Czy pracodawca powinien wiedzieć o rozpoczęciu prowadzenia działalności?
Działalność gospodarcza a praca na etacie to bardzo częste zapytanie wielu osób. Zgodnie z treścią artykułu 2 Ustawy o Prawie Przedsiębiorców z dnia 06.03.2018 roku, każdy człowiek na równych prawach może podjąć, wykonywać oraz zakończyć działalność gospodarczą. W teorii nie istnieją więc przeciwskazania do założenia działalności gospodarczej przez osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę. Okazuje się jednak, że osoba, która świadczy pracę na umowie o pracę, nie powinna prowadzić własnej działalności w sytuacji, gdy:
- została zawarta między pracownikiem a pracodawcą umowa o zakazie konkurencji, a planowane otwarcie działalności wiąże się z działalnością konkurencyjną, o której mowa we wspomnianej umowie;
- podczas zawierania umowy o pracę pracodawca zobowiązał pracownika do zadeklarowania braku prowadzonej działalności gospodarczej lub innego zatrudnienia, a pracownik podpisał taką deklarację (złamanie deklaracji może naruszać obowiązki lojalności lub być podstawą wypowiedzenia, ale nie zakazuje prowadzenia działalności z mocy prawa).
Te dwa przypadki są przeszkodą do jednoczesnego prowadzenia działalności i zatrudnienia na umowę o pracę. W sytuacji nie zastosowania się do złożonych oświadczeń, pracownikowi grozi odpowiedzialność odszkodowawcza wobec swojego pracodawcy, kiedy poniósł on szkodę niezastosowania się do zakazu konkurencji.
Co do zasady pracownik nie musi informować swojego pracodawcy o rozpoczęciu działalności gospodarczej lub jej wykonywaniu, jednak należy mieć na uwadze bezproblemowe sprawdzenie przez pracodawcę w ogólnodostępnych rejestrach, fakt posiadania firmy przez swoich podwładnych. Dlatego, warto upewnić się, że prowadzona jednoosobowa działalność na etacie nie narusza postanowień zawartych w zakazie konkurencji, a także konieczne jest szczegółowe przeanalizowanie postanowień umowy o pracę. Jeśli pracownik uzna, że prowadzona przez niego działalność gospodarcza nie będzie naruszała reguł zawartych w umowach i nie ciążą na nim inne obowiązki, nie jest zobowiązany do informowania pracodawcy o prowadzeniu działalności.
Kiedy obowiązuje zakaz konkurencji?
Zakaz konkurencji to umowne zobowiązanie pracownika do niepodejmowania działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy – może dotyczyć zarówno zakazu prowadzenia własnej działalności gospodarczej w danym zakresie, jak i zakazu pracy dla podmiotów konkurencyjnych. Taki zakaz nie obowiązuje automatycznie wszystkich pracowników, lecz musi zostać wyraźnie ustalony w umowie o pracę lub odrębnej umowie o zakazie konkurencji. Odmienne zasady dotyczą jedynie ogólnego obowiązku lojalności wobec pracodawcy, wynikającego z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy – zgodnie z którym pracownik powinien dbać o dobro zakładu pracy. Obowiązek ten jednak nie zakazuje samodzielnie prowadzenia działalności konkurencyjnej, chyba że narusza interesy pracodawcy.
Po ustaniu stosunku pracy zakaz konkurencji może obowiązywać wyłącznie tych pracowników, którzy zawarli z pracodawcą odrębną umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia. Takie umowy stosuje się zwłaszcza wobec osób mających dostęp do poufnych informacji, technologii, strategii lub klientów, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wówczas umowa taka musi określać okres obowiązywania zakazu oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi.
Czy pracodawca powinien wyrazić zgodę na założenie działalności gospodarczej?
Aby rozpocząć prowadzenie własnej działalności gospodarczej pracownik, co do zasady nie musi posiadać zgody swojego przełożonego. Wyjątkiem są osoby pracującej na stanowiskach urzędników administracji samorządowej i państwowej. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach finansowanych z budżetu państwa muszą najpierw prosić o zgodę na otwarcie działalności gospodarczej swojego przełożonego. Może on nie wyrazić zgody, kiedy uzna, że charakter działalności kłóci się z godnością urzędnika państwowego oraz w sytuacji, gdy zachodzi konflikt interesów. W przypadku pozostałych pracowników muszą mieć oni świadomość obowiązującego ich zakazu konkurencji, którego złamanie sprawia, że pracodawca może ubiegać się o naprawienie wyrządzonych szkód poprzez odszkodowanie. Dlatego przed rozpoczęciem działalności warto porozmawiać z pracodawcą oraz dokładnie przeczytać umowy z nim zawarte. Należy pamiętać, że pracownik ma bezwzględny obowiązek dbać o dobro zakładu pracy, dlatego nie może on prowadzić działalności kosztem swojego pracodawcy.
Jak rozliczyć podatki – umowa o pracę i własna działalność gospodarcza?
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej równolegle z pracą na etacie wiąże się z koniecznością prawidłowego rozliczania podatków z obu źródeł przychodu. Dochody z umowy o pracę są opodatkowane na zasadach ogólnych według skali podatkowej, która w 2025 roku wynosi:
- 12% – dla dochodów do 120 000 zł rocznie,
- 32% – dla nadwyżki ponad tę kwotę.
Dla dochodów z działalności gospodarczej przedsiębiorca ma możliwość wyboru jednej z dostępnych form opodatkowania, tj.:
- skala podatkowa (taka sama jak dla etatu),
- podatek liniowy 19% (bez progów),
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki zależne od rodzaju działalności),
- karta podatkowa – dostępna tylko dla tych, którzy stosowali ją przed 2022 r. i nie zrezygnowali.
Wybór odpowiedniej formy opodatkowania wymaga zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego we właściwym terminie i wpływa na sposób rocznego rozliczenia podatku. Należy pamiętać, że przy opodatkowaniu skalą podatkową suma dochodów z etatu i z działalności gospodarczej może spowodować przekroczenie progu 120 000 zł, co skutkuje wyższą (32%) stawką podatku dla nadwyżki.
W przypadku formularza PIT-2, jego złożenie u pracodawcy jest dobrowolne. Składa się go po to, by pracodawca stosował kwotę wolną od podatku przy wyliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. Przedsi ębiorca, który samodzielnie rozlicza kwotę wolną z tytułu działalności, po prostu nie składa PIT-2 u pracodawcy – nie ma obowiązku informowania go o tym fakcie.
Warto również pamiętać, że zgodnie z przepisami ustawy o PIT, z opodatkowania liniowego nie mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy w roku podatkowym świadczą usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w tym samym zakresie, w jakim świadczyli je wcześniej na etacie. W takim przypadku możliwe jest jedynie opodatkowanie skalą podatkową lub ryczałtem (jeśli są spełnione warunki).
Jak rozliczyć składki ZUS pracując na etacie i prowadząc działalność gospodarczą?
Osoba łącząca pracę na etacie z prowadzeniem działalności gospodarczej musi opłacać składki ZUS z obu tytułów, przy czym zakres obowiązku składkowego zależy od wysokości wynagrodzenia z umowy o pracę. Jeśli pracownik zarabia co najmniej wynagrodzenie minimalne brutto, wówczas z tytułu prowadzenia działalności nie musi opłacać składek społecznych (emerytalnej, rentowej, wypadkowej i chorobowej – ta ostatnia i tak jest dobrowolna). Obowiązek ich opłacania wystąpi, jeśli wynagrodzenie z etatu jest niższe niż minimalne lub nie podlega pełnym składkom społecznym (np. w przypadku umów z ograniczoną podstawą wymiaru).
Składka zdrowotna natomiast jest zawsze obowiązkowa z obu tytułów – zarówno z etatu, jak i z działalności gospodarczej. Przedsiębiorca oblicza ją na podstawie wybranej formy opodatkowania i składa osobne deklaracje do ZUS.
Nie ma możliwości „dobrowolnego” opłacania składek z obu źródeł jednocześnie – system ubezpieczeń społecznych określa jednoznacznie, z którego tytułu składki mają być obowiązkowe, a z którego nie (tzw. zbiegi tytułów ubezpieczeń).
Zwolnienie lekarskie a praca na etacie i działalność gospodarcza
Przedsiębiorca przebywający na zwolnieniu lekarskim i pobierający zasiłek chorobowy nie może wykonywać osobiście żadnych czynności zarobkowych ani podejmować aktywności, które mogłyby wskazywać na zdolność do pracy. Przepisy nie nakładają jednak obowiązku formalnego zawieszenia działalności gospodarczej – istotne jest, aby podczas zwolnienia nie prowadzić jej aktywnie, np. poprzez świadczenie usług, obsługę klientów czy wystawianie faktur. Działalność może nadal funkcjonować pasywnie (np. automatyczna sprzedaż w sklepie internetowym), o ile przedsiębiorca nie angażuje się osobiście. W razie wątpliwości, ZUS może przeprowadzić kontrolę i zakwestionować prawo do zasiłku, jeśli uzna, że przedsiębiorca wykonywał pracę zarobkową.
