Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma zagwarantowane prawo do różnego rodzaju urlopów. Przepisy polskiego prawa określają szczegółowo przypadki, w których możliwe jest zmniejszenie liczby dni urlopu wypoczynkowego. Sytuacja taka ma miejsce między innymi wówczas, gdy następuje dłuższa nieobecność w pracy, choć nie tylko. O co dokładnie chodzi, na co zwrócić uwagę w tym zakresie i w jaki sposób można pomniejszyć wymiar urlopu? Sprawdźmy to!

Pomniejszenie wymiaru urlopu spowodowane nieobecnością w pracy

Wszelkie obowiązki oraz uprawnienia pracownika uregulowano przede wszystkim w Kodeksie pracy oraz innych szczegółowych ustawach czy rozporządzeniach. Zarówno osoba zatrudniona, jak i pracodawca w każdym przypadku muszą działać z poszanowaniem obowiązującego prawa oraz przyjętych zwyczajów. Z tej perspektywy warto spojrzeć właśnie na kwestię pomniejszenia wymiaru urlopu spowodowanego nieobecnością w pracy. Przyjrzyjmy się bliżej temu, kiedy dochodzi do takiej sytuacji oraz jakie możliwości w tym zakresie ma sam pracownik. 

Urlop wypoczynkowy - najważniejsze informacje 

Na początek jednak trochę teorii, jeśli chodzi o sam urlop. Szczególnie nowi pracownicy powinni mieć świadomość, że wraz z rozpoczęciem pracy nie otrzymujemy jego całej puli. Według przepisów można nabyć prawo do płatnej nieobecności po przepracowaniu miesiąca. Wtedy też dostajemy na swoje konto 1/12 wymiaru całego rocznego okresu wypoczynku, a wraz z kolejnymi miesiącami ta liczba odpowiednio wzrasta. Natomiast z nowym rokiem kalendarzowym możemy liczyć już na pełną pulę przysługującego nam wolnego. Jeżeli chodzi o urlop, jego wymiar jest różny w zależności od stażu pracy. Co to oznacza? Dokładniej mówiąc, może to być 20 dni, gdy taki staż to mniej niż 10 lat, lub 26, kiedy wynosi ponad 10 lat. Co ważne urlopu wypoczynkowego nie można się zrzec, a na jego długość nie wpływa nawet to, że w przeszłości pracownik był np. dyscyplinarnie zwolniony. Dla młodych osób, którym taki staż wydaje się czymś nieosiągalnym, na pewno pocieszającą informacją jest to, że wlicza się w niego także okres nauki, bezpłatna przerwa w wykonywaniu obowiązków w związku z opieką nad dzieckiem, czy choćby zasadnicza służba wojskowa. Dlatego na przykład Jan Nowak, który zdobył tytuł magistra ma już automatycznie 8 lat stażu pracy. W związku z tym wystarczy, że przepracuje zaledwie dwa kolejne lata, aby mieć już 26 dni wolnego. Tyle teorii. Natomiast w tym momencie warto się zająć sytuacjami wyjątkowymi, czyli takimi, z których powodu wymiar urlopu zostaje pomniejszony. Tak też może się niestety zdarzyć.  

Absencja - co to?

W dalszej kolejności warto dokładnie wyjaśnić, jak należy rozumieć pojęcie “absencja” w kontekście prawa pracy. Absencja co to - takie pytanie pada niezwykle często, a więc nie pozostaje nic innego, jak zająć się szczegółowo tym obszarem. Absencja w pracy to nic innego jak nieobecność pracownika w miejscu wykonywania pracy, która może wynikać z przeróżnych - nie zawsze zależnych od samego zainteresowanego - okoliczności. Możliwa jest zarówno nieobecność nieusprawiedliwiona, jak i usprawiedliwiona, a z każdą z nich wiążą się nieco inne konsekwencje. Usprawiedliwiona nieobecność w pracy może być związana przede wszystkim z urlopem oraz z chorobą. Pracownik ma prawo do nieobecności w ramach urlopu wypoczynkowego; urlopu bezpłatnego (nielimitowany okres); urlopu szkoleniowego (do 21 dni), opieki nad dzieckiem (2 dni lub 16 godzin), urlopu okolicznościowego (1 lub 2 dni), urlopu macierzyńskiego (20 tygodni), rodzicielskiego (32 tygodnie), wychowawczego (maksymalnie 36 miesięcy, przy czym jedno z rodziców ma do dyspozycji 35 miesięcy), dni wolnych udzielonych przez pracodawcę na poszukiwanie pracy (2-3 dni), a także zwolnienia lekarskiego L4 (do 182 dni zasiłku chorobowego, a w przypadku gruźlicy lub ciąży - 270 dni). W przypadku wymienionych okoliczności na pracowniku ciąży obowiązek poinformowania o tym fakcie pracodawcę. Przepisy obligują do niezwłocznego powiadomienia o nieobecności, dlatego jeśli zatrudniony nie zrealizuje tego obowiązku można mówić o nieusprawiedliwionej nieobecności. Co znaczy NK - skrót ten pojawia się bardzo często i oznacza nic innego jak właśnie nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy pociąga za sobą szereg negatywnych konsekwencji dla pracownika, w tym może nawet być potraktowane jako porzucenie pracy przez pracownika. Najczęściej skutkuje to po prostu rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia, czyli tzw. dyscyplinarnym zwolnieniem. Nieusprawiedliwiona nieobecność ponadto potrafi zdezorganizować pracę danej firmy. Każdy pracodawca powinien więc być przygotowany na tego typu okoliczności i wiedzieć, jak nie stracić równowagi podczas nieobecności pracowników. 

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy – kiedy możemy spodziewać się pomniejszenia liczby dni urlopowych?

Bywają takie sytuacje, kiedy ilość dni wolnych przysługujących ustawowo, może zostać pomniejszona przez pracodawcę. Dzieje się tak, jeżeli pracownik nie przychodzi do pracy więcej niż 30 dni. Może się wydawać, że chodzi jedynie o nieusprawiedliwioną nieobecność. Taka oczywiście wchodzi tutaj w grę. Natomiast nieobecność usprawiedliwiona w pracy także może skutkować pomniejszeniem należnych dni odpoczynku. Przykładem jest tutaj urlop bezpłatny oraz wychowawczy, który faktycznie czasem może trwać dość długo. Do tego może dochodzić sytuacja, gdy pracownik odbywa służbę wojskową zasadniczą lub okresową, a także ćwiczenia wojskowe. Pracodawca może także skorzystać z możliwości zmniejszenia ilości wolnego, kiedy pracownik jest aresztowany tymczasowo lub też podlega karze pozbawienia wolności. Właśnie w takich przypadkach można spodziewać się wspomnianych, dość nieprzyjemnych konsekwencji. Jak to wygląda w praktyce?

Nieobecność w pracy - co mówią w tej sprawie przepisy

Wyżej wymienione przykłady nie zostały wypisane bezpodstawnie, ponieważ tylko one, na mocy art. 155 Kodeksu pracy, mogą być przyczyną wspomnianego zmniejszenia dni wolnych. Dlatego też w sytuacji, gdy chodzi na przykład o chorobę, albo też, kiedy pobierany jest zasiłek macierzyński lub opiekuńczy, czy też pracownik znajduje się na świadczeniach rehabilitacyjnych, to w takim wypadku nie można pozbawiać go prawa do ustawowo zapewnionego wypoczynku. Natomiast, jeśli rzeczywiście dane zdarzenie znajduje się wśród przykładów wyżej wymienionych, to i tak należy poczekać z decyzją do czasu, aż pracownik wróci do pracy na takim samym stanowisku. Jeżeli tak się nie dzieje w danym roku kalendarzowym, to nie można pomniejszać tych dni wstecz. Wtedy też nalicza się ich odpowiednią ilość jedynie w roku, w którym nastąpił powrót. Pracodawca za każdy miesiąc nieobecności może odjąć 1/12 całego urlopu, czyli dokładnie tyle, ile normalnie za taki okres przysługiwałoby pracownikowi. Aby lepiej zrozumieć tak niecodzienną sytuację, warto podać kilka przykładów, z którymi można mieć do czynienia. Zapewne ktoś może zapytać, co jeśli nieobecność trwa cały rok kalendarzowy? Wtedy także niestety nie może być mowy o żadnym dniu wolnym, po prostu nam nie przysługuje. Z kolei, co w sytuacji, kiedy długa nieobecność zaczyna się w jednym roku kalendarzowym, a kończy w drugim? Jeżeli na przykład obejmowała 4 ostatnie miesiące bieżącego roku oraz trzy pierwsze miesiące następnego, to wtedy zostaje jedynie zmniejszony wymiar urlopu w roku przyszłym. A dokładniej, chodzi o trzy miesiące, dlatego jest to 3/12 z całego przysługującego wolnego. Istnieją także pewne wątpliwości oraz różnice w sumowaniu się okresów nieobecności.

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - jakie dokumenty złożyć i u kogo?

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy powinno nastąpić nie później niż drugiego dnia absencji, chyba że doszło do zdarzenia, które uniemożliwiło przekazanie takiej informacji. W takich okolicznościach przyjmuje się, że pracownik musi usprawiedliwić swoją nieobecność niezwłocznie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających realizację tego obowiązku w wymaganym terminie. Sytuacje takie trzeba zawsze rozpatrywać indywidualnie, a dobrym rozwiązaniem jest dokładne uregulowanie tych i innych kwestii w regulaminie pracy. Usprawiedliwienie nieobecności można przekazać pracodawcy osobiście, telefonicznie, przez pośrednika lub drogą pocztową. Każdy przypadek nieobecności w pracy musi być właściwie udokumentowany. Wśród takich dokumentów można wymienić w szczególności: zaświadczenia lekarskie dotyczące czasowej niezdolności do pracy; decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami; oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza; oświadczenie pracownika o chorobie niań lub dziennego opiekuna, sprawujących opiekę nad dzieckiem, wraz z kopią zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzone przez pracownika za zgodność z oryginałem; imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie; oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Jak zsumować krótkie nieobecności w pracy - najważniejsze informacje

Różne interpretowanie przepisów wynika z faktu, że nie mamy w nich określonej informacji, czy można je sumować, gdy przeplatane są okresami spełniania obowiązków przez pracownika. Otóż przeważającą opinią jest ta mówiąca o tym, że można to robić. Zatem, jeśli na przykład nieusprawiedliwiona nieobecność trwała 34 dni w danym roku, lecz następowała z przerwami, to zapewne większość pracodawców zdecyduje się na pomniejszenie przysługującego urlopu o 1/12 jego wymiaru. Przykładowo, jeśli mowa o 26 dniach wypoczynku, to odjęte zostaną dwa dni po zaokrągleniu wyniku.

W tym miejscu pojawia się także pytanie o to, czy zsumowaniu podlegają także okresy nieobecności, która jest spowodowana różnymi okolicznościami. Zgodnie ze stanowiskiem przyjętym w 2009 roku przez Państwową Inspekcję Pracy, działanie takie jest w pełni dopuszczalne. 

Jak widać, przepisy, które mogły się wydawać na początku dość proste, okazały się mieć sporo różnych wyjątków. A przecież poruszane tutaj zagadnienie, czyli pomniejszenie urlopu, to zaledwie jeden z aspektów, jakie dotyczą samej kwestii dni wypoczynkowych. Na pewno dobrze jest znać te przepisy, ponieważ nigdy nie wiadomo, czy nie będą nam kiedyś potrzebne. Z tym, że liczy się tutaj nie tylko sama wiedza, lecz także możliwy sposób jej interpretacji.

Nieobecność w pracy a wymiar urlopu - na co jeszcze zwrócić uwagę? 

Jednym z często padających w kontekście zmniejszenia wymiaru urlopu pytań jest to, czy do sytuacji takiej dochodzi także wtedy, gdy został on już wcześniej wykorzystany? Jak się okazuje, w przypadku wykorzystania przez pracownika całego urlopu jeszcze przed dłuższą nieobecnością w pracy, pracodawca nie ma prawa pomniejszenia jego wymiaru. Mowa tutaj oczywiście o urlopie, który przysługuje pracownikowi w późniejszym okresie, na przykład w kolejnym roku, już po powrocie do pracy. Widzimy więc, że temat wpływu nieobecności w pracy na wymiar należnego urlopu jest niezwykle ciekawy i złożony. Warto więc dokładnie zapoznać się z przepisami oraz śledzić na bieżąco wszelkie zmiany w tym zakresie.