Brak stałego miejsca prowadzenia działalności

Przyjmuje się, że każda firma powinna mieć swoją siedzibę lub choćby określone miejsce prowadzenia działalności. Już przy rejestracji podmiotu gospodarczego wymaga się od przedsiębiorcy podania adresu, pod którym będzie działać. Istnieją jednak przypadki, w których trudno określić, jakie jest konkretne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Co należy wówczas zrobić? Jak patrzy na takie sytuacje polski ustawodawca?

Prowadzenie własnego biznesu w naszym kraju to nie tylko możliwość realizacji zawodowych planów, ale także wiele różnego rodzaju formalności do spełnienia. Niestety, mimo ogólnej automatyzacji wielu działań, przedsiębiorcy nadal muszą mierzyć się z wszelaką biurokracją, a także mieć pod kontrolą wiele różnego typu spraw urzędowych.

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce

Niektóre z nich są oczywiście bardzo ważne choćby ze względu na sferę podatkową oraz ubezpieczeniową. Mowa tutaj przede wszystkim o obowiązku każdego przedsiębiorcy do odprowadzania składek ZUS za siebie oraz swoich pracowników, a także płaceniu podatków według przyjętych reguł ustawowych. Realizując swoje biznesowe plany na ręce patrzy nam wiele instytucji państwowych, które kontrolują prawidłowość funkcjonowania poszczególnych firm. Jednym z ważnych aspektów w tym obszarze jest to, czy przedsiębiorstwo posiada stałe miejsce działalności. Rejestrując firmę jej właściciel z reguły musi bowiem podać między innymi adres siedziby, gdzie przechowywana jest dokumentacja księgowa, a w wielu przypadkach także miejsce prowadzenia działań firmowych. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, a prawodawca - według obecnie obowiązujących przepisów - dopuszcza brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Co należy przez to rozumieć i z czym się to wiąże?

Siedziba przedsiębiorstwa - co trzeba wiedzieć

Podmiot gospodarczy można założyć na kilka sposobów. Jeśli mówimy o jednoosobowej działalności wówczas procedura jest uproszczona i sprowadza się do dostarczenia do właściwego urzędu gminy czy miasta formularza CEIDG-1, w którym wnioskujący o wpis do rejestru przedsiębiorców podaje wszystkie niezbędne informacje dotyczące powstającego podmiotu. Jeśli z kolei chcemy powołać do życia spółkę prawa handlowego, konieczne będzie spełnienie szeregu formalności, w tym dokonanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. W obu przypadkach przedsiębiorcy muszą wskazać adres, na który można wysyłać pisma urzędowe.

Co oznacza brak stałego miejsca prowadzenia działalności

Jeśli chodzi z kolei o stałe miejsce wykonywania działalności przedsiębiorcy mogą taką informację pominąć. Bardzo często zdarza się, że właściciel oraz pracownicy firmy funkcjonują zdalnie, przemieszczają się i realizują zadania biznesowe w różnych miejscach. Nie jest to obecnie już domena wyłącznie niektórych branż takich jak między innymi przedstawiciele handlowi, ubezpieczyciele itp., ale pracuje tak coraz więcej przedsiębiorstw. Ustawodawca pozostawia więc możliwość, aby pominąć miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i podać wyłącznie adres do korespondencji. Ten ostatni w praktyce będzie wskazywany we wszystkich rejestrach jako podstawowy adres siedziby firmy, ale w wielu przypadkach jest to po prostu miejsce zamieszkania właściciela czy też wynajęte biuro, w którym pracownicy nie bywają. Nie można więc traktować tej informacji jako wiążącej i zanim udamy się pod wskazany adres warto zapytać u źródła, czy kogoś tam zastaniemy.

Brak siedziby a urząd skarbowy - co trzeba wiedzieć?

Brak miejsca prowadzenia działalności gospodarczej a urząd skarbowy - czy może to rodzić w przyszłości jakiekolwiek problemy natury prawnej lub rachunkowej? Tego typu pytania padają bardzo często i trudno się temu dziwić, ponieważ sprawa jest poważna. To właśnie adres stałej siedziby firmy decyduje w Polsce o tym, który konkretnie urząd skarbowy będzie dla nas właściwy ze względu na położenie. Każde przedsiębiorstwo musi być bowiem zgłoszone do fiskusa, a w razie zmiany siedziby konieczne jest przeniesienie się także do innego urzędu. Jak się okazuje, jeśli brak jest stałego miejsca wykonywania działalności wówczas właściwość urzędu określa się na podstawie miejsca zamieszkania przedsiębiorcy.

Jaki adres na fakturze przy braku stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej?

Podobnie wygląda sprawa umieszczania adresu na fakturach. Każdy dokument musi posiadać bowiem tego typu informację, co wynika wprost z przepisów prawa podatkowego. Jaki więc adres należy wskazać, jeśli przedsiębiorca nie ma stałego miejsca wykonywania działalności? Odpowiedź jest bardzo prosta i poparta oficjalną interpretacją organów skarbowych: adres miejsca zamieszkania. Co ważne jednak, musi to być ten sam adres, który podano w zgłoszeniu identyfikacyjnym złożonym na formularzu VAT-R, a więc w przypadku jednoosobowych działalności we wniosku do CEIDG-1. W przypadku zmiany miejsca zamieszkania przedsiębiorca jest zobligowany w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu dokonać modyfikacji w rejestrach. Od tego czasu musi podawać na fakturach nowy adres.

Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej a VAT – jaki ma wpływ?

Pozostaje jeszcze jedna istotna kwestia. Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej a VAT - jak jest to uregulowane w polskich przepisach? Ustawa o VAT wskazuje na dwa rodzaje miejsca prowadzenia działalności: stałe oraz siedzibę firmy. Właściwość urzędu skarbowego w kontekście podatku VAT określa się więc dokładnie tak samo jak przy podatku dochodowym. Oznacza to, że przy braku stałego miejsca działalność, właściwość US jest związana z miejscem zamieszkania podatnika. Jeśli nie jesteśmy jednak pewni, jak to wygląda w naszym przypadku lub okoliczności są niestandardowe, warto dopytać o to fiskusa. Każdy przedsiębiorca ma możliwość wystąpienia do urzędu o indywidualną interpretację podatkową, która jest wiążąca dla obu stron i można w przyszłości opierać na niej działanie firmy.