Raport ZUS RPA – co to jest, kogo dotyczy i co należy o nim wiedzieć?

Nowy raport ZUS RPA – co to za raport?

Raport ZUS RPA to formularz składany przez przedsiębiorców co miesiąc, w celu przekazania do ZUS-u szczegółowych informacji o przychodach zatrudnionych osób. Jest to raport imienny, który pozwala ZUS na prawidłowe obliczanie świadczeń emerytalnych i rentowych.

W 2025 roku raport ZUS RPA nie uległ większym zmianom, jednak przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na dokładność danych, które przekazują w formularzu. Raport ZUS RPA zawiera dane dotyczące:

• okresu wykonywania pracy nauczyciela (jeśli dotyczy);
• kwoty przychodu, która była wypłacona w danym miesiącu, ale należna za poprzedni rok kalendarzowy;
• kwoty przychodu wypłaconej w danym miesiącu wraz z wynagrodzeniem za czas niezdolności do pracy (np. zasiłkiem chorobowym, opiekuńczym, macierzyńskim, świadczeniem rehabilitacyjnym);
• kwoty przychodu należnego za inny rok kalendarzowy, która stanowiła podstawę wymiaru składek ZUS na ubezpieczenie wypadkowe.

ZUS RPA – kogo dotyczy w 2025 roku?

Raport ZUS RPA jest wymagany od wszystkich przedsiębiorców, którzy zatrudniają osoby, które:

• po 31.12.2018 roku otrzymały wynagrodzenie za poprzedni rok kalendarzowy (choć może to dotyczyć również osób zatrudnionych w latach wcześniejszych);
• otrzymały przychody, które nie stanowiły podstawy do obliczania składek na ubezpieczenia rentowe i emerytalne, takie jak dodatki stażowe czy wynagrodzenia wypłacane za poprzedni rok kalendarzowy (np. w przypadku trzynastych pensji, nagród rocznych czy wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy).

Raport składany jest tylko wtedy, gdy za dany miesiąc wypłacono przychód należny za inny rok, który jest podstawą do obliczenia składek ZUS. Co istotne, zmieniające się przepisy wprowadzają nowe zasady obliczania składek w przypadku przychodów wypłacanych z opóźnieniem, np. za grudzień wypłacanych w styczniu 2025 roku.

Raport ZUS RPA – jak go poprawnie wypełnić?

Raport ZUS RPA wypełnia się na dwóch stronach formularza:

1. Część I – dane organizacyjne – wypełnia się identyfikator deklaracji, taki sam jak w deklaracji ZUS DRA.
2. Część II – dane płatnika składek – w tej części wpisuje się dane płatnika (firmy), takie jak NIP, REGON, PESEL, nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela oraz data urodzenia.
3. Część III – dane osoby ubezpieczonej – podaje się dane pracownika (PESEL, imię, nazwisko, kod tytułu ubezpieczenia).
4. Część IV – przychody – ta część zawiera informacje o wypłaconych przychodach, np. wynagrodzeniach, dodatkach, zasiłkach czy świadczeniach rehabilitacyjnych. Uwzględnia się także przychody należne za inny rok kalendarzowy.
5. Część V – oświadczenia płatnika składek – na końcu formularza płatnik składa oświadczenie o prawdziwości danych, podpisuje formularz i umieszcza datę.

Raport ZUS RPA – w jakich sytuacjach go składać w 2025 roku?

Raport ZUS RPA należy składać:

• dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy agencyjnej (umowa o dzieło), zlecenia i innych umów cywilnoprawnych;
• dla pracowników, którzy otrzymali przychód należny za inny rok kalendarzowy niż ten, za który składany jest raport;
• w przypadku, gdy wynagrodzenie zostało wypłacone z opóźnieniem (np. za grudzień w styczniu);
• jeśli pracownik otrzymał dodatek stażowy lub inne przychody, które nie stanowiły podstawy wymiaru składek rentowo-emerytalnych, ale są podstawą do składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Warto pamiętać, że ZUS RPA należy składać razem z innymi formularzami rozliczeniowymi, takimi jak ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA (w przypadku zwolnień lekarskich).

Podsumowanie

ZUS RPA to formularz, który w 2025 roku nadal jest obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców. Kluczowe zmiany dotyczą w szczególności dokładności danych o wypłaconych przychodach, w tym tych zaległych, które są wypłacane w roku bieżącym. Pamiętaj, aby zawsze składać raport ZUS RPA w terminie i razem z innymi wymaganymi formularzami, aby uniknąć problemów z ZUS i ewentualnych korekt.