Produktywność to umiejętności skupienia na najważniejszych zadaniach. W tej koncentracji pomoże technika Pomodoro. Na czym polega? O tym w dzisiejszym wpisie.
Technika Pomodoro – co to?
Dobra organizacja czasu pracy jest jednym z kluczowych elementów do osiągnięcia satysfakcjonujących efektów ze swoich działań. Istnieje wiele systemów do zarządzania zadaniami. Bez względu na to, który z nich zostanie wybrany, nie spowoduje on magicznie, że czekające na nas zadania wykonają się same. Trzeba włożyć w ich wykonanie własną pracę, ale można wspierać się różnymi narzędziami, wśród których warto zwrócić uwagę na metodę określaną mianem Pomodoro.
Technika Pomodoro została wymyślona przez Włocha Francesco Cirillo, a jej nazwa nawiązuje do kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Cały jej sekret polega na tym, że wymusza maksymalne skupienie się na wykonywanym zadaniu. Ponieważ trudno jest długo utrzymać stan koncentracji, to sesje skupienia trwają w tej metodzie 25 minut. Niektórzy nazywają je w skrócie pomidorami. Technika pomaga w realizacji zaplanowanych zadań. Nie zajmuje się jednak samym ich planowaniem. Aby jak najlepiej skorzystać z metody Pomodoro, należy poznać zasady wyznaczania celów i organizowania dnia pracy
Technika Pomodoro – na czym polega?
Metoda Pomdoro jest bardzo prosta do wdrożenia i stosowania. Nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy ani narzędzi. Aby zacząć ją stosować, należy wykonać tylko kilka prostych kroków.
Krok 1: Przygotowanie listy zadań
Na początku dnia należy sporządzić listę wszystkich zadań do wykonania, a następnie ułożyć zadania od najważniejszego do najmniej istotnego. Idealna sytuacja to taka, gdy ta lista jest powiązana z wyznaczonymi i realizowanymi aktualnie celami. Wtedy technika Pomodoro świetnie wspiera organizację pracy. Jeżeli jednak do tej pory nie korzystaliśmy z żadnej metody do zarządzania zadaniami, to nie przeszkadza to w rozpoczęciu pracy w sesjach skupienia. W takim wypadku można rzeczywiście skorzystać z listy codziennych zadań. W międzyczasie zaś warto zastanowić się, jak właściwie zorganizować czas pracy i poznać jedną z metod zarządzania zadaniami.
Duże znaczenie ma ułożenie zadań na liście to-do według ich ważności. Priorytety pozwalają podzielić sprawy na te istotne, których wykonanie znacznie przybliży nas do celu, oraz na te, które mają drugorzędne znaczenie. Dzięki temu zaczynamy dzień od zadań najważniejszych o najpilniejszych. Przy tak skonstruowanej liście, nawet jeżeli nie uda się zrealizować wszystkich aktywności, regularnie będziemy przybliżać się do osiągnięcia celu. Bez pracy z priorytetami nie byłoby to możliwe.
Krok 2: Zorganizowanie miejsca pracy
W metodzie Pomodoro dążymy do maksymalnego skoncentrowania się. Wszystko w miejscu pracy powinno być temu podporządkowane.Przygotowując się do sesji skupienia uprzątnij biurko, by nie leżały na nim rzeczy, które mogą odciągnąć Twoją uwagę od pracy. Trudno zachować koncentrację, jeżeli w zasięgu wzroku będzie znajdowała się np. korespondencja przypominająca o innych zadaniach do wykonania. Jeżeli pracujemy na komputerze warto pomyśleć o wtyczkach blokujących wejście na rozpraszające strony. Telefon warto wyciszyć i odłożyć poza zasięgiem wzroku. Tak przygotowani możemy zaczynać pierwszą sesję Pomodoro.
Krok 3: Praca w sesji Pomodoro
Pojedyncza sesja Pomodoro trwa 25 minut. W tym czasie należy skupić się wyłącznie na jednym zadaniu. Praca bez rozproszenia jest wydajniejsza i może się okazać, że zadanie zostało wykonane przed upływem wyznaczonego czasu. Wtedy należy sięgnąć do przygotowanej w kroku pierwszym listy i rozpocząć realizację kolejnego punktu. Pracujemy tylko 25 minut. Po tym czasie należy zrobić przerwę.
Krok 4: Krótka przerwa pomiędzy sesjami
Po zakończeniu pierwszej sesji Pomodoro należy zrobić krótką przerwę. Nie powinna ona być dłuższa niż 5 minut. W tym czasie warto wstać od biurka, zrobić kilka pajacyków czy napić się wody. Przerwa jest obowiązkowa. Wdrożenie się w taki rytm może być na początku trudne, ale przynosi efekty.
Krok 5: Długa przerwa po czterech sesjach Pomodoro
Rytm pracy w metodzie Pomodoro narzuca zrobienie dłuższej, 20-30 minutowej przerwy po czterech sesjach skupienia. To czas na odpoczynek dla naszego mózg. Dobrze jest odpoczywać w sposób odmienny od tego, w który pracowaliśmy. Jeżeli cztery sesje Pomodoro zajmowała nam praca na komputerze, to w ramach przerwy dobrze jest przejść się na krótki spacer albo wykonać proste ćwiczenia gimnastyczne przed rozpoczęciem kolejnego cyklu.
Dlaczego warto stosować Pomodoro?
Technika Pomodoro pozwala na maksymalne wykorzystanie czasu, który przeznaczamy na pracę i wdrożenie dobrych nawyków ułatwiających skupienie. Dzięki niej można się przekonać, jak ważny w naszym życiu jest odpoczynek. Krótkie i długie przerwy pomagają wydajniej pracować w czasie sesji, a co za tym idzie, szybciej realizować zaplanowane zadania. Metoda wspiera system do zarządzania czasem pracy. Dzięki niej wzrasta nasza skuteczność i zwiększa się tempo wykonywanych prac.
Technika Pomodoro – aplikacja
Do stosowania metody Pomodoro wystarczy kartka, ołówek i dowolny timer, ale powstało wiele aplikacji, które ułatwiają pracę w sesjach skupienia. Jeżeli nie chcemy za każdym razem pamiętać, ile właśnie mamy mieć minut przerwy, a spodobała nam się technika Pomodoro, aplikacja może zrobić wszystko za nas. Aplikacje dostępne są na każdy system operacyjny. Zarówno w sklepie Google Play jak i w App Store znajdziemy wiele wartych uwagi produktów.
Metoda Pomodoro online – gdzie szukać?
Jeżeli nie chcesz instalować na swoich urządzeniach dodatkowych programów, możesz skorzystać z metody Pomodoro online. Są strony, które umożliwiają mierzenie czasu kolejnych sesji bezpośrednio w przeglądarce. Przykładem może być http://czasonline.pl/pomodoro. To prosta strona, na której znajdziemy zegar dostosowany do zasad Pomodoro. Ciekawszym rozwiązaniem jest https://pomodoro-tracker.com/. Na tej stronie oprócz zegara możemy od razu dodać swoją listę zadań do wykonania i ustawić automatyczne uruchamianie przerw i sesji.
Metoda Pomodoro - przykład zastosowania
Metoda Pomodoro sprawdzi się zarówno wtedy, gdy pracujemy kreatywnie, jak i w przypadku wykonywania powtarzalnych biurowych czynności. W obu przypadkach nasz mózg otrzymuje informacje, że musi intensywnie pracować tylko przez 25 minut. Taka zmiana perspektywy pozwala zawalczyć z prokrastynacją. Wyobraźmy sobie osobę, która zajmuje się w firmie sprawami księgowo-biurowymi. Powtarzalne czynności przestają być atrakcyjne i często wykonywane są tylko dlatego, że ktoś się do nich przymusił. Ale jeżeli praca zostanie pogrupowana w zadania o podobnej tematyce np. wpisanie faktur do systemu księgowego czy przygotowanie dokumentów dotyczących delegacji pracowników i z góry wiadomo, że po 25 minutach będzie przerwa, to łatwiej się zabrać za pracę i ją wykonać. W takim wypadku nie ma znaczenia, czy będą wpisywane faktury, czy rozliczane delegacje. Krótka, intensywna sesja pracy pozwoli się z nimi uporać.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe konto
