Metoda ABC – nowoczesne zarządzanie w firmie

Metoda ABC – co to jest?

Metoda ABC bazuje na założeniach zasady Pareto, która zakłada, że 20% obiektów jest związanych z 80% określonych zasobów. Dla przykładu, w logistyce, metoda ABC skupia się nie tylko na dobrach bądź towarach generujących 80% przychodów, ale na wszystkich produktach, które są przechowywane na terenie danego magazynu. Jest to zatem uniwersalny sposób na sklasyfikowanie produktów, odpowiednie ich ułożenie na magazynie i zaplanowanie dostaw. W ramach metody ABC wyróżnia się trzy główne grupy towarów:

• Grupa A - czyli towary o największej wartości materialnej, które stanowią 80% wartości wszystkich towarów, a jednocześnie ich masa wynosi 20%, co oznacza, że zajmują stosunkowo mało miejsca. Rola takich towarów w przychodach firmy jest ogromna, dlatego przedsiębiorcy powinni zwrócić dużą uwagę na sposób, w jaki produkty z grupy A są zamawiane, przechowywane i dystrybuowane do klientów. 
• Grupa B - czyli towary o średniej wartości materialnej, które stanowią 15% wartości wszystkich towarów, a ich masa wynosi około 30%. Produkty z grupy B są kluczowe dla podtrzymania płynności finansowej i mogą być objęte okresowym systemem zamawiania.
• Grupa C - czyli towary o niewielkiej wartości materialnej, które stanowią jedynie 5% wartości wszystkich towarów, a ich masa jest duża i wynosi 50%. Produkty z grupy C są najrzadziej zamawiane i nie mają strategicznego znaczenia dla firmy, dlatego mogą być mniej skrupulatnie kontrolowane niż towary z dwóch pozostałych grup.

Jeśli przedsiębiorca chce w pełni wykorzystać możliwości metody ABC, to powinien także skorzystać z dodatkowej klasyfikacji XYZ. Metoda ABC z dodatkową klasyfikacją XYZ polega na zidentyfikowaniu następujących grup towarów:

• Grupa X - czyli towary zużywane regularnie, które wyróżnia szybkie tempo zużycia i stałe zapotrzebowanie.
• Grupa Y - czyli towary, których zużycie ma charakter sezonowy i charakteryzuje się średnim tempem, a zapotrzebowanie na nie jest trudniejsze do określenia.
• Grupa Z - czyli towary o niskim tempie zużycia, nieregularnym zapotrzebowaniu, które cechują się niską dokładnością prognozowania.

W trakcie analizowania zasobów przedsiębiorstwa i ich roli dla funkcjonowania firmy trzeba nie tylko określić, które towary należą do poszczególnych grup, ale także połączyć kategorie ze sobą tworząc podgrupy, na przykład AX, BY czy CZ. Taka analiza jest czasochłonna i wymaga użycia odpowiednich programów komputerowych, które szybko dokonają niezbędnych obliczeń.

Metoda ABC – na czym polega?

Metoda ABC wymaga przeprowadzenia dogłębnej analizy wszystkich produktów i przypisania ich do wskazanych grup. W efekcie przedsiębiorca będzie mógł wdrożyć odpowiednie działania dostosowane do charakterystyki danej grupy tak, by zminimalizować koszty i zmaksymalizować zyski. Co ważne taką analizę warto wykonywać regularnie na przykład co roku, by na bieżąco weryfikować sytuację na rynku i dopasowywać do niej przyjętą strategię. Jeśli przedsiębiorca zastanawia się, jak obliczyć metodą ABC procentowe wskaźniki udziału kosztów zakupu określonych towarów w całościowych kosztach zakupów. Można uporządkować towary na przykład pod kątem wielkości wydań. Wówczas kalkulacja kosztów metodą ABC może przebiegać następująco:

1. Uporządkowanie produktów od największej wielkości wydań do najmniejszej.
2. Obliczenie udziału procentowego i skumulowanego udziału procentowego.
3. Przypisanie produktów do wyznaczonych grup na podstawie uzyskanych wcześniej danych.

Poza tym klasyfikację metodą ABC można również przeprowadzić przy uwzględnieniu kosztów jednostkowych danego produktu, łącznej wartości zasobów znajdujących się w magazynach, a także przy uwzględnieniu wartości sprzedaży określonych produktów.

Metoda ABC – przykłady zastosowania

Metoda ABC może mieć wszechstronne zastosowanie i to nie tylko w przedsiębiorstwach, które zarządzają towarami. Korzystając z tej metody, można również kontrolować zapotrzebowanie na poszczególne zlecenia oraz monitorować sposób gospodarowania zużytymi materiałami, czy w zarządzaniu czasem. Metoda ABC to także doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą zoptymalizować procesy związane z wykonywaniem pojedynczych czynności i zarządzaniem jakością. W toku analizy może się okazać, że pewne mało istotne z punktu widzenia działalność firmy czynności mogą generować duże problemy lub zabierają dużo czasu, a ich eliminacja może znacząco usprawnić pracę w zakładzie. 

Wykorzystując metodę ABC, można również przyjrzeć się różnorodności oferowanych produktów i wyeliminować te, które nie mają wielkiego wpływu na przychód przedsiębiorstwa, a jednocześnie generują duże koszty. A jaki jeszcze może być przykład zastosowania metody ABC? Taka analiza jest przydatna również do określenia czasu straconego w wyniku awarii maszyn. W efekcie przedsiębiorca będzie mógł przeorganizować pracę w firmie tak, aby ułożyć efektywny plan eksploatacji wybranych urządzeń. Regularne korzystanie z metody ABC pozwoli dostrzec procesy, które dotychczas mogły pozostać niezauważone, przez co przyczyniały się do obniżenia wydajności pracy lub wyników finansowych całej firmy.

Prawo Pareto a metoda ABC

Metoda ABC jest rozszerzeniem prawa Pareto, które mówi o tym, że 20% przyczyn wywołuje 80% skutków. Tę zasadę można przełożyć bezpośrednio na grunt logistyki poprzez założenie, że 20% asortymentu generuje 80% sprzedaży. W ten sposób można wyodrębnić grupę A, która ma kluczowe znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorstwa. Jednak prawo Pareto w metodzie ABC pozwala również wyodrębnić inne grupy i przeprowadzić zaawansowaną analizę produktów, usług i procesów w obrębie każdego przedsiębiorstwa. A jakie zastosowanie może mieć prawo Pareto w firmie? Na podstawie tej zasady można określić, że:

• 80% sprzedaży jest realizowana przez 20% sprzedawców
• podjęcie 80% decyzji zajmuje 20% czasu
• 80% reklamacji wynika z 20% przyczyn
• 20% klientów przynosi 80% przychodów

Zasada Pareto pozwala przyjrzeć się procesom zachodzącym w firmie i znaleźć słabe punkty oraz te obszary, w których produktywność jest znacznie zaniżona. Na przykład, jeśli okaże się, że pewna grupa klientów przynosi firmie znikome dochody, to nie warto angażować ogromnych środków finansowych na próbę pozyskanie tych klientów lub stworzenie dla nich skomplikowanego przekazu reklamowego. W takim wypadku lepiej skupić się na klientach, którzy przynoszą firmie wymierne korzyści. Natomiast metoda ABC może pomóc pogłębić tę analizę i wyodrębnić więcej grup klientów, dzięki czemu przedsiębiorca będzie mógł równomiernie rozłożyć środki na marketing i reklamę. Co więcej, dzięki metodzie ABC można się przyjrzeć również regularności, z jaką klienci kupują poszczególne produkty w danym przedziale czasowym. Na podstawie takich danych przedsiębiorca może się zastanowić, co mogłoby skłonić klientów do częstszych zakupów i wdrożyć stosowne działania naprawcze.

Metoda ABC pozwala profesjonalnie podejść do zarządzania firmą, dlatego jest chętnie stosowana w mniejszych i większych przedsiębiorstwach na całym świecie. Takie nowoczesne podejście do zasobów firmy to dobry sposób na wyeliminowanie błędów i bezproduktywnych działań, które hamują rozwój przedsiębiorstwa i zmniejszają jego zyski. Warto jednak pamiętać, że do przeprowadzenia analizy ABC konieczne będzie gromadzenie danych z różnych działów firmy przez cały rok, aby mogły stanowić podstawę do zaawansowanych wyliczeń.