Nota obciążeniowa – co to i kiedy stosować?

Istnieje bowiem wiele sytuacji, kiedy zakwalifikowanie działania jako sprzedaży towaru czy usługi jest niemożliwe. W takich przypadkach z pomocą przychodzą noty obciążeniowe.

Chociaż noty obciążeniowe wykorzystuje się rzadko, zaskakujące jest, w ilu sprawach mogą okazać się wyjątkowo pomocne. Jednak aby posługiwać się notami księgowymi sprawnie, a przede wszystkim zgodnie z przepisami, trzeba wiedzieć, kiedy możliwe jest wystawienie takiego dokumentu.

Nota księgowa – co to jest?

Nazewnictwo tego dokumentu stosuje się zamiennie. Noty księgowe opisywane są często jako obciążeniowe, uznaniowe lub też obciążeniowo-uznaniowe. Sens pozostaje jednak ten sam i dotyczy operacji, które nie są wykazywane na fakturach bądź rachunkach. Niemniej jednak, nota księgowa jest dokumentem rozliczeniowym jednostki. Wielu przedsiębiorców otrzymujących noty wpada w zakłopotanie, nie wiedząc, jak dalej postąpić z takim dokumentem. Tymczasem kluczowy wobec noty obciążeniowej jest fakt, że stanowi ona dokument księgowy. Za jej pomocą dokumentuje się transakcje, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Z notami księgowymi najczęściej można zetknąć się we współpracy z organizacjami pozarządowymi, np. podczas opłaty składek członkowskich. Wystawia się je zawsze w dwóch egzemplarzach – oryginał trafia do odbiorcy, natomiast kopia powinna zostać u wystawcy.

Kiedy stosować noty obciążeniowe?

Oprócz wymienionego wcześniej przykładu opłaty składek członkowskich, inną częstą sytuacją wykorzystania noty obciążeniowej jest obciążenie dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych dokumentów lub niedotrzymanych warunków umowy. Funkcjonuje to także odwrotnym kierunku, kiedy dłużnik wystawia wierzycielowi notę uznaniową. Kolejna sytuacja, kiedy nota znajduje zastosowanie, to skorygowanie błędnie wystawionego dowodu, który nie jest związany z podatkiem VAT.

Nota księgowa jest również popularną formą rozliczenia poniesionych kosztów w trakcie realizacji różnorakich projektów. Jest to także dokument wewnętrzny, kiedy konieczne jest dokonanie rozliczenia z pracownikami jednostki – przeważnie z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki.

Co powinna zawierać nota księgowa?

Aby nota księgowa nabrała odpowiedniej mocy prawnej, musi być właściwie skonstruowana. Jej kształt regulują przepisy, a konkretnie ustawa o rachunkowości, art. 21 dla dowodów księgowych. O ile wygląd noty nie jest sprecyzowany, o tyle podstawa prawna noty obciążeniowej określa, co musi zawierać dokument:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr…”);
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Ponadto, jeżeli dowód księgowy dotyczy obcej waluty, powinien zawierać kwotę w przeliczeniu na złotówki według kursu, który obowiązywał w dniu wystawienia dokumentu. Podpis odbiorcy noty nie jest wymagany, ponieważ nie dokumentuje wydania lub przyjęcia aktywów. Zgodnie z tymi zapisami istnieje więc możliwość wystawienia noty obciążeniowej online.

Nota księgowa jako koszt uzyskania przychodu

Ciekawe zagadnienie, często poruszane przez przedsiębiorców, to kwestia uznania otrzymanej noty obciążeniowej za koszt uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Rozstrzygnięciem jest rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 728). Znajdują się tam szczegółowe zasady co do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Jeden z zapisów mówi wyraźnie, że podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu. Z dalszej części, a konkretnie w § 12 ust. 3 rozporządzenia opisano, jakie dokumenty ma na myśli ustawodawca. Są to m.in.:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz inne dokumenty, wystawione zgodnie z przepisami,
• inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Przy tym § 13 rozporządzenia traktuje o dziennych zestawieniach dowodów, not księgowych, dowodów przesunięć, dowodów opłat bankowych i pocztowych oraz innych dowodów opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, a także dokumenty zawierające dane. Zatem jeżeli nota obciążeniowa wystawiona została zgodnie z przedstawionymi wcześniej zasadami, może być uwzględniona jako koszt uzyskania przychodu, o czym świadczy interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2011 r. (IBPBI/1/415-1115/10/ZK).