Optymalizacja procesów biznesowych – klucz do sukcesu

Do czego służy i co daje optymalizacja procesów biznesowych?

Prowadzenie przedsiębiorstwa w XXI wieku jest z jednej strony znacznie prostsze (m.in. dzięki dostępowi do sieci wirtualnej), z drugiej zaś strony przynosi uczestnikom rynku nowe wyzwania. Podczas gdy w poprzednich stuleciach wyprodukowanie towarów lub usług dawało niemal gwarancję osiągnięcia zysków, dzisiaj nie jest to już takie oczywiste. Wręcz przeciwnie: konieczna jest nie tylko maksymalizacja sprzedaży, ale także — a może nawet przede wszystkim — umiejętna optymalizacja procesów biznesowych w organizacji. Jakie są metody na usprawnienie zarządzania przedsiębiorstwem?

Przez optymalizację procesów biznesowych rozumie się takie działania, które przekładają się na usprawnienie procesów zachodzących wewnątrz organizacji oraz w jej relacjach z otoczeniem rynkowym. Optymalizacja to zbiór czynności, które mogą przynosić oszczędności finansowe oraz zwiększenie efektywności wykonywanych działań. Dzięki temu przedsiębiorstwo staje się bardziej konkurencyjne oraz jest w stanie rywalizować z innymi podmiotami w branży.

Jakie są metody optymalizacji procesów biznesowych?

Celem działalności przedsiębiorstwa jest generowanie zysków. Jak sprawdzić, jaka jest kondycja finansowa firmy? W tym celu wykonuje się szereg procedur określanych zbiorczo jako analiza finansowa. Ocena sytuacji finansowej pozwala na ocenę m.in. płynności, czyli zdolności przedsiębiorstwa do spłacania zaciągniętych zobowiązań handlowych, bankowych itp. Oprócz tego dużą uwagę przywiązuje się do rentowności, tzn. relacji zysku do osiąganych przychodów. Istotną rolę odgrywa również analiza poziomu zadłużenia oraz jego struktury — ważne jest np. to, jaką część zobowiązań stanowią zadłużenia krótkoterminowe, czyli najbardziej wymagalne.

Warto pamiętać, że optymalizacja kosztów to nie jedyny sposób poprawy działalności przedsiębiorstwa. Wręcz przeciwnie: według literatury przedmiotu oraz praktyki biznesowej działania optymalizacyjne mogą objąć także takie aspekty jak na przykład:

• zarządzanie zasobami ludzkimi,
• realizacja usług nieprodukcyjnych,
• gospodarka magazynowa,
• obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie,

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Jeśli chodzi o zarządzanie zasobami ludzkimi, optymalizacja procesów może objąć na przykład sposób komunikowania się pomiędzy poszczególnymi działaniami. Zależnie od potrzeb do tego celu wykorzystuje się w tym celu komunikatory internetowe, cotygodniowe spotkania koordynacyjne itp.

Realizacja usług nieprodukcyjnych

Przez usługi nieprodukcyjne rozumie się takie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa jak na przykład księgowość, kadry i płace oraz działy administracyjne (sekretariat, recepcja). Ostatnie lata pokazały, że optymalizacja procesów biznesowych ma wiele możliwości rozwoju w tym zakresie. Do coraz popularniejszych rozwiązań należy automatyzacja procesów księgowych z wykorzystaniem technologii OCR. Dzięki temu księgowi nie muszą już ręcznie wprowadzać dokumentów finansowych, co pozwala im skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach.

Gospodarka magazynowa

Jeśli chodzi o gospodarkę magazynową, to obecnie stosuje się takie metody działania jak na przykład lean management oraz Just In Time. Na czym polegają obydwa podejścia?

Lean management to podejście do prowadzenia przedsiębiorstwa, które zakłada przede wszystkim eliminację wszelkiego rodzaju marnotrawstwa. Marnowanie zasobów (ludzkich, rzeczowych itp.) może wynikać z takich działań jak na przykład zbędne oczekiwanie na dostawę materiałów, bezproduktywne spotkania międzydziałowe, przetwarzanie tej samej dokumentacji przez różne działy itp. Lean management to koncepcja, która zakłada stałe doskonalenie organizacji.

Z kolei Just in Time to podejście stosowane przede wszystkim w odniesieniu do przedsiębiorstw z branży TSL (Transport, Spedycja, Logistyka) oraz przemysłowych/produkcyjnych. Just in Time polega na optymalizacji dostaw w taki sposób, by zminimalizować wykorzystanie powierzchni magazynowej. Koncepcja ta zakłada planowanie „co do minuty”. Przykładowo, dostawa prefabrykatów może być zaplanowana na pół godziny po wydaniu z magazynu. 

Obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie

Optymalizacja obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie powinna objąć takie formy ewidencji jak na przykład: dokumenty księgowe (faktury, rachunki), magazynowe (formularze dokumentujące wydanie zamówień, przesunięcia międzymagazynowe, przyjęcie towaru itp.) czy kadrowo-płacowe (listy płac, teczki akt osobowych, polecenia podróży służbowej i delegacje). Nowoczesne systemy do zarządzania delegacjami są wykorzystywane na przykład w przedsiębiorstwach transportowych.

Ciekawym sposobem na usprawnienie tego obszaru działalności firmy jest system do elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Takie rozwiązanie oznacza oszczędność czasu, zmniejszenie ryzyka zagubienia ważnych informacji oraz możliwość dostępu do danych cyfrowych np. z użyciem aplikacji na urządzenia mobilne.

Jakie są zasady i etapy optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie?

Jeśli chodzi o zasady optymalizacji procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, rozumie się przez to między innymi takie reguły działania jak:

• analiza bieżącej sytuacji w przedsiębiorstwie – jest to tzw. studium przypadków. Działania z tego zakresu polegają na opisaniu procesów zachodzących w danym przedsiębiorstwie,
• ewaluacja – efektem prac analitycznych jest audyt zawierający ocenę aktualnej sytuacji w organizacji oraz możliwych sposobów rozwiązania problemu,
• opracowanie działań naprawczych/optymalizacyjnych – propozycje w tym zakresie powinny zostać opracowane wspólnie przez specjalistów, kadrę menedżerską oraz pracowników operacyjnych,
• wdrożenie zaplanowanych działań.

Jeśli chodzi o optymalizację procesów w przedsiębiorstwie, to kluczowym elementem niezbędnym do osiągnięcia sukcesu jest wykorzystanie doświadczenia i wiedzy kadry operacyjnej. Pracownicy szeregowi oraz menedżerowie niższego szczebla to ta część zatrudnionych, która najlepiej zna codzienne problemy związane z funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa. Ich wiedzę oraz ogląd na sytuację należy wykorzystać podczas projektowania przedsięwzięć optymalizacyjnych. To właśnie z ich pomocą można odpowiednio zaplanować dzień pracy na poszczególnych stanowiskach w firmie.

Optymalizacja procesów w firmie – kiedy jest potrzebna?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta: zawsze. Optymalizacja procesów w firmie to działanie, które powinno być realizowane na każdym etapie cyklu życia przedsiębiorstwa. Jest tak niezależnie od faktu, czy mowa o niewielkim, rozwijającym się startupie, średniej wielkości przedsiębiorstwie z branży przemysłowej czy też wielkiej firmie działającej w obszarze handlu detalicznego. Oczywiście, metody optymalizacji procesów biznesowych mogą różnić się w zależności od branży, w jakiej działa dane przedsiębiorstwa, wielkości organizacji oraz stylu zarządzania.