Elektroniczny obieg dokumentów w wielu przedsiębiorstwach to już coraz bardziej popularny sposób na ograniczenie zbędnej „papierologii” i oszczędność czasu. Co do zasady jeszcze wiele czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga tradycyjnej formy pisemnej, jednak pracodawca może sobie już pozwolić na zastosowanie innowacyjnych rozwiązań także w kwestii prowadzenia dokumentacji pracowniczej w swojej firmie.
Jednym z elementów dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy są wnioski urlopowe.
Zgodnie z art. 163 kodeksu pracy pracodawca udziela pracownikowi urlopu zgodnie z planem urlopów, który ustala biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz starając się nie zakłócać normalnego rytmu pracy. Zdarza się także, iż z ważnych przyczyn przedstawionych przez pracownika (na wniosek) oraz w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, planowany termin urlopu może ulec przesunięciu (art. 164 k.p.).
Czy można ograniczyć „papierologię”?
Powyższe kwestie co do zasady załatwiane są w formie papierowej – pracownik wypełnia wniosek (zazwyczaj specjalny druk ujednolicony w danym przedsiębiorstwie) i składa do szefa, który następnie dokument taki podpisuje w celu akceptacji lub kontaktuje się z pracownikiem w celu ustalenia innego terminu. Zaakceptowane wnioski urlopowe w zależności od przyjętych w danej firmie zwyczajów mogą być powielane przez pracowników w celu zachowania informacji o urlopie dla siebie, bądź składane już wcześniej w wielu egzemplarzach, ostatecznie trafiają do działu kadrowego i przechowywane są najczęściej w aktach poszczególnych pracowników.
Elektroniczne wnioski urlopowe
Jak widać dokumentacji jest sporo, a mając na uwadze fakt, iż przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku sporządzania wniosków urlopowych w formie papierowej oraz ich przechowywania, istnieje możliwość stosowania elektronicznych wniosków urlopowych. Zaznaczyć należy, że jedyne regulacje co do formy tego typu dokumentów ustalane są na szczeblu wewnątrzzakładowym. Sposób przyjmowania wniosków urlopowych zależy więc wyłącznie od pracodawcy! Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie proponowanym przez inEwi to przede wszystkim sposób na lepszą organizację pracy, m. in. dzięki przypisywaniu pracownikowi ilości dni przysługującego mu urlopu oraz dni urlopu "na żądanie" i automatycznemu wyliczaniu przez program pokazujący zarówno liczbę wykorzystanych jak i pozostałych dni urlopu.
Jakie korzyści dla firmy?
System gwarantuje ponadto szybki obieg informacji w przedsiębiorstwie i minimalizację papierologii, a w efekcie troskę o środowisko. Składanie, akceptowanie bądź odrzucanie wniosków oraz podgląd ilości dni urlopowych odbywa się w prosty i intuicyjny sposób, a przede wszystkim szybko. Planowanie kalendarza firmy oraz skuteczna organizacja pracy staje się dzięki temu banalnie prosta! W razie konieczności (np. dla celów dowodowych w ewentualnym postępowaniu sądowym) wszystkie elektroniczne wnioski urlopowe można uzyskać w postaci papierowej, wysłać oraz zapisać do plików PDF bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Jakie korzyści dla pracowników?
Pracownicy zyskują ponadto wygodny dostęp do swojego kalendarza urlopów z możliwością łatwego składania podań online oraz informacjami o pozostałych dostępnych dniach urlopu. Dodatkowo system zakłada możliwość korzystania z aplikacji mobilnej, dzięki której z własnego telefonu pracownik może złożyć elektroniczny wniosek o urlop, a następnie śledzić jego status oraz mieć stały wgląd do przejrzystej listy urlopowej w danym okresie i zarządzać swoim kontem.
Wnioski urlopowe są niezbędnym filarem procedury udzielania urlopów wypoczynkowych, dlatego konieczne jest wdrożenie sprawnego systemu do jej obsługi – nowoczesnego, łatwego w obsłudze, umożliwiającego oszczędność czasu i lepszą organizację pracy.
