Nota uznaniowa - co to jest, jak ją księgować?

Nota uznaniowa, znana także jako nota księgowa lub nota obciążeniowa, to dokument księgowy, który może być używany przez przedsiębiorców w różnych sytuacjach związanych z uznaniem wierzytelności lub zobowiązań. Mimo że nie jest tak powszechnie stosowana jak faktura, nota uznaniowa pełni istotną rolę w procesach księgowych, zwłaszcza w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury lub rachunku.

Kluczowe informacje związane z tym tematem

• Nota uznaniowa to dokument księgowy używany do uznania wierzytelności lub zobowiązań, który nie jest związany z rozliczeniami VAT.

• Wyróżniamy następujące rodzaje not: notę uznaniową (wystawiana przez wierzyciela lub dłużnika), notę obciążeniową (dokumentująca należność), notę korygującą (do wprowadzania korekt w fakturach VAT).

• Wystawcy - mogą to być zarówno dłużnicy, jak i wierzyciele, oraz mogą być używane do rozliczeń wewnętrznych.

• Notę uznaniową stosuje się do rozliczenia odsetek, kar umownych, błędów w dokumentach księgowych, wypłaty odszkodowań czy przenoszenia kosztów niepodlegających VAT.

• Wymaga prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych, przeliczenia wartości w walutach obcych na złote i dołączenia tłumaczenia, jeśli dokument jest w języku obcym

Nota uznaniowa - co to jest?

Nota obciążeniowa to dokument księgowy służący do uznania określonej kwoty przez jedną ze stron transakcji, zazwyczaj w kontekście zobowiązań finansowych lub korekty błędów w księgach rachunkowych. W przeciwieństwie do faktury, nota uznaniowa nie jest dokumentem związanym z rozliczeniami VAT, co oznacza, że nie wpływa bezpośrednio na podatek od towarów i usług. Tym samym jest stosowana w przypadku rozliczeń, kiedy tradycyjne faktury VAT nie mają zastosowania.

Bardzo ważne jest to, że jeśli transakcja jest objęta podatkiem VAT, czyli podatkiem od towarów i usług, to w jej przypadku nota księgowa nie ma zastosowania i konieczne jest wystawienie faktury VAT. Jednocześnie pragniemy zaznaczyć, że nota księgowa nie jest tożsama z notą korygującą lub fakturą korygującą, które służą do wprowadzania korekt w fakturach VAT. Na przykład, w przypadku obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami, konieczne może być wystawienie noty księgowej zamiast faktury korygującej.

Kto wystawia noty księgowe?

Noty księgowe mogą wystawić obie strony transakcji. Oznacza to, że dokument ten może być wystawiony zarówno przez wierzyciela, jak i przez dłużnika. W praktyce notę księgową może wystawić zarówno przedsiębiorstwo będące dłużnikiem, które uznaje zobowiązanie wobec swojego kontrahenta i wtedy zwyczajowo nazywamy ten dokument notą uznaniową, jak i notę księgową może wystawić przedsiębiorstwo będące wierzycielem, jeśli chce udokumentować należność, którą kontrahent ma wobec niego i w takim wypadku zwyczajowo mówimy o nocie obciążeniowej.

Dodatkowo noty obciążeniowo-uznaniowe mogą być wystawiane w kontekście rozliczeń wewnętrznych, aby udokumentować przesunięcia środków między różnymi kontami księgowymi lub oddziałami przedsiębiorstwa, jak również w celu przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu, takich jak opłaty skarbowe.

Nota obciążeniowa - zastosowanie dokumentu

Typową sytuacją, w której noty księgowe znajdują zastosowanie, jest konieczność rozliczenia odsetek od niezapłaconych dokumentów lub kar umownych wynikających z niedotrzymania warunków umowy. Na przykład, w przypadku obciążenia dłużnika odsetkami lub naliczenia kar, można wystawić notę obciążeniową. Można je też wystawić w przypadku umorzenia naliczonych odsetek lub kar umownych. Innym przypadkiem, kiedy noty obciążeniowe są wystawiane, jest konieczność skorygowania błędnie wystawionego dowodu księgowego, niezwiązanego z podatkiem VAT.

Noty księgowe mają też zastosowanie w przypadku dokumentowania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela. Noty uznaniowe można wystawiać także wtedy, gdy konieczne jest przeniesienie kosztów niepodlegających podatkowi od towarów i usług, takich jak obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami. Oczywiście noty księgowe znajdują też szereg innych zastosowań, w tym wystawienie noty uznaniowej na tytułu wad dostarczanych towarów.

Jak prawidłowo wystawić notę uznaniową?

Wystawienie noty uznaniowej jest procesem stosunkowo prostym, ale wymaga przestrzegania pewnych zasad, aby dokument ten spełniał swoje funkcje księgowe. Najważniejsze by nota obciążeniowo-uznaniowa spełniała wymogi uregulowane na mocy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przepisami dokument taki powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr…”),

• określenie stron dokonujących rozliczenia, czyli ich adresy i nazwy,

• opis operacji oraz jej wartość, w miarę możliwości określone w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu, upoważnionej do wystawienia noty księgowej oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, przy czym trzeba zaznaczyć, że nota uznaniowa nie jest to dokument, na którym bezwzględnie wymagalny jest własnoręczny podpis, najważniejsze to możliwość ustalenia tożsamości każdej ze stron, których nota obciążeniowa dotyczy,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Dodatkowo, w sytuacji gdy nota uznaniowa dotyczy obcej waluty, to dokument powinien zawierać kwotę w przeliczeniu na złotówki według kursu, który obowiązywał w dniu wystawienia dokumentu.

Nie jest wymagany podpis odbiorcy noty księgowej, gdyż dokument ten nie dokumentuje wydania lub przyjęcia aktywów. Warto pamiętać, że w przypadku naliczenia kar lub obciążenia dłużnika, należy pamiętać o prawidłowym zaksięgowaniu noty w księdze przychodów.

Czy nota uznaniowa jest w każdym wypadku dowodem księgowym?

Jak napisaliśmy na samym początku artykułu, nota uznaniowa jest dokumentem księgowym. Oznacza to, że stanowi podstawę do dokonania zapisów w księgach rachunkowych jako dowód księgowy. Kluczowe jest jednak to, żeby nota księgowa zawierała wszystkie wymienione wyżej elementy. W przeciwnym wypadku nota obciążeniowa nie będzie mogła zostać uznana za dowód księgowy.

Warto jednak wiedzieć, że istnieje możliwość, iż niekompletne noty księgowe zostaną uznane za dowody księgowe. Dzieje się tak w przypadku, gdy dołączony jest do niej wyciąg bankowy, umowa lub inny dokument potwierdzający zawarte w niej informacje. W przypadku obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami, ważne jest wystawienie noty księgowej, aby zapewnić poprawność rozliczeń.

Nota księgowa - jak ją zaksięgować?

Na koniec przyjrzyjmy się temu, jak księgować noty uznaniowe. Okazuje się, że nie jest to trudne, bowiem sposób księgowania not księgowych nie różni się w żaden sposób od księgowania innych dokumentów księgowych, bez względu na to, czy prowadzona jest pełna rachunkowość czy rachunkowość uproszczona.

Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu

Przede wszystkim niezbędne jest stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w dokumentach księgowych. Wyraża się to poprzez wskazanie miesiąca, w którym nota obciążeniowo-uznaniowa ma zostać zaksięgowana, przy czym treść tego dokumentu decyduje o sposobie ujęcia jej w księgach rachunkowych, czyli o dekretacji. Nie ma przy tym znaczenia, czy dokument będzie występował pod nazwą nota księgowa, nota uznaniowa, nota obciążeniowa czy nota obciążeniowo-uznaniowa, gdyż w każdym z tych przypadków mamy do czynienia z tym samym dokumentem.

Przeliczenie wartości w walutach obcych

Kwestią, o której trzeba pamiętać księgując noty księgowe, jest to, że wszystkie wartości w walutach obcych muszą być przeliczone na polskie złote według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Ponadto, jeśli nota księgowa jest sporządzona w języku obcym, to należy dołączyć do niej wiarygodne tłumaczenie na język polski, co ma szczególne znaczenie w przypadku kontroli upoważnionych organów.

Nota księgowa - podsumowanie

Nota uznaniowa jest ważnym narzędziem księgowym, które pozwala na formalne uznanie zobowiązań lub należności bez konieczności wystawiania faktury. Jest szczególnie przydatna w sytuacjach, które nie wymagają rozliczeń VAT.

Prawidłowo sporządzona nota księgowa może, a wręcz powinna zostać odnotowana w księgach rachunkowych, ponieważ powinna być traktowana jako pełnowartościowy dowód księgowy. Jest to istotne o tyle, że prawidłowe wystawienie i zaksięgowanie noty uznaniowej pozwala uniknąć problemów księgowych i podatkowych, a także zapewnia transparentność i zgodność z przepisami rachunkowymi.

Streszczenie artykułu

• Omówiono, czym jest nota uznaniowa oraz jakie ma zastosowanie w dokumentacji księgowej.

• Nota uznaniowa nie jest związana z VAT i różni się od faktur korygujących.

• Opisano, kto może wystawiać noty księgowe, w tym przypadki użycia dla dłużników i wierzycieli oraz w ramach rozliczeń wewnętrznych.

• Podkreślono, że nota obciążeniowa jest używana do rozliczenia kar, odsetek, błędów księgowych i przenoszenia kosztów.

• Wyjaśniono, jak prawidłowo wystawić i zaksięgować notę uznaniową, uwzględniając przeliczenia walutowe i wymagane dokumenty dodatkowe.