Biała lista VAT - jak sprawdzić podatnika i rachunek?

Biała lista VAT to elektroniczny wykaz, który pozwala sprawdzić status podatnika VAT oraz rachunek bankowy kontrahenta przed zleceniem przelewu. Jest szczególnie ważna dla przedsiębiorców, księgowych i osób zatwierdzających płatności, ponieważ błąd przy transakcji przekraczającej 15 000 zł może wpłynąć na rozliczenie kosztów podatkowych i odpowiedzialność za zaległości kontrahenta.

Najważniejsze informacje

Biała lista podatników VAT działa od 1 września 2019 roku i jest prowadzona elektronicznie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Wykaz obejmuje podatników VAT czynnych i zwolnionych, a także podmioty niezarejestrowane, wykreślone oraz przywrócone do rejestru VAT.
Przy transakcji B2B o wartości przekraczającej 15 000 zł, wynikającej z faktury wystawionej przez czynnego podatnika VAT, płatność przelewem powinna trafić na rachunek znajdujący się w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Dopuszczalna jest również płatność na rachunek wirtualny powiązany z takim rachunkiem.
Złożenie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu może wyłączyć negatywne skutki zapłaty na rachunek spoza wykazu.
Wykaz jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze i pozwala sprawdzać dane na wybrany dzień z okresu określonego w ustawie.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to publiczny, bezpłatny i elektroniczny wykaz zawierający informacje o podmiotach w zakresie ich rejestracji na potrzeby VAT. Funkcjonuje od 1 września 2019 roku i obejmuje dane podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, podmiotów, których nie zarejestrowano albo które wykreślono z rejestru VAT, a także podmiotów przywróconych do rejestru. Wprowadzenie białej listy zastąpiło dwa wcześniej funkcjonujące wykazy dotyczące podmiotów niezarejestrowanych lub wykreślonych oraz podmiotów przywróconych do rejestru, a jednocześnie nowy wykaz został rozszerzony o dane podatników VAT czynnych i zwolnionych.

Wykaz podatników VAT jest prowadzony elektronicznie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a dostęp do niego jest bezpłatny. Przedsiębiorca może dzięki niemu ustalić między innymi, czy dany podmiot:

jest czynnym podatnikiem VAT,
korzysta ze zwolnienia,
został wykreślony z rejestru,
został ponownie do niego wpisany.

Biała lista VAT służy również do weryfikowania rachunków wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Nie stanowi jednak pełnej oceny wiarygodności biznesowej kontrahenta. Sam fakt, że firma figuruje w wykazie podatników i ma właściwy rachunek rozliczeniowy, nie potwierdza jej wypłacalności, jakości świadczonych usług ani prawidłowego wykonania umowy.

Biała lista podatników VAT nie zastąpiła formularza VAT-5. Od 1 września 2019 roku łączy w jednym elektronicznym wykazie informacje o podmiotach zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, podmiotach, w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji lub które zostały wykreślone z rejestru, oraz podmiotach przywróconych do rejestru. VAT-5 nadal służy jako urzędowe potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT i jest wydawany na wniosek. Formularz VAT-6 nie był już obowiązującym wzorem w chwili uruchomienia białej listy.

Jakie dane zawiera biała lista podatników?

Zakres informacji dostępnych w rejestrze VAT jest znacznie szerszy niż sam status podatnika i numer rachunku bankowego. W zależności od rodzaju podmiotu oraz jego sytuacji w wykazie mogą się w nim znaleźć dane identyfikacyjne, adresowe i rejestrowe, a także informacje dotyczące reprezentacji.

Rodzaj informacji	Dane dostępne w wykazie
Identyfikacja podmiotu	firma, nazwa albo imię i nazwisko, NIP oraz numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany
Dane rejestrowe	numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeżeli został nadany
Adres	adres siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności albo miejsca zamieszkania
Reprezentacja	imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
Pozostałe osoby	imiona i nazwiska prokurentów i wspólników oraz przypisane im numery identyfikacji podatkowej
Status VAT	podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony, podmiot niezarejestrowany albo wykreślony
Historia rejestracji	daty rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania
Podstawa prawna	podstawa prawna odmowy rejestracji, wykreślenia albo przywrócenia zarejestrowania jako podatnika
Rachunki	numery rachunków rozliczeniowych i określonych imiennych rachunków w SKOK

Biała lista podatników umożliwia więc nie tylko sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Pozwala również ustalić, czy został wcześniej wykreślony z rejestru, kiedy przywrócono jego rejestrację oraz jaka była podstawa prawna odmowy rejestracji albo wykreślenia.

Dane podatnika VAT i rachunków bankowych sprawdzane w elektronicznym wykazie białej listy VAT

Jakie rachunki bankowe znajdują się na białej liście VAT?

W wykazie zamieszcza się:

numery rachunków rozliczeniowych w rozumieniu ustawy Prawo bankowe,
numery imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dany podmiot jest członkiem.

Rachunki ujmowane w wykazie muszą być rachunkami rozliczeniowymi albo imiennymi rachunkami w SKOK otwartymi w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i wskazanymi w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Muszą być także potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Wymóg ten nie dotyczy rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski.

W większości typowych sytuacji gospodarczych rachunki są zatem widoczne przy podmiotach zarejestrowanych lub przywróconych do rejestru. Mogą być prezentowane zarówno przy podatniku VAT czynnym, jak i zwolnionym, jeżeli spełniono warunki ich publikacji.

W tej części wykazu nie publikuje się rachunków należących do podmiotów, którym naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji albo które wykreślił z rejestru podatników VAT.

Dlaczego rachunku prywatnego nie ma w wykazie?

Zwykły rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (ROR) nie jest rachunkiem rozliczeniowym przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego jego numer nie jest publikowany na białej liście podatników VAT. Ma to szczególne znaczenie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może w określonych sytuacjach wykorzystywać do rozliczeń związanych z działalnością prywatny ROR, jeżeli nie zachodzi przypadek wymagający użycia rachunku rozliczeniowego i pozwalają na to warunki prowadzenia danego rachunku. Taki ROR nie zostanie jednak zamieszczony w wykazie podatników VAT.

Sam fakt, że przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i otrzymuje płatności, przy których kontrahent powinien zweryfikować rachunek na białej liście, nie oznacza automatycznie obowiązku posiadania rachunku firmowego. Jeżeli przedsiębiorca chce, aby jego rachunek był ujawniony w wykazie, powinien posiadać prawidłowo zgłoszony rachunek rozliczeniowy albo imienny rachunek w SKOK otwarty w związku z działalnością gospodarczą, który spełnia warunki jego ujęcia w wykazie, w tym co do zasady został potwierdzony przy wykorzystaniu STIR.

Do realizowania i przyjmowania płatności objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności potrzebny jest rachunek rozliczeniowy albo imienny rachunek w SKOK otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jak zgłosić rachunek firmowy?

Sposób zgłoszenia rachunku zależy od formy prawnej działalności gospodarczej.

Wybranie właściwego sposobu zgłoszenia - w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dane rachunku aktualizuje się za pośrednictwem CEIDG. Dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, w tym do rejestru przedsiębiorców KRS, aktualizacji dokonuje się zasadniczo na formularzu NIP-8, natomiast dla spółek cywilnych wykorzystuje się formularz NIP-2.
Podanie danych rachunku - we wniosku do CEIDG należy podać NIP, jeżeli został już nadany, oraz numer rachunku używanego w firmie. Informacja trafia następnie do administracji skarbowej.
Uwzględnienie warunków publikacji i czasu aktualizacji - aby rachunek został ujęty na białej liście podatników VAT, podmiot musi być zarejestrowany albo przywrócony do rejestru jako podatnik VAT, a rachunek musi być rachunkiem rozliczeniowym albo imiennym rachunkiem w SKOK otwartym w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz zostać prawidłowo zgłoszony. Rachunek musi być również potwierdzony przy wykorzystaniu STIR. Wymóg ten nie dotyczy rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski. Samo posiadanie konta firmowego nie wystarczy. Wykaz jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze. Zgłoszenia aktualizacyjne są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego, a rachunek jest widoczny w wykazie następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach KAS.

Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście?

Weryfikację kontrahenta na białej liście można przeprowadzić w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów.

Wyszukanie kontrahenta - podmiot można sprawdzić na podstawie numeru NIP, numeru REGON, numeru rachunku albo nazwy firmy. Przy weryfikowaniu płatności najbezpieczniej posługiwać się NIP-em kontrahenta i numerem rachunku wskazanym na fakturze.
Sprawdzenie rachunku na właściwy dzień - rachunek bankowy kontrahenta powinien znajdować się w wykazie na dzień zlecenia przelewu, a nie tylko w dniu wystawienia faktury, jej zaksięgowania lub późniejszej kontroli.
Zachowanie potwierdzenia weryfikacji - po wyszukaniu kontrahenta warto zachować potwierdzenie z systemu wraz z identyfikatorem zapytania.

Przy realizowaniu wielu przelewów można połączyć kontrolę z systemem finansowo-księgowym za pomocą API albo wykorzystać plik płaski udostępniany przez Ministerstwo Finansów.

Regularne sprawdzanie statusu kontrahenta pomaga również dochować należytej staranności. Nie zastępuje jednak pełnej weryfikacji partnera biznesowego, zwłaszcza gdy warunki transakcji, sposób kontaktu lub wskazane rachunki bankowe odbiegają od standardowej praktyki.

Jak daleko wstecz można sprawdzić białą listę VAT?

Wyszukiwarka pozwala sprawdzić, czy dany podmiot znajdował się w wykazie na wybrany dzień przypadający nie wcześniej niż w okresie pięciu lat poprzedzających rok, w którym przeprowadzana jest weryfikacja. Nie jest to więc po prostu pięć lat liczonych wstecz od bieżącego dnia.

Przykładowo w 2026 roku można wybrać dzień przypadający w latach 2021–2026. Podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak nazwa, NIP i status prezentowany w części wskazanej przez ustawę, mogą być udostępniane według stanu na dzień sprawdzenia, natomiast pozostałe informacje są przypisywane do wybranego dnia.

Dostęp do danych historycznych może mieć praktyczne znaczenie podczas kontroli podatkowej. Wyszukiwarka pozwala sprawdzić część danych dotyczących kontrahenta, w tym informacje o jego rachunku, według stanu na wybrany dzień historyczny w okresie dostępnym w wykazie. Nie dotyczy to jednak statusu VAT, który jest prezentowany według stanu na dzień sprawdzenia. Jeżeli weryfikacja została przeprowadzona w dniu zlecenia przelewu, zachowane wówczas potwierdzenie wyszukiwania z identyfikatorem zapytania może dokumentować wykonanie tego sprawdzenia.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Kiedy trzeba zapłacić na rachunek z białej listy?

Obowiązek powstaje po łącznym spełnieniu następujących warunków:

transakcja jest zawierana między przedsiębiorcami,
jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty,
transakcja jest potwierdzona fakturą wystawioną przez dostawcę albo usługodawcę zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT.

Jeżeli cena obejmuje VAT, próg odnosi się do całkowitej wartości transakcji, czyli kwoty brutto. Kwota wynosząca dokładnie 15 000 zł nie przekracza limitu. Obowiązek powstaje dopiero po przekroczeniu tej wartości.

Liczy się jednorazowa wartość całej transakcji, niezależnie od liczby wynikających z niej płatności. Podzielenie należności na raty niższe niż 15 000 zł nie wyłącza obowiązku, jeżeli wartość całej transakcji przekracza ten limit. Z drugiej strony sama płatność powyżej 15 000 zł nie przesądza jeszcze o zastosowaniu regulacji, jeżeli nie dotyczy transakcji określonej w art. 19 Prawa przedsiębiorców.

Jeżeli do danej płatności stosuje się zasady białej listy, rachunek należy weryfikować według stanu na dzień zlecenia przelewu. Płatność może być dokonana również na rachunek wirtualny powiązany z rachunkiem rozliczeniowym kontrahenta znajdującym się w wykazie. Potwierdzenie uzyskane wcześniej, np. przy rozpoczęciu współpracy, nie przesądza, że rachunek spełnia właściwe warunki według stanu na dzień zlecenia konkretnego przelewu.

Co grozi za przelew na rachunek spoza białej listy?

Zapłata na niewłaściwy rachunek może przynieść dwa podstawowe skutki. Konsekwencje te nie powstają jednak automatycznie przy każdym przelewie na inny rachunek.

Ograniczenie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów - skutek w PIT lub CIT dotyczy tej części kosztu, w jakiej płatność objęta przepisami została dokonana na rachunek inny niż widniejący w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Jeżeli wydatek wcześniej ujęto w kosztach, należy odpowiednio je zmniejszyć, a gdy nie jest to możliwe – zwiększyć przychody.

Stwierdzenie, że „koszty podatkowe wynoszą 0 zł”, jest zbyt daleko idącym uproszczeniem. Cały wydatek nie przestaje automatycznie stanowić kosztu w każdej sytuacji. Wyłączenie dotyczy części zapłaconej z naruszeniem przepisów i tylko wtedy, gdy spełniono ustawowe warunki zastosowania ograniczenia.
Odpowiedzialność solidarna za zaległość kontrahenta w podatku VAT - odpowiedzialność solidarna oznacza możliwość ponoszenia przez nabywcę odpowiedzialności razem z dostawcą lub usługodawcą za jego zaległości w VAT – w części podatku proporcjonalnie przypadającej na daną dostawę lub usługę. Nie jest to więc odpowiedzialność za wszystkie zobowiązania podatkowe kontrahenta.

Jak ZAW-NR chroni przed skutkami błędnego przelewu?

W przypadku zapłaty należności na rachunek bankowy kontrahenta, którego nie było w wykazie w dniu zlecenia przelewu, można złożyć zawiadomienie ZAW-NR. Należy to zrobić w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Zawiadomienie składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty. ZAW-NR można przesłać elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy.

Terminowe złożenie ZAW-NR wyłącza skutki podatkowe wynikające z zapłaty na rachunek spoza wykazu, ale nie usuwa odrębnego ograniczenia kosztów z tytułu pominięcia obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności, jeżeli miał on zastosowanie. Przy kolejnych płatnościach na ten sam rachunek wystarczy zawiadomienie złożone przy pierwszej zapłacie, o ile podane w nim informacje pozostają aktualne.

W ZAW-NR należy podać:

dane podatnika, który dokonał zapłaty,
dane wystawcy faktury,
numer rachunku spoza wykazu,
kwotę zapłaconej należności,
dzień zlecenia przelewu.

Jak biała lista VAT łączy się ze split payment?

Biała lista VAT i split payment to dwa odrębne mechanizmy. Pierwszy służy między innymi do weryfikacji numeru rachunku i statusu podatnika. Mechanizm podzielonej płatności rozdziela natomiast należność na kwotę netto oraz VAT przekazywany na specjalny rachunek VAT.

Zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności jest jednym z ustawowych sposobów wyłączenia negatywnych skutków przelewu na rachunek spoza wykazu. Dotyczy to zarówno ograniczenia kosztów na gruncie PIT i CIT, jak i odpowiedzialności solidarnej uregulowanej w Ordynacji podatkowej.

Nie oznacza to jednak, że każdą płatność wystarczy automatycznie zrealizować w split payment. Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności ma własne przesłanki, dotyczące między innymi określonych towarów i usług oraz kwoty faktury. Firma powinna więc osobno ocenić obowiązek weryfikacji rachunku na białej liście i obowiązek zastosowania MPP.

Jak postępować przy płatności na rachunek spoza białej listy VAT?

Przykład 1.

Firma kupiła wyposażenie biura za 24 600 zł brutto. W dniu płatności księgowa zauważyła, że numer rachunku na fakturze różni się od numeru widocznego na białej liście podatników VAT, mimo że kontrahent od kilku lat ma status czynnego podatnika VAT. Przelew wstrzymano do czasu potwierdzenia prawidłowego rachunku i skorygowania faktury.

Przykład 2.

Przedsiębiorca zlecił przelew w wysokości 18 000 zł na nowe konto firmowe dostawcy, którego nie było jeszcze w wykazie. Rozbieżność zauważono następnego dnia podczas kontroli płatności. Złożenie ZAW-NR w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu pozwoliło wyłączyć skutki dotyczące kosztów podatkowych i odpowiedzialności solidarnej.

Podsumowanie

Biała lista podatników VAT jest podstawowym narzędziem do sprawdzania kontrahenta i jego rachunku przed dokonaniem płatności. Pokazuje status podmiotu, informacje o rejestracji i wykreśleniu, dane osób uprawnionych do reprezentowania firmy oraz zgłoszone rachunki bankowe związane z działalnością gospodarczą. Wykaz jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i aktualizowany raz na dobę w dni robocze.

Szczególnej kontroli wymagają transakcje B2B, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł. W przypadku faktury wystawionej przez czynnego podatnika VAT rachunek powinien znajdować się w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Jeżeli płatność trafi na inne konto, szybkie złożenie ZAW-NR lub zastosowanie odpowiedniego wyjątku może ochronić przedsiębiorcę przed ograniczeniem kosztów i odpowiedzialnością solidarną.

Źródła:

FAQ - najczęściej zadawane pytania o białą listę VAT

Biała lista VAT zawiera dane podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni. Obejmuje również podmioty, którym odmówiono rejestracji, wykreślone z rejestru oraz takie, których rejestrację przywrócono.
Nie. Zasada dotyczy transakcji między przedsiębiorcami o jednorazowej wartości przekraczającej 15 000 zł, potwierdzonych fakturą wystawioną przez czynnego podatnika VAT. Jeżeli płatność trafi na rachunek spoza wykazu, w określonych przypadkach można uniknąć negatywnych skutków podatkowych, m.in. dzięki terminowemu ZAW-NR, zastosowaniu split payment albo spełnieniu warunków dotyczących określonych rachunków banków lub SKOK.
Jeżeli cena transakcji obejmuje VAT, przy ocenie limitu uwzględnia się jej całkowitą wartość, czyli kwotę brutto. Regulacja dotyczy jednorazowej wartości transakcji, niezależnie od liczby płatności.
Transakcja o wartości dokładnie 15 000 zł nie przekracza ustawowego limitu. Obowiązek wynikający z art. 19 Prawa przedsiębiorców dotyczy jednorazowej wartości transakcji wyższej niż 15 000 zł.
Prywatne rachunki typu ROR nie są publikowane na białej liście podatników VAT. W wykazie prezentowane są rachunki rozliczeniowe oraz odpowiednie imienne rachunki w SKOK, które są związane z działalnością gospodarczą, zgłoszone administracji skarbowej i potwierdzone przez STIR.
Formularz ZAW-NR należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu na rachunek spoza wykazu. Zawiadomienie kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty.
Nie. Jednorazowa weryfikacja kontrahenta na początku współpracy nie zabezpiecza wszystkich późniejszych płatności. Dla każdej płatności objętej zasadami białej listy znaczenie ma, czy rachunek kontrahenta znajdował się w wykazie na dzień zlecenia przelewu. Status VAT kontrahenta jest natomiast prezentowany w wykazie według stanu na dzień dokonania sprawdzenia, a nie na wybrany dzień historyczny.
Biała lista podatników VAT umożliwia sprawdzenie podmiotu na wybrany dzień przypadający w okresie pięciu lat poprzedzających rok, w którym przeprowadzana jest weryfikacja. Nie jest to to samo co pięć lat liczonych dokładnie od bieżącej daty.
Brak rachunku w wykazie nie przesądza o oszustwie. Może wynikać z korzystania z rachunku prywatnego, niezgłoszenia konta, trwającej aktualizacji danych albo szczególnego charakteru rachunku. Rozbieżność należy jednak wyjaśnić przed dokonaniem płatności.