W ten sposób pracodawca umożliwia podwładnemu reprezentowanie firmy lub świadczenie usług, a dodatkowo podkreśla prestiż danego stanowiska. Użytkowanie służbowego auta może nasuwać wiele pytań – począwszy od możliwości wykorzystania samochodu do celów prywatnych, kończąc na sposobie rozliczania ryczałtu albo kilometrówki. W naszym poradniku postaraliśmy się rozwiać wszelkie wątpliwości. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak używać samochód służbowy – zapraszamy do lektury.
Samochód służbowy – komu się należy?
Samochód służbowy jako dodatek do stanowiska pracy, jest coraz częściej dostępny w Polsce – szczególnie w niektórych branżach. Komu w pierwszej kolejności będzie się należeć dostęp do firmowego auta? Najczęściej pracodawcy zapewniają samochód służbowy dla pracownika, który musi często się przemieszczać, aby wykonać swoje obowiązki lub świadczyć usługę. Może chodzić o takie stanowiska, jak:
- Przedstawiciele handlowi. Dla wielu osób to pierwsze skojarzenie, gdy pomyślą: samochód służbowy. Osoby wykonujące ten niełatwy zawód muszą szybko i bezpiecznie docierać do obecnych oraz potencjalnych klientów. W związku z tym dobre auto jest niezbędne.
- Dostawcy jedzenia. Rosnące zapotrzebowanie na usługi z dowozem do domu sprawia, że coraz popularniejsza jest praca jako dostawca. W ślad za popytem idą wymagania – aby dowieziona potrawa była świeża i jeszcze gorąca, konieczny jest środek transportu. Chociaż w dużych miastach popularnością cieszą się rowery bądź skutery, w dalszym ciągu samochód służbowy to absolutna podstawa.
- Specjaliści. Chodzi o fachowców, którzy wykonują usługi na rzecz klientów indywidualnych lub przedsiębiorstw w obrębie wielu kilometrów. Np. specjalistyczna kadra IT, która zajmuje się wdrażaniem nowych projektów w obsłudze linii produkcyjnych, często musi dojechać do fabryki klienta, aby uruchomić oprogramowanie. Podobnie wygląda praca w sektorze usług budowlanych, wykończeniowych, instalacji alarmów, itp. W takich przypadkach samochód służbowy to często duże auto z miejscem na niezbędne narzędzia; może chodzić również o pojazdy specjalne.
- Kadra kierownicza, dyrektorzy. W tym przypadku samochód służbowy to dodatek do stanowiska, który ma za zadanie podnieść jego rangę. Auta tego typu to najczęściej modele premium. Na najwyższych szczeblach, niekiedy również z przypisanym do samochodu kierowcą.
Samochód służbowy do celów prywatnych – kiedy można używać?
Jeżeli pracodawca powierzył Ci firmowe auto, być może zastanawiasz się: kiedy można używać samochód służbowy do celów prywatnych? Generalnie odpowiedź brzmi: wtedy, gdy zgodzi się na to przełożony. Należy pamiętać, że w dalszym ciągu to pracodawca jest właścicielem auta i to w jego gestii leży rozporządzanie firmowym majątkiem trwałym. Samochód służbowy dla pracownika może być jedynie narzędziem do wykonywania obowiązków służbowych albo faktyczną gratyfikacją dla podkreślenia rangi stanowiska. Tak czy inaczej, niedozwolone jest wykorzystywanie auta służbowego samowolnie, bez wiedzy lub wbrew woli przełożonego. Grozi to pociągnięciem do odpowiedzialności cywilnej, a w skrajnych przypadkach – również karnej. Pracownik, który samowolnie wykorzystuje samochód służbowy, naraża się na rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.
W wielu wypadkach pracodawcy nie mają nic przeciwko, aby samochód służbowy dla pracownika wykorzystać również do celów prywatnych. Może chodzić o takie sprawy, jak dojazd z miejsca pracy do domu, wyjazd na zakupy, wakacje albo nawet odbieranie dzieci ze szkoły czy wizyty u lekarza. Przełożony powinien wyrazić swoją zgodę na piśmie, sporządzając stosowne upoważnienie. Dokument ma zawierać w miarę precyzyjne określenie zasad i czasu, w którym można wykorzystywać auto poza godzinami pracy. To bardzo istotne, ponieważ samochód służbowy generuje koszty przez cały czas – nie tylko w trakcie wykonywania obowiązków firmowych, ale też po godzinach.
Z zasady, wyjazdy służbowe winny być regulowane z budżetu przedsiębiorstwa, natomiast prywatne – z kieszeni pracownika. Oczywiście w sposobie korzystania z auta, przełożony może ustalić inne zasady. Najważniejsze, aby samochód służbowy dla pracownika był użytkowany w zgodzie z prawem oraz upoważnieniem sporządzonym przez pracodawcę.
Kto może prowadzić samochód służbowy?
Każde auto potrzebuje kierowcy – jak ta sprawa jest uregulowana w przypadku pojazdów firmowych. Kto może prowadzić samochód służbowy? Kwestię tę porusza umowa o udostępnienie auta, zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Najczęściej tylko osoba zatrudniona w firmie może prowadzić samochód służbowy.
Co wtedy, gdy pracownik udostępni firmowy pojazd członkom rodziny lub przyjaciołom? Jeżeli regulacje uzgodnione z pracodawcą na to nie pozwalają, konsekwencje mogą być bolesne. Samowolne udostępnienie samochodu służbowego osobie nieupoważnionej grozi zwolnieniem dyscyplinarnym. Gdyby w trakcie użytkowania pojazdu doszło do naruszenia przepisów, kolizji lub wypadku – sprawa może skończyć się w sądzie. Dlaczego zastanawiając się, kto może prowadzić samochód służbowy, zawsze trzymaj się zasad zawartych w umowie między Tobą a pracodawcą.
Ryczałt za samochód służbowy – kto może skorzystać?
Pracodawcy, którzy udostępniają podwładnym auto do wykorzystania w celach prywatnych, są zobowiązani naliczać ryczałt za samochód służbowy. W rozumieniu przepisów prawa pracownik, który za zgodą pracodawcy wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, otrzymuje nieodpłatne świadczenie. Oznacza to, że należy zwiększyć jego przychód – właśnie o wspomnianą kwotę ryczałtu. Od niej nalicza stosowny podatek.
Na kim ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia podatku dochodowego? Spoczywa on na pracodawcy, który udostępnia samochód służbowy dla pracownika. Dodatkowo, wykorzystanie firmowego paliwa po godzinach, przepisy interpretują jako zwiększanie kwoty przychodu. Z tego względu wielu pracodawców decyduje się na rozwiązania służące kontroli, takie jak ewidencja czasu pracy – aplikacja dedykowana do tego celu może bardzo pomóc.
Alternatywą, która pozwala pracodawcy dokładnie prześledzić, faktyczny przebieg pojazdu, jest tak zwana kilometrówka. W ewidencji (papierowej lub elektronicznej) umieszcza się wykaz wszelkich tras wykonanych przez pracownika, łącznie z liczbą pokonanych kilometrów oraz celem podróży służbowej. To nadal najczęściej wykorzystywana opcja, szczególnie gdy chodzi o przedstawicieli handlowych lub dostawców jedzenia. Jeśli chodzi o kilometrówkę, jej aktualne stawki pochodzą aż z 2017 roku, w związku z czym nie odpowiadają dokładnie realiom tynku i rzeczywistym kosztom ponoszonym przez pracownika. Dlatego ryczałt jest kuszącą opcją, przy założeniu, że na stacji paliw pracownik ma możliwość zapłacić kartą flotową.
Nie ulega wątpliwości, że samochód służbowy to szczególnie cenny dodatek do każdego stanowiska pracy - szczególnie wtedy, gdy pracodawca pozwala z niego korzystać do celów prywatnych. Warto zawczasu dowiedzieć się, komu należy się takie auto, kto może je prowadzić i jak rozliczać ryczałt lub kilometrówkę. Dzięki tej podstawowej wiedzy każda podróż będzie przyjemniejsza i spokojna. Szerokiej drogi!
