Metoda GTD, czyli jak zorganizować swoje zadania w pracy

GTD – co to znaczy?

GTD to skrót od Getting Things Done - termin ten wywodzi się z książki Davida Allena, cenionego na całym świecie specjalisty do spraw produktywności, zatytułowanej "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity". Metoda GTD to pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami. Jej głównym założeniem jest fakt, że im więcej zadań i pomysłów mamy w głowie, tym trudniej jest zdecydować, który jest najważniejszy i rzeczywiście podjąć działanie w kierunku jego realizacji. Podstawą jest więc przemieszczenie tych informacji z umysłu na zewnętrzny nośnik, a następnie uporządkowanie ich. Choć na początku może to brzmieć jak skomplikowany proces, w rzeczywistości jest bardzo prosty i znacznie ułatwia pracę.

Pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami – jak go wdrożyć?

Metoda GTD Davida Allena sprowadza się tak na prawdę do pięciu etapów, mających na celu uporządkować zarówno sprawy zawodowe, jak i domowe obowiązki czy nawet kwestie towarzyskie. Na całość tej techniki składają się więc: gromadzenie, analizowanie, porządkowanie, przeglądanie i realizacja.

1. Gromadzenie

Podstawą omawianej metody jest pozbycie się natłoku myśli. W tym celu potrzebny jest jakiś zewnętrzny nośnik informacji, zależnie od indywidualnych preferencji może być to notatnik w telefonie, specjalna aplikacja, segregator lub nawet zwykły zeszyt. Na tym etapie zapisz wszystkie zadania, pomysły i cele, jakie pojawią się w twojej głowie. Nie zastanawiaj się nad tym, czy coś jest za mało ważne lub zbyt trudne, na to przyjdzie czas później. Teraz musisz po prostu spisać wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, od posprzątania pokoju, przez przygotowanie projektu dla klienta, po wizytę u fryzjera, a nawet filmy do obejrzenia, dosłownie wszystko.

2. Analizowanie

Następnym krokiem jest przeanalizowanie Twojej listy. Zastanów się nad każdym elementem listy po kolei i przydziel je do kategorii zależnie od tego czy:

zajmie to mniej niż 2 minuty - wtedy zrób to od razu
nie wymaga żadnej akcji, nie jest już potrzebne - wtedy usuń je z listy
może być przekazane komuś innemu - jeżeli masz taką możliwość, przydziel to zadanie innej osobie
nie jest związany z żadną akcją, ale może przydać się później - przechowaj go w archiwum
musi być wykonany w danym terminie - zapisz datę, do której musisz ukończyć zadanie
wymaga więcej niż jednego kroku - w tym wypadku utwórz projekt i ustal pierwszy krok, który jest niezbędny do dalszego postępu
nie jest bardzo pilny ani ważny dla Ciebie - można go przełożyć w czasie, dodać do "listy rezerwowej"

3. Porządkowanie

Analizując listę zadań, dojdziemy do podziału na kilka kategorii. Znajdą się wśród nich przede wszystkim:

projekty, składające się z co najmniej dwóch mniejszych etapów
działania priorytetowe, które muszą zostać wykonane jak najszybciej
zadania oczekiwane, których nie możesz kontynuować przed otrzymaniem jakiejś informacji lub czekasz na akcję ze strony innej osoby
kalendarz, w którym zapisane są wszystkie prace przypisane do konkretnych dat

Zadania można także podzielić na grupy. Najbardziej podstawowym podziałem jest rozróżnienie zadań ze sfery prywatnej oraz zawodowej. Osoby praktykujące GTD dostosowują te sfery do swoich potrzeb, wyróżniając na przykład zadania, które można wykonać w domu i te, do których niezbędne jest wyjście na zewnątrz. Niektórzy stosują nawet znaczniki mówiące jak dużo energii potrzeba do danej pracy, innymi słowy, jak trudna i skomplikowana jest dana czynność. Dzięki temu mogą zająć się łatwiejszymi sprawami w dni, gdy nie czują się do końca na siłach, zostawiając najtrudniejsze wyzwania na czas, w którym ich motywacja będzie na wyższym poziomie.

4. Przeglądanie

Przeglądanie to etap najczęściej pomijany przez początkujących, a jednocześnie najważniejszy dla prawidłowego działania metody i utrzymania wysokiej produktywności. Jak w każdym aspekcie życia, tak i w Getting Things Done kluczowa jest systematyczność. Czwarty element polega na regularnym uzupełnianiu listy o nowe cele, a także porządkowaniu ich. David Allen zaleca robić małe przeglądanie codziennie, a także jedno większe co tydzień. Taka regularność co prawda wymaga poświęcenia czasu, jednak odpłaca się czystym umysłem i możliwością całkowitego skupienia się na aktualnym zadaniu oraz kontrolą nad planem zajęć i obowiązków.

5. Realizacja

Po zrealizowaniu wszystkich poprzednich kroków, pozostaje już tylko działać. Mając wszystko uporządkowane, zabranie się do pracy jest znacznie łatwiejsze. Dzięki uporządkowaniu działań w kategorię, nie będziesz zastanawiać się godzinami nad tym, co trzeba teraz zrobić. Zamiast tego po prostu zobaczysz, które zadania są teraz najważniejsze do wykonania oraz które odpowiadają aktualnemu kontekstowi (jak na przykład to, że jesteś właśnie w domu i masz dostęp do komputera, więc możesz napisać kolejny rozdział książki).

Zarządzanie zadaniami w pracy – Getting Things Done w praktyce

Wykorzystanie metody GTD w praktyce nie jest trudne, jeżeli jesteś w stanie utrzymać systematyczność. Regularne przeglądanie swoich list i porządkowanie ich na bieżąco jest kluczowe do zwiększenia efektywności pracy. Aby ułatwić sobie stosowanie tej metody, warto skorzystać z dostępnych aplikacji, które poprowadzą Cię krok po kroku po wszystkich niezbędnych etapach. W obecnych czasach dobrze jest korzystać z elektronicznego notatnika w telefonie, ponieważ masz wtedy swoją listę zawsze przy sobie i gdy przyjdzie Ci do głowy jakaś sprawa wymagająca załatwienia, zamiast przejmować się nią, możesz ją po prostu zapisać i skupić się na tym, co aktualnie robisz.

David Allen posługuje się analogią wykorzystywaną we wschodnich sztukach walki, mówiącą, że powinniśmy "być jak woda". W przypadku techniki GTD oznacza to, że przenosząc bieżące sprawy na zewnętrzny nośnik, usuwamy je ze swojej głowy, przez co nie odwraca ona uwagi od tego co jest ważne w danym momencie. Wykorzystanie metody Davida Allena pozwala zarządzać strumieniem zadań, zamiast w niego wpadać i zaburzać swój własny nurt.

Metoda GTD – jakie są plusy i minusy tego rozwiązania?

Skuteczność metody GTD została potwierdzona przez wielu specjalistów od produktywności, jest wymieniana obok takich technik jak technika Pomodoro Zalety techniki Davida Allena to przede wszystkim:

kontrola nad zadaniami
przejrzysta lista skategoryzowanych rzeczy do zrobienia
oczyszczenie umysłu z natłoku niedokończonych spraw i presji, która się z nimi wiąże
możliwość skupienia się na jednym zadaniu naraz, bez rozpraszania się innymi
brak potrzeby zastawiania się "co teraz zrobić"

Metoda ta oczywiście, jak każda inna, nie przypadnie do gustu każdemu. Wśród wad GTD można wymienić:

czas, który trzeba poświęcić na analizę i porządkowanie
konieczność utrzymania regularności w odświeżaniu listy

Mimo wszystko najlepszym sposobem na przekonaniu się o skuteczności tej techniki jest wypróbowanie jej samemu. Nie kosztuje nic, może poza odrobiną czasu, więc warto ją przetestować, może akurat w twoim przypadku sprawdzi się idealnie.