Planowanie zadań – jak właściwie zorganizować dzień pracy?

Cyril Northcote Parkinson, brytyjski historyk i pisarz, zajmując się w latach 50. XX wieku organizacjami formalnymi typu biurokratycznego, sformułował swoje najsłynniejsze prawo: work expands as to fill the time available for its completion („praca rozszerza się tak, by wypełnić cały dostępny czas na jej ukończenie”).

Oznacza to, że im większą ilością czasu na wykonanie określonego zadania dysponujemy, tym większą jego ilość ono nam zabierze. Jeśli na realizację danego działania pracownik wyznaczy sobie dwie godziny, to w całości przeznaczy je na to działanie. Jeżeli na to samo działanie przeznaczy osiem godzin – to przez osiem godzin będzie je wykonywać, niezależnie od tego, że faktycznie zajęłoby ono czas krótszy. Z dużą dozą prawdopodobieństwa zaś zadanie to zostanie ukończone w terminie możliwie najpóźniejszym, na ostatnią chwilę.

To właśnie dlatego planowanie zadań jest tak istotne i stanowi jedną z podstaw efektywnego zarządzania czasem pracy oraz skutecznej organizacji pracy. To zaś zwiększa naszą efektywność oraz pozwala na optymalizację sił, zasobów oraz czasu, przeznaczanych na wykonywanie danych zadań.

Jak organizować czas pracy? Wyznaczanie celów

Racjonalne planowanie zadań – czyli odpowiednie rozmieszczanie zadań do wykonania w czasie – powinno każdorazowo rozpoczynać się od wyznaczenia sobie celów. To cele bowiem pozwalają nam zidentyfikować wszystkie niezbędne do zrealizowania obowiązki.

Niezwykle istotne w tym kontekście jest to, by cele zostały prawidłowo zdefiniowane – to zdecydowanie zwiększa szansę na ich osiągnięcie. Przydatna może być metoda SMART, która wskazuje, że cele powinny być: konkretne (specific), mierzalne (measurable), osiągalne (achievable), istotne i realistyczne (relevant, realistic) oraz określone w czasie (time-bound, timed). Cel sformułowany zgodnie z tą zasadą może więc dotyczyć np. zwiększenia zysków o 15% do końca roku kalendarzowego czy zwiększenia sprzedaży o 10% podczas kwartalnej kampanii promocyjnej.

Przydatna w tym zakresie może okazać się również reguła KISS (Keep It Simple, Stupid), która dosłownie oznacza: „nie komplikuj, głuptasie”. Zasada ta wskazuje, iż proste rozwiązania są najskuteczniejsze – pozwalają nie tylko osiągnąć zamierzony rezultat, ale także zaoszczędzić czas i zasoby. Jasne i klarowne określenie celu to zatem prosta droga do jego realizacji.

Dodatkowo, cele podzielić można na bieżące (operacyjne), krótkoterminowe (taktyczne) oraz długoterminowe (strategiczne). Taka ich klasyfikacja również pozwala nam na rozsądne skategoryzowanie zadań do wykonania, uwzględniając ich priorytet oraz dopuszczalny na ich wykonanie czas.

Jak zorganizować sobie czas pracy? Planowanie zadań

Mając świadomość celu, który należy osiągnąć, sporządzić można listę niezbędnych do wykonania zadań. To jednak dopiero pierwszy krok do optymalnego planowania czasu, w jakim powinny one zostać zrealizowane. Kluczowe jest ich zhierarchizowanie i nadanie im odpowiedniego priorytetu, co będzie stanowiło podstawę do zorganizowania sobie własnego dnia pracy.

Priorytety wyznaczyć można m.in. dzięki metodzie ABC, która nawiązuje do zasady 80/20 stworzonej przez Vilfreda Pareto (80% wyników osiągamy w 20% przeznaczonego na dane zadanie czasu). W pierwszej kolejności spisujemy wszystkie zadania, które musimy wykonać. W kolejnym kroku poszczególne działania przyporządkowujemy do odpowiednich kategorii, korespondujących z ważnością zadań. Do kategorii A zaliczamy najważniejsze zadania – to 15% wszystkich obowiązków, umożliwiających jednak osiągnięcie 65% wydajności. W kategorii B zamieszczamy zadania ważne, stanowiące 20% całości zadań oraz pozwalające na osiągnięcie 20% pożądanych wyników. Kategoria C zawierać zaś powinna zadania mało ważne, nieistotne, które stanowią zwykle większość wszystkich naszych obowiązków (65%), jednak ich realizacja zbliża nas do celu w jedynie 15%. W konsekwencji: rozpoczynając dzień pracy, najpierw zrealizować powinniśmy zadania z kategorii A, dalej – z kategorii B, a finalnie – z kategorii C.

Na hierarchizację zadań pozwala również macierz Eisenhowera, dzięki której swoje obowiązki podzielić można na cztery kategorie. W pierwszej – pilne i ważne – znaleźć powinny się najważniejsze zadania, wymagające natychmiastowej realizacji. W drugiej – ważne, ale niepilne – umieścić możemy zadania istotne, które jednak nie wymagają niezwłocznej reakcji. W trzeciej – pilne, ale nieważne – wskazujemy zadania nieistotne, wymagające szybkiego wykonania. W czwartej kategorii – niepilne ani nieważne – zamieścić powinniśmy zadania, których realizacja nie jest niezbędna.

Podobnie skonstruowana jest także metoda Davida Allena – Getting Things Done (GTD), która opiera się przede wszystkim na kolekcjonowaniu zadań oraz zarządzaniu nimi. Metoda GTD to: kolekcjonowanie spraw (polegające np. na spisaniu wszystkich obowiązków i pomysłów), analizowanie ich (najpierw sprawy najświeższe; jedna sprawa jednocześnie; nieodkładanie na później), porządkowanie ich (sporządzanie hierarchii zadań), przegląd spraw (regularne monitorowanie zadań do zrealizowania, pełna kontrola nad własnymi zobowiązaniami) oraz realizacja zadań (wykonywanie zadań zaplanowanych, wykonywanie zadań niezaplanowanych, planowanie pracy).

Ciekawą techniką, przydatną w wykonywaniu zaplanowanych zadań, jest opracowana przez Francesco Cirillo - technika Pomodoro. Także w tej metodzie rozpocząć należy od sporządzenia listy zadań do realizacji oraz posortowania ich zgodnie z ważnością. Dalej należy ustawić zegar na 25 minut (to jedno pomodoro) i w ciągu tego czasu intensywnie, bez przerwy, pracować. Gdy 25 minut mija przerywamy na 5 minut pracę. Po każdej z takich sesji albo „odhaczamy” zrealizowane zadanie, albo kontynuujemy je, albo po zakończeniu jednego zadania rozpoczynamy wykonywanie kolejnego. Ta technika jest podobna do ćwiczeń interwałowych: intensywnie pracujemy przez 25 minut i odpoczywamy w ściśle określonych przedziałach czasowych.

Jedną z najbardziej kompleksowych technik, związanych z planowaniem pracy, jest metoda ALPEN, nawiązująca do metod wcześniej opisanych.

A (Aufgaben) - oznacza przygotowanie zestawów zadań w oparciu o metodę GTD. Zadania należy najpierw spisać, a później pogrupować zgodnie z ich priorytetem oraz powiązaniami pomiędzy nimi.

L (Länge schätzen) - to określenie terminu realizacji zadań, w którym skorzystać można z techniki Pomodoro. W pierwszej kolejności szacujemy, ile czasu pochłonąć powinny poszczególne zadania, a następnie sumujemy wynik.

P (Pufferzeiten einplanen) - to zaplanowanie 60% dostępnego czasu, z wykorzystaniem zasady Pareto (80/20) oraz pozostawienie 40% swojego czasu na sprawy, które nie zostały przewidziane.

E (Entscheidungen treffen) - oznacza wskazanie priorytetów dla poszczególnych list zadań, stosując przy tym macierz Eisenhowera oraz delegowanie części działań.

N (Nachkontrolle) - to ostatni etap procesu, czyli kontrola wykonania zadań zgodnie ze sporządzonym planem.