Umowa zlecenie – czym jest i co powinna zawierać?

Umowy zlecenie to jedne z najczęściej zawieranych umów w biznesie. Dlatego przyglądamy się, czym są umowy zlecenie, jakie kluczowe elementy powinny zawierać oraz jakie obowiązki nakładają na zleceniobiorców i zleceniodawców.

Czym jest umowa zlecenie i kiedy się ją stosuje?

Umowa zlecenia to rodzaj umowy cywilnoprawnej, która reguluje współpracę pomiędzy dwiema stronami – zleceniodawcą i zleceniobiorcą. Jest ona najczęściej stosowana w przypadku, gdy zleceniodawca potrzebuje wykonania określonych usług lub prac, ale nie chce zatrudniać wykonawcy na podstawie umowy o pracę. Umowy zlecenia mają charakter czasowy i obejmują konkretne zadania lub usługi, które zleceniobiorca ma wykonać w określonym terminie na rzecz zleceniodawcy w zamian za ustalone wynagrodzenie. Tego typu umowy nie powinny generować typowej dla umowy o pracę zależności służbowej pracodawca-pracownik, dzięki czemu zleceniobiorca zachowuje większą swobodę i samodzielność w wykonywaniu powierzonych mu zadań.

Umowa zlecenie doskonale sprawdza się w przypadku zadań o charakterze usługowym, jak choćby w przypadku realizowanych przez specjalistów projektów, tłumaczeń czy konsultacji. Jest to też chętnie zawierana umowa w momencie zatrudniania dodatkowej siły roboczej do realizacji prac sezonowych lub okresowych. Na umowę zlecenie mogą być też zatrudniane osoby wykonujące prace dorywcze.

Zalety i wady umowy zlecenia

Zatrudnianie na podstawie umowy zlecenia gwarantuje zleceniodawcom możliwość dostosowywania zatrudnienia do zmieniających się potrzeb firmy, co jest szczególnie ważne w czasie wzmożonej działalności. Nawiązując współpracę na podstawie umowy zlecenie, przedsiębiorcy mają też większe szanse na pozyskanie wysoko wykwalifikowanych specjalistów do realizacji określonych projektów lub zadań, bez konieczności ich stałego zatrudniania. Ważne jest też to, że umowy zlecenia często generują niższe koszty zatrudnienia niż umowy o pracę.

Oczywiście współpraca z wykonawcami na podstawie umowy zlecenia nie jest całkowicie pozbawiona wad. Przede wszystkim korzystanie z umów cywilnoprawnych do zatrudniania pracowników sprzyjają rotacji, gdyż tego typu umowy nie gwarantują pracownikom stabilnego zatrudnienia, a tym samym mogą wpływać negatywnie na motywację, zaangażowanie i lojalność wobec pracodawcy. Ponadto wyzwaniem może być sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi, jeśli są to nie pracownicy, a jedynie luźno związani ze zleceniodawcą – zleceniobiorcy.

Co powinna zawierać umowa zlecenie?

W umowie zlecenia musi się znaleźć szereg elementów, które pozwolą jasno określić warunki współpracy, tak aby zminimalizować ryzyko nieporozumień. Najważniejsze z nich to:

• wskazanie stron umowy, czyli zleceniodawcy i przyjmującego zlecenie,
• dokładny opis zlecenia, które zleceniodawca powierza przyjmującemu zlecenie, przy czym warto w tym miejscu określić cel zlecenia i oczekiwane rezultaty,
• określenie wynagrodzenia, które przyjmujący zlecenie otrzyma za jego wykonanie, przy czym może to być stawka godzinowa, stawka za wykonane zlecenie lub inny, ustalony przez strony sposób rozliczenia, wraz z terminami i warunkami płatności,
• określenie terminu, a także jeśli jest to istotne, także miejsca wykonywania zlecenia,
• wskazanie okresu trwania umowy, który nie musi być tożsamy z terminem wykonania zlecenia,
• zapisy precyzyjnie określające obowiązki i odpowiedzialności stron,
• zapisy dotyczące zachowania poufności informacji oraz ustalenia dotyczące własności intelektualnej,
• postanowienia dodatkowe, w tym zapisy dotyczące ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, zwrotu kosztów, które przyjmujący zlecenie poczynił w celu należytego wykonania zlecenia, jak i postanowienia dotyczące sporów i rozwiązywania konfliktów,
• postanowienia dotyczące zasad rozwiązania zawartej umowy zlecenia i wskazujące na okres wypowiedzenia umowy zlecenia, a także warunki wypowiedzenia zlecenia w tym dotyczące ewentualnych świadczeń na rzecz zleceniobiorcy, jeśli wypowiedzenie umowy zlecenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od niego lub przeciwnie – na rzecz zleceniodawcy, jeśli wypowiedzenie umowy zlecenia przez zleceniobiorcę nastąpiło bez ważnego powodu,
• klauzula ochrony danych osobowych,
• podpisy obu stron umowy i daty jej zawarcia.

Istotne jest to, że umowa zlecenie nie może spełniać kryterium stosunku pracy, co oznacza, że nie może wskazywać na takie elementy jak stałe miejsce i czas wykonywania pracy, wykonywanie pracy pod nadzorem czy też wymóg osobistego świadczenia stosunku pracy. Warto pamiętać, że umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną, co oznacza, że jest regulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego, a nie Kodeksu pracy.

Umowa zlecenie powinna być sporządzona na piśmie, w sposób jasny, czytelny i całkowicie zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem, który sprawdzi, czy umowa jest kompletna i we właściwy sposób zabezpiecza interesy obu stron.

Obowiązki zleceniodawcy wynikające z umowy zlecenia

Zatrudniając pracowników na umowie zleceniu, zleceniodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od momentu zawarcia umowy zgłosić zleceniobiorcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a następnie odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne. Wyjątek stanowią uczniowie i studenci do 26. roku życia, które nie podlegają ubezpieczeniom społecznym na tych samych zasadach co pozostałe osoby. W ramach umowy zlecenia przyjmujący zlecenie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu, emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu, chyba że zleceniobiorca z innych tytułów osiąga przychód wyższy niż minimalne wynagrodzenie za prace, to wtedy odprowadza się jedynie składki zdrowotne. Do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych nie zalicza się ubezpieczenie chorobowe, które jest ubezpieczeniem dobrowolnym. Zleceniodawca musi także odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy. Warto też wiedzieć, że zleceniobiorcy mogą przystąpić do Pracowniczych Planów Kapitałowych i w takim wypadku zleceniodawca finansuje wpłaty podstawowe w wysokości 1,5% wynagrodzenia.

Obowiązki zleceniobiorcy z tytułu umowy zlecenia

Zleceniobiorca jest zobowiązany do wykonania zlecenia zgodnie z zapisami zawartymi w umowie zlecenie, w odpowiednich terminach i zgodnie z oczekiwaną jakością. Zleceniobiorca powinien wykonywać zlecenie z zachowaniem samodzielności i niezależności, co oznacza, że zleceniodawca nie powinien ingerować w sposób, w jaki przyjmujący zlecenie realizuje powierzone prace. Jeśli zleceniobiorca napotka trudności lub problemy w trakcie wykonywania zlecenia, powinien poinformować zleceniodawcę tak, aby wspólnie poszukać odpowiednich rozwiązań. Obowiązkiem zleceniobiorcy jest też dostarczenie faktur lub innych dokumentów rozliczeniowych potwierdzających poniesienie wydatków związanych z wykonaniem zlecenia. Zleceniobiorca może być też zobowiązany do zachowania poufności informacji, terminowego raportowania na temat postępów w realizacji zlecenia i przestrzegania innych ustaleń.