E-doręczenia - co to jest i od kiedy zostanie wprowadzone?

Rozwój nowoczesnych technologii i powszechna digitalizacja sprawia, że coraz częściej odchodzi się od dokumentów papierowych. Tym samym coraz bardziej kłopotliwe wydaje się przesyłanie dokumentów pocztą tradycyjną. Remedium na to mają być e-doręczenia. Jako usługa umożliwiająca bezpłatny przepływ korespondencji z podmiotami publicznymi, ma usprawnić liczne procesy administracyjne, a także umożliwić płatne wysyłanie korespondencji rejestrowanej pomiędzy podmiotami prywatnymi. Czy dzięki niej list polecony stanie się wkrótce jedynie wspomnieniem, jak choćby telegram?

Czym są e-doręczenia?

Jak wiadomo, przesyłanie wszelkiego rodzaju dokumentów i danych pocztą elektroniczną nie jest całkowicie bezpieczne, a do tego nie zapewnia na przykład otrzymania potwierdzenia odbioru. Dlatego chcąc nie chcąc w niektórych sytuacjach, przede wszystkim prowadząc korespondencję z organami administracyjnymi, jesteśmy zmuszeni przesyłać ważne pisma listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru. Oczywiście takie działanie pociąga za sobą konieczność przygotowania dokumentów do wysyłki, udania się do urzędu pocztowego, aby wysłać list polecony i poniesienia kosztów nadania przesyłki. Na doręczenie trzeba też poczekać kilka dni, co wydłuża trwające postępowania. E-doręczenia mają działać dokładnie tak samo, jak przesyłki polecone za potwierdzeniem odbioru, ale w wersji elektronicznej. Oznacza to, że będzie możliwe prowadzenie oficjalnej korespondencji w sposób całkowicie bezpieczny drogą elektroniczną, mając pewność, że korespondencja będzie rejestrowana.

Od kiedy będą obowiązywać e-doręczenia?

Termin wprowadzenia e-doręczeń, czyli Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, miał upłynąć 10 grudnia 2023 roku, jednak Ministerstwo cyfryzacji przesunęło termin wdrożenia tego rozwiązania. Wprowadzenie obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych będzie się odbywało według zaktualizowanego harmonogramu.

Obowiązek stosowania doręczeń elektronicznych dla pierwszej grupy podmiotów wejdzie w życie 1 października 2024 roku. Do tej grupy należą m.in. organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, w tym adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, notariusze, a także nowi przedsiębiorcy rejestrowani w KRS od 1 października 2024 roku.

Kolejny termin to 1 stycznia 2025 roku, kiedy obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył innych podmiotów publicznych, niż te wymienione przez ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, w ramach grupy pierwszej, jak również podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 oraz podmioty składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Trzecim terminem będzie 1 lipca 2025 roku. Będzie on obowiązywał podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.

Następny termin, czyli 1 października 2026 roku będzie dotyczył pozostałych podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku. Czyli w praktyce będzie to termin ostateczny dla przedsiębiorców.

Ostatni termin - 1 października 2029 roku będzie obowiązywał jedynie jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej oraz sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i służbę więzienną.

Oczywiście podane daty mogą jeszcze ulec zmianie, tak jak to miało miejsce niedawno, w ramach komunikatu ministra cyfryzacji. Niemniej jednak prace nad wdrożeniem tego rozwiązania trwają od dawna, więc docelowo zarówno podmioty publiczne, jak i podmioty niepubliczne będą zobowiązane do korzystania z e-doręczeń. Dlatego przedsiębiorcy powinni zawczasu przygotować się do korzystania z tego rozwiązania.

Konsekwencje nieposiadania adresu i skrzynki do e-doręczeń

Choć harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych jest ściśle określony, nie ma w tym momencie określonych sankcji za nie dostosowanie się do nowych przepisów. Nie można jednak wykluczyć, że takie sankcje nie zostaną wprowadzone. Poza tym wszystko wskazuje na to, że po wprowadzeniu zmian, podmioty nieposiadające skrzynki do e-doręczeń będą miały trudności w skorzystaniu z niektórych usług, na przykład świadczonych przez instytucje finansowe lub ubezpieczeniowe.

Jak uzyskać adres do e-doręczeń?

Podmioty, które będą zobowiązane do korzystania z e-doręczeń, będą musiały uzyskać adres e-doręczeń oraz dedykowaną skrzynkę na platformie e-doręczeń. W tym celu będą musiały złożyć wniosek oraz uzyskać wpis w Bazie Adresów Elektronicznych, która jest publicznym rejestrem prowadzonym przez ministra cyfryzacji. Po uzyskaniu adresu do e-doręczeń, podmioty te automatycznie wyrażają zgodę na prowadzenie korespondencji z organami administracji państwowej wyłącznie w formie cyfrowej.

E-doręczenia i ich zalety

Wprowadzenie Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych pozwoli wysyłać i odbierać ważną korespondencję w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, zupełnie tak samo jak w przypadku zwykłej korespondencji mailowej. Oznacza to brak konieczności wysyłania listów na poczcie i oczekiwania na doręczenie. To ułatwi i przyspieszy prowadzenie wielu spraw. Ponadto takie rozwiązanie pozwala ograniczyć koszty związane z przesyłaniem dokumentacji. Jednocześnie korzystając z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych można mieć pewność, że przesyłanie korespondencji będzie całkowicie bezpieczne, a nadawca i adresat zyskają pewność co do tego kto i kiedy wysłał lub odebrał przesłane wiadomości, gdyż usługa będzie dotyczyć rejestrowanego doręczenia elektronicznego, co znacząco odróżnia ją od zwykłej poczty elektronicznej.