Zmiana papierowej listy obecności w cyfrową rejestrację czasu pracy!

Oprogramowanie do zarządzania czasem pracy to kompleksowe narzędzie, które idealnie dopełnia codzienne czynności w pracy.

Zmiana tradycyjnego podejścia do rejestracji czasu pracy w nowoczesny i zautomatyzowany to dla wielu pracodawców trudna decyzja, ale według nas konieczna, bo nowy sposób myślenia w tym przypadku będzie bardziej atrakcyjny i wygodny – dla szefa, dla pracownika, dla firmy!

Główne funkcje systemów do rejestracji czasu pracy na przykładzie oferowanej przez nas aplikacji inEwi to:

• łatwa i precyzyjna kontrola czasu pracy pracowników m.in. poprzez automatyczne generowanie list obecności i kart ewidencji,
• elektroniczny obieg wniosków urlopowych,
• elektroniczne grafiki pracy,
• automatyczna kontrola nadgodzin, spóźnień, nieobecności,
• automatyczne szacowanie wynagrodzenia w oparciu o zarejestrowany czas pracy,
• dane w chmurze umożliwiające przepływ informacji do odpowiednich osób na różnych urządzeniach,
• automatyczne generowanie raportów,
• fotorejestracja i geolokalizacja,
• integracje z programami kadrowo-płacowymi,
• mobilność i legalność systemu.

W przypadku korzystania od lat z tradycyjnego sposobu rejestracji np. papierowych list obecności, zmiana na metodę cyfrową może rodzić pewne obawy, co jest całkowicie zrozumiałe. Ale biorąc pod uwagę dalszą perspektywę, oceniając zalety, efekt końcowy wydaje się być warty pokonania kilku przeszkód na początku.

Jak zatem zaplanować zmianę i jak przygotować na nią pracowników i całą firmę?

Oceń korzyści z planowanego wdrożenia

Zanim zapadnie ostateczna decyzja dotycząca przejścia, warto pomyśleć o rozwoju swojej firmy tzn. ustalić w jakim stopniu planowana zmiana wpłynie na jej działalność, na jakim etapie możliwe jest wdrożenie oraz jakie są główne oczekiwania co do efektu. Wstępna analiza pozwoli na podjęcie kluczowej decyzji.

Pamiętaj, że automatyzacja nie zastępuje człowieka

Błędne przekonanie w tej kwestii zaburza podstawowe wartości całego procesu automatyzacji: wspomaganie, podnoszenie kwalifikacji, rozwój, szybkość działania i intuicyjność.

Zorganizuj firmowe spotkanie

W przypadku nadchodzących zmian komunikacja jest niezbędna. Przede wszystkim ważne jest, aby mieć przy sobie ludzi, którzy będą w stanie poprzeć Twoje decyzje. Przeobrażanie firmy bez wiedzy osób jej tworzących nie będzie dobrym pomysłem i może spotkać się z negatywnym nastawieniem. Przedstaw za i przeciw, zrób burzę mózgów, wysłuchaj zdania współpracowników.

Przetestuj i skorzystaj z doświadczenia

Aby łatwiej było zdecydować się na zmianę systemu, najpierw warto byłoby zrozumieć, jak działa, jak zastosować go w codziennych czynnościach firmowych, jak zmienić rutynę. Jeśli nie jesteś pewien poczytaj, zasięgnij opinii innych. Przetestuj aplikację podczas 14-dniowego okresu próbnego!

Pamiętaj o szkoleniu

Warto zaplanować wstępne przeszkolenie personelu, zapoznanie z systemem, aby każdy mógł nabrać doświadczenia. Z pewnością umożliwi to płynne przejście z jednego sposobu rejestracji na drugi. W tym przypadku należy wziąć pod uwagę rozbieżności w grupie dotyczące np. wieku, podejścia do życia, doświadczenia. Otwartość na nowoczesne technologie może być bardzo zróżnicowana. Każdy jest inny, dlatego warto już we wcześniejszym etapie ocenić reakcje na zmiany w zespole.

Wstępne przetestowanie nowego systemu do rejestracji czasu pracy pozwoli na stworzenie pewnych podstaw, zaznajomienia się i sprawdzenia czy inne rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojej firmy. Jest to zatem idealne rozwiązanie dla tych, którzy nie są jeszcze przekonani do wprowadzenia zmian w tym zakresie.

Pierwszy krok należy do Ciebie! Aby uzyskać więcej informacji o prostej aplikacji do zarządzania czasem pracy, zapraszamy do kontaktu z InEwi. Pomożemy znaleźć idealne rozwiązanie dla Twojej firmy.