Kodeks pracy ściśle określa ilość dni wolnych, który przysługuje pracownikom powiązanych z pracodawcą stosunkiem pracy. Każda osoba zatrudniona ma prawo do skorzystania z przysługującego mu urlopu w trakcie zatrudnienia, a obowiązujące w Polsce przepisy nie przewidują możliwości zrzeczenia się tego przywileju. W sytuacji, gdy pracownik nie wykorzystał przysługujących mu dni wolnych w całości, w niektórych sytuacjach ma prawo do uzyskania tak zwanego ekwiwalentu pieniężnego, czyli wypłaty określonej kwoty za niewykorzystany dzień wolny. Co to jest ekwiwalent za urlop? Jak wyliczyć kwotę należną za niewykorzystany dzień wolny przez pracownika?

Ekwiwalent – co to?

Słowo ekwiwalent w dosłownym tłumaczeniu oznacza wymianę, dlatego jego użycie w przypadku niewykorzystanego urlopu jest jak najbardziej zasadne. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest świadczeniem pieniężnym, które zgodnie z obowiązującym prawem przysługuje każdemu pracownikowi, który związany jest z firmą stosunkiem pracy. Każda osoba zatrudniona po podpisaniu umowy o pracę ma prawo do wykorzystania 20 lub 26 dni wolnych, co zależne jest od stażu pracy. Kiedy z różnych przyczyn skorzystanie z urlopu nie jest możliwie, pracodawca ma obowiązek wypłaty zadośćuczynienia, czyli ekwiwalentu za urlop.

Urlop wypoczynkowy jest przywilejem pracownika o charakterze stałym, co oznacza, że osoba zatrudniona nie może zrzec się przysługujących mu dni wolnych. Wypłata rekompensaty pieniężnej za urlop wypoczynkowy jest przewidziana przez kodeks pracy tylko wtedy, gdy pracownik nie jest w stanie w sposób naturalny wykorzystać dni wolnych, na przykład na odpoczynek od obowiązków pracowniczych. Oznacza to, że osoba zatrudniona nie może zrezygnować z urlopu na rzecz ekwiwalentu dla czerpania korzyści finansowych, a jest to możliwe po wypełnieniu specjalnego wniosku i spełnieniu najważniejszych zasad, do których należą:

  • konieczność posiadania niewykorzystanych dni wolnych przez osobę zatrudnioną,
  • umowa o pracę z pracownikiem, który ma mieć wypłacony ekwiwalent za urlop musi być rozwiązana.

Warto również wiedzieć, że na prawo do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni wolne nie wpływa powód rozwiązania umowy o pracę oraz fakt, z jakich przyczyn pracownik nie wykorzystał urlopu. Niemniej jednak, kodeks pracy przewiduje także sytuacje, w której ekwiwalent może nie zostać wypłacony przez pracodawcę. Rekompensata za dni wolne, niewykorzystane przez pracownika może zostać niewykorzystana, w przypadku gdy obie strony będące głównymi zainteresowanymi ustanawiają nową umowę i przenoszą przysługujące dni na dalszy okres zatrudnienia. Takie działanie jest możliwe tylko wtedy, gdy przeniesienie dni wolnych następuje przy natychmiastowym podpisaniu kolejnej umowy o pracę z tym samym pracodawcą. 

Ekwiwalent za urlop – jakie są rodzaje?

Obecne prawo pracy bardzo szczegółowo opisuje zasady przydzielania ekwiwalentu za urlop. Aby uchronić pracownika przed stratami finansowymi lub moralnymi, wyróżnia się kilka rodzajów ekwiwalentu, co których należą:

  • ekwiwalent pieniężny,
  • ekwiwalent rzeczowy,
  • ekwiwalent za odzież.

Ekwiwalent pieniężny jest rodzajem wypłaty świadczenia, który jest najbardziej popularny. Wypłata kwoty pieniędzy w tym przypadku ma być rekompensatą, na przykład za niewykorzystane dni wolne, ale do wnioskowania o zadośćuczynienia przyczyniają się również inne sytuacje, na przykład koszty przeprowadzki, która związana jest ściśle z koniecznością wykonywania pracy w innym miejscu niż główna siedziba firmy.

Z kolei ekwiwalent rzeczowy, inaczej nazywany deputatem nie jest już tak popularny, jak kilkanaście lat temu. Ekwiwalent rzeczowy niejako zmusza pracowników do zapłaty części wynagrodzenia nie środkami pieniężnymi, a rzeczami lub towarami. Taka sytuacja niekiedy prowadzi do nieporozumień na linii pracownik - właściciel firmy, ze względu na zmniejszenie pensji. Ostatnim rodzajem ekwiwalentu jest wypłata rekompensaty za odzież i obuwie wykorzystywane podczas wykonywania obowiązków pracowniczych, które osoba zatrudniona zużywa w trakcie trwania umowy o pracę. 

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop? Kodeks pracy określa specjalny współczynnik urlopowy, którego celem jest pomoc w określeniu konkretnej kwoty za jeden, niewykorzystany dzień wolny przysługujący pracownikowi.

Ekwiwalent za niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego wylicza się, wykorzystując stałe, a także zmienne składniki, które odpowiadają za wysokość wynagrodzenia. Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pod uwagę bierze się współczynnik, który obiera wartość stałą dla danego roku kalendarzowego. Jak obliczany jest współczynnik urlopowy? Od całkowitej liczby dni w danym roku kalendarzowym odlicza się sumę niedziel, dni świątecznych oraz wolnych od pracy, które wynikają z ustalonego odgórnie rozkładu czasu pracy. Po obliczeniu, otrzymany wynik dzieli się przez 12, czyli liczbę miesięcy roku. Ekwiwalent za urlop 2021 oblicza się przy wykorzystaniu współczynnika, który wynosi 21.

Dodatkową informacją jest, że pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, na przykład na 3/4 etatu będzie posiadał inny współczynnik za niewykorzystany urlop. Jego wartość będzie wprost proporcjonalna do wymiaru czasu pracy. W takich przypadkach należy podzielić współczynnik urlopowy za dany rok przez wymiar czasu, na przykład: 21 dzielone na 3/4 etatu wynosi 15,75.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop, który przysługuje pracownikowi?

  • pierwszym krokiem jest ustalenie podstawowej wartości ekwiwalentu dla pracownika, do których należy wysokość wynagrodzenia oraz przyznawane okresowo nagrody i premie,
  • ustalić, jaka jest wartość ekwiwalentu za 1 godzinę dnia wolnego, którego pracownik nie wykorzystał. Obliczenie wartości dokonuje się poprzez podzielenie podstawy wymiaru ekwiwalentu przez współczynnik za niewykorzystany urlop, a otrzymaną sumę należy dodatkowo podzielić przez ilość godzin przepracowywaną przez osobę zatrudnioną w ciągu jednego dnia,
  • końcową wartość ekwiwalentu oblicza się poprzez pomnożenie sumy za jedną godzinę niewykorzystanego urlopu oraz liczbę godzin, których pracownik nie wykorzystał, jako dzień odpoczynku od pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – do kiedy wybrać?

Urlop wypoczynkowy o charakterze zaległym, zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy należy wykorzystać do dnia 30 września kolejnego roku. Pracodawca podpisując wniosek swojego pracownika o urlop wypoczynkowy, w pierwszej kolejności zobligowany jest do rozliczenia wykorzystanych dni z puli urlopu zaległego.

W przypadku ekwiwalentu za niewykorzystane dni wolne przez pracownika, wypłata rekompensaty przebiega nieco inaczej. Obliczona kwota ekwiwalentu powinna być przekazana byłemu pracownikowi w ostatnim dniu zatrudnienia. W dniu wygaśnięcia umowy o pracę, pracownik zamiast przywileju posiadania praca do urlopu wypoczynkowego nabywa prawo do otrzymania ekwiwalentu za niewykorzystane dni.