Jak poprawnie wypełnić zaświadczenie ZUS Z-3?

Jednym z mniej znanych, ale za to ważnym formularzem, który musi wypełnić przedsiębiorca zatrudniających pracowników, jest ZUS Z-3. O czym dokładnie mowa? Kto jest zobligowany do jego dostarczenia? Jak należy wypisać druk? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w poniższym tekście.

Formalności ZUS

Biurokracja to z całą pewnością zmora większości przedsiębiorców. Niestety w polskich biznesach nadal istotny element stanowią sterty dokumentów i formularzy do wypełnienia. Bez spełnienie tego typu formalności można zapomnieć o prowadzeniu firmy na naszym rodzimym rynku. Między innymi z tego powodu warto poświęcić chwilę, aby zapoznać się przepisami prawa i zrozumieć istotę poszczególnych zaświadczeń, które co jakiś czas należy złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Co to jest ZUS Z-3?

To jeden z formularzy składanych przez przedsiębiorców, którzy mają w swojej firmie pracowników. Zaświadczenie ZUS Z3 co do zasady ma służyć do ustalania oraz wyliczania wysokości zasiłku chorobowego, a także wielu innych świadczeń wypłacanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Druk Z3 jest więc jednym z kluczowych dokumentów jeśli chodzi o wyliczenie wymiaru na przykład zasiłku opiekuńczego czy też macierzyńskiego pracownika danego przedsiębiorstwa. To, jakie dane musi zawierać formularz, określają szczegółowe normy prawne.

ZUS Z-3 - co warto wiedzieć?

Obiektywnie trzeba przyznać, że druk Z 3 jest istotnym elementem systemu ubezpieczeń i jednym z trudniejszych formularzy, z którymi na swojej biznesowej drodze może spotkać się pracodawca. Dokument sporządza płatnik składek, który zatrudnia mniej niż dwudziestu pracowników, jak i płatnik, który za okres po ustaniu stosunku pracy przekazuje wypłatę zasiłku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zaświadczenie ZUS Z-3 należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym osobiście lub przez osoby do tego upoważnione. Co w sytuacji, gdy pracownik, którego dotyczy dokument, nie pracuje już u przedsiębiorcy? Wówczas pracodawca nadal jest zobligowany do dostarczenia druku, musi jednak zrobić to w urzędzie zgodnym z miejscem zamieszkania swojego byłego pracownika.

Jak wypełnić ZUS Z-3?

Zaświadczenie zawiera zarówno informacje o samym płatniku, czyli zatrudniającym, jak o ubezpieczonym, tj. pracowniku. Ważną informacją, które powinna się w nim znaleźć, jest wykaz zarobków w okresie trwania stosunku pracy. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo wypełnić ZUS Z-3? Okazuje się bowiem, że nawet niewielki błąd może skutkować dalszymi nieprawidłowościami. Należy wiedzieć, że ZUS w większości przypadków nie wzywa pracodawcy do skorygowania informacji, lecz robi to samodzielnie. To oznacza, że w praktyce może zawyżyć podstawę wymiaru zasiłku i to z winy przedsiębiorcy!

Które zaświadczenie ZUS Z-3 wybrać?

Zgodnie z przepisami, druk dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na umowie o pracę. W pozostałych przypadkach niezbędne będzie wypełnienie i złożenie zaświadczenia ZUS Z-3a lub ZUS Z-3b. Pierwsze z nich sporządza się w szczególności za członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, osoby wykonujące odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności itd. ZUS Z-Z3b z kolei to zaświadczenie za osoby wykonujące pozarolniczą działalność, duchownych lub osoby współpracujące z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność.

Co powinno znaleźć się w ZUS Z3?

W formularzu powinny znaleźć się następujące informacje: dane ewidencyjne płatnika składek zgodne z ZUS ZPA lub ZUS ZFA (NIP, REGON), określenie okresu ubezpieczenia, dane ewidencyjne pracownika zgodne z ZUS ZUE (PESEL, numer i serię dowodu osobistego). Przepisy określają ponadto takie dane, jak okres niezdolności do pracy, który ma wpływ na prawo do wypłaty zasiłku, informację o ZUS ZLA, dane dotyczące liczby ubezpieczonych osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w konkretnym zakładzie pracy. Pracodawca, jeśli zachodzą takie przesłanki, powinien podać także liczbę zawartych umów cywilnoprawnych w swojej firmie oraz wszelkie inne informacje, które mogłyby wpływać na prawo do uzyskania przez osobę zatrudnioną odpowiedniego świadczenia.

Do kiedy złożyć ZUS Z-3?

Jaki jest termin na złożenie druku ZUS Z3? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie. Prawodawca nie określił tego w żadnym akcie prawnym. W praktyce jednak uznaje się, że płatnik powinien dostarczyć pełną dokumentację jak najszybciej. Wszelka zwłoka może bowiem działać na jego niekorzyść. Przyjęło się, że wypłata zasiłku odbywa się bowiem nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia formularza. Jedną z wyjątkowych sytuacji jest ta, gdy pracownik dostaje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, a następnie otrzymuje zasiłek chorobowy z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wtedy ZUS Z3 przekazywany jest dopiero po wypłacie. Okoliczności te - wbrew pozorom - nie należą do rzadkości, dlatego każdy pracodawca powinien mieć je na uwadze.

ZUS Z-3 – darmowy wzór formularza

Jeśli pracodawca nie czuje się na siłach, aby samodzielnie wypełnić zaświadczenie, może skorzystać z usług specjalistycznej firmy lub biura rachunkowego. Ponadto, istnieją specjalne opracowania opisujące, jak poprawnie wypełnić formularz, a nawet gotowe wzory takiego druku. Należy wyłącznie uzupełnić go poprawnymi danymi. W przypadku błędnego wypełnienia formularza, jak już wspomniano, pracodawca może poczuć konsekwencje na własnej skórze. Warto więc poświęcić czas i podejść do kwestii wypełniania ZUS Z3 z pełną odpowiedzialnością.