Nota korygująca do faktury a korekta faktury

Nota korygująca a faktura korygująca różnią się przede wszystkim tym, kto mógł poprawić błąd i jaki zakres danych podlegał korekcie. Do 31 stycznia 2026 r. notę korygującą mógł wystawić nabywca, ale tylko w przypadku wybranych błędów formalnych. Nabywca może wystawiać faktury, w tym faktury korygujące, w imieniu i na rzecz podatnika w ramach samofakturowania, jeżeli wcześniej zawarta umowa określa procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika.

Dla przedsiębiorcy, księgowości i osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentów oznacza to prostą zmianę praktyki: odbiorca faktury nie poprawia już dokumentu samodzielnie za pomocą noty korygującej, lecz zgłasza błąd wystawcy. Znaczenie ma nie tylko poprawność danych kontrahenta, ale też bezpieczeństwo rozliczenia VAT, właściwe ujęcie dokumentu w ewidencji i uniknięcie sytuacji, w której faktura VAT krąży w firmie z nieprawidłowymi danymi.

Najważniejsze informacje

Fakturę korygującą wystawia podatnik, a inny podmiot może ją wystawić w jego imieniu i na jego rzecz tylko w przypadkach i na warunkach określonych w ustawie o VAT.
Nota korygująca nie zmieniała wartości sprzedaży, podstawy opodatkowania, stawki VAT ani kwoty podatku.
Brak akceptacji wystawcy faktury oznaczał, że nota korygująca nie prowadziła do skutecznego skorygowania danych faktury.
Po 1 lutego 2026 r. błąd poprawia się fakturą korygującą wystawioną przez podatnika albo przez podmiot uprawniony do wystawiania faktur w jego imieniu, w szczególności w ramach samofakturowania.
Nabywca, który otrzymał fakturę z błędem, powinien przekazać wystawcy prawidłowe dane i poprosić o przygotowanie faktury korygującej.

Nota korygująca a faktura korygująca - główna różnica

Przed zmianą przepisów nota korygująca służyła nabywcy do poprawiania wybranych błędów formalnych. Fakturę korygującą wystawia podatnik albo podmiot działający w jego imieniu i na jego rzecz na podstawie art. 106c lub art. 106d ustawy o VAT, niezależnie od tego, kto faktycznie wystawił fakturę pierwotną.

Od 1 lutego 2026 r. porównanie „nota korygująca a faktura korygująca” ma przede wszystkim znaczenie historyczne i porządkujące. Dawniej nabywca mógł wystawić notę korygującą zamiast prosić wystawcę o poprawę prostych błędów formalnych. Obecnie, gdy odbiorca otrzyma fakturę z niewłaściwymi danymi, właściwym dokumentem jest faktura korygująca.

Obszar	Nota korygująca do 31 stycznia 2026 r.	Faktura korygująca
Kto wystawia dokument	Nabywca, czyli odbiorca faktury	Podatnik albo podmiot działający w jego imieniu i na jego rzecz na podstawie art. 106c lub art. 106d ustawy o VAT
Zakres korekty	Wybrane błędy formalne	Dane formalne i dane wpływające na rozliczenie
Wpływ na wartość sprzedaży	Brak wpływu	Może zmieniać wartość dostarczonych towarów, zakres wykonanych usług, podstawę opodatkowania i VAT
Wymagana akceptacja	Wymagana była akceptacja noty korygującej przez sprzedawcę	Dokument wystawia podmiot uprawniony do korekty faktury
Status od 1 lutego 2026 r.	Brak możliwości wystawiania nowych not	Podstawowy dokument korekty

Czym była nota korygująca?

Do 31 stycznia 2026 r. nabywca mógł wystawić notę korygującą w przypadku pomyłek innych niż dotyczące danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT. Za pomocą noty korygującej można było poprawić na przykład literówkę w nazwie firmy, błąd w adresie, wybrane dane identyfikacyjne, termin płatności albo opis faktury, o ile nie zmieniało to rzeczywistego przedmiotu transakcji.

Istotne było jednak ograniczenie: nota korygująca nie mogła zmieniać wartości sprzedaży, kwoty podatku, stawki podatku, ceny jednostkowej towaru, ceny jednostkowej netto, ilości towarów ani zakresu wykonanych usług. Nie służyła też do poprawiania błędów rachunkowych. Jeżeli pomyłka dotyczyła kwoty należności ogółem, sumy wartości sprzedaży netto, kwoty podatku wskazanej na fakturze, kwot dla poszczególnych stawek albo rozliczenia między poszczególnymi stawkami podatku, potrzebna była faktura korygująca.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Co musiała zawierać nota korygująca?

Dawne przepisy wskazywały, co powinna zawierać nota korygująca. Dokument należało sporządzić tak, aby jednoznacznie identyfikował fakturę pierwotną i pokazywał, które dane są błędne, a które prawidłowe.

Nota korygująca musiała zawierać dane podatnika i nabywcy wraz z właściwymi numerami identyfikacyjnymi, niezależnie od tego, kto technicznie wystawił fakturę pierwotną. Jeżeli notę wystawiano w formie papierowej albo elektronicznej, znaczenie miała również akceptacja sprzedawcy. Niezaakceptowana nota korygująca nie powodowała skutecznego skorygowania danych faktury, co nie oznaczało automatycznie utraty prawa do odliczenia VAT wynikającego z faktury.

Akceptacja noty korygującej przed zmianą przepisów

Akceptacja noty korygującej była konieczna, ponieważ dokument wystawiał nabywca, a nie sprzedawca odpowiedzialny za fakturę pierwotną. Przepisy nie narzucały terminu ani jednej obowiązkowej formy akceptacji, dlatego w praktyce stosowano potwierdzenie mailowe, podpis na dokumencie albo inny sposób pozwalający wykazać, że sprzedawca zgodził się z korektą.

Nota korygująca wystawiona przed 1 lutego 2026 r. i niezaakceptowana do tego dnia może zostać zaakceptowana po tej dacie zgodnie z dotychczasowym art. 106k ust. 2 ustawy o VAT.

Kiedy potrzebna jest faktura korygująca?

Faktura korygująca jest właściwym dokumentem wtedy, gdy po wystawieniu faktury trzeba poprawić dane lub rozliczenie transakcji. Obecnie obejmuje to zarówno błędy formalne, jak i pomyłki wpływające na podstawę opodatkowania, stawki VAT, kwoty podatku, wartość dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług.

Wystawienie faktury korygującej jest potrzebne między innymi wtedy, gdy udzielono obniżki ceny w formie rabatu, przyznano opust, doszło do zwrotu towaru, zwrotu całości lub części zapłaty, podwyższono cenę albo po wystawieniu faktury ujawniono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji faktury. Faktura korygująca może więc poprawiać zarówno dane formalne, jak i elementy rachunkowe.

W praktyce faktura korygująca dane formalne będzie potrzebna także wtedy, gdy błąd dotyczy danych nabywcy, numeru NIP, adresu albo innego elementu identyfikacyjnego. Jeżeli w fakturze ustrukturyzowanej wskazano NIP niewłaściwego nabywcy, należy wystawić w KSeF fakturę korygującą do zera dla podmiotu oznaczonego błędnym NIP, a następnie nową fakturę pierwotną dla rzeczywistego nabywcy.

Kto wystawia fakturę korygującą?

Fakturę korygującą wystawia podatnik, a nabywca, osoba trzecia lub podmiot wskazany w art. 106c może ją wystawić tylko w imieniu i na rzecz podatnika oraz na warunkach określonych w ustawie o VAT. Po zmianie przepisów nabywca nie może już wystawić noty korygującej, nawet jeśli błąd wydaje się drobny i dotyczy wyłącznie danych formalnych.

W takiej sytuacji wystawca powinien otrzymać informację o błędzie, prawidłowe dane oraz wskazanie faktury, której dotyczy korekta. Nabywca może wewnętrznie opisać sprawę, przekazać numer faktury i wskazać pomyłkę, ale właściwą korektę wykonuje podmiot uprawniony do wystawienia faktury korygującej. W praktyce będzie to najczęściej sprzedawca, a w szczególnych modelach rozliczeń także inny podmiot działający na podstawie odpowiedniego uprawnienia, na przykład przy samofakturowaniu.

Co musi zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca powinna pozwalać jednoznacznie ustalić, jakiej faktury pierwotnej dotyczy korekta, jaki błąd jest poprawiany i jaki jest prawidłowy skutek rozliczeniowy. Faktura korygująca musi zawierać elementy określone w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, natomiast elementy wskazane w art. 106j ust. 2a są fakultatywne. Oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczyna korekty są fakultatywne od 1 września 2023 r.

Jeżeli korekta zmienia podstawę opodatkowania lub podatek należny, faktura korygująca wskazuje kwotę korekty, a w pozostałych przypadkach – prawidłową treść korygowanych pozycji. Może to dotyczyć ceny jednostkowej netto, wartości dostarczonych towarów, wartości wykonanych usług, podstawy opodatkowania, stawki VAT, kwoty podatku, kwoty należności ogółem, kwoty wszelkich opustów oraz wartości sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki. Jeżeli korekta nie wpływa na kwoty, jej treścią będzie przede wszystkim poprawienie danych formalnych.

Faktura korygująca w Krajowym Systemie e-Faktur

Krajowy System e-Faktur zmienił praktykę poprawiania dokumentów. Po przyjęciu faktury przez KSeF i przydzieleniu jej numeru KSeF nie można jej edytować ani usunąć, natomiast odrzucony plik należy poprawić i przesłać ponownie. Jeżeli plik został przyjęty przez KSeF i fakturze nadano numer KSeF, błąd poprawia się fakturą korygującą, natomiast odrzucony plik należy poprawić i przesłać ponownie bez wystawiania korekty.

Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane, w tym faktury korygujące wystawiane w KSeF, wystawia się w strukturze FA(3), także wtedy, gdy korygowana faktura ustrukturyzowana została wcześniej wystawiona w FA(1) albo FA(2). Trzeba przy tym pamiętać, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest etapowany i ma określone wyłączenia. KSeF nie służy do przesyłania not korygujących, ponieważ przepisy dotyczące ich wystawiania zostały uchylone. Dla firm oznacza to konieczność ustawienia jasnej procedury: odbiorca faktury zgłasza błąd, a wystawca weryfikuje dane i wystawia fakturę korygującą.

Jak postąpić, gdy nabywca otrzymał fakturę z błędem?

Nabywca powinien przede wszystkim ustalić, czego dotyczy korekta: danych formalnych, opisu towaru lub usługi, ceny, podatku, ilości albo zakresu transakcji. Następnie powinien przekazać wystawcy numer faktury, datę jej wystawienia, opis błędu oraz prawidłowe dane.

Nie należy obecnie wystawiać noty korygującej we własnym zakresie. Nawet przy drobnych błędach formalnych właściwą korektę faktury przygotowuje podmiot uprawniony do wystawienia faktury korygującej. Takie podejście ogranicza ryzyko, że w dokumentacji księgowej znajdzie się dokument bez podstawy prawnej albo korekta, która nie została skutecznie zaakceptowana.

Przykład 1.

Spółka otrzymała fakturę za usługę serwisową, ale w danych nabywcy wpisano stary adres biura. Księgowa nie przygotowuje noty korygującej, tylko wysyła do sprzedawcy numer faktury i aktualne dane firmy. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą dane formalne, a spółka dołącza ją do dokumentacji zakupu.

Przykład 2.

Sklep internetowy wystawił fakturę na 20 sztuk towaru, chociaż klient faktycznie odebrał 18 sztuk, bo dwie pozycje zostały anulowane przy pakowaniu zamówienia. Błąd wpływa na ilość towarów, wartość dostarczonych towarów, podstawę opodatkowania i kwotę podatku. W tym przypadku potrzebne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, a nie próba poprawy dokumentu po stronie nabywcy.

Podsumowanie

Nota korygująca a faktura korygująca to rozróżnienie, które po 1 lutego 2026 r. trzeba interpretować inaczej niż wcześniej. Nota korygująca była dawniej narzędziem nabywcy do naprawy większości pomyłek formalnych, ale nie mogła zmieniać wartości sprzedaży ani podatku i wymagała akceptacji sprzedawcy. Obecnie nowe noty korygujące nie funkcjonują w przepisach. Od 1 lutego 2026 r. nowych not korygujących się nie wystawia, z wyjątkiem stosowania przepisów przejściowych do not wystawionych przed tą datą i oczekujących na akceptację. Dla nabywcy najważniejsze jest szybkie zgłoszenie błędu, przekazanie prawidłowych danych i dopilnowanie, aby w dokumentacji znalazła się właściwa korekta faktury.

Źródła

FAQ – najczęściej zadawane pytania o notę korygującą i fakturę korygującą

Od 1 lutego 2026 r. nota korygująca nie może być wystawiana jako nowy dokument korygujący fakturę. Błędy w wystawionej fakturze poprawia się fakturą korygującą, natomiast plik odrzucony przez KSeF poprawia się i przesyła ponownie bez wystawiania korekty.
Nota korygująca była wystawiana przez nabywcę i służyła tylko do wybranych błędów formalnych. Faktura korygująca jest wystawiana przez podatnika albo podmiot uprawniony do wystawienia faktury pierwotnej i może poprawiać zarówno dane formalne, jak i wartości wpływające na rozliczenie VAT.
Nota korygująca nie zmieniała wartości sprzedaży, podstawy opodatkowania, stawki VAT, kwoty podatku ani kwoty należności ogółem. Takie zmiany wymagały i nadal wymagają faktury korygującej.
Fakturę korygującą wystawia podatnik albo, w jego imieniu i na jego rzecz, nabywca w ramach samofakturowania, upoważniona osoba trzecia lub podmiot wskazany w art. 106c ustawy o VAT. Nabywca powinien zgłosić błąd i przekazać prawidłowe dane, ale nie wystawia już noty korygującej.
Faktura korygująca może poprawiać dane formalne, takie jak dane nabywcy, adres, numer faktury, opis faktury albo inne informacje identyfikacyjne. Po likwidacji not korygujących faktura korygująca dane formalne jest właściwym sposobem poprawy takich błędów.
Gdy faktura zawiera błędny NIP nabywcy, nabywca powinien zgłosić problem wystawcy. W przypadku faktury przesłanej do KSeF z błędnym NIP nabywcy należy wystawić korektę do zera i nową fakturę pierwotną z prawidłowym NIP.

Przeczytaj również:

Czym jest faktura pro forma?

Istnieje jednak szczególny rodzaj dokumentu, z którym spotyka się wielu przedsiębiorców, a który nie posiada swojej ścisłej definicji w prawie finansowym.