Diety w delegacjach w 2024 roku - czy nastąpią zmiany?

Delegacje służbowe odgrywają kluczową rolę w wielu branżach, umożliwiając rozwijanie firmy, nawiązanie kontaktów biznesowych czy też realizację projektów na szerszą skalę. Jednak ważnym aspektem jest też ich ewidencjonowanie i rozliczanie. Czy zbliżający się rok 2024 przyniesie zmiany w regulacjach dotyczących diet w delegacjach?

Dieta w delegacji w 2024 - ile będzie wynosić?

Zgodnie z przepisami z tytułu podróży krajowej lub zagranicznej na polecenie pracodawcy, a także odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety, a także zwrot udokumentowanych kosztów noclegu, przejazdu, dojazdu środkami komunikacji miejscowej i innych wydatków związanych z uzasadnionymi potrzebami, uznanych przez pracodawcę.

Wysokość diety w delegacji to istotny aspekt zarówno dla osób podróżujących służbowo, jak i dla pracodawców, którzy ponoszą z tego tytułu koszty. Aktualnie mierzymy się ze wzrostem kosztów życia, więc naturalnie można przypuszczać, że pojawią się zmiany w zakresie wysokości świadczeń wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowej. Czy można się spodziewać zmian w tym zakresie?

Obecnie obowiązujące stawki diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, a także za granicę, które obowiązują od 1 stycznia 2023 r. wprowadziło Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Co więcej, niedawno w Dzienniku Ustaw został opublikowany jednolity tekst u rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Poprzednie stawki diety obowiązywały przez blisko 10 lat, więc nie ma powodu przypuszczać, że już po 2 latach od wprowadzenia aktualizacji stawek, znów wysokość diety ulegnie zmianie. Takie zapowiedzi nie pojawiają się też w wypowiedziach polityków należących do nowego koalicyjnego rządu.

Stawki diety z tytułu podróży krajowej i zagranicznej w 2024 roku

W związku z powyższym można się spodziewać utrzymania dotychczasowych stawek diety. Przypomnijmy zatem, że zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Ryczałt za nocleg wynosi z kolei 150% pełnej wysokości diety krajowej, czyli 67,50 zł. W przypadku zagranicznej delegacji dieta za dobę podróży zagranicznej oraz kwota limitu na nocleg jest zależna od celu podróży. Przykładowo dieta za dobę wyjazdu służbowego do Niemiec wynosi 49 euro, a kwota limitu na nocleg 170 euro, analogicznie w przypadku podróży do Hiszpanii są to odpowiednio kwoty 50 i 200 euro, do Austrii 57 i 150 euro, a do Czech 41 i 120 euro.

Warto zaznaczyć, że w przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw w ramach jednego wyjazdu, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Musimy zaznaczyć, że stawki diety, o których mowa w rozporządzeniu dotyczą pracowników sfery budżetowej. Oznacza to, że pracodawcy z sektora prywatnego mogą ustalać własne stawki diet i limitów noclegowych, jednak nie mogą być one niższe niż te, które obowiązują pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Diety w delegacji krajowej i zagranicznej w 2024 - co musisz wiedzieć jako pracodawca?

Rozliczając należności z tytułu podróży służbowej, należy pamiętać, że w przypadku krajowej podróży służbowej:

jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

jeśli zaś podróż trwał dłużej niż dobę, to:

• za każdą pełną dobę i za każdą rozpoczętą niepełną dobę trwającą ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• za rozpoczętą, ale niepełną dobę podróży służbowej, trwającą mniej niż 8 godzin – przysługuje 50% diety.

Rozliczając zagraniczną podróż służbową trzeba z kolei mieć na uwadze to, że za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę delegacji zagranicznej trwającej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warto też wiedzieć, że kwotę diety można zmniejszyć, odejmując wartość poszczególnych posiłków, jeśli pracodawca zapewnia je pracownikowi bezpłatnie. Jeśli pracownik przebywa w podróży służbowej na obszarze kraju to w przypadku zapewnienia mu całodziennego bezpłatnego wyżywienia, dieta mu nie przysługuje. Jeśli zaś pracodawca zapewnia jedynie wybrane posiłki to przyjmuje się, że 25% diety stanowi śniadanie, 50% - obiad i 25% - kolacja. Troszkę inaczej wygląda to w przypadku diety zagranicznej. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży za granicę bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Natomiast w przypadku częściowego wyżywienia przyjmuje się, że śniadanie stanowi 15% diety, obiad 30% diety i kolacja również 30% diety. Pozostałe 25% jest przewidziane na drobne, osobiste wydatki pracownika.

Umowa B2B a delegacja - czy rozliczenie jest w tym przypadku inne?

Przepisy dotyczące podróży służbowych dotyczą pracowników zatrudnionych na umowę o pracy. W przypadku współpracy z osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą, czyli znajdującymi się na samozatrudnieniu nie ma mowy o stosunku pracy, nie może być więc też mowy o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. W związku z tym współpracownicy B2B z racji pracy we własnym imieniu i na własną rzecz wszystkie usługi związane z podróżą nabywają na własny rachunek i to na nich muszą być wystawione wszelkie faktury za przejazdy, usługi gastronomiczne czy noclegowe. Natomiast sam sposób rozliczenia kosztów podróży w takim wypadku strony mogą swobodnie uzgadniać między sobą - przepisy prawa w to nie ingerują, traktując obie strony jako równorzędne podmioty, z których żadna nie wymaga szczególnego traktowania lub ochrony.