Okres próbny a onboarding – jak dobrze wdrożyć i sprawdzić pracownika

Okres próbny w pracy – czym jest z perspektywy pracodawcy

Pracodawca przyjmujący do pracy nowego pracownika, może od razu zaproponować mu umowę o pracę, a może też zatrudnić go na okres próbny. W takiej sytuacji najczęściej zawierana jest najpierw umowa na okres próbny, maksymalnie do 3 miesięcy. W czasie okresu próbnego pracodawca ma szansę sprawdzić, czy zatrudniony pracownik faktycznie odnajduje się na danym stanowisku. Nie chodzi nawet o same kwalifikacje, ponieważ te zwykle zawarte są w CV i z góry należy założyć, że są zgodne z prawdą. Choć z tą kwestią różnie bywa. Chodzi więc bardziej o to, czy pracownikowi odpowiada określony charakter pracy, miejsce i jak odnajduje się wśród innych pracowników.

Okres próbny to dla pracodawcy również możliwość sprawdzenia, czy pracownik odpowiednio angażuje się w powierzone mu obowiązki, jak sobie z nimi radzi. Być może nowo zatrudniona osoba w firmie faktycznie posiada wspomniane wcześniej kwalifikacje, jednak okaże się, że w pracy zależy jej jedynie na jak najdłuższej przerwie i wymiguje się od obowiązków. Z perspektywy pracodawcy, co oznacza umowa na okres próbny, co dalej i jak odpowiednio wdrożyć nową osobę w firmie? Przedsiębiorca może zweryfikować umiejętności nowo przyjętego pracownika i postanowić, czy chce go zatrudnić na stałe, czy lepiej będzie podziękować za zaangażowanie i szukać dalej kandydata na stanowisko. 

Plan wdrożenia nowego pracownika – jak zrobić to dobrze?

Okres próbny w pracy to po prostu czas na zapoznanie nowego pracownika, powitanie go "na pokładzie" i często także szkolenie w zakresie powierzanych mu obowiązków. Jednym słowem to przyuczenie nowego pracownika do pracy na określonym stanowisku i zapoznanie ze wszystkimi panującymi w firmie procedurami. Do tej procedury warto się odpowiednio przygotować. Sam onboarding to proces złożony i można określić, że zaczyna się tuż przed pierwszym dniem pracy. Czas ten to nie tylko oczekiwania względem pracownika, ale również samego pracodawcy. Nowo przyjęta osoba ma bowiem możliwość zrezygnowania z podjętej pracy, jeśli poczuje, że nie czuje się dobrze w firmie ze względu na panujący w niej chaos czy brak jasno przedstawionych oczekiwań. I to właśnie na pracodawcy ciąży ten obowiązek, by jak najlepiej onboarding przeprowadzić. W tej kwestii często pojawia się jedno pytanie: jak wdrożyć nowego pracownika i sprawić, by chciał rozwijać skrzydła właśnie w tym, a nie innym miejscu pracy?

Solidny onboarding warto rozpocząć już przed pojawieniem się nowej osoby w pracy. Onboarding pracownika, przykłady dobrych praktyk i pomysły na wdrożenie warto poznać już przed zatrudnieniem nowej osoby. Najlepiej wcześniej przygotować potrzebne dokumenty, zadbać o porządek na biurku, przygotować kary dostępu, jeśli takie są potrzebne. Można również wyznaczyć mentora, czyli osobę, która będzie czuwać nad nowo zatrudnionym. Po podpisaniu dokumentów warto nową osobę oprowadzić po biurze, zapoznać z innymi pracownikami i pokazać wszystkie ważne miejsca, jak np. gabinet szefa, toaleta, miejsce, w którym można spędzić przerwę i zjeść posiłek. To dobry moment na to, by wspomnieć o panujących w firmie zwyczajach i obowiązującym dress codzie. W trakcie zapoznania dobrym rozwiązaniem jest także rozmowa z pracownikiem o firmie, jej zwyczajach i panujących zasadach. Ważne jest również zapoznanie z szefem. Warto zaplanować je w kalendarzu w pierwszy dzień lub wtedy, gdy będzie on dostępny. Onboarding to nic innego jak wprowadzenie nowego pracownika do firmy i zapoznanie z panującą kulturą pracy i obowiązkami.

Szkolenie nowego pracownika – o czym należy pamiętać?

W trakcie okresu próbnego najczęściej przeprowadza się szkolenie, czyli wdrożenie do powierzanych obowiązków, panujących procedur i zasad w miejscu pracy. Adaptacja pracownika powinna się odbywać w spokojnej i przyjaznej atmosferze, tak, by nie stresować jeszcze i tak zdenerwowanej osoby w nowym miejscu pracy. Należy pamiętać o zasadzie równego traktowania i nie dawać odczuć zatrudnionemu nowicjuszowi, że jest mniej doświadczony lub faworyzować starszych stażem pracowników. Takie zachowanie może zostać uznane za dyskryminację w pracy, dlatego każdego pracownika warto traktować indywidualnie i jednocześnie na równi z innymi. Szkolenie nowo zatrudnionej osoby to tak naprawdę inwestycja pracodawcy w swoich pracowników. Przekazywana wiedza i umiejętności mają zostać przedstawione w sposób jasny, tak, by nowy pracownik wyniósł ze szkolenia, jak najwięcej. To zadanie najlepiej zlecić profesjonalnym szkoleniowcom albo osobie odpowiedzialnej za szkolenia w firmie, jeśli taka już jest zatrudniona. Procedura wdrożenia nowego pracownika powinna odbywać się w zaplanowanych krokach, bez zbędnego chaosu, który mógłby zniechęcić kandydata na określone stanowisko do pracy w danej firmie.

Ocena pracownika po okresie próbnym – jak jej dokonać?

Po okresie próbnym następuje czas na podsumowanie. Zarówno sam pracownik może określić, co mu odpowiada, a co stanowi dla niego problem, jak i pracodawca powinien się podzielić swoimi wnioskami po adaptacji nowej osoby w firmie. Oczywiście w trakcie trwania okresu próbnego pracownik może się rozmyślić i zrezygnować. Kwestia takiej rezygnacji w trakcie trwania umowy zlecenie albo umowy na czas określony wygląda nieco inaczej. Aby móc przeprowadzić rzetelną ocenę pracownika, najlepiej przygotowywać się od samego początku 3-miesięcznego okresu próbnego. Oczywiście należy w tym celu obserwować postępy nowo zatrudnionego i notować wszystkie ważne wnioski. W tym czasie można, a nawet należy dawać nowej osobie feedback, by ewentualnie miała szansę poprawić swoje drobne niedociągnięcia.

Najlepszym rozwiązaniem jest przeprowadzanie takich rozmów po każdym mniejszym lub większym powierzonym zadaniu. Zebranie notatek i wniosków z całego okresu próbnego pozwoli także uniknąć stronniczego kierowania się jedynie odczuciami, które pojawiły się przez cały czas trwania adaptacji. Być może okaże się, że nowy pracownik w ostatnich dniach wdrażania popełnił kilka błędów, ale w pozostałych dniach pracy dawał z siebie wszystko. Ocena pracownika po okresie próbnym to doskonały moment na podsumowanie całego okresu przyuczania i przedstawienia wniosków. Warto taką rozmowę odbyć na osobności i przedstawić wszystkie plusy i minusy. Takie podsumowanie pozwoli podjąć decyzję o dalszym zatrudnieniu i podpisaniu umowy na czas określony albo pożegnaniu się z kandydatem, jeśli ten nie odnalazł się w nowej roli.

Co powinna zawierać ankieta po wdrożeniu pracownika

Ankieta onboardingowa może zostać przeprowadzona po tygodniu pracy, po miesiącu albo po zakończeniu całego procesu adaptacji. Tydzień może okazać się zbyt krótkim czasem na konkretne wnioski, jednak już wtedy można zapytać pracownika, czego brakowało mu w pierwszym tygodniu pracy, a także, co najlepiej wspomina z tego czasu. Po wdrożeniu nowego pracownika, czyli po zakończeniu okresu próbnego warto przygotować ankietę, która uwzględni takie pytania, jak: w jakim stopniu praca odzwierciedla wyobrażenia pracownika o określonym stanowisku pracy, czy pracownik poleciłby pracę w danej firmie swoim znajomym oraz ważna kwestia dotycząca tego, czy osoba na okresie próbnym otrzymywała regularny feedback ze swojej pracy w nowym miejscu i przedstawiono jej obowiązujący grafik pracy. Przy okazji takiej ankiety można porozmawiać z osobą na temat tego, jak odnajduje się w powierzonych jej obowiązkach i czy wszystko jest dla niej jasne. To również moment na to, by zadecydować, czy pracownik zostanie zatrudniony w firmie na dłuższy czas. Profesjonalnie przeprowadzony onboarding to jeden z wyznaczników firmy szanującej swoich pracowników i budującej uznanie na szacunku i klarownej współpracy.