PIT-2: kto i kiedy powinien go złożyć?

PIT-2 to formularz z oświadczeniami i wnioskami podatnika, które składa się płatnikowi na potrzeby obliczania miesięcznych zaliczek na PIT. Dzięki niemu można m.in. pomniejszać zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku, najczęściej o 300 zł miesięcznie, czyli o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

Dla pracownika, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła i działu kadr formularz PIT-2 ma praktyczne znaczenie, bo wpływa na wysokość wynagrodzenia wypłacanego „na rękę” w danym miesiącu. Liczy się nie tylko kwota wolna i kwota zmniejszająca podatek, lecz także moment złożenia oświadczenia lub wniosku, liczba płatników, forma zatrudnienia, ewentualna działalność gospodarcza oraz inne dyspozycje podatnika, np. dotyczące niepobierania zaliczek, kosztów uzyskania przychodów albo zamiaru preferencyjnego opodatkowania dochodów.

Najważniejsze informacje

1. Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł rocznie, a kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł rocznie, czyli 300 zł miesięcznie.
2. Od 2023 roku oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek można złożyć maksymalnie trzem płatnikom.
3. Formularz PIT-2 składa się bezpośrednio płatnikowi, np. pracodawcy, zleceniodawcy albo zamawiającemu dzieło, a nie do urzędu skarbowego.
4. PIT-2 można złożyć w dowolnym czasie, a płatnik uwzględnia oświadczenie lub wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu jego otrzymania.
5. Oświadczenia i wnioski z PIT-2 zasadniczo dotyczą także kolejnych lat podatkowych, ale po ustaniu stosunku prawnego płatnik przestaje je stosować, z wyjątkami wskazanymi w ustawie.

Czym jest PIT-2?

PIT-2 to formularz zawierający oświadczenia i wnioski podatnika, które wpływają na obliczanie zaliczki na podatek. Najczęściej kojarzy się z oświadczeniem w sprawie pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek, ale obecny wzór obejmuje także inne dyspozycje podatkowe, m.in. dotyczące preferencyjnego opodatkowania, zwolnień, kosztów uzyskania przychodów czy niepobierania zaliczek.

W praktyce PIT-2 pozwala płatnikowi obniżać miesięczne zaliczki na podatek o część kwoty zmniejszającej podatek. W standardowym wariancie jest to 300 zł miesięcznie, ponieważ roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł. Ta wartość wynika z kwoty wolnej od podatku na poziomie 30 000 zł i stawki 12% w pierwszym progu skali podatkowej.

PIT-2 nie jest zeznaniem rocznym i nie trafia do urzędu skarbowego. To formularz składany płatnikowi, czyli podmiotowi, który wypłaca wynagrodzenie lub inne świadczenie i pobiera zaliczki na podatek dochodowy. Dla pracownika takim płatnikiem będzie zwykle zakład pracy, dla osoby na umowie zlecenia - zleceniodawca, a przy umowie o dzieło - zamawiający dzieło.

Kto może złożyć PIT-2?

PIT-2 dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na etacie. Od 2023 roku oświadczenie w sprawie stosowania kwoty zmniejszającej podatek mogą składać także osoby uzyskujące przychody z umów cywilnoprawnych, w tym zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł. Formularz PIT-2 może więc dotyczyć wynagrodzenia ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego oraz praw majątkowych.

W przypadku zatrudnienia pracowniczego oświadczenie pracownika składa się zakładowi pracy. Dotyczy to m.in. osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, pracy nakładczej, stosunku służbowego oraz spółdzielczego stosunku pracy. Jeżeli podatnik otrzymuje także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, złożone oświadczenie może mieć znaczenie również przy obliczaniu zaliczek od takich wypłat, o ile płatnik jest zobowiązany do ich rozliczenia.

Oświadczenie o pomniejszeniu zaliczki może być stosowane do przychodów ze zlecenia lub dzieła rozliczanych zaliczkowo, ale nie obniża 12% zryczałtowanego podatku od należności do 200 zł spełniającej warunki z art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PIT. To istotna zmiana względem starszych zasad, według których formularz PIT-2 kojarzono głównie z pracownikami etatowymi. Obecnie zleceniodawca lub zamawiający dzieło może stosować kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli podatnik złoży odpowiednie oświadczenie.

Oświadczenia i wnioski dotyczące świadczeń rozliczanych przez organ rentowy można złożyć na formularzu PIT-3 albo w innej formie przyjętej przez ten organ. Ma to znaczenie np. przy emeryturach i rentach, ponieważ przepisy przewidują dla organów rentowych osobne zasady oraz dłuższy termin uwzględnienia oświadczenia lub wniosku.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą także powinny uważać na sposób korzystania z kwoty wolnej. Podatnik samodzielnie obliczający zaliczki z działalności gospodarczej na zasadach ogólnych według skali uwzględnia przy ich obliczaniu pełną kwotę zmniejszającą podatek, co przy równoczesnym pomniejszaniu zaliczek przez płatnika może skutkować dopłatą w zeznaniu rocznym.

Ile wynosi kwota zmniejszająca podatek?

Kwota wolna wynosi 30 000 zł rocznie. Przy stawce 12% daje to kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 3600 zł rocznie. Pomniejszenie stosowane na podstawie art. 31b wynosi maksymalnie 300 zł miesięcznie, ale przy spełnieniu warunków preferencyjnego opodatkowania zakład pracy może zastosować dodatkowe pomniejszenie określone w art. 32 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT.

Jeżeli podatnik ma jednego płatnika i chce, aby to on stosował całą miesięczną kwotę pomniejszenia, w PIT-2 wskazuje pomniejszenie o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek. Wtedy zaliczka na podatek może być co miesiąc niższa o 300 zł, o ile pozwala na to jej wysokość.

Od 2023 roku podatnik może podzielić kwotę zmniejszającą podatek między maksymalnie trzech płatników. Limit ten dotyczy oświadczenia o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek, a nie całego formularza PIT-2 ani wszystkich wniosków zawartych w formularzu. Przy podziale można wskazać 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 150 zł miesięcznie, albo 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, czyli 100 zł miesięcznie. Łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w danym miesiącu nie może przekroczyć 300 zł.

Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dochody podatnika pochodzą z kilku źródeł. Pracownik zatrudniony na etacie, który jednocześnie wykonuje umowę zlecenia, może zdecydować, czy kwotę zmniejszającą podatek zastosuje jeden płatnik, czy zostanie ona podzielona między dwóch albo trzech płatników. Trzeba jednak pilnować nie tylko tego, aby łączne pomniejszenia nie przekroczyły kwoty wskazanej w przepisach, lecz także tego, czy podatnik nie skorzystał już w danym roku podatkowym za pośrednictwem płatnika z pełnego pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym przez wniosek o niepobieranie zaliczek.

Kiedy i komu składa się formularz PIT-2?

Formularz PIT-2 można złożyć w dowolnym czasie. Nie trzeba robić tego wyłącznie przed rozpoczęciem pracy ani przed pierwszą wypłatą w danym roku podatkowym. Jeżeli podatnik złoży oświadczenie lub wniosek później, płatnik powinien uwzględnić je najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. W przypadku oświadczeń lub wniosków składanych organowi rentowemu, zasadniczo na formularzu PIT-3, termin jest dłuższy: organ rentowy uwzględnia je najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu otrzymania.

Oświadczenia i wnioski składa się płatnikowi, a nie urzędowi skarbowemu, przy czym można użyć wzoru PIT-2 albo innej formy przyjętej przez danego płatnika. W praktyce może to być pracodawca, zleceniodawca, zamawiający dzieło albo inny płatnik uprawniony do przyjmowania oświadczeń i wniosków na tym formularzu. Płatnik może przyjmować formularz papierowo albo w inny sposób stosowany u danego płatnika, np. przez elektroniczny system kadrowo-płacowy.

Do wypełnienia PIT-2 potrzebne są dane identyfikacyjne podatnika i płatnika. Podatnik podaje m.in. NIP albo PESEL, nazwisko, imię, datę urodzenia oraz nazwę płatnika, któremu składa oświadczenie lub wniosek. Następnie zaznacza tylko te części formularza, które rzeczywiście go dotyczą.

Oświadczenia i wnioski z PIT-2 zasadniczo dotyczą również kolejnych lat podatkowych, więc nie trzeba ponawiać ich co roku, jeżeli sytuacja podatnika się nie zmieniła. Pojawienie się kolejnego płatnika lub rozpoczęcie działalności opodatkowanej według skali wymaga zmiany albo wycofania oświadczenia, jeżeli powoduje, że dotychczasowa dyspozycja wpływa nieprawidłowo na obliczenie zaliczek. Po ustaniu stosunku prawnego płatnik co do zasady nie stosuje wcześniejszych oświadczeń i wniosków, nadal uwzględnia jednak wnioski o niestosowanie ulgi dla młodych, pracowniczych kosztów uzyskania przychodów oraz 50% kosztów uzyskania przychodów.

Co obejmuje formularz PIT-2 poza kwotą zmniejszającą podatek?

Aktualny formularz PIT-2 jest szerszy niż samo oświadczenie w sprawie pomniejszenia zaliczki. Zawiera kilka części, które podatnik wypełnia zależnie od swojej sytuacji. Nie każda osoba musi korzystać ze wszystkich pól, a błędne zaznaczenie części formularza może wpłynąć na wysokość zaliczek na podatek dochodowy.

Jedna z części dotyczy oświadczenia podatnika o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów, np. wspólnie z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Taka informacja może mieć znaczenie przy obliczaniu zaliczek, zwłaszcza gdy dochody podatnika przekraczają pierwszy próg albo gdy preferencyjne rozliczenie wpływa na sposób kalkulacji podatku w trakcie roku.

Formularz obejmuje także kwestie związane z pracowniczymi kosztami uzyskania przychodów. Podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu. Może też złożyć wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów, jeżeli w jego sytuacji jest to podatkowo uzasadnione.

W PIT-2 znajduje się również wniosek o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów oraz oświadczenie w sprawie zwolnień, np. ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ albo ulgi dla pracujących seniorów. Osobną częścią jest wniosek podatnika składany płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym. Wniosek o niepobieranie zaliczek można złożyć, gdy przewidywane roczne dochody opodatkowane według skali nie przekroczą 30 000 zł, przy czym po przekroczeniu tej kwoty dochodów uzyskanych za pośrednictwem płatnika płatnik pobiera zaliczki bez stosowania kwoty zmniejszającej podatek.

Ważna różnica dotyczy czasu obowiązywania. Oświadczenia i wnioski z PIT-2 zasadniczo dotyczą również kolejnych lat podatkowych, ale wniosek o niepobieranie zaliczek odnosi się do konkretnego roku podatkowego. Trzeba więc składać go na dany rok podatkowy, jeżeli podatnik nadal chce, aby płatnik nie pobierał zaliczek, i spełnia warunki ustawowe.

PIT-2 przy kilku źródłach przychodów

Najwięcej błędów pojawia się wtedy, gdy podatnik uzyskuje przychody od więcej niż jednego płatnika. Od 2023 roku oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek można złożyć nie więcej niż trzem płatnikom. Przy kilku płatnikach jest to możliwe, jeżeli łączna kwota miesięcznego pomniejszenia nie przekroczy 1/12 kwoty zmniejszającej podatek i podatnik nie skorzystał już w roku podatkowym za pośrednictwem płatnika z pełnego pomniejszenia, w tym przez wniosek o niepobieranie zaliczek.

Płatnik stosuje oświadczenie na podstawie danych otrzymanych od podatnika i nie zawsze ma pełną wiedzę o innych źródłach przychodów. Dlatego to podatnik powinien pilnować, czy złożone oświadczenia są spójne z jego sytuacją podatkową, zwłaszcza gdy otrzymuje przychody od kilku podmiotów w tym samym miesiącu.

Jeżeli podatnik ma dwóch pracodawców, może złożyć oświadczenie u jednego płatnika na pełne 300 zł albo u dwóch płatników po 150 zł. Przy trzech płatnikach możliwe jest pomniejszenie po 100 zł u każdego z nich. Gdy jeden płatnik wypłaca przychody z różnych tytułów, np. ze stosunku pracy i z umowy zlecenia, łączna kwota pomniejszenia zastosowana w danym miesiącu przez tego płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w oświadczeniu.

Przekroczenie dopuszczalnego pomniejszenia powoduje zaniżenie zaliczki już w miesiącu wypłaty, choć jego finansowy skutek dla podatnika może zostać ostatecznie rozliczony dopiero w zeznaniu rocznym. Jeżeli płatnicy zastosują zbyt wysokie pomniejszenia, zaliczki na podatek będą za niskie, a podatnik może dopłacić podatek w zeznaniu rocznym. Dlatego przy kilku umowach warto sprawdzić, czy złożone oświadczenie PIT odpowiada faktycznym źródłom przychodów i planowanym dochodom w danym roku podatkowym.

Przykład 1.

Pani Anna pracuje w biurze rachunkowym na pełnym etacie i od marca prowadzi dodatkowo szkolenia na podstawie umowy zlecenia. U pracodawcy złożyła PIT-2 na 300 zł miesięcznie, a zleceniodawcy nie składa już oświadczenia w sprawie pomniejszenia zaliczki. Dzięki temu jeden płatnik stosuje całą kwotę zmniejszającą podatek, a ryzyko podwójnego pomniejszenia zaliczki jest ograniczone.

Przykład 2.

Pan Michał pracuje na pół etatu w jednej firmie i wykonuje stałą umowę o dzieło dla drugiej firmy. Ponieważ oba źródła przychodów są dla niego podobnie istotne, składa oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia zaliczki u dwóch płatników i wskazuje po 150 zł pomniejszenia. W danym miesiącu łączna kwota pomniejszenia stosowana przez płatników wynosi 300 zł, więc nie przekracza 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

Czy PIT-2 jest obowiązkowy?

Złożenie PIT-2 po raz pierwszy jest dobrowolne, jednak podatnik ma obowiązek zmienić lub wycofać wcześniej złożone oświadczenie albo wniosek, gdy zmienią się okoliczności wpływające na obliczenie zaliczki. Podatnik może złożyć formularz, jeżeli chce, aby płatnik uwzględniał kwotę zmniejszającą podatek albo inne oświadczenia i wnioski już przy obliczaniu zaliczek. Brak PIT-2 nie oznacza utraty kwoty wolnej od podatku, ale może przesunąć korzyść podatkową na rozliczenie roczne.

Brak oświadczenia powoduje niestosowanie pomniejszenia przez płatników wymienionych w art. 31b ust. 1 ustawy o PIT, natomiast płatnicy wskazani w art. 31b ust. 4, w tym co do zasady organy rentowe, stosują pomniejszenie o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek bez oświadczenia podatnika. W efekcie wynagrodzenie pracownika lub zleceniobiorcy może być niższe w trakcie roku, a nadpłata podatku może zostać rozliczona dopiero w zeznaniu rocznym.

Decyzja o złożeniu PIT-2 powinna zależeć od sytuacji podatnika. Przy jednym stałym źródle przychodów formularz zwykle porządkuje rozliczenia i zwiększa miesięczne wynagrodzenie netto. Przy kilku płatnikach, działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych albo świadczeniach rozliczanych przez organ rentowy na odrębnych zasadach trzeba sprawdzić, czy pomniejszenia nie dublują się między źródłami i czy podatnik nie wykorzystał już pełnego pomniejszenia w danym roku podatkowym.

Podsumowanie

PIT-2 to ważny formularz dla osób, których zaliczki na podatek dochodowy są obliczane przez płatnika, np. pracodawcę, zleceniodawcę albo zamawiającego dzieło. Obejmuje oświadczenia i wnioski podatnika, które pozwalają m.in. stosować kwotę zmniejszającą podatek już w trakcie roku, a nie dopiero w rozliczeniu rocznym. Obecnie kwota wolna wynosi 30 000 zł, kwota zmniejszająca podatek 3600 zł rocznie, a miesięczne pomniejszenie zaliczki może wynieść 300 zł.

Najważniejsza zmiana obowiązująca od 2023 roku polega na tym, że oświadczenie o pomniejszeniu zaliczki nie dotyczy wyłącznie pracowników etatowych. Mogą je składać także zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł, a kwotę zmniejszającą podatek można podzielić między maksymalnie trzech płatników, o ile łączna kwota miesięcznego pomniejszenia nie przekracza 300 zł i podatnik nie skorzystał już w roku podatkowym za pośrednictwem płatnika z pełnego pomniejszenia. Oświadczenia i wnioski przekazuje się płatnikowi, przy czym można wykorzystać formularz PIT-2 albo inną formę przyjmowaną przez danego płatnika. Trzeba jednak pamiętać, że po ustaniu stosunku prawnego płatnik przestaje stosować wcześniejsze oświadczenia i wnioski, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie. Wyjątkiem od wieloletniego obowiązywania jest też wniosek o niepobieranie zaliczek, który dotyczy konkretnego roku podatkowego i trzeba go ponawiać, jeżeli podatnik nadal chce z niego korzystać.

Źródła

• https://www.podatki.gov.pl/poradniki-i-informatory/pit-2-pit-2a-pit-3-zasady-skladania-oswiadczen-o-stosowaniu-pomniejszenia-zaliczki-o-kwote-zmniejszajaca-podatek-112-124-lub-136
• https://www.gov.pl/attachment/539ec012-bb14-4300-ad65-215ad1d5fb4c
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19910800350