Czym jest UPL-1?

Wszystkie dokumenty, w tym deklaracje podatkowe, składane w odpowiednim urzędzie lub innej jednostce administracyjnej muszą posiadać podpis osoby składającej lub jej pełnomocnika. Bez tego elementu pisma te w większości przypadków nie są rozpatrywane, a więc nie wywołują żadnych skutków prawnych. Co jednak w sytuacji, gdy własnoręczny podpis konkretnej osoby nie jest możliwy, a dokument trzeba złożyć?

Świat biurokracji, szczególnie w Polsce, nie należy do najprostszych. Bardzo często droga do zrealizowania jakiejś sprawy przypomina labirynt, w którym najważniejszą rolę odgrywają kwestie formalne oraz przepisy prawa. Ustawodawca do wielu kwestii podchodzi bardzo restrykcyjnie, a polscy urzędnicy nie zawsze pomagają petentowi w sprawniejszym załatwieniu sprawy.

Deklaracje podatkowe w Polsce

Jednym z najważniejszych obowiązków każdego podatnika jest złożenie rocznej deklaracji podatkowej. Druk taki adresowany jest do właściwego urzędu skarbowego. W przypadku wielu osób, w tym przedsiębiorców konieczne jest uzupełnienie i przekazanie skarbówce nawet kilku lub kilkunastu różnych formularzy. Mowa na przykład o podmiotach gospodarczych, które zatrudniają pracowników, zlecają przeróżne zadania firmom zewnętrznym lub korzystają z usług specjalistów na podstawie umów cywilnoprawnych.

Podpis na odległość?

Jak pokazuje jednak rzeczywistość, bardzo często zdarza się sytuacja, że dana osoba nie ma możliwości złożenia podpisu na zeznaniu podatkowym, a to jeden z obowiązkowych elementów przewidzianych normami prawnymi. Jesteśmy na wakacjach, w służbowej delegacji, poza miastem - to wszystko jest nieważne w kontekście tego, że terminu złożenia deklaracji nie można przekroczyć. W praktyce bowiem grożą za to surowe kary skarbowe i wiele nieprzyjemności ze strony fiskusa. Oczywiście, można złożyć tzw. czynny żal i próbować wyjaśnić sprawę, ale lepiej po prostu unikać tego typu okoliczności.

Czym jest UPL-1?

Jakie mamy więc możliwości, jeśli nie możemy złożyć podpisu osobiście? Wówczas z pomocą przychodzi nam formularz UPL-1, który jest swoistym pełnomocnictwem do podpisywania deklaracji składanych fiskusowi za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Za tym fachowym i ustawowym terminem kryje się nic innego, jak uprawnienie do złożenia formularza przez Internet z wykorzystaniem dedykowanego i bezpiecznego systemu takiego jak np. ZUS UPL.

UPL-1 epuap - co trzeba wiedzieć

UPL-1 online dotyczy więc w szczególności podatników, którzy posiadają tzw. Profil Zaufany i za jego pośrednictwem załatwiają większość urzędowych spraw. Upoważnienie do wysyłki deklaracji elektronicznych, czyli UPL-1 składa się zaledwie raz i nie trzeba go odnawiać w kolejnych latach, jak to bywa z wieloma tego typu deklaracjami. Wyjątki od tej reguły stanowi między innymi sytuacja, gdy z jakiegoś powodu moc formularza wygaśnie lub podatnik sam go wycofa. Wygaśnięcie może być spowodowane na przykład zmianą danych osobowych lub innymi ważnymi okolicznościami, o czym niezwłocznie należy poinformować urząd.

Gdzie złożyć druk?

UPL-1 elektronicznie złożyć należy we właściwym urzędzie skarbowym ze względu na miejsce zamieszkania (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) lub siedziby firmy (osoby prawne). Wiele osób zastanawia się z pewnością, czy jeśli podatnik rozlicza się w kilku urzędach, formularz UPL-1 powinien powędrować do każdego z nich? Przepisy prawne w tej materii regulują, że wystarczy złożenie druku w zaledwie jednym urzędzie i wprowadzone do systemu obowiązuje na terenie całego kraju. Warto uściślić, że druk UPL-1 można złożyć w formie papierowej, dopiero później podatnik lub jego pełnomocnicy mogą przesyłać wszelkie formularze podatkowe drogą elektroniczną. W szczególnych okolicznościach podatnik może także skorzystać z platformy e-PUAP, ale kwestie te regulują szczegółowo odpowiednie akty prawne.

Kto może wysyłać deklaracje w wersji elektronicznej?

Po złożeniu przez samego podatnika druku UPL-1 i przyjęciu go bez zastrzeżeń przez urząd skarbowy, deklaracje podatkowe może składać same podatnik lub - w jego imieniu - osoba przez niego wyznaczona i posiadające pełnomocnictwo. To ostatnie może dotyczyć zarówno samego złożenia dokumentów, jak ich podpisania. Bardzo często sam podatnik nie ma fizycznej możliwości złożenia podpisu na druku, a obowiązują go ustawowe terminy. W takich okolicznościach złożenie UPL-1 i dalsze czynności z tego faktu wynikające pozwalają zaoszczędzić sporo czasu i energii. Wiadomo już, kto może wysyłać deklaracje. Warto wyjaśnić teraz, komu podatnik nie może przekazać pełnomocnictwa. Prawo przewiduje bowiem, że upoważnienie można udzielić tylko osobie fizycznej, co oznacza, że pełnomocnictwa nie może otrzymać np. spółka czy inna osoba prawna.

Co powinien zawierać UPL-1?

Formularz składa się z dwóch części: jedną wypełnia podatnik, drugą urzędnicy. Najważniejszymi elementami druku są dane osobowe składającego, dane kontaktowe, identyfikator podatkowy NIP lub numer PESEL. Ponadto, niezbędne są dane pełnomocnika, a także określenie okresu, w którym pełnomocnictwo ma obowiązywać. W przypadku braku tej informacji uznaje się, że pełnomocnictwo zostało ustanowione na czas nieokreślony i będzie mogło zostać zniesione wyłącznie na wniosek podatnika. Osoba składająca UPL-1 podpisuje także klauzulę, że jest świadoma odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych danych.

Kiedy nie musi składać wniosku o UPL-1?

Polski ustawodawca przewidział kilka przypadków, w których nie ma obowiązku składania UPL-1. Formularza nie muszą składać bowiem wspólnie rozliczający się małżonkowi oraz rodzice rozliczający dochody swoich niepełnoletnich dzieci. W przypadku związków małżeńskich wyjątkiem jest sytuacji, w której obowiązuje rozdzielność majątkowa. Jak więc widzimy, warto ułatwić sobie życie składając UPL-1. Wówczas nie trzeba udawać się do urzędu z każdą deklaracją, można skorzystać też z pomocy pełnomocnika. Wniosek UPL-1 widnieje w centralnej bazie, a więc jest widoczny dla wszystkich urzędów skarbowych w kraju. Oznacza to, że nawet jeśli podatnik zmieni miejsce zamieszkania lub adres firmy i będzie podlegać innemu urzędowi, wówczas UPL-1 jest nadal ważny i nie trzeba składać go ponownie.