Urlop na żądanie – zasady, wymiar i wynagrodzenie

Urlop na żądanie jest płatną częścią urlopu wypoczynkowego. Pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 takie dni w roku kalendarzowym, zachowując prawo do wynagrodzenia urlopowego. Nie są to jednak dodatkowe dni wolne, a samo złożenie wniosku nie zawsze oznacza, że pracownik może pozostać w domu.

Znajomość zasad urlopu na żądanie jest ważna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, menedżerów oraz działów HR. Pozwala prawidłowo zgłosić nagłą nieobecność, ocenić możliwość odmowy i uniknąć sytuacji, w której absencja zostanie uznana za nieusprawiedliwioną. Szczególne znaczenie mają termin i forma zgłoszenia, dostępna pula urlopu wypoczynkowego oraz odpowiedź pracodawcy.

Najważniejsze informacje

Urlop na żądanie jest płatny. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie urlopowe ustalane tak samo jak za pozostały urlop wypoczynkowy.
Pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, ale dni te pomniejszają pulę urlopu wypoczynkowego.
Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy.
Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, jednak w wyjątkowych okolicznościach może odmówić.
Niewykorzystana możliwość skorzystania z urlopu w trybie na żądanie nie przechodzi na kolejny rok. Rzeczywiste saldo urlopu wypoczynkowego może natomiast stać się urlopem zaległym.

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to część urlopu wypoczynkowego pozostawiona do dyspozycji pracownika. Pozwala wziąć dzień wolny bez konieczności wcześniejszego uwzględniania tego terminu w planie urlopów. Rozwiązanie to jest przeznaczone przede wszystkim na nagłe sytuacje, których pracownik nie mógł lub nie chciał planować z dużym wyprzedzeniem.

Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem przysługującym obok podstawowych 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Każdy dzień wykorzystany w tym trybie pomniejsza pulę urlopową pracownika. Pracownik może wykorzystać maksymalnie cztery dni urlopu na żądanie, pod warunkiem że posiadana pula urlopu wypoczynkowego wystarcza na pokrycie godzin pracy zaplanowanych w tych dniach.

Urlopu na żądanie nie należy również utożsamiać z urlopem bezpłatnym, zwolnieniem lekarskim ani zwolnieniem od pracy z powodu siły wyższej. Każde z tych uprawnień ma inne przesłanki, wymiar i zasady wynagradzania.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Urlop na żądanie a Kodeks pracy

Najważniejsze zasady urlopu na żądanie określają art. 167² i 167³ Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 167² pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi, na jego żądanie i we wskazanym terminie, nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Artykuł 167³ stanowi natomiast, że łączny wymiar urlopu wykorzystanego w tym trybie nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym. Zasada ta obowiązuje niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w kolejnych stosunkach pracy w danym roku.

Kodeks pracy nie wymaga wcześniejszego planowania tych dni. Części urlopu wypoczynkowego udzielanej na żądanie pracownika nie uwzględnia się w planie urlopów. Nie oznacza to jednak, że pracownik może samodzielnie zdecydować o nieobecności bez poinformowania pracodawcy.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Urlop na żądanie przysługuje osobie pozostającej w stosunku pracy, w tym zatrudnionej na podstawie umowy o pracę na czas określony, nieokreślony lub okres próbny. Z uprawnienia może korzystać również pracownik zatrudniony na część etatu.

Ustawowe prawo do urlopu na żądanie nie przysługuje osobom wykonującym zadania wyłącznie na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub kontraktu B2B. Umowy cywilnoprawne mogą przewidywać przerwy w świadczeniu usług, ale nie jest to urlop na żądanie wynikający z Kodeksu pracy.

Skorzystanie z tego uprawnienia zależy również od posiadania niewykorzystanej puli urlopu wypoczynkowego. Osoba podejmująca pierwszą pracę nabywa prawo do urlopu stopniowo, z upływem każdego miesiąca pracy. Sam limit czterech dni nie tworzy urlopu, do którego pracownik nie nabył jeszcze prawa.

Czy staż pracy wpływa na urlop na żądanie?

Staż pracy wpływa na podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego, który wynosi 20 albo 26 dni. Nie zmienia jednak limitu urlopu na żądanie. Zarówno pracownik z krótkim stażem, jak i osoba uprawniona do 26 dni urlopu mogą wykorzystać w tym trybie maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym, pod warunkiem że mają dostępną odpowiednią część urlopu wypoczynkowego.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Limit urlopu na żądanie wynosi maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym. Pracownik może wykorzystać je jednorazowo, biorąc cztery kolejne dni pracy, albo podzielić na części i zgłaszać po jednym dniu w różnych terminach.

Limit nie zależy od wymiaru etatu ani systemu czasu pracy. Urlop na żądanie przysługuje więc także pracownikowi zatrudnionemu na pół etatu oraz osobie pracującej w równoważnym systemie czasu pracy. Rozlicza się go jednak z uwzględnieniem harmonogramu pracownika i liczby godzin zaplanowanych na dany dzień.

Sytuacja pracownika	Limit dni na żądanie	Sposób rozliczenia z puli
Pełny etat, 8 godzin dziennie	4 dni	Za jeden dzień odejmuje się 8 godzin
Pół etatu, praca po 4 godziny dziennie	4 dni	Za jeden dzień odejmuje się 4 godziny
Pół etatu, praca po 8 godzin w wybrane dni	4 dni	Za dzień zaplanowany na 8 godzin odejmuje się 8 godzin
Równoważny system czasu pracy, zmiana 12-godzinna	4 dni	Za dzień zaplanowany na 12 godzin odejmuje się 12 godzin

Przy udzielaniu urlopu jeden dzień odpowiada zasadniczo 8 godzinom pracy, a w przypadku pracowników, których dobowa norma wynikająca z odrębnych przepisów jest niższa, stosuje się tę niższą normę. W praktyce urlop na żądanie obejmujący 12-godzinną zmianę nadal wykorzystuje jeden z czterech dostępnych dni, a jednocześnie pomniejsza pulę urlopu wypoczynkowego o 12 godzin.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Urlop na żądanie jest płatny w 100%, ponieważ stanowi część urlopu wypoczynkowego. Za jego czas pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego, czyli wynagrodzenia odpowiadającego temu, które otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Określenie „100% wynagrodzenia” oznacza, że Kodeks pracy nie przewiduje obniżenia stosowanego na przykład przy zwolnieniu od pracy z powodu siły wyższej. Nie zawsze będzie to jednak proste pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę godzin. Stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu, natomiast składniki zmienne oblicza się zgodnie z zasadami dotyczącymi wynagrodzenia urlopowego.

Odpowiedź na pytanie, ile płatny jest urlop na żądanie, jest więc prosta: pracownik zachowuje wynagrodzenie ustalone według tych samych zasad co podczas zwykłego urlopu wypoczynkowego. Urlop na żądanie nie powoduje obniżenia wynagrodzenia do 80% ani 50%.

Urlop na żądanie – kiedy zgłosić nieobecność?

Pracownik powinien zgłosić urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem powinien zrobić to przed godziną, o której miał rozpocząć pracę według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Jeśli zmiana rozpoczyna się o 8:00, pracownik powinien poinformować pracodawcę przed tą godziną. Osoba rozpoczynająca pracę o 14:00 powinna przekazać żądanie przed 14:00. Nie wystarczy zatem wysłać wiadomości w dowolnym momencie danego dnia.

Regulamin pracy lub utrwalona praktyka zakładowa mogą przewidywać rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika, na przykład dopuszczać późniejsze zgłoszenie. Sąd Najwyższy zwracał również uwagę, że nadzwyczajne okoliczności życiowe mogą usprawiedliwiać spóźnione zawiadomienie, jeśli pracownik obiektywnie nie był w stanie skontaktować się z pracodawcą przed rozpoczęciem pracy. Każdą taką sytuację należy jednak oceniać indywidualnie.

Zgłoszenie urlopu na żądanie dopiero w trakcie dnia pracy nie uprawnia pracownika do samowolnego opuszczenia stanowiska. W orzecznictwie przyjęto, że wyjście z pracy po kilku godzinach bez uzyskania zgody może stanowić naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Kodeks pracy nie narzuca jednej szczególnej formy wniosku. Urlop na żądanie można zgłosić osobiście, telefonicznie, mailowo, SMS-em lub za pośrednictwem używanego w firmie systemu kadrowego. Pracownik powinien stosować zasady komunikacji przyjęte u danego pracodawcy.

Wiadomość powinna pozwalać ustalić, od kogo pochodzi żądanie i którego dnia dotyczy. W praktyce warto podać imię i nazwisko pracownika, datę nieobecności oraz jednoznaczną prośbę o udzielenie urlopu na żądanie. Przykładowe zgłoszenie może brzmieć: „Proszę o udzielenie mi urlopu na żądanie 18 września 2026 r.”.

Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny urlopu na żądanie. Pracodawca nie powinien uzależniać rozpatrzenia wniosku od szczegółowego opisu prywatnej sytuacji. Ze względów dowodowych warto jednak wybrać formę, która pozwala potwierdzić czas zgłoszenia i jego treść.

Wniosek urlopowy należy skierować do osoby uprawnionej do udzielenia urlopu, zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji. Sam e-mail wysłany na nieużywaną skrzynkę lub wiadomość przekazana współpracownikowi mogą nie wystarczyć do skutecznego poinformowania pracodawcy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, jeśli pracownik dysponuje urlopem wypoczynkowym, zgłosił wniosek w terminie i nie występują szczególne przeszkody. Obowiązek ten nie ma jednak charakteru całkowicie bezwzględnego.

Odmowa może być uzasadniona wyjątkowymi okolicznościami, w których zasługujący na ochronę interes zakładu pracy wymaga obecności konkretnego pracownika. Nie wystarczy ogólne powołanie się na potrzeby firmy lub stwierdzenie, że nagła nieobecność jest niewygodna. Konieczna jest ocena rzeczywistej sytuacji oraz znaczenia obecności pracownika w danym dniu.

Pracodawca może odmówić także wtedy, gdy pracownik wykorzystał już cztery dni urlopu na żądanie lub nie ma dostępnej puli urlopu wypoczynkowego. Udzielenie urlopu wypoczynkowego nie jest również prawnie dopuszczalne w okresie stwierdzonej niezdolności do pracy z powodu choroby.

Stwierdzenie, że pracodawca nigdy nie może odmówić urlopu na żądanie, jest więc zbyt daleko idące. Prawidłowe zgłoszenie zasadniczo oznacza obowiązek uwzględnienia żądania pracownika, ale nie wyklucza wyjątkowej i odpowiednio uzasadnionej odmowy.

Przykład 1. Niezbędna obecność pracownika

W firmie produkcyjnej o 6:20 doszło do awarii linii odpowiadającej za realizację pilnego zamówienia. Jedyny pracownik posiadający uprawnienia wymagane do przeprowadzenia określonej procedury bezpieczeństwa zgłosił przed zmianą urlop na żądanie. Po sprawdzeniu możliwości zastępstwa pracodawca odmówił udzielenia dnia wolnego, ponieważ natychmiastowa obecność pracownika była niezbędna do bezpiecznego usunięcia awarii.

Przykład 2. Zwykłe trudności organizacyjne

Specjalistka ds. kadr zgłosiła urlop na żądanie o 7:15, a pracę miała rozpocząć o 8:00. W dziale pozostały dwie inne osoby, a zaplanowane zadania można było rozdzielić bez poważnego zakłócenia pracy. Sama konieczność zmiany podziału obowiązków nie powinna uzasadniać odmowy udzielenia urlopu na żądanie.

Czy pracownik musi czekać na zgodę pracodawcy?

Samo złożenie wniosku nie oznacza automatycznego udzielenia urlopu. Sąd Najwyższy wskazuje, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli. Samowolna nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną, a w poważnych przypadkach – za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Ocena nie zawsze jest jednak jednoznaczna. Znaczenie może mieć praktyka obowiązująca w firmie, na przykład utrwalony zwyczaj, zgodnie z którym prawidłowo zgłoszone wnioski są akceptowane bez osobnej wiadomości zwrotnej. Jak wskazuje PIP w omówieniach orzecznictwa, brak formalnej odpowiedzi pracodawcy należy analizować z uwzględnieniem okoliczności konkretnej sprawy.

Najbezpieczniej, aby pracownik uzyskał potwierdzenie udzielenia dnia wolnego. Pracodawca powinien natomiast możliwie szybko odpowiedzieć na wniosek, zwłaszcza że żądanie może zostać zgłoszone bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem na żądanie?

Niewykorzystana możliwość skorzystania z urlopu w trybie na żądanie nie przechodzi na kolejny rok i nie tworzy odrębnej puli dni wolnych. Od 1 stycznia pracownik może ponownie wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie z przysługującej mu puli urlopu wypoczynkowego, z uwzględnieniem urlopu bieżącego i zaległego.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy, przy czym obowiązek udzielenia go do 30 września następnego roku nie obejmuje niewykorzystanej części urlopu przeznaczonej na urlop na żądanie. W razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy co do zasady przysługuje ekwiwalent pieniężny, z wyjątkiem określonym w art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Staje się ono urlopem zaległym, niezależnie od tego, ile dni pracownik wykorzystał wcześniej w trybie urlopu na żądanie. Sam niewykorzystany limit czterech dni nie zwiększa więc urlopu zaległego.

Jeśli pracownikowi na koniec 2026 roku pozostaną trzy dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, zachowa je w 2027 roku jako zwykły urlop zaległy. Jednocześnie w nowym roku będzie mógł wykorzystać na żądanie do czterech dni z przysługującej mu puli urlopowej. Nie oznacza to jednak powstania siedmiodniowej puli urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie po zmianie pracodawcy

Limit 4 dni obowiązuje łącznie w kolejnych stosunkach pracy w tym samym roku kalendarzowym. Zmiana pracodawcy nie powoduje odnowienia uprawnienia.

Jeśli pracownik wykorzystał dwa dni urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy, u kolejnego może wykorzystać w tym samym roku jeszcze najwyżej dwa dni. Nowy pełny limit urlopu na żądanie będzie dostępny od 1 stycznia następnego roku.

Urlop na żądanie a zwolnienie z powodu siły wyższej

Urlop na żądanie i zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej to dwa odrębne uprawnienia. Różnice dotyczą wynagrodzenia, limitu oraz przyczyny nieobecności.

Kryterium	Urlop na żądanie	Zwolnienie z powodu siły wyższej
Podstawa prawna	Art. 167²–167³ Kodeksu pracy	Art. 148¹ Kodeksu pracy
Wymiar	Do 4 dni w roku	2 dni albo 16 godzin w roku; przy wyborze wariantu godzinowego wymiar pracownika niepełnoetatowego ustala się proporcjonalnie do etatu, a u pracownika z dobową normą czasu pracy niższą niż 8 godzin – odpowiednio do tej normy. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej godziny
Wynagrodzenie	Wynagrodzenie urlopowe bez ustawowego obniżenia	Połowa wynagrodzenia
Przyczyna	Pracownik nie musi jej podawać	Pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem, wymagająca natychmiastowej obecności pracownika
Wpływ na urlop wypoczynkowy	Pomniejsza jego pulę	Nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego

Wybór powinien odpowiadać rzeczywistym okolicznościom. Zwolnienie z powodu siły wyższej nie jest inną nazwą urlopu na żądanie, a urlopu na żądanie nie trzeba uzasadniać wypadkiem ani chorobą członka rodziny.

Jak pracodawca może uporządkować udzielanie urlopu na żądanie?

Pracodawca powinien jasno określić, komu i w jaki sposób należy zgłaszać urlop na żądanie. Procedura może wskazywać akceptowane kanały komunikacji, osobę zastępującą przełożonego oraz sposób przekazywania odpowiedzi. Nie może jednak ograniczać praw pracownika wynikających z Kodeksu pracy, na przykład przez wymaganie złożenia wniosku z kilkudniowym wyprzedzeniem.

W świadectwie pracy pracodawca odrębnie wykazuje liczbę dni i godzin urlopu na żądanie wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Przy zmianowej organizacji pracy system powinien uwzględniać liczbę godzin zaplanowanych w danym dniu, zamiast automatycznie odejmować zawsze 8 godzin.

Elektroniczne wnioski, ewidencja nieobecności i aktualne salda urlopowe pomagają ograniczyć ryzyko nieporozumień. W inEwi pracodawca może uporządkować obieg wniosków urlopowych oraz powiązać informacje o nieobecnościach z grafikami i ewidencją czasu pracy.

Podsumowanie

Urlop na żądanie jest płatną częścią urlopu wypoczynkowego, dostępną w wymiarze nieprzekraczającym 4 dni w roku kalendarzowym. Pracownik może zgłosić go bez podawania przyczyny, najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zasadniczo przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy. Może zrobić to telefonicznie, mailowo lub w inny sposób przyjęty w firmie.

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, ale w szczególnych okolicznościach może odmówić, na przykład gdy wyjątkowo ważny interes zakładu pracy wymaga obecności konkretnego pracownika lub pracownik nie ma już dostępnego urlopu. Bezpieczne skorzystanie z tego uprawnienia wymaga więc zarówno terminowego zgłoszenia, jak i jednoznacznej odpowiedzi pracodawcy.

Niewykorzystana możliwość skorzystania z trybu na żądanie nie powiększa urlopu zaległego. Na kolejny rok przechodzi wyłącznie faktycznie niewykorzystane saldo urlopu wypoczynkowego, a od 1 stycznia pracownik może ponownie wykorzystać na żądanie do 4 dni z przysługującej mu puli urlopowej.

Źródła

FAQ – pytania i odpowiedzi o urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest płatny, ponieważ stanowi część urlopu wypoczynkowego. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego ustalanego według tych samych zasad co w przypadku pozostałego urlopu wypoczynkowego.
Za urlop na żądanie pracownik otrzymuje 100% wynagrodzenia urlopowego, czyli wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki oblicza się zgodnie z zasadami dotyczącymi wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Pracownik może wykorzystać maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Może skorzystać z nich jednorazowo albo podzielić je na części, pod warunkiem że ma dostępną odpowiednią pulę urlopu wypoczynkowego.
Urlop na żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z rozkładu czasu pracy. Późniejsze zgłoszenie może być dopuszczalne na podstawie regulaminu lub praktyki zakładowej, natomiast nadzwyczajne okoliczności uniemożliwiające wcześniejszy kontakt mogą wyłączać winę pracownika za spóźnione zawiadomienie.
Pracodawca może odmówić urlopu na żądanie w wyjątkowych i uzasadnionych okolicznościach, na przykład gdy szczególnie ważny interes zakładu pracy wymaga obecności konkretnego pracownika. Odmowę może również uzasadniać wykorzystanie limitu lub brak dostępnego urlopu wypoczynkowego.
Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu na żądanie, dopóki pracodawca go nie udzieli. Samowolna nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną. Znaczenie mogą mieć jednak zasady komunikacji i utrwalona praktyka obowiązująca w danej firmie.
Pracownik nie ma obowiązku podawania przyczyny urlopu na żądanie. Wniosek powinien natomiast jednoznacznie wskazywać żądanie udzielenia urlopu oraz termin dnia wolnego.
Niewykorzystana możliwość skorzystania z urlopu w trybie na żądanie nie przechodzi na kolejny rok i nie zwiększa urlopu zaległego. Na następny rok przechodzi wyłącznie rzeczywiste saldo niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia pracownik może ponownie wykorzystać na żądanie do 4 dni z przysługującej mu puli urlopowej.
Pracownikowi zatrudnionemu na pół etatu przysługują maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie. Z puli urlopu wypoczynkowego odejmuje się liczbę godzin zaplanowanych do przepracowania w dniu objętym wnioskiem.
Ustawowy urlop na żądanie nie przysługuje osobie wykonującej pracę wyłącznie na podstawie umowy zlecenia. Uprawnienie to wynika z przepisów prawa pracy i dotyczy osób pozostających w stosunku pracy.
Urlop na żądanie nie jest dodatkowym urlopem. Maksymalnie 4 dni wykorzystywane w tym trybie pochodzą z puli urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi.
Urlop na żądanie można zgłosić telefonicznie, mailowo, SMS-em lub w systemie kadrowym, jeśli taka forma jest zgodna z zasadami przyjętymi u pracodawcy. Kodeks pracy nie wymaga zachowania szczególnej formy pisemnej.