Ewidencja czasu pracy zdalnej

W miarę popularyzacji pracy w formie zdalnej rośnie zapotrzebowanie na skuteczne i efektywne rozwiązania w zakresie ewidencjonowania godzin pracy.

Ewidencja czasu pracy - podstawowe zagadnienia

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie czasu pracy, ani w jakiej formie pracownicy realizują swoje obowiązki służbowe. Wśród nielicznych wyjątków są jedynie pracownicy objęci systemem zadaniowego czasu pracy, pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W przypadku takich pracowników, zgodnie z Kodeksem pracy, należy prowadzić ewidencję czasu pracy w formie uproszczonej.

Zasadniczo w ewidencji czasu pracy odnotowuje się liczbę przepracowanych godzin wraz z informacjami o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, liczbie godzin dyżuru, a także informacje o dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia. W tym ostatnim przypadku bierze się pod uwagę ustawowe zwolnienia od pracy, inne usprawiedliwione nieobecności wraz ze wskazaniem ich przyczyny i wymiaru, a także nieusprawiedliwione nieobecności z oznaczeniem ich wymiaru.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędne do prawidłowego rozliczania czasu pracy oraz do właściwego naliczania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W obu przypadkach dokumentacja powinna być skutecznie zabezpieczona przed zniszczeniem, utratą, manipulacjami i przed niepowołanym dostępem osób trzecich. Ewidencję czasu pracy trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej i przewidują dłuższy okres przechowywania.

Praca zdalna a ewidencja czasu pracy - obowiązki pracodawcy i pracownika

Choć przepisy prawa pracy, w tym Kodeks pracy, zobowiązują pracodawcę do ewidencjonowania godzin pracy, to nie narzucają konkretnego sposobu na to, jak rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wyjątkiem nie jest rejestrowanie czasu pracy zdalnej. Oznacza to, że przy zachowaniu ogólnych zasad obowiązujących w tym zakresie, pracodawcy mają dużą dowolność w wyborze rozwiązań, które pozwalają skrupulatnie rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej, odpowiednio do jej specyfiki i warunków świadczenia pracy w tym systemie.

Pracodawcy powinni określić zasady potwierdzania obecności i świadczenia pracy zdalnej w konkretnych godzinach, a zasady te powinny zostać wpisane do regulaminu pracy obowiązującego w danym zakładzie pracy. Jeśli zaś pracodawca nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu pracy, to zasady dotyczące przyjętego sposobu rejestrowania przybycia i obecności w pracy, powinny zostać umieszczone w odrębnym zarządzeniu lub obwieszczeniu, a dodatkowo pracodawca powinien poinformować pracownika wykonującego pracę zdalną o tym fakcie.

Choć na pracownikach i pracodawcach w zakresie ewidencjonowania czasu pracy ciążą te same obowiązki bez względu na to, czy praca jest realizowana w stacjonarnej, czy w zdalnej formie, to oczywistym jest, że tradycyjne sposoby potwierdzania obecności w pracy i rejestrowania czasu pracy nie znajdują w tym wypadku zastosowania. Metody takie, jak choćby podpisy pracowników na liście obecności. Sposób potwierdzania obecności w pracy i rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy musi być dostosowany do specyfiki pracy w formie zdalnej, tak aby zapewniać kontrolę godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, eliminować nadużycia i umożliwiać precyzyjne rozliczanie pracownika z faktu wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie dla pracownika wykonującego pracę zdalną u danego pracodawcy, zastosowane rozwiązanie powinno być intuicyjne, wygodne i dokładne.

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna to sposób wykonywania pracy, który pozwala pracownikowi wykonywać swoje obowiązki poza miejscem pracy stacjonarnej, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się z pracodawcą oraz innych narzędzi pracy. Praca zdalna może być wykonywana na stałe, jako praca hybrydowa, lub w formie okazjonalnej pracy zdalnej.

Jakie są przepisy dotyczące pracy zdalnej?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej znajdują się w Kodeksie pracy oraz innych ustawach, które regulują zasady wykonywania pracy zdalnej, przeprowadzania kontroli pracownika, procedur ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, czy też higieny pracy. W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, mogą obowiązywać dodatkowe przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Jakie są warunki wykonywania pracy zdalnej?

Warunki wykonywania pracy zdalnej obejmują m.in.:

umowę o pracę, która określa miejsce świadczenia pracy zdalnej, uzgodnienie z pracodawcą rodzaju pracy wykonywanej zdalnie, dostęp do odpowiednich narzędzi pracy, zapewnienie procedur ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, ewentualną potrzebę kształcenia specjalnego dla wykonywania pracy zdalnej.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika podczas świadczenia pracy zdalnej?

Tak, pracodawca ma prawo do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Kontrola powinna być jednak proporcjonalna do potrzeb i zgodna z procedurami ochrony danych osobowych.

Czy pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych związanych z pracą zdalną?

Tak, pracodawca ma obowiązek pokryć w całości koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.

Czy pracownicy z niepełnosprawnością mogą korzystać z pracy zdalnej?

Tak, pracownicy z niepełnosprawnością mogą wykonywać pracę zdalną, jeśli jest to możliwe ze względu na rodzaj pracy oraz potrzebę zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Czy praca hybrydowa to to samo co praca zdalna?

Praca hybrydowa to forma pracy, która łączy elementy pracy zdalnej i stacjonarnej. W ramach pracy hybrydowej, pracownik może wykonywać swoje obowiązki zarówno w miejscu pracy stacjonarnej, jak i zdalnie. Praca hybrydowa może być realizowana na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcą a pracownikiem oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej i stacjonarnej.

Czy pracodawca może zmienić formę pracy pracownika na pracę zdalną bez jego zgody?

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca może kierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej bądź stacjonarnej na każdorazowo uzgodnionym miejscu wykonywania pracy. Jeśli jednak chodzi o stałą pracę zdalną lub hybrydową, pracodawca i pracownik muszą zawrzeć porozumienie w tej sprawie. Zmiana formy pracy na zdalną wymaga zgody pracownika.

Jakie są zasady zawarcia porozumienia o pracy zdalnej?

Pracodawca i zatrudniony powinni zawrzeć porozumienie dotyczące pracy zdalnej na piśmie, w formie papierowej lub elektronicznej. Porozumienie powinno określać miejsce wykonywania pracy, godziny pracy pracownika, zakres obowiązków, odpowiedzialność za koszty mediów i usług telekomunikacyjnych oraz inne istotne kwestie związane z wykonywaniem pracy w formie zdalnej.

Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej?

Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiednich warunków pracy zdalnej, w tym:

• dostarczenie odpowiednich narzędzi pracy,
• zapewnienie instalacji, konserwacji i naprawy urządzeń technicznych,
• pomoc techniczną niezbędną do wykonywania pracy zdalnej,
• szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych osobowych.

Czy zmiany w przepisach dotyczących pracy zdalnej wpłynęły na umowy o pracę już zawarte?

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej mogą wpłynąć na obowiązujące umowy o pracę, jeśli dotyczą one wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć nowe porozumienie lub zmienić obowiązujące porozumienie, aby dostosować je do zmiany ustawy lub Kodeksu Pracy.

Wprowadź przejrzystą rejestrację czasu pracy zdalnej. Dostępną dla każdego na home office! 

• Za pomocą przeglądarki. Zarówno na telefonie, jak i komputerze.
• Przez aplikację mobilną. Do pobrania na systemy Android i iOS.

Zyskaj pełną transparentność podczas pracy zdalnej.

Foto-rejestracja i Geolokalizacja

Każde zdarzenie zawiera informacje z jakiego miejsca zostało wysłane oraz zdjęcie, zapobiegając tzw. "przyjacielskiemu odbijaniu".

Notatki przy każdym zdarzeniu

Przypisz dowolną notatkę do każdego zdarzenia identyfikacji, zapisując pracę zadaniową.

Dodawanie statusów pracy

Zdefiniuj własne statusy dodatkowe np. praca nad zleceniem, praca nad projektem itd.

Wykorzystaj elektroniczne wnioski urlopowe

• Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów zautomatyzujesz zarządzanie podaniami o urlop oraz planowanie kalendarza urlopów w Twojej firmie.
• Zyskasz w pełni czytelny obraz dostępności pracowników w Twojej firmie. Zaoszczędzisz swój czas oraz całego swojego zespołu.

Skorzystaj z elektronicznej obsługi Kwarantanny oraz wniosków o Pracę Zdalną!

W tym celu masz do wyboru takie wnioski jak:

• Kwarantanna z L4 - jeżeli pracownik nie może pełnić swoich obowiązków to z reguły jest kierowany na Zwolnienie Lekarskie.
• Kwarantanna z Pracą Zdalną - jeżeli pracownik może pełnić swoje obowiązki zdalnie.
• Praca Zdalna (Home Office) - dla zachowania pełnej przejrzystości w komunikacji, pracownik może sam zawnioskować o pracę zdalną w wybranym okresie.

Integracje z programami kadrowo-płacowymi

Niezależnie od tego, czy to praca stacjonarna czy praca zdalna, wszystkie dane z inEwi można bezpiecznie i bezproblemowo wyeksportować do najpopularniejszych programów kadro-płacowych takich jak Gratyfikant GT, Comarch Optima, R2Płatnik oraz Sage Symfonia.

Lista naszych integracji jest ciągle rozwijana, tak aby jak najlepiej wkomponowywała się w ekosystem oprogramowania każdej firmy.