Fluktuacja kadr – co to jest i na czym polega?

Jeszcze kilkadziesiąt lat temu, powszechny był pogląd, zgodnie z którym dobrą praktyką jest praca w jednym w miejscu nawet przez okres kilkudziesięciu lat. Co ciekawe, wciąż jest to popularna praktyka w takich dobrze rozwiniętych państwach jak na przykład Japonia. Zasadniczo, jednak w dwudziestym pierwszym wieku, naturalna jest fluktuacja kadr. Co to za zjawisko i kiedy mamy z nim do czynienia? Fluktuacja kadr, którą czasem określamy także jako rotacją pracowników, jest rozumiana jako dołączanie nowych pracowników do organizacji i odejście dotychczasowych pracowników z danej firmy. 

Jak należy definiować fluktuację kadr?

W definicji, fluktuacją kadr nazywamy proces, który polega na przenoszeniu się zatrudnionych. Może mieć on charakter wewnętrzny – wówczas to pracownicy przenoszą się w obrębie struktur danej firmy. Częściej jednak występuje rotacja zewnętrzna, która polega na przenosinach pracujących pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami. Zasadniczo, im niższy wskaźnik fluktuacji pracowników w kadrze, tym wyższa jest ich satysfakcja.

Należy jednak pamiętać, że stopień fluktuacji kadr zależy w dużej mierze od sektora, rodzaju wykonywanej pracy i działu. W takich obszarach jak: administracja, edukacja czy księgowość, dominującą sytuacją jest niska rotacja pracowników. Jest tak, ponieważ warunkiem wysokiej jakości usług w tych obszarach jest zaangażowanie pracowników oraz ich wieloletnie doświadczenie na danym stanowisku. Dlatego też wyżej wymienione obszary to zazwyczaj miejsca, w których istnieje spory potencjał rozwoju zawodowego w firmie, a liczba rezygnacji, która jest składową fluktuacji kadr, jest znacznie niższa. Z drugiej strony, z wyższym poziomem rotacji pracowników można spotkać się w branżach o charakterze sezonowym. Do kategorii tej należą między innymi następujące sektory gospodarki: rolnictwo, gastronomia oraz budownictwo.

Dlaczego mamy do czynienia z fluktuacją kadr?

Dlaczego mamy do czynienia ze zjawiskiem określanym jako fluktuacja kadr? Przyczyny tego stanu rzeczy są bardzo różne. Można je podzielić na dwie główne kategorie: dobrowolne i niedobrowolne.

Powody odejścia obejmują m.in. przyczyny dobrowolne. Zalicza się do nich przede wszystkim znalezienie pracy na lepszych warunkach. Przykładowo, oferta nowej pracy może być korzystniejsza pod takimi względami jak na przykład: wyższe wynagrodzenie, w tym także sowite premie, możliwość rozpoczęcia pracy na wyższym stanowisku niż dotychczasowe, prestiż pracy, większa samodzielność oraz możliwości podejmowania decyzji. Generalnie, dobrowolna rezygnacja następuje najczęściej z powodu niezadowolenia z dotychczasowej pracy lub niekorzystnych warunków, które ona oferuje.

Odejście dobrowolne z woli pracownika to częsty, ale nie jedyny powód fluktuacji kadr. Oprócz tego należy również pamiętać o szeregu przypadków, w których rezygnacja z pracy przez osobę zatrudnioną nie następuje z przyczyn od niego zależnych. Fluktuacja kadr może być na przykład spowodowana kryzysem, z którym boryka się pracodawca. Częste, na przykład w sektorze bankowym, są masowe redukcje etatów wynikające z restrukturyzacji. Czasem zdarza się także, że dane stanowisko zostaje zlikwidowane w ramach zmiany profilu działalności lub modelu biznesowego organizacji. Dla przykładu, kurier może stać się zbędny w restauracji, której kierownictwo podjęło decyzję o nawiązaniu współpracy z podmiotem zewnętrznym oferującym taką samą usługę w niższej cenie. Podobnie jest w przypadku księgowych zatrudnionych przez firmę, która zdecydowała się na outsourcing w zakresie ewidencji rachunkowej.

Mogą być też inne powody rotacji pracowniczej. Zalicza się do nich takie czynniki, jak śmierć pracownika, osiągnięcie przez niego wieku emerytalnego lub niemożność wykonania danych czynności ze względu na zdrowie. Przykładem może być wypadek, którego konsekwencją jest amputacja kończyny – wówczas staje się niemożliwe wykonywanie prac manualnych.

Obecnie coraz częściej zwraca się uwagę na negatywne skutki zwiększonej rotacji pracowników. Taki stan oznacza dla właścicieli przedsiębiorstwa przede wszystkim wyższe koszty związane z zarządzaniem organizacją. Chodzi tu o koszty:

  • finansowe, w tym dodatkowe koszty z tytułu umieszczenia ogłoszenia o wakacie w internetowym portalu ogłoszeniowym,
  • czasowe – rozumie się przez to czas pracy poświęcony przez rekruterów, czyli odbycie rozmów kwalifikacyjnych z szeregiem kandydatów, specjalistów ds. kadr i płac, którzy mają obowiązek przygotować teczki akt osobowych, oraz menedżerów, którzy dbają o wdrożenie nowego pracownika do zespołu. Są to ukryte koszty rotacji pracowniczej, na które trzeba jednak zwracać uwagę podczas analizy fluktuacji kadry w przedsiębiorstwie.

Aby móc ograniczyć to zjawisko, kadry menedżerskie podejmują różnorodne działania. Oto przykładowe spośród działań, które mają za zadanie obniżyć poziom rotacji i zachęcić pracowników do pozostania w danej firmie:

  • wprowadzanie nagród stażowych dla wieloletnich pracowników,
  • dofinansowanie szkoleń i kursów zawodowych, dzięki którym pracownicy mogą poczuć się docenieni przez swojego pracodawcę,
  • regularne podwyżki motywacyjne oraz przejrzyste zasady dotyczące wynagradzania; jeśli zatrudniony wie, że może liczyć na systematyczne podwyżki, powinno to skłonić go do kontynuacji zatrudnienia w danym miejscu.

Jak należy mierzyć wskaźnik fluktuacji kadr?

Wskaźnik fluktuacji kadr w firmie to ważny miernik, który pokazuje, czy dane przedsiębiorstwo jest dobrym pracodawcą. Oprócz tego, analiza indeksu rotacji pozwala na ocenę np. tego, w jakich miesiącach mamy do czynienia z największą liczbą odejść z pracy. Jest to ważne, chociażby w przypadku zatrudniania cudzoziemców w branżach sezonowych. Dane te można wykorzystać w celu aktualizacji polityki zatrudnienia w przedsiębiorstwie, czy planowania delegacji.

Wskaźnik fluktuacji kadr jest liczony następująco: liczbę osób, które odeszły w danym okresie z firmy, należy podzielić ze średnią liczbą etatów. Wówczas otrzymujemy wskaźnik.

Najczęściej do obliczeń wykorzystuje się okresy roczne, aczkolwiek możliwe jest stosowanie obliczeń także dla okresów półrocznych, kwartalnych, a czasem nawet miesięcznych. Aby móc ustalić mianownik tego wzoru, czyli średnią liczbę etatów, wykorzystuje się dane na temat liczby zatrudnionych pracowników w początkowym oraz końcowym dniu danego okresu – najczęściej jest to pierwszy oraz ostatni dzień danego roku kalendarzowego. Analiza fluktuacji kadr powinna być uzupełniona o kondycję finansową organizacji, w tym na przykład badanie z użyciem wskaźników płynności.