Jakie elementy powinna zawierać umowę o pracę?

Spośród dostępnych form zatrudnienia, najbardziej ceniona przez pracowników jest umowa o pracę. Co powinna zawierać, aby została zawarta zgodnie z prawem? Aby dowiedzieć się, co zawiera umowa o pracę, należy zapoznać się z Kodeksem Pracy, gdyż to właśnie ten akt reguluje prawa i obowiązki stosunku pracy. Zgodnie z art. 29 KP, obowiązkowe elementy umowy o pracę obejmują:

  • rodzaj pracy - określenie rodzaju pracy może polegać np. na podaniu stanowiska pracy, wskazaniu zawodu lub zakresu czynności, które będą świadczone przez pracownika. Praca powierzona pracownikowi powinna być zgodna z jego kwalifikacjami. W przypadku, gdy w umowie nie zostanie określony rodzaj pracy, taka umowa jest nieważna.
  • miejsce wykonywania pracy - miejsce, w którym pracownik będzie wykonywać swoje obowiązki. Najczęściej miejscem pracy jest siedziba pracodawcy, choć może być to także inne, konkretnie wskazane miejsce lub obszar.
  • wynagrodzenie za pracę - wynagrodzenie za pracę obejmuje wynagrodzenie zasadnicze oraz pozostałe świadczenia pieniężne lub niepieniężne. Powinno być ustalone w takiej wysokości, aby odpowiadało wymaganej jakości, ilości i rodzajowi pracy. Podstawową formą wypłaty jest przelew na konto bankowe. 
  • wymiar czasu pracy - określenie, czy pracownik będzie świadczył pracę w pełnym, bądź niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli praca nie będzie wykonywana na pełen etat, w umowie należy określić jej wymiar (np. pół etatu). Zatrudnienie na cały etat oznacza pracę przez 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu, co daje 40 godzin pracy tygodniowo.
  • termin rozpoczęcia pracy - wskazanie konkretnej daty kalendarzowej, od której pracownik rozpoczyna pracę. Gdy umowa zostaje podpisana wcześniej, termin rozpoczęcia pracy będzie inny niż data podpisania umowy. Z kolei gdy umowę zawieramy pierwszego dnia pracy, daty te będą tożsame. 

Powyższe elementy są obligatoryjne, jednak to nie wszystko, co powinna zawierać umowa o pracę. Należy wskazać także strony umowy, a więc dane pracodawcy i pracownika. Pracodawca powinien podać nazwę i adres przedsiębiorstwa, NIP, oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej firmę. Z kolei pracownik podaje swoje imię i nazwisko, oraz adres zamieszkania. Brak określenia stron zawierających umowę powoduje jej nieważność.

Należy również wskazać, z jakim rodzajem umowy o pracę mamy do czynienia. Kodeks pracy wyróżnia trzy główne rodzaje umów o pracę: na okres próbny, na czas określony, oraz na czas nieokreślony

Jak wygląda umowa o pracę?

Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Takie rozwiązanie jest najlepszym i najpewniejszym potwierdzeniem zawarcia stosunku pracy. Sporządza się ją w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Po podpisaniu ich przez pracownika i pracodawcę, jeden egzemplarz zostaje wręczony pracownikowi, natomiast drugi jest przechowywany w części B akt osobowych w Dziale Kadr. 

Jeżeli umowa o pracę nie zostanie sporządzona w formie pisemnej, zatrudniający najpóźniej w pierwszym dniu pracy pracownika musi sporządzić pismo, w którym potwierdza ustalenia dokonane między stronami. W szczególności dotyczą one rodzaju umowy oraz warunków jej trwania. Takie pismo również sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi trafia do akt osobowych pracownika. Co ważne, zgodnie z Kodeksem pracy, jeżeli umowa o pracę nie zostanie potwierdzona na piśmie, traktowane jest to jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone jest karą grzywny.

Aby nie przeoczyć żadnego istotnego elementu, jaki powinna zawierać prawidłowo sporządzona umowa o pracę, warto skorzystać z darmowych wzorów umowy o pracę, dostępnych w sieci. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że umowa zostanie sporządzona zgodnie z przepisami. W przypadku potrzeby zmiany danych w już zawartej umowie, często wykorzystywanym rozwiązaniem jest aneks do umowy. Jest to dodatkowy dokument sporządzony w formie pisemnej, który za obopólną zgodą stron zmienia warunki umowy o pracę. Aneksem można zmieniać praktycznie wszystkie elementy zawartej uprzednio umowy, takie jak np. wymiar czasu pracy, zajmowanie stanowisko, czy też otrzymywane wynagrodzenie.

Warto pamiętać o tym, że jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, to każda umowa o pracę może zawierać dodatkowe elementy dotyczące przebiegu zatrudnienia. Dodatkowe zapisy mogą dotyczyć np. zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej, wysokości dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, warunków odbywania podróży służbowych czy też prawa do korzystania z samochodu służbowego. Wszystkie postanowienia zawarte w umowie o pracę nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż ogólne przepisy prawa pracy. W takim przypadku są one nieważne, a zamiast nich stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy. Odwrotna sytuacja, w której zapisy umowy są korzystniejsze niż te powszechnie obowiązujące, jest możliwa i wiążąca dla obu stron.

Jakie dane potrzebne są do umowy o pracę?

Zgodnie z art. 22 Kodeksu Pracy, w momencie zatrudniania pracownika, wymagane są następujące dane potrzebne do umowy o pracę:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • data urodzenia;
  • miejsce zamieszkania lub adres do korespondencji;
  • wykształcenie;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jeżeli w miejscu pracy możliwe jest także korzystanie z różnych świadczeń socjalnych, jak np. paczki rzeczowe dla dzieci, pracodawca może również wymagać podania takich danych jak imiona, nazwisko, oraz data urodzenia dzieci pracownika. Jest to niezbędne także wówczas, gdy pracownik chciałby korzystać z urlopu wychowawczego lub dni wolnych na opiekę nad dzieckiem. Zazwyczaj podanie takich danych odbywa się za pomocą kwestionariusza osobowego.

Podania numeru PESEL można żądać dopiero po zatrudnieniu pracownika. Oprócz tego pracodawca może oczekiwać podania innych danych, jak np. oświadczenia o niekaralności, jednak dopiero wówczas, gdy potrzeba ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Pracodawca może żądać także przedłożenia dokumentów, które potwierdzają umiejętności i kwalifikacje pracownika. Mogą być to przykładowo świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub certyfikaty ukończenia kursów i szkoleń. Podczas zawierania umowy o pracę warto mieć także przygotowane ze sobą takie dane jak numer konta bankowego oraz adres Urzędu Skarbowego. 

Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z zawarciem umowy o pracę? 

W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o następujących kwestiach:

  • obowiązująca dobowa i tygodniowa norma czasu pracy;
  • częstotliwość wypłat;
  • obowiązująca długość okresu wypowiedzenia;
  • wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego;
  • objęcie pracownika układem zbiorowym pracy;
  • jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników), informuje dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, a także o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Niniejsze informacje powinny zostać przekazane pracownikowi na piśmie. Możliwe jest także pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać podpisana przez pracownika i dołączona do jego akt osobowych.

Oprócz tego, zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikom informacje o równym traktowaniu w zatrudnieniu. Można to zrobić np. poprzez umieszczenie takiej informacji w regulaminie pracy, przekazanie jej pracownikom za pomocą poczty elektronicznej lub wywieszenie na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń.

Należy pamiętać także o tym, aby jeszcze przed zawarciem umowy o pracę skierować pracownika na badania lekarskie, które wykluczą ewentualne przeciwskazania do pracy na określonym stanowisku. Pracownik, który nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego, nie może zostać dopuszczony do pracy. Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien zostać także skierowany na szkolenie BHP. Wstępne szkolenie BHP obejmuje instruktaż ogólny oraz stanowiskowy. Podczas takiego szkolenia pracownik zostaje zaznajomiony nie tylko z przepisami bezpieczeństwa pracy, ale też np. ze strukturą danego przedsiębiorstwa czy obowiązującym w firmie obiegiem dokumentacji.

Po zawarciu umowy o pracę, na wniosek pracownika, pracodawca może także wystawić mu zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach. Jest do dokument najczęściej potrzebny do uzyskania kredytu w banku bądź starania się o przyznanie świadczenia socjalnego. Co ważne - pracodawca może, ale nie musi wydać takiego dokumentu, jednak w praktyce zdecydowana większość zatrudniających wydaje je bez problemu.

Rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy i wymiar czasu pracy – ważne aspekty przy zawieraniu umowy o pracę

Precyzyjne określenie w umowie o pracę rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania oraz wymiaru godzinowego jest bardzo istotnym elementem tej właśnie umowy i pozwala odróżnić ją np. od umowy o dzieło. Wskazanie rodzaju pracy w umowie jest obowiązkowe, ponieważ w przypadku jego braku taka umowa staje się nieważna. Zatrudniający może wskazać zarówno konkretne stanowisko, jakie obejmie pracownik (np. kucharka), jak i określić wykonywane czynności (np. przyrządzanie posiłków). Rodzaj pracy zapisany w umowie nie może zostać zmieniony przez pracodawcę bez porozumienia z pracownikiem. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wymagają tego szczególne i uzasadnione potrzeby pracodawcy. Wówczas powierzenie pracownikowi innego zakresu zadań niż wynikające z umowy nie może trwać dłużej niż 3 miesiące kalendarzowe.

Zgodnie z Kodeksem pracy, w umowie o pracę powinno zostać także określone miejsce jej wykonywania. Miejsce pracy to stały, możliwy do zlokalizowania punkt lub obszar, na którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki względem pracodawcy. Mimo iż miejsce pracy powinno zostać wskazane w umowie o pracę, to jego brak nie skutkuje nieważnością umowy. Gdy w umowie brak jest zapisu odnośnie miejsca pracy, najczęściej przyjmuje się, że jest nim siedziba pracodawcy.

Określenie wymiaru czasu pracy także jest bardzo istotnym elementem umowy o pracę. Stosunek pracy może zostać zawarty na pełen etat lub na jego część - 1/2, 1/4, 1/8, 3/4. Wymiar czasu pracy określa wymaganą liczbę godzin, które pracownik musi przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Podstawowy wymiar czasu pracy to 8 godzin dziennie w 5-dniowym tygodniu roboczym, co daje razem 40 godzin tygodniowo. Warto pamiętać, że wpływ na liczbę godzin w okresie rozliczeniowym mają dni wolne od pracy oraz święta.