Na co przeznaczyć kapitał zapasowy?
Istotę oraz sposób procedowania w obszarze kapitału zapasowego regulują następujące akty prawne:
- Ustawa z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych,
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Na co można przeznaczyć kapitał zapasowy? Kapitał zapasowy jest tą częścią kapitału przedsiębiorstwa, której przeznaczeniem jest pokrywanie potencjalnych strat finansowych w działalności firmy. Innymi słowy, kapitał zapasowy to swego rodzaju rezerwa, która ma za zadanie stabilizować działalność firmy w trudnych momentach jej działalności. Jak już wspomniano, kapitał zapasowy w bilansie stanowi, obok m.in. zysku netto z lat ubiegłych czy kapitału podstawowego, element kapitału własnego.
Często powielanym błędem jest traktowanie określeń: „kapitał zapasowy spółki” oraz „kapitał rezerwowy” jako pojęć o takim samym znaczeniu. Tymczasem, terminy te dotyczą zupełnie różnych kategorii używanych w rachunkowości. I tak, podczas gdy celem kapitału jest, jak już wspomniano, pokrywanie ewentualnych strat, to kapitał rezerwowy jest przeznaczony na finansowanie m.in. także przyszłego rozwoju spółki.
Warto przy tym dodać, że w przedsiębiorstwach, które nie są własnością prywatnych właścicieli (udziałowców), kapitał zapasowy nosi inną nazwę i jest określany jako: kapitał zasobowy, fundusz przedsiębiorstwa bądź fundusz zakładu (takie określenia są wykorzystywane przede wszystkim w spółdzielniach, zakładach państwowych oraz publicznych zakładach opieki zdrowotnej).
Kapitał zapasowy a rodzaj spółki
W jaki sposób tworzony jest kapitał zapasowy? Obowiązek tworzenia kapitału zapasowego jest różny w zależności od rodzaju firmy. I tak, w przypadku osób fizycznych oraz spółek osobowych kapitał zapasowy jest dobrowolny. A zatem, kapitał zapasowy w spółce: komandytowej, komandytowo-akcyjnej, cywilnej czy jawnej jest przedmiotem konsensusu między wspólnikami tworzącymi daną spółkę. Dla odmiany, utworzenie kapitału zapasowego to krok obowiązkowy w przypadku spółki akcyjnej (oraz - w niektórych przypadkach - także w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością).
Warto przy tym wspomnieć, że niezależnie od formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa kapitał zapasowy jest neutralny podatkowo, to znaczy zmiana jego wysokości nie wpływa na wysokość podatku PIT lub CIT – opodatkowaniu podlega bowiem osiągnięty zysk, nie zaś jego część przeznaczona na kapitał zapasowy, oraz dywidenda wypłacana udziałowcom. Ustalenia wspólników w zakresie zmian wysokości kapitału zapasowego nie stanowią także przedmiotu opodatkowanie podatkiem od czynności cywilno-prawnych. Oznacza to zatem, że działania podejmowana przez organy kierujące spółką nie muszą rozpatrywać aspektu podatkowego podczas podejmowania decyzji dotyczących kapitału zapasowego.
Jak wypłacić pieniądze z kapitału zapasowego w zależności od spółki
Środki pieniężne zgormadzone na koncie bilansowym pasywnym: „kapitał zapasowy” mogą być z niego wypłacone. Obniżenie poziomu kapitału zapasowego firmy może nastąpić między innymi w takich sytuacjach, jak:
- obowiązek pokrycia straty osiągniętej w poprzednim okresie sprawozdawczym,
- zwiększenie kapitału zakładowego przedsiębiorstwa,
- sfinansowanie kosztów ponoszonych z tytułu emisji akcji bądź połączeniem lub przejęciem innego podmiotu.
Jeśli chodzi o procedurę wypłaty środków z kapitału zapasowego firmy, ona także różni się w zależności od formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa. Podczas gdy w przedsiębiorstwie działającym w postaci spółki akcyjnej wszelkie decyzje w tym zakresie muszą być – zgodnie z artykułem 396 kodeksu spółek handlowych – podjęte przez udziałowców (podczas walnego zgromadzenia akcjonariuszy), to w przypadku pozostałych rodzajów przedsiębiorstw (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki osobowe) decyzja ta nie jest ograniczona przepisami prawnymi i zależy wyłącznie od woli wspólników.
W jaki sposób tworzony jest kapitał zapasowy?
Sposób tworzenia kapitału zapasowego różni się w zależności od formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa.
I tak, kapitał zapasowy w spółce z o.o. jest jednym z elementów umowy zawieranej między podmiotami tworzącymi spółkę. Nie jest on obowiązkowy w momencie utworzenia spółki, ale należy go utworzyć w przypadku np. zbycia udziałów powyżej ich nominalnej wartości. Może być on również utworzony na mocy uchwały podjętej przez wspólników spółki. Jeśli chodzi o składniki kapitału zapasowego w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, to mogą być to np. część zysku netto (podobnie jak w przypadku spółki akcyjnej) bądź nadwyżka z tytułu aktualizacji wyceny środków trwałych sprzedanych przez sp. z o.o.
Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku spółki akcyjnej. Jak w takim przypadku obliczyć kapitał zapasowy? Informacje na ten temat znajdują się Kodeksie spółek handlowych. Kapitał zapasowy w spółce akcyjnej jest obowiązkowy, a jego funkcjonowanie zostało w polskim ustawodawstwie mocno obwarowane licznymi wymogami. Zarząd spółki akcyjnej jest zobowiązany do przeznaczania w każdym okresie sprawozdawczym – w przypadku osiągnięcia zysku z prowadzonej działalności – 8% zysku netto za dany rok. Wymóg ten, czyli obligatoryjne przeksięgowanie zysku na kapitał zapasowy, obowiązuje aż do osiągnięcia przez kapitał zapasowy wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego spółki. Co więcej, na poczet kapitału zapasowego należy zaliczać nadwyżki finansowe z tytułu sprzedaży wyemitowanych akcji przedsiębiorstwa po cenie wyższej niż wartość nominalna.
Zarząd spółki akcyjnej jest także zobowiązany do dysponowania zebranym kapitałem zapasowym spółki zgodnie z decyzjami podjętymi podczas walnego zgromadzenia akcjonariuszy – akcjonariusze mogą decydować o sposobie wykorzystania nadwyżki kapitału zapasowego ponad jedną trzecią kapitału zakładowego (pozostała część może być przeznaczona jedynie na pokrycie strat).
Jak zmienić kapitał zapasowy?
Jak już wspomniano, wysokość kapitału zapasowego może być zmieniona w wyniku różnych zdarzeń mających miejsce podczas funkcjonowania spółki. Zmiany te mogą zwiększać wysokość kapitału zapasowego w bilansie spółki:
- emisja akcji spółki o wartości wyższej niż ich wartość nominalna,
- podział zysku (w przypadku spółek akcyjnych jest to 8% zysku netto za dany rok oraz podział zysku ponad minimalny limit ustawowy).
Oczywiście, każda zmiana w zakresie wysokości kapitału zapasowego – zarówno wpłata na kapitał zapasowy, jak i zmniejszenie jego wysokości, może być przeprowadzona jedynie po wyrażeniu zgody przez zgromadzenie wspólników zwoływane przez zarząd spółki.
