Wpis do KRS: kiedy jest wymagany?

Wpis do Krajowego Rejestru Sądowego to obowiązek, któremu muszą podporządkować się firmy prowadzące pewne wybrane formy działalności. Kto musi dopełnić tej formalności oraz jak można tego dokonać? Rozwiązań jest kilka, a pamiętać trzeba też o terminach.

Rejestr przedsiębiorców – co to jest?

Krajowy Rejestr Sądowy prowadzi w ramach swoich działań różne rodzaje rejestrów (przedsiębiorców, stowarzyszeń, dłużników itp.). Dla firm najważniejszym z nich jest rejestr przedsiębiorców, w którym znaleźć można najważniejsze dane na temat danej firmy. Należą do nich m.in. status prawny zarejestrowanego podmiotu, najważniejsze elementy sytuacji finansowej oraz sposób reprezentowania. Ponadto w KRS znaleźć można także informacje o zaległościach podatkowych i celnych, nieopłaconych składkach ZUS oraz innych wierzytelnościach. Niezmiernie ważne jest aby nie zaniedbywać obowiązku zarówno dokonania samego wpisu, jak i uaktualniania go, np. w sytuacji, kiedy dochodzi do zmian w zarządzie, korekta danych adresowych czy chociażby zmiana nazwiska któregoś ze wspólników. Względem danych zawartych w KRS obowiązuje zasada domniemania prawdziwości, zatem sprawdzając informacje w rejestrze, można przyjąć je za aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Ten fakt sprawia, że każda istotna zmiana, która przekłada się na zapis w rejestrze, powinna być niezwłocznie zgłaszana w KRS przez przedsiębiorcę. W przeciwnym razie właścicielowi firmy bądź zarządowi spółki grożą konsekwencje.

Jak dokonać wpisu do KRS?

Należy zacząć od tego, że od dnia zdarzenia, które skutkuje koniecznością złożenia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, ustawodawca przewidział okres 7 dni na dokonanie formalności. Jeśli po upływie tego terminu wpis niezostanie uczyniony, firmie grozi kara grzywny. W przypadku spółek każdy z członków zarządu może zostać obciążony karą 10 000 zł. Co więcej, jeśli wpis nadal się nie pojawi, kara może zostać ponowiona. Wyjątkiem jest wystąpienie szkody powstałej wskutek siły wyższej lub działania osób trzecich. Dlatego zdecydowanie korzystniej przeprowadzić całą procedurę w terminie.

Wniosek do rejestru przedsiębiorców KRS można złożyć na trzy sposoby. Pierwszy to osobiste stawienie się w biurze podawczym sądu rejonowego, a dokładnie wydziale gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego. Dokumenty można również wysłać pocztą albo sprocesować wniosek elektronicznie dzięki „KRS online”. Ostatni sposób nie wymaga wizyty w urzędzie ani na poczcie, a jedynie posiadania profilu zaufanego. Zarówno na stronach internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości, jak i Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii znaleźć można odnośniki do portali S24 oraz PDI (Portal Dostępowo-Informacyjny), gdzie możliwa jest rejestracja lub wprowadzenie zmiany w wpisie. Należy jednak pamiętać, że jeżeli spółka została założona w sposób tradycyjny (papierowy), nie można zmieniać jej danych za pomocą systemu S24. Niemożliwe jest także złożenie wniosku zmianowego dla spółki założonej w S24, dla której wprowadzono jakiekolwiek zmiany w formie papierowej. Niemniej elektroniczna droga złożenia wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego nie cieszy się dużą popularnością, ponieważ i tak z niektórymi dokumentami wnioskodawca musi udać się do biura, ponieważ pełna droga elektroniczna będzie dostępna dla przedsiębiorców dopiero od 1 marca 2021 roku. Wnioskodawcą może być członek zarządu lub osoba uprawniona. Oprócz dostępu do systemu do rejestracji niezbędny będzie także podpis elektroniczny albo założony profil zaufany na platformie ePUAP. Dotyczy to zarówno samej procedury jak i poszczególnych dokumentów.

Rejestr KRS – wymagane dokumenty

Skoro wiemy już, jak i gdzie dokonać złożenia wniosku, trzeba zadbać, by przedłożyć komplet dokumentów. Do najważniejszych należą rzecz jasna formularze, a także tzw. podstawa wniosku. Chodzi tu przede wszystkim o umowę, ewentualnie statut lub akt założycielski, a także oświadczenia osób reprezentujących spółkę, zawierające m.in. adresy doręczenia. Ponadto potrzebny będzie dokument o powołaniu członków zarządu spółki, wykaz wspólników (ew. partnerów, komplementariuszy lub komandytariuszy), oświadczenie zarządu o wniesienie kapitału oraz nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika (akcjonariusza) w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. bądź akcyjnej.

Kto podlega wpisowi do KRS?

Nie bez przyczyny wszelkie dokumenty, wymogi i zasady dotyczą spółek – to właśnie one zobligowane są do dokonania wpisu do KRS. Komplet podmiotów, na które nałożony jest ten obowiązek, reguluje art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Należą do nich:

• spółki jawne,
• spółki partnerskie,
• spółki komandytowe,
• spółki komandytowo-akcyjne,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne,
• spółki europejskie,
• spółdzielnie,
• spółdzielnie europejskie,
• europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
• przedsiębiorstwa państwowe,
• instytuty badawcze
• przedsiębiorstwa zagraniczne,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych,
• towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
• oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Polski,
• główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
• główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji,
• instytucje gospodarki budżetowej.

Wśród pozostałych podmiotów, które muszą złożyć wniosek do KRS można wymienić m.in. organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz publiczne zakłady opieki zdrowotnej.