Nota korygująca do faktury a korekta faktury

Skorygowanie błędnie wystawionego dokumentu to obowiązek każdego przedsiębiorcy, przy czym najlepiej jeśli to on sam znajdzie pomyłkę, zanim zrobią to kontrolerzy z urzędu skarbowego. Dziś podpowiadamy, w jaki sposób wyjść z niekorzystnej sytuacji oraz wyjaśniamy, czym są nota oraz faktura korygująca.

Nota korygująca do faktury

Podstawowa różnica, jaka zachodzi między tymi pojęciami, polega na tym, kto konkretnie może je wystawiać. Przepisy polskiego prawa podatkowego wskazują bowiem, że fakturę korygującą może wydać sprzedawca towaru lub usługi, notę korygującą z kolei także nabywca. Wyróżniamy faktury korygujące dane formalne, czyli błędy w Numerze Identyfikacji Podatkowej, adresie siedziby firmy, nazwie przedsiębiorstwa itp, a także faktury korygujące pozycje faktury, czyli poprawiające cenę, wysokość lub wartość podatku. W pierwszym przypadku faktura taka nie może zostać zaksięgowana, lecz jedynie dopięta do faktury, którą korygujemy. W drugim natomiast podlega osobnemu zaksięgowaniu w ewidencji przychodów i rozchodów, ponieważ zmieniają się wartości rachunkowe.

Kiedy wystawić fakturę korygującą?

Sprzedawca wystawiając fakturę korygującą dane formalne, poprawia tzw. błędy opisowe takie jak data, numer dokumentu, adres nabywcy. Jeśli chodzi o fakturę korygującą pozycje faktury lista błędów jest o wiele dłuższa. Można zaliczyć do nich między innymi pomyłki przy wysokości udzielonych rabatów, które zmieniają cenę produktu lub usługi, a także udzielonych zniżek, okresowych promocji i różnego rodzaju obniżek cen. Faktura korygująca musi pojawić się także wówczas, gdy któryś z towarów został zwrócony sprzedawcy lub zwrotowi podlega opłata lub jej część. Z jaką datą zaksięgować wówczas taką fakturę? Jeśli doszło do pomyłki rachunkowej należy cofnąć się do dnia wystawienia faktury pierwotnej, w pozostałych wypadkach wystawia się dokument z datą bieżącą.

Do jakich błędów stosować notę korygująca?

Co do zasady nota korygująca VAT nie jest księgowana. Ustawodawca reguluje bowiem, że za jej pomocą poprawia się jedynie błędy natury formalnej, czyli na przykład drobne literówki, błędnie podaną datę sprzedaży, odbioru czy terminu płatności, czy też złe oznaczenie towaru lub usługi. Wystarczy więc wyłącznie dołączyć notę do faktury pierwotnej, której dane poprawiamy.

Kto wystawia notę korygującą?

Jak już wspomniano, notę może wystawić nabywca towaru lub usługi, ale najlepiej gdyby skonsultował to ze sprzedawcą. O ile niewielkie błędy mogą zostać skorygowane zarówno za pomocą faktury, jak i noty, o tyle ustawa przewiduje pewne ograniczenia przy wystawianiu noty. Chodzi w szczególności o zakres zmian, jakich można dokonać poprzez ten dokument. Okazuje się, że nota korygująca nie może na przykład zmieniać podmiotu świadczącego usługę lub sprzedającego towar. Może zrobić to wyłącznie sprzedawca i to fakturą korygującą.

Jakie dane musi zawierać nota korygująca?

Jak wystawić notę korygującą? Co się powinno na niej znaleźć? Odpowiedź znajdujemy w ustawie o podatku od towarów i usług. W myśl norm prawnych nota korygująca musi zawierać oznaczenie “nota korygująca”, numer kolejny oraz datę jej wystawienia, imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty oraz wystawcy faktury lub faktury korygującej, a także ich adresy i NIP. Ponadto, na dokumencie muszą znaleźć się dane zawarte w poprawionej fakturze takie jak data wystawienia, numery faktury, strony operacji, nazwy i ilości towarów, których dotyczy wystawiana faktura. Wystawca jest zobligowany do wskazania treści korygowanej informacji i wyartykułowania prawidłowej treści faktury.

Co musi zawierać faktura korygująca?

Faktura korygująca formą i elementami nie różni się niczym od faktury pierwotnej. Jakie elementy powinna zawierać? Przede wszystkim określenie, że jest to “faktura korygująca” lub “korekta faktury”, kolejny numer oraz datę wystawienia, informacje, których korekta dotyczy, wyjaśnienie przyczyny wystawienia korekty, prawidłową treść, a w niektórych przypadkach także poprawną kwotę należnego podatku z podziałem na kwotę dotyczącą stawki podatkowej oraz sprzedaży zwolnionej z VAT.

Potwierdzenie faktury korygującej

Istnieją okoliczności, w których faktura korygująca musi zostać potwierdzona przez nabywcę. Mowa między innymi o przypadku, gdy dokument taki zmniejsza wartość podatku VAT. Potwierdzenie ze strony kontrahenta należy zdobyć przed złożeniem deklaracji podatkowej w urzędzie skarbowym. Ważna jest ponadto forma takiego potwierdzenia. Przepisy dopuszczają list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, potwierdzenie za pomocą wiadomości mailowej, fax potwierdzający odbiór faktury, odesłanie dokumentu korygującego z podpisem oraz datą odbioru, a także osobiście dostarczone oświadczenie.

Akceptacja noty korygującej

W jakim terminie powinna zostać wystawiona nota korygująca fakturę? Przepisy nie wskazują konkretnego okresu, ale przyjmuje się, że należy to zrobić niezwłocznie po wykryciu błędu na fakturze pierwotnej. Ogromne znaczenie ma także to, jakiej pomyłki ona dotyczy. Jeśli bowiem chodzi o brak lub błąd w Numerze Identyfikacji Podatkowej warto zrobić to jak najszybciej, aby nabywca miał możliwość odliczenia podatku VAT. Co więcej, nota korygująca, aby uzyskać ważność, musi zostać zaakceptowana przez wystawcę faktury pierwotnej. Prawodawca nie określił jednak, w jaki sposób akceptacja ta ma zostać wyrażona. Przyjmuje się więc, że sprzedawca może uczynić to zarówno ustnie, jak i pisemnie, w tym poprzez wiadomość elektroniczną.