Zakup samochodu na firmę od osoby prywatnej – o czym należy pamiętać?

Zakup samochodu na firmę wiąże się nie tylko ze sporym wydatkiem, ale również koniecznością dopełnienia przez przedsiębiorcę pewnych formalności. Jeśli wartość pojazdu przekracza 10 000 zł, zobowiązany jest on wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji. Amortyzacja może być prowadzona dwoma metodami: liniową bądź ze stawką indywidualną - w zależności od uwarunkowań samochodu. Bardzo istotne jest ustalenie wartości początkowej samochodu, w skład której wchodzą:

  • wartość pojazdu określona na fakturze bądź w umowie,
  • opłaty rejestracyjne,
  • koszty związane z transportem pojazdu do miejsca docelowego,
  • ubezpieczenie,
  • dodatkowe opłaty ponoszone w związku z koniecznością zaadaptowania pojazdu.

Jednocześnie należy pamiętać, że przedsiębiorca nie będzie miał prawa odliczyć 100% wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu, chyba że nabył on samochód ciężarowy bądź prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Niemniej jednak w przypadku samochodów osobowych istnieje możliwość odliczenia 75% kosztów oraz 50% podatku VAT. Zakup auta na firmę od osoby prywatnej można sfinansować środkami pieniężnymi pochodzącymi z kredytu czy pożyczki. Przedsiębiorcy nie mogą jednak skorzystać z leasingu, który udzielany jest wyłącznie przez inne podmioty gospodarcze, a nie przez osoby fizyczne.

Zakup samochodu na firmę – umowa kupna sprzedaży czy może inna forma?

Kupno samochodu na firmę od osoby prywatnej budzi wiele wątpliwości pod kątem sformalizowania transakcji. W przypadku, gdy przedsiębiorca nabywa pojazd od innego podmiotu gospodarczego, ten zobowiązany jest wystawić mu fakturę VAT wraz ze stosowanymi załącznikami. Dokument ten stanowi podstawę przeprowadzenia rozliczeń księgowych - wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych oraz odliczenia podatku VAT. Niemniej jednak osoby fizyczne nie wystawiają faktur, zatem w tym przypadku stosownym dokumentem będzie umowa kupna-sprzedaży zawarta z właścicielem pojazdu. Regulują ją przepisy Kodeksu Cywilnego. Umowa kupna-sprzedaży musi:

  • dokładnie określać strony transakcji,
  • określać dane przedmiotu sprzedaży,
  • określać cenę, po jakiej sprzedawany jest pojazd.

Samochód osobowy na firmę może zostać wniesiony do jej majątku poprzez złożenie stosownego oświadczenia przez przedsiębiorcę. Należy mieć na uwadze, że w tym przypadku sama umowa nie jest wystarczająca do tego, aby wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych, amortyzować go oraz odliczać koszty związane z jego bieżącym użytkowaniem. Jednocześnie należy pamiętać, że z zawarciem umowy kupna-sprzedaży związana jest konieczność uregulowania podatku od czynności cywilnoprawnych. Wynosi on 2% wartości przedmiotu umowy i co do zasady za jego odprowadzenie odpowiedzialny jest kupujący. Jako wartość pojazdu zazwyczaj przyjmuje się tą, która widnieje w umowie, jednak w przypadku, gdy znacząco odbiega ona od wartości rynkowej, urzędnik może skorzystać ze specjalnych tabel, za pomocą których ustali wartość przedmiotu opodatkowania. Samochód nie podlegałby obowiązkowi zapłaty podatku PCC tylko w przypadku, gdyby jego wartość nie przekraczała 1000 zł. Przedsiębiorcy muszą też pamiętać, że zakup auta na firmę od osoby prywatnej wiąże się z koniecznością dokonania opłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Limit transakcji gotówkowych wynosi bowiem obecnie 15 000 zł, natomiast samochód zwykle nabywany jest za dużo wyższe sumy.

Zakup używanego samochodu osobowego na firmę a odliczenie VAT

Odliczenie VAT od zakupu samochodu to temat, który interesuje niemal każdego czynnego podatnika VAT. Nabywając pojazd od innego podmiotu gospodarczego, nie ma większego problemu - należy przyjąć od odliczenia kwotę, która widnieje na fakturze. Niemniej jednak wątpliwości mogą pojawić się w kontekście zakupu samochodu od osoby prywatnej. Tutaj bowiem nie obowiązuje faktura VAT, a umowa kupna-sprzedaży. Podatnik nie będzie miał więc prawa do tego, aby samodzielnie oszacować wartość podatku VAT, a następnie dokonać stosownych odliczeń. Nie trzeba też wyodrębniać kwoty VAT do celów ewidencyjnych - jako wartość początkową środka trwałego przyjmuje się wartość pojazdu widniejącą w umowie i ewentualnie dodatkowe koszty związane z jego nabyciem i przystosowaniem do użytkowania. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie będzie miał prawa dokonywać odliczeń podatku VAT związanych z wydatkami na eksploatację pojazdu. Wręcz przeciwnie - odliczenie paliwa czy kosztów związanych z przeprowadzanymi naprawami nadal będzie możliwe. W takim przypadku fakturę będzie bowiem wystawiał inny podmiot gospodarczy. Jednocześnie należy pamiętać, że koszty samochodu w firmie są ograniczone ustawowo. Przedsiębiorca, którzy wykorzystuje w działalności gospodarczej samochód osobowy, może odliczyć wyłącznie 75% wydatków w koszty podatkowe oraz 50% wartości podatku VAT. Oczywiście, należy spełnić jeszcze dodatkowe wymogi ustawowe, aby móc skorzystać z możliwości dokonania odliczenia.

Zakup auta z zagranicy na firmę – jak do tego podejść?

Zakup używanego samochodu na firmę może mieć miejsce nie tylko na rynku krajowym - przedsiębiorcy mogą też zdecydować się sprowadzić pojazd z zagranicy. Używany samochód na firmę - w dodatku zakupiony poza granicami Polski - rodzi konieczność dopełnienia podobnych obowiązków, jak w przypadku przeprowadzania transakcji na rynku krajowym. Należy bowiem sporządzić stosowną umowę kupna-sprzedaży, a następnie po dokonaniu przemieszczenia samochodu na terytorium Polski w urzędzie celnym składa się uproszczoną deklarację AKC-U/S. Oczywiście, samochód trzeba również zarejestrować w lokalnym urzędzie komunikacji.

Wiele wątpliwości budzi natomiast kwestia obowiązku zapłaty podatku PCC, który - co do zasady - dotyczy transakcji zawieranych na rynku krajowym. Niemniej jednak w pewnych przypadkach na nabywających również będzie ciążył obowiązek uregulowania zobowiązania, nawet jeśli nabywają auto z zagranicy. Używany samochód na firmę z zagranicy podlega opodatkowaniu podatkiem PCC, jeśli sprzedawca ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski oraz czynność cywilnoprawna została dokonana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Nie chodzi tutaj jednak o samo wydanie pojazdu, a o fakt zawarcia umowy. Warto więc dobrze przeanalizować, czy w konkretnym przypadku nie obejmie nas obowiązek zapłaty podatku PCC - pamiętajmy, że każdorazowo ciąży on na kupującym.

Ponadto, przedsiębiorca ma obowiązek uregulować zobowiązanie, jeśli przedmiot umowy (a więc samochód) w momencie przeprowadzania transakcji znajduje się na terytorium Polski. Warto pamiętać, że kupując auto z zagranicy, mamy prawo wliczyć wszelkie koszty zakupu samochodu w wartość początkową środka trwałego. Ponadto obowiązują takie same zasady zaliczania wydatków związanych z użytkowaniem bieżącym w koszty oraz kwestie związane z odliczeniem podatku VAT.