Wielozadaniowość – co to jest i do czego przydaje się w pracy?
Przed omówieniem tematu warto jest wiedzieć, jaka jest definicja multitaskingu. Wielozadaniowość (z angielskiego multitasking) to umiejętność wykonywania kilku zadań w tym samym czasie. Jest to czynność pierwotnie przypisywana do takich urządzeń jak komputer, którego zadaniem jest wykonywanie wielu poleceń jednocześnie. Trzeba jednak pamiętać, że człowiek nie jest maszyną i w trakcie pracy, może dojść do takich zakłóceń jak zmęczenie, zły nastrój czy głód, co nie pozwala wykonywać danych zdań tak samo efektywnie, jak komputer. Praktykowanie multitaskingu przez cały czas bez przerwy nie będzie korzystne długofalowo ani dla firmy, ani dla pracowników, jednak zdarzają się sytuacje, kiedy jest bardzo potrzebny i wtedy, warto jest mieć w swoim zespole pracowników, którzy są w stanie praktykować wielozadaniowość.
Dlaczego multitasking jest pożądany przez pracodawców?
Pracownik, który potrafi wykonywać wiele zadań jednocześnie, w teorii jest gwarancją oszczędności dla firmy. Organizowanie rekrutacji pracowników, szkolenie ich na wybrane stanowiska oraz zapewnienie im odpowiedniej pensji, wymaga dużo czasu oraz sporego nakładu pieniędzy. Osoba, która jest w stanie wykonywać zadania z różnych dziedzin, w tym samym czasie, pozwala firmie na oszczędności pieniędzy i czasu. Co więcej, w firmie często trzeba działać szybko i potrzebni są wtedy pracownicy, którzy nas nie zawiodą i znają procedury panujące w firmie od dawna. Proces znajdowania nowych kandydatów oraz wdrażanie ich w sposób pracy panujący w firmie trwa długo i nie jest preferowanym rozwiązaniem dla dużej części pracodawców.
Tryb pracy, kiedy dany pracownik posiada wiele umiejętności i jest w stanie radzić sobie z powierzonymi zadaniami samodzielnie, jest niezwykle korzystny, zwłaszcza w sytuacjach, kiedy dany pracownik odejdzie i brak jego umiejętności zakłóca pracę w zespole. Kilku pracowników potrafiących wykonywać wiele zadań jednocześnie, przyniesie firmie większe zyski niż wielu pracowników o wąskim zakresie umiejętności.
Jak rozpoznać i sprawdzić multitasking u pracownika?
Jeżeli w trakcie rekrutacji pracodawcy zależy na tym, aby wyłonić osoby, które w razie potrzeby są stanie pracować w trybie wielozadaniowym, będzie on musiał zwróć uwagę, na specyficzne cechy danej osoby.
Warto jednak zaznaczyć, że przeważnie wykonywania kilku zadań w tym samym momencie powoduje obniżoną efektywność pracy. Pracownik, który w szczególnych sytuacjach jest w stanie przejść w tryb wielozadaniowy, a przy tym wykonywana przez niego praca nie spada znacząco w kwestii jakości, to prawdziwy skarb. Warto jest zastanowić się jakiego rodzaju multitasking oczekujemy od pracownika. W przypadku każdego stanowiska sprawa wygląda inaczej. W jednak sytuacji pożądaną umiejętnościom może być jednoczesne rozmowa z klientami oraz wypełnienie formularzy, a w innej sytuacji może być to wykonywanie zadań z różnych dziedzin na zmianę. Kiedy organizujemy rekrutację, istotne jest, żeby zastanowić się nad tym, jakiego konkretnie pracownika szukamy oraz jakie umiejętności pracy w trybie wielozadaniowym będą wymagany na tym stanowisku. Kiedy już opracujemy taki obraz pracownika, możemy zacząć szukać tych cech wśród kandydatów na to konkretne stanowisko pracy.
Czy multitasking ma wpływ na wydajność pracownika i efektywność pracy?
Umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym to cecha pożądana u pracownika, jednak pracowanie w ten sposób może przynieść korzyści jedynie w sytuacjach krótko falowych. Długotrwały multitasking wpływa na obniżenie jakości wykonywanej pracy dla firmy. Pracownik, który musi wykonywać kilka zdań naraz, ma większe szanse na dokonanie błędów, dlatego taki tryb pracy przez cały czas przyniesie straty dla firmy. Są jednak sytuacje, kiedy multitasking jest jedyną opcją ze względu na goniące terminy czy też brak pracownika w zespole o konkretnych umiejętnościach. W takich sytuacjach wielozadaniowość w pracy jest potrzebna i skuteczna, jednak warto pamiętać, że jest to jedynie rozwiązanie krótkofalowe, ponieważ praca w tym trybie przez dłuższy czas będzie powodować u pracownika stres, zmniejszoną wydajność czy nawet wypalenie zawodowe. Dlatego ważne jest, aby podczas rekrutacji znaleźć osoby, która w sytuacjach, kiedy wielozadaniowość będzie jedynym dobrym rozwiązaniem, będzie w stanie pracować w tym trybie, a przy tym wykonywana przez tę osobę praca, nie będzie w znaczącym stopniu spadać na jakości.
Wielozadaniowość w pracy – wady i zalety
Wielozadaniowość nie jest pojęciem czarno-białym i posiada zarówno wiele wad, jak i zalet. Z kwestii pozytywnych pracownik, który jest w stanie wykonywać kilka zdań naraz, może zastąpić kilku pracowników. W ten sposób firma ograniczy koszty związane z opłacaniem większej liczby pracowników oraz czas na szkolenie, oraz wdrożenie danej osoby do zespołu. Multitasking będzie również pożądanym trybem w pracy w sytuacji, kiedy trzeba wykonać wiele zadań, a na ich realizację pozostało mało czasu. W takiej sytuacji pracownik, który jest w stanie wykonywać kilka zdań jednocześnie, jest wybawieniem, jednak warto pamiętać, że jest to rozwiązanie możliwe do stosowania jedynie krótkofalowo. Obecność pracowników, którzy posiadają dużo różnych kwalifikacji, będzie wymagana w momencie, kiedy dany pracownik odejdzie z firmy, a jego umiejętności były kluczowe dla pracy całego zespołu.
Multitasking wydaje się być bardzo atrakcyjny, jednak istnieją również te negatywne skutki wielozadaniowości. Pracowanie w tym trybie przez pracowników danej firmy, może wydawać się atrakcyjne ze względu na wykonanie kilku zadań w tym samym czasie, jednak w trybie długofalowym wpłynie to negatywnie na jakość wykonywanej przez pracowników pracy. Może być to rozwiązanie jedynie krótkofalowe, kiedy nie ma innej opcji, jednak stosowanie go przez długi czas jest szkodliwe i może odbić się negatywnie na wyniki firmy, jaki i na stan pracowników. Pracownik, który przez dłuższy czas musi wykonywać kilka zadań jednocześnie, musi mierzyć się z większym stresem oraz obniżonym nastrojem. Początkowo może on być zadowolony ze swojej produktywności, jednak z czasem zacznie odczuwać zmęczenie, a liczba obowiązków go przerośnie. Po dłuższym okresie praca w tym trybie może doprowadzić nawet do wypalenia zawodowego.
Powyższe wady i zalety pokazują, że multitasking sprawdzi się w wyjątkowych sytuacjach, kiedy nie mamy innego wyboru i posiadanie w firmie pracownika, który w razie potrzeby jest w stanie pracować w tym trybie, jest dobrym rozwiązaniem, jednak warto pamiętać, że praca długofalowo w tym trybie jest niemożliwa, a próba podjęcia takich działań skończy się szkodami dla wyników firmy oraz pogorszeniem stanu pracowników. Warto jest stosować taki tryb pracy, jednak tylko w sytuacjach, kiedy nie mamy innego wyboru.
