Pełna księgowość: co to jest i kiedy się stosuje?

Czasami wystarczy rozliczanie się wyłącznie z przychodów, jednak w określonych warunkach niezbędna jest pełna księgowość. Kiedy konieczne jest przejście na tę formę rozliczenia, a kogo obligatoryjnie dotyczy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Różnice między prowadzeniem książki przychodów i rozchodów, karty podatkowej lub ryczałtu, a zatem tzw. uproszczonej księgowości, a ewidencjonowaniem w postaci pełnej księgowości są na tyle duże, że przedsiębiorcy za wszelką cenę unikają tej formy rozliczania się z urzędem podatkowym. Czasami są jednak na nią skazani, ponieważ wymagają tego przepisy prawa rachunkowego.

Dla kogo uproszczona księgowość?

Z wariantami uproszczonej księgowości można spotkać się zdecydowanie częściej. Przeznaczona jest ona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek osobowych, w tym spółek komandytowych, spółek jawnych, spółek partnerskich oraz spółek cywilnych. Aby korzystać jedynie z książki przychodów i rozchodów lub którejś z pozostałych form uproszczonej księgowości, nie można przekraczać rocznego przychodu wysokości 2 mln EUR, oczywiście w przeliczeniu na złotówki. Od jakiej dokładnie kwoty wprowadza się pełną księgowość? Przyjmuje się średni kurs ogłoszony przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok, za który zaczyna obowiązywać pełna księgowość. W efekcie każda firma, która w 2024 roku przekroczy pułap 9 654 400 zł, będzie zobowiązana w kolejnym roku podatkowym do prowadzenia pełnej księgowości.

Księgowość uproszczona wymaga jedynie prowadzenia ewidencji środków trwałych, ewidencji przebiegu pojazdu, rejestru VAT sprzedaży i zakupów w przypadku czynnych podatników VAT, księgi przychodów i rozchodów w przypadku opodatkowania skalą podatkową lub podatkiem liniowym oraz ewidencji przychodów w przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Prowadzenie uproszczonej księgowości jest łatwiejsze, a zatem również tańsze, kiedy zleca się to zadanie biurom rachunkowym. Poza działalnościami stricte gospodarczymi uproszczona księgowość dotyczy większości organizacji, stowarzyszeń, fundacji, związków zawodowych czy partii politycznych.

Czym jest pełna księgowość?

Pełna księgowość należy do najbardziej rozbudowanej, a zarazem skomplikowanej formy rozliczania się z przychodów przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do uproszczonej księgowości, niemal każde zdarzenie gospodarcze w firmie musi być odpowiednio zewidencjonowane. Dlaczego wymagana jest aż tak duża szczegółowość? Pełna księgowość skierowana jest do dużych oraz najbardziej dochodowych przedsiębiorstw, które obracają kwotami znacznie wyższymi niż większość jednoosobowych działalności gospodarczych. Aby zapobiec próbom przeprowadzenia nieuczciwych operacji finansowych, państwo wymaga od firm transparentności. Pełna księgowość ma zapewnić przejrzysty obraz sytuacji finansowej, z którego mogą skorzystać zarówno organa państwowe sprawujące opiekę nad praworządnością firm, jak również osoby i podmioty związane z danym przedsiębiorstwem, jak np. udziałowcy czy inwestorzy. W związku z tym do pełnej księgowości, oprócz limitu kwotowego, obliguje również charakter prowadzonej działalności oraz posiadanie siedziby na terytorium Polski. 

Kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa?

Istnieją przypadki, kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa niezależnie od dochodów. Obligatoryjne należy ją prowadzić:

• w przypadku kapitałowych spółek handlowych, a więc w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych,
• kiedy jednostka funkcjonuje na zasadach prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów,
• w przypadku samorządów, a zatem gmin, powiatów, województw i ich związków,
• w przypadku jednostek oraz zakładów budżetowych, a także funduszy celowych,
• w przypadku osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
• w przypadku jednostek działających dzięki otrzymanym subwencjom lub dotacjom.

Najważniejsza różnica dotycząca charakteru prowadzonej księgowości odczuwalna jest w tzw. pełnych księgach, czyli ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W skład ksiąg rachunkowych wchodzą:

• dzienniki,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Tak pokaźny wykaz to jeszcze nie wszystko, ponieważ dodatkowo przedsiębiorca zobligowany jest do przygotowywania regularnie sprawozdań finansowych. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, informacje wprowadzającą do sprawozdania, a także dodatkowe informacje i objaśnienia.

Przejście z księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe

Moment, w którym przychód firma w danym roku przekracza ustawową sumę 2 000 000 euro, czyli w 2024 roku 9 654 400 zł, oznacza złożony proces przejścia z księgi przychodów i rozchodów na pełne księgi. Pierwszym krokiem jest zamknięcie księgi przychodów i rozchodów. Aby dopełnić wszelkich formalności, niezbędne jest podsumowanie wszystkich kolumn księgi, przeprowadzenie remanentu, a zatem spisu z natury towarów i materiałów oraz ustalenie wyniku z prowadzonej działalności na dzień 31 grudnia. W międzyczasie powinno nastąpić zgłoszenie do urzędu skarbowego, do czego przedsiębiorca zobowiązany jest do 20. dnia następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca osiągnął pierwszy przychód w nowym roku. Po dokonaniu podsumowań następuje ustalenie dochodu lub straty.

Zalety i wady pełnej księgowości

Podsumowując, prowadzenie pełnej księgowości to zbiór zasad, który narzuca na przedsiębiorcę znacznie więcej obowiązków niż ma to miejsce w przypadku księgowości uproszczonej. Niemniej ich realizacja nie oznacza, że rozbudowana forma ewidencji przychodów i rozchodów to jedynie uciążliwy obowiązek – ma to swoje zalety. Większa dokładność i dbałość o szczegóły pozwala lepiej przeanalizować obrót pieniędzy w firmie. Dzięki tym informacjom możliwe jest optymalne zaplanowanie wydatków i inwestycji oraz przewidzenie kwestii podatkowych na przyszłość. Pełna księgowość to także większa przejrzystość, co pomaga zbudować zaufanie do marki, a także przyciągnąć inwestorów i klientów. Mimo wszystko przedsiębiorcy nie praktykują pełnej księgowości i wybierają uproszczoną księgowość, jeśli nie przekroczyli ustawowego limitu kwotowego lub nie są do tego zobligowani przepisami prawa. Wiąże się to głównie ze skomplikowanymi zasadami, wymagającymi prowadzenia wszystkich ewidencji oraz przygotowywania sprawozdań. Pełna księgowość wymaga specjalistycznej pomocy, co z kolei generuje koszty zatrudnienia księgowego lub usług biura rachunkowego.