Pracownik dojeżdżający – jak rozlicza się jego czas pracy?

Ci pracownicy, którzy dojeżdżają do swojego miejsca pracy z innej miejscowości, posiadają możliwość wykazania dojazdów jako kosztów uzyskania przychodu - mogą to zrobić w rocznej deklaracji podatkowej. Jak to zrobić i co warto wiedzieć? Kim jest pracownik dojeżdżający i czym różni się od miejscowego?

Pracownik dojeżdżający – co to znaczy?

Jak sama nazwa wskazuje, pracownik dojeżdżający jest osobą, która dojeżdża do pracy z innej miejscowości. Podczas ustalania dochodu ze stosunku pracy, stosowane są ryczałtowe koszty uzyskania przychodów. Pracodawcy uwzględniają wyższe kwoty, w momencie kiedy zatrudniona osoba mieszka poza miastem, w którym znajduje się miejsce pracy. Zadaniem pracownika jest złożenie oświadczenia o tym, iż spełnia on ten warunek, a także że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, który jest świadczeniem wypłacanym osobom czasowo wykonującym pracę w innym miejscu niż to, które zostało określone w umowie o pracę. Z racji, że takie czasowe oddelegowanie pracownika wiąże się oczywiście z rozłąką z rodziną - chcąc zrekompensować takiej osobie powstałe niedogodności, wypłaca się właśnie dodatek za rozłąkę. Jak wyżej, takiego pracownika nie dotyczą podwyższone koszty uzyskania przychodu. Praca poza miejscem zamieszkania stałego lub czasowego jest jednym z warunków, jakie musi spełnić zatrudniona osoba, aby ubiegać się o zwrot.

W obecnych czasach coraz częściej pracodawcy zgadzają się na wykonywanie obowiązków służbowych w sposób zdalny - nie zawsze jednak jest to możliwe, dlatego ci, którym zależy na swoich pracownikach, często decydują się zrekompensować im dojazdy w różny sposób. Jedni zwracają pieniądze wydane na bilety okresowe lub zakupują je swoim pracownikom sami jako firma, natomiast inni wypłacają dodatek samochodowy, który jest stałą kwotą zwracaną za paliwo zużyte w celach służbowych.

Coraz częściej zdarza się jednak, że zarząd oferuje swoim pracownikom przywileje, takie jak:

• przekazanie pracownikom służbowych samochodów,
• umożliwienie wykonywanie pracy w sposób zdalny,
• wynajęcie busa, którego zadaniem jest dowiezienie pracowników do zakładu pracy.

Pracownik dojeżdżający może również ubiegać się o zwrot kosztów dojazdu do pracy z Funduszu Pracy - nie jest to jednak świadczenie obligatoryjne, w związku z czym taka osoba może spotkać się z odmową, jeśli wyczerpany zostanie budżet przeznaczony na ten właśnie cel.

Pracownik miejscowy a dojeżdżający – czym się różnią?

Każda pracująca osoba ma prawo do odliczenia wydatków, które związane są z dojazdem do pracy - czy to własnym samochodem, pociągiem, czy też komunikacją miejską - od przychodów, które uzyskane zostały w ramach zatrudnienia. Maksymalna kwota, jaką można odliczyć, wynosi 300 zł, co w skali całego roku daje aż 3600 zł. Niezbędne jest jednak spełnienie trzech podstawowych warunków, aby móc skorzystać z takiej opcji.

Przychody, które pracownik otrzymuje jako wynagrodzenie za swoją pracę są pomniejszane o koszty pracownicze uzyskania przychodów - następuje to przed opodatkowaniem podatkiem PIT. Czym jednak są dokładnie koszty pracownicze? Jest to bowiem odliczenie kosztów dojazdu do pracy. Ich wysokość zależy przede wszystkim od miejsca zamieszkania pracownika. Co ciekawe, istnieją także uzasadnione przypadki, kiedy to kwota może być także podwyższona. Standardowo wynosi ona jednak 250 zł miesięcznie w przypadku pracownika miejscowego, czyli takiego, który mieszka stale lub czasowo w miejscowości zakładu pracy lub 300 zł miesięcznie dla pracownika dojeżdżającego. Jest to więc podstawowa kwestia, jaką różni się pracownik miejscowy a dojeżdżający.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu praca poza miejscem zamieszkania

Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości może skorzystać z prawa do odliczenia kosztów - mowa o 300 zł miesięcznie (nie więcej niż 3600 zł za dany rok podatkowy). Chcąc rozliczyć koszty, pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków - nie ma więc znaczenia częstotliwość dojazdów do pracy, wymiar czasu pracy czy także odległość dzieląca zakład pracy od miejsca zamieszkania pracownika dojeżdżającego. Nie trzeba również dokumentować kwot, które związane są z używaniem swojego własnego środka transportu - np. samochodu. Co ważne, w przypadku kiedy poniesione wydatki na dojazd do pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego czy komunikacji miejskiej są większe niż koszty określone w ustawie PIT, pracownik może je uwzględnić w rozliczeniu rocznym - zamiast kosztów kwotowych. Konieczne jednak będzie udokumentowanie tego imiennymi biletami okresowymi. Warto zdawać sobie także sprawę z tego, że ustawa nie przewiduje odliczania w ramach kosztów pracowniczych faktycznie poniesionych wydatków na paliwo pracownika dojeżdżającego własnym samochodem. Identycznie sprawa wygląda w przypadku, kiedy pracownik dojeżdża do pracy taksówką - również nie przysługuje mu prawo do odliczenia.

Co ciekawe, pracownik, który ma równocześnie przynajmniej dwa stosunki pracy, może skorzystać z wyższej rocznej sumy odliczenia, która w przypadku pracowników miejscowych wynosi 4500 zł, natomiast w przypadku tych dojeżdżających z innego miasta - 5400 zł.

Odliczenie kosztów dojazdu do pracy – jak to zrobić?

Jak wykazać dojazd do miejsca pracy w rocznym zeznaniu podatkowym? Podatnicy, którzy chcą to zrobić, powinni wpisać odpowiednią kwotę w danej rubryce w rozliczeniu PIT. O jakiej kwocie mowa? Znaleźć można ją w informacji o dochodach PIT-11, którą każdy płatnik musi przekazać swoim pracownikom do końca lutego za dany rok podatkowy.

Osoby, które chcą odliczyć koszty dojazdów w zeznaniu podatkowym PIT, muszą spełnić kilka innych warunków. Mowa tutaj przede wszystkim o tym, że należy być zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Pracodawcy nie mogą też w żaden inny sposób zwracać pracownikom za koszty z tytułu dojazdu do pracy. Jeśli zwracają, to niestety podatnik nie może odliczyć przejazdu na formularzu PIT. Istotny jest także sam transport - musi to być koniecznie transport publiczny. Warto mieć również ze sobą dokumenty potwierdzające dojazd do pracy z innego miasta, czyli bilety imienne, gdyż w żadnym wypadku nie mogą to być zwykłe bilety jednorazowe. Pracodawca może wypłacić pracownikowi zwrot pieniędzy w formie ryczałtu. Jego wysokość z kolei zależy oczywiście od kwoty, jaka została przez pracownika wydana na transport do zakładu pracy.

Zwrot kosztów dojazdu do pracy jest przychodem ze stosunku pracy, a więc podlega podatkom i składkom. Jeśli natomiast zwrot kosztów został ustanowiony przepisami wynikającymi z innych ustaw, wówczas nie podlega opodatkowaniu.

Pracodawca może zaproponować płacenie ryczałtu za dojazd do pracy lub przyznanie dodatku, którego wysokość zależy od odległości między zakładem pracy a miejscem zamieszkania pracownika. Może również zorganizować swoim podwładnym dojazdy do pracy busem lub wspólne podróże. Zależy to jednak tylko i wyłącznie od jego dobrej woli, ponieważ w żadnym wypadku nie jest do tego prawnie zobowiązany. Sytuacja nieco zmienia się, gdy pracodawcy wysyłają pracowników w podróże służbowe. Muszą oni wtedy zwrócić im koszty dojazdu do miejsca delegacji i te związane z powrotem do firmy.