicznie przez Biznes.gov.pl. Zgłoszenie można też przesłać przez e-Deklaracje lub e-Urząd Skarbowy, złożyć osobiście albo wysłać pocztą.
Numer NIP wpisuje się w pozycji 1 formularza VAT-R. Pole może pozostać puste tylko wtedy, gdy VAT-R jest składany razem z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG, a podmiot jednocześnie występuje o nadanie numeru identyfikacji podatkowej.
Rejestracja do VAT jest bezpłatna. Opłatę skarbową w wysokości 170 zł pobiera się wyłącznie wtedy, gdy podatnik występuje o wydanie urzędowego potwierdzenia rejestracji jako czynny podatnik VAT albo podatnik VAT zwolniony.
Podatnik VAT zwolniony może zarejestrować się jako podatnik VAT UE i nadal korzystać ze zwolnienia w krajowej sprzedaży. Rejestracji należy dokonać przed dniem wykonania pierwszej czynności wymagającej rejestracji VAT UE.
Zmiany danych zawartych w VAT-R zgłasza się zasadniczo w ciągu 7 dni, natomiast zaprzestanie wykonywania czynności objętych rejestracją VAT UE należy zgłosić przez aktualizację VAT-R w terminie 15 dni od dnia zaprzestania tych czynności. Obowiązek aktualizacji VAT-R nie obejmuje każdej zmiany zgłaszanej na podstawie przepisów ewidencyjnych, chyba że wpływa ona na właściwość organu podatkowego.
W 2026 roku obowiązuje formularz VAT-R(18). Wzór ten został potwierdzony w tekście jednolitym rozporządzenia ogłoszonym 1 września 2026 roku.