Jakie stawki obowiązują w dietach krajowych?
Stawki delegacji przez kilka lat nie ulegały zmianie (2013–2022).
1. stycznia 2023 r. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wprowadziło do Kodeksu pracy nowe stawki diety podróżnej. Od tej pory wynoszą one:
- 45 zł – pełna dieta (100%);
- 67,50 zł – dieta z ryczałtem za nocleg (150% pełnej diety);
- 9 zł – dieta z ryczałtem za dojazdy (20% diety pełnej).
Powyższe stawki nie obowiązują w trakcie delegacji online. W tym wypadku są one rozliczane na podstawie stawki dziennej pracownika.
Dieta w delegacji – komu przysługuje?
Zgodnie z obowiązującym prawem każdy pracownik, nawet transgraniczny, może starać się o otrzymanie diety krajowej lub zagranicznej za wyjazd. Podróż musi jednak mieć charakter stricte służbowy oraz trwać przez określony w Kodeksie pracy minimalny czas trwania.
Czy dieta krajowa przysługuje za wyjazd trwający mniej niż pełną dobę?
Zgodnie z obowiązującym prawem (zmiana 1. stycznia 2023 roku) dieta krajowa:
- nie obowiązuje w przypadku, gdy podróż służbowa trwa poniżej 8 godzin;
- wynosi 50% pełnej diety, kiedy delegacja trwa od 8 do 12 godzin;
- wynosi 100% pełnej diety (45 zł) w trakcie podróży powyżej 12 godzin.
Dieta krajowa – delegacja kilkudniowa
Dieta za wyjazd służbowy przysługuje również pracownikom, których wyjazd zajmie więcej niż jeden dzień. Zgodnie z przepisami zawartymi w Kodeksie pracy każdemu pracownikowi przysługuje:
- 100% diety (45 zł) za każdy kolejny dzień wyjazdu służbowego, który trwa powyżej 8 godzin;
- 50% diety (22,50 zł) za każdy kolejny dzień wyjazdu, który trwał poniżej 8 godzin.
Wysokość diety – od czego zależy?
Wysokość diety na wyjazd w delegację zależy od tego, ile czasu trwa wyjazd służbowy. W przypadku podróży służbowych z noclegiem, jej wysokość wzrasta do 67,50 zł. Przy ryczałcie za dojazdy jest to natomiast kwota 9zł.
Wyjazd służbowy – dieta a wyżywienie
Warto też wspomnieć o tym, że na wysokość przysługującej diety wpływa również wyżywienie. Jeżeli w trakcie wyjazdu pracownik ma zapewniony posiłek, dieta za wyjazd zostanie pomniejszona o kwotę:
- 11,25 zł – czyli 25% pełnej diety w przypadku śniadania lub kolacji;
- 22,50 zł – czyli 50% pełnej diety, gdy pracownik ma zapewniony obiad.
W przypadku wyjazdu służbowego z pełnym wyżywieniem może zaistnieć sytuacja, w której pracownik nie otrzyma diety. Należy również nie zapominać o tym, że dieta nie przysługuje w sytuacji, gdy delegacja ma odbyć się w miejscowości, w której pracownik mieszka. Pracodawca nie ma także obowiązku na opłacanie ryczałtu za nocleg w przypadku, gdy pracownik mógł w ciągu dnia powrócić na noc do swojego miejsca zamieszkania.
Delegacja – dieta za wyjazd a zaliczka
Każdy pracownik ma prawo ubiegać się o wypłacenie zaliczki z tytułu wyjazdu służbowego. Poproszony o wydanie zaliczki pracodawca nie może w tej sytuacji odmówić. Jednak w momencie rozliczania wyjazdu służbowego po powrocie z delegacji – kwota ta zostanie odjęta od wysokości całej kwoty przysługującej pracownikowi diety. Należy również pamiętać o tym, że dieta przysługuje także osobom, które w trakcie wyjazdu pracują w niepełnym wymiarze czasowym. Wymaganym minimum jest 8 godzin spędzonych w delegacji.
Jak obliczyć wysokość diety podróżnej?
Aby obliczyć całkowitą wysokość diety podróżnej, należy uwzględnić pewne limity. Dotyczy to przede wszystkim diety z ryczałtem za nocleg. W jej przypadku cena za jeden nocleg pod żadnym pozorem nie może przekroczyć dwudziestokrotności pełnej diety. W praktyce więc za jedną noc spędzoną na delegacji nie można wydać więcej niż 900 zł. Wysokość ryczałtu za nocleg wynosi 150% pełnej diety, co stanowi 67,50 zł. Delegacja rozpoczyna się w momencie, kiedy pracownik opuszcza swoje miejsce zamieszkania i wyrusza w podróż służbową. W przypadku gdy wyjazd trwał poniżej 8 godzin – osobie zatrudnionej dieta się nie należy. Jeżeli jednak trwa powyżej 8 godzin, ale nie więcej niż 12 godzin –pracownikowi przysługuje zwrot w postaci 50% diety. W sytuacji, w której pracownik przebywa na wyjeździe powyżej 12 godzin – przysługuje mu pełna dieta. Jeżeli jednak w trakcie wyjazdu pracownik musiał nocować poza swoim miejscem zamieszkania – przysługuje mu w tym wypadku zwrot w wysokości 67,50 zł.
Przykładowe obliczenia
Przyjmując, że pracownik wyjechał w podróż w poniedziałek o godzinie 18, a powrócił z niej w środę o tej samej godzinie – pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia diety za 3 dni spędzone na wyjeździe. Kwota ta wyniesie 202,50 zł. Warto jednak zauważyć, że jeżeli hotelu pracownik zjadł łącznie 2 śniadania – kwota ta zostanie pomniejszona o 2 x 11,25 zł. W sumie więc pracownik będzie mógł otrzymać 180 zł. Jeżeli jednak w hotelu oprócz śniadania, pracownik miał zapewnioną jedną obiadokolację, kwota ta zostanie zredukowana w sumie o 45 zł. W sumie więc będzie mógł otrzymać łącznie zwrot w wysokości 157,50 zł. Kwota ta jednak wzrośnie, jeżeli pracownik dostał się na miejsce konferencji na własną rękę. W przypadku podróży w dwie strony będzie mógł otrzymać 18 zł więcej. Jeżeli jednak pracodawca zapewnił mu transport – pracownik nie będzie mógł ubiegać się o otrzymanie tej kwoty.
Stawki delegacji – o czym pamiętać?
Na końcu warto również wspomnieć o tym, że bardzo ważną kwestię stanowią formalności związane z wyjazdem – począwszy od polecenia wyjazdu służbowego, aż po jej poprawne rozliczenie. Podstawę do rozliczenia delegacji stanowią rachunki, które pracownik ubiegający się o przyznanie diety ma obowiązek przedstawić swojemu pracodawcy. Należy jednak pamiętać o tym, że jednorazowo pracownik nie może otrzymać więcej niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety. W praktyce kwota ta wynosi 900 zł. Osoby ubiegające się o 150% wartości diety ze względu na przysługujący im ryczałt za nocleg – muszą pamiętać o tym, że 67.50 zł diety otrzymają za każdy nocleg, który trwał minimum 6 godzin i odbył się pomiędzy 21:00 a 7:00 rano. Trzeba również wziąć pod uwagę to, że ryczałtu nie można pobierać z tytułu czasu przejazdu na delegację.
Istnieje także sytuacja, w której pracodawca może swojemu pracownikowi odmówić wydania diety krajowej. Mowa tu o przypadkach, w których delegacja odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika. Wyjątkową sytuację stanowi również zwrot kosztów dojazdu pracownika na delegację. W przypadku, gdy w celu dojazdu na wyjazd służbowy pracownik używał środków komunikacji miejscowej. Ryczałt ten wynosi 9 zł za każdą dobę pobytu pracownika w podróży. Zwrot ten nie przysługuje jednak w momencie, gdy na miejsce delegacji pracownik dojeżdża transportem zapewnionym przez swojego szefa. Pracownik może dodatkowo starać się także o zwrot kosztów innych wydatków. Muszą one jednak być bezpośrednio związane z delegacją. Koniecznie muszą zostać też udokumentowane.
