Jak napisać wezwanie do zapłaty - omówienie

Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo lub dokument wysyłane przez wierzyciela do dłużnika, w którym żąda się uregulowania zaległego długu w określonym terminie. Stanowi ono pierwszy krok w procesie egzekucji należności i może zawierać informacje dotyczące kwoty zadłużenia, terminu spłaty oraz konsekwencji prawnych w przypadku braku uregulowania długu. Co warto wiedzieć na temat tworzenia tego typu dokumentu?

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty stanowi jedno z narzędzi tzw. miękkiej windykacji oraz wyraz podjęcia próby polubownego załatwienia sprawy z dłużnikiem, co jest wymogiem przed wstąpieniem na ścieżkę sądową. To pismo, które skierować można do nierzetelnego kontrahenta, by odzyskać należności. Powinno ono jednocześnie spełniać kilka funkcji. Pierwszą z nich jest poinformowanie biznesowego partnera o istniejącym zobowiązaniu oraz jego wysokości. Drugą – wyznaczenie terminu na uregulowanie należności. Trzecią – poinformowanie o konsekwencjach, które wynikają z przekroczenia terminu. Kolejną kwestią jest zasugerowanie ugodowego załatwienia sprawy. Ponadto z wezwania do zapłaty musi jasno wynikać, iż wskazane konsekwencje są wiarygodne i nastąpią, jeżeli nie dojdzie do ugody, która pozwoli zakończyć spór.

Jednocześnie warto dodać, iż jednolity wzór wezwania do zapłaty nie został utworzony. Przygotowanie odpowiedniego pisma można zlecić firmie księgowej, firmie windykacyjnej albo – oszczędzając pieniądze – przygotować je samodzielnie, kierując się poniższymi wskazówkami.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie dłużnika do zapłaty powinno być sporządzone na piśmie i skierowane na adres dłużnika, najlepiej przesłane listem poleconym, za pisemnym potwierdzeniem odbioru, choć można je też przesłać drogą elektroniczną. W dokumencie powinno znaleźć się jasno wyrażone żądanie uregulowania należności, wraz ze wskazaniem terminu i sposobu zapłaty, który wierzyciel ustala samodzielnie. Koniecznie należy powołać się na podstawę prawną, z której wynika obowiązek zapłaty. W wezwaniu należy też umieścić informacje o sankcjach wynikających ze zignorowania otrzymanego wezwania do zapłaty. Taką konsekwencją najczęściej jest przekazanie sprawy na drogę postępowania sądowego, choć może być nią też wpis do bazy dłużników Krajowego Rejestru Długów, lub takich rejestrów jak ERIF Biuro Informacji Gospodarczej czy BIG InfoMonitor.

Jeśli chodzi o formalne elementy przedsądowego wezwania do zapłaty, to powinny się w nim znaleźć takie atrybuty jak data i miejsce sporządzenia dokumentu, dane wierzyciela i dane dłużnika, kwota zaległości finansowych wraz z naliczonymi odsetkami, ostateczny termin spłaty zadłużenia i sposób spłaty długu, a na koniec podpis wierzyciela.

Wezwanie do zapłaty – omówienie wzoru

W piśmie z wezwaniem do zapłaty powinno znaleźć się kilka elementów, dzięki którym wezwanie spełni swoje funkcje i wpłynie na większą skuteczność odzyskania należności. Do niezbędnych informacji zaliczyć należy zatem: datę i miejsce sporządzenia wezwania; dane wierzyciela; dane dłużnika; stosunek prawny sankcjonujący obowiązek zapłaty (np. konkretna umowa, faktura); kwotę długu; termin spłaty długu; numer rachunku, na który zapłata ma być dokonana; czytelny podpis wierzyciela.

Istotne jest również przedstawienie konsekwencji braku spłaty należności. Skutkiem tego może być zatrzymanie dostaw towarów lub usług, wstąpienie na drogę sądową (a co za tym idzie – obciążenie dłużnika kosztami procesowymi), oddanie sprawy firmie windykacyjnej lub wystawienie długu na giełdzie wierzytelności. W wezwaniu warto także zawrzeć informację, iż wobec braku działań dłużnika jego dane znajdą się np. w Biurze Informacji Gospodarczej czy Krajowym Rejestrze Dłużników.

Biorąc pod uwagę dostępne statystyki – szansa na odzyskanie długów zmniejsza się wraz z upływającym czasem. Nie oznacza to, że wezwanie wysłać należy już po jednym dniu opóźnienia w opłaceniu faktury. Po kilku dniach dobrze jest jednak podjąć pierwszą próbę kontaktu w tej sprawie – telefonicznie, mailowo lub (w miarę możliwości i potrzeby) poprzez bezpośrednie spotkanie. Jeżeli jednak to nie poskutkuje, a opóźnienie w spłacie będzie narastało – wezwanie do zapłaty może okazać się krokiem umożliwiającym zakończenie sprawy. Nie określono liczby, w jakiej druk wezwania do zapłaty może lub powinien zostać wysłany. Ignorowanie ich przez dłużnika oznacza, iż bardziej efektywne będzie podjęcie kolejnych kroków (windykacyjnych, sądowych).

Dlaczego warto sporządzać wezwania do zapłaty?

Pomimo tego, że samo wezwanie do spłaty długu nie ma mocy prawnej, to stanowi ono ważny element w przypadku skierowania sprawy do sądu. To ważne, bo zgodnie z prawem strony powinny podjąć próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sprawy. Dlatego wszelkie działania ponaglające, w tym przesłanie wezwania do zapłaty, które można udowodnić, stanowią dowód w rękach wierzyciela w przypadku skierowania sprawy do sądu, a jest to wymagane przez Kodeks postępowania cywilnego. Oczywiście przedsądowe wezwanie do zapłaty samo w sobie może pozwolić na odzyskanie należności, nawet jeśli dłużnik nie reagował dotąd na różnego rodzaju przypomnienia o konieczności uregulowania należności.

Kto i kiedy może sporządzić wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty może sporządzić każda osoba fizyczna lub prawna, która ma trudności z odzyskaniem należności od swojego dłużnika. Niezależnie od tego czy nazwiemy je upomnieniem, monitem czy wezwaniem do zapłaty, w świetle prawa, będzie ono tak samo skuteczne. Oczywiście, aby wezwanie do zapłaty dało szansę na odzyskanie należności od dłużnika, przed skierowaniem sprawy do sądu warto postawić na oficjalny język, który zmotywuje dłużnika do zwrotu należności. Można też użyć koloru czerwonego i powiększonej czcionki w celu podkreślenia mocnych słów i powagi sytuacji. Nie ma też przeciwwskazań, by wezwanie do zapłaty określać jako ostateczne wezwanie do zapłaty czy przedsądowe wezwanie do zapłaty, gdyż są one tym samym niezależnie od tego, jakich określeń użyjemy.

Praktyka pokazuje, że odzyskiwanie długów często kończy się na polubownym postępowaniu windykacyjnym. Dłużnicy poinformowani o zamiarze wierzyciela co do skierowania sprawy do sądu, co pociąga za sobą dodatkowe koszty, często dobrowolnie regulują zaległe zobowiązania, ewentualnie występują z propozycją zwrotu pieniędzy w formie dogodnej dla obu stron. Dlatego zawsze warto wysłać wezwanie do zapłaty do swojego dłużnika, a dopiero w ostateczności kierować sprawę do sądu.