Z każdym kolejnym rokiem rządzący podnoszą minimalne krajowe wynagrodzenie, jak i wysokość składek społecznych, zdrowotnych itd. Wraz z tym wzrastają całkowite koszty prowadzenia działalności gospodarczej, ale przede wszystkim zatrudnienia pracowników. Wielu przedsiębiorców z końcem roku zadaje sobie pytanie o to, jak przygotować się na nadchodzące podwyżki i ile będzie kosztować ich zatrudnienie pracownika w 2023 roku? Sprawdźmy, jak sytuacja ta wyglądała w ostatnich 12 miesiącach, jakie wydatki ponosi pracodawca i co zmieni się w tym zakresie.

Podatek dochodowy, ubezpieczenia wypadkowe, ubezpieczenia społeczne przy zatrudnieniu pracownika - co wpływa na wysokość wynagrodzenia?

Minimalne wynagrodzenie, składki ZUS, podatek dochodowy i wiele innych - przedsiębiorcy, jak i sami pracownicy znają te pojęcia doskonale. Nie są to bowiem puste określenia, lecz coś, co realnie wpływa na wysokość wynagrodzenia pracownika w Polsce. Od decyzji rządu, a później tego, w jaki sposób zachowają się sami przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, zależy więc los polskich rodzin, w tym przyszłość samych zatrudnionych, którzy liczą m.in. na emeryturę czy chcą być ubezpieczeni zdrowotnie.

Każdy, kto prowadzi firmę, wie więc jakie koszty są najbardziej obciążające, a jednocześnie niezbędne, aby firma mogła normalnie funkcjonować. Co prawda w różnych obszarach działalności można zaoszczędzić, ale w innych jest to wykluczone. Nie zrobimy tego na pewno, obcinając pensję pracownikom lub oferując im gorsze umowy. Pracownik to wartość dodana każdej firmy, ale oczywiście wszystko to kosztuje. W tym kontekście warto więc rozłożyć na czynniki pierwsze to, jakie koszty ponosi pracodawca, aby z jednej strony utrzymać zakład pracy w dobrej kondycji finansowej, a z drugiej zadbać o dobro materialne swoich pracowników.

Jak się za chwilę przekonamy, koszt zatrudnienia pracownika nie jest tak łatwą do wyjaśnienia sprawą, jakby się mogło wydawać. Na szczęście, posiłkując się właściwymi normami prawnymi, interpretacją poszczególnych instytucji państwowych oraz przykładami z realnego życia możemy zbliżyć się do celu i po krótce wyjaśnić, w czym rzecz. Przekonajmy się więc, jak minimalne wynagrodzenie, podatek dochodowy, składki ZUS i wiele innych obciążeń wpływa na takie aspekty jak choćby wysokość wypłaconego wynagrodzenia czy to, co ogólnie nazywamy wynagrodzeniem brutto.

Koszty pracy w Polsce - co warto wiedzieć 

W pierwszej kolejności, zanim zajmiemy się takimi elementami jak ubezpieczenie chorobowe, ubezpieczenia społeczne, fundusz pracy i wiele innych, należy zastanowić się nad specyfiką kosztów zatrudnienia w naszym kraju.

Nie ma wątpliwości, że koszty pracy w Polsce nie należą do niskich, mimo iż pod względem średnich zarobków netto plasujemy się na odległych miejscach w europejskich rankingach. Niestety, z każdym kolejnym rokiem koszty pracodawcy, jakie musi ponieść jeśli chce zatrudniać pracowników, są coraz wyższe, a lwią część przedsiębiorcy oddają państwu.

Składki zus obciążające pracodawcę

Oprócz samego wynagrodzenia sporym wydatkiem są składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, a także zobowiązania podatkowe. Koszty pracy wynikają również z konieczności spełnienia wielu narzuconych przez prawodawcę obowiązków takich jak przeprowadzenie badań lekarskich (w tym wstępnych, kontrolnych i okresowych) oraz szkoleń Bezpieczeństwa i Higieny Pracy i wielu innych. Na uwagę zasługuje również fakt, że pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikowi płatnego urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, wypłaty wynagrodzenia chorobowego w przypadku chorób zakaźnych itp.

Nie można zapominać także o wydatkach, które wiążą się ściśle ze sprawami formalnymi, czyli np. obowiązkiem prowadzenia i późniejszego przechowywania pełnej dokumentacji pracowniczej. Zdarzają się również szczególne sytuacje, w których pracodawca musi sięgnąć do kieszeni mimo tego, że pracownik nie wykonuje swojej pracy. Mowa tutaj w szczególności o okresie przestoju niezawinionego przez samego pracownika. 

Zatrudnienie pracownika a koszty uzyskania przychodów

Kolejnym ważnym aspektem, który co prawda nie jest związany z zatrudnieniem pracownika, ale także znacząco obciąża kieszeń pracodawcy, są rosnące koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Mowa tutaj szczególnie o jednoosobowych podmiotach, czyli najprostszej i najpopularniejszej formie biznesu w naszym kraju i nie tylko. Z jednej strony przedsiębiorca musi płacić pracownikom, ale z drugiej, zanim do tego dojdzie - opłacić własne ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, a także podatek dochodowy od uzyskanych dochodów. Do tego dochodzi najczęściej również podatek VAT, czyli od towarów i usług. Daniny wobec państwa można oczywiście zmniejszyć poprzez koszty uzyskania przychodów takie jak choćby wydatki związane z zakupem pojazdów służbowych, sprzętu, wynajmem biura itp.

Wydatki pracodawcy dla pracownika na umowę

W tym wszystkim nie można oczywiście pominąć samych wydatków, jakie pracodawca ponosi w ramach zatrudnienia pracowników, które same sobie można również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba w tym miejscu jednak zauważyć, że mimo rosnących zobowiązań, w tym tzw. Nowego Ładu, przedsiębiorcy nie mogą już pomniejszać dochodu o uiszczone składki zdrowotne, które obecnie obliczane są proporcjonalnie (np. 9% przy skali podatkowej) od uzyskanego dochodu. Jest znacząca i działająca na niekorzyść pracodawców zmiana wprowadza jakiś czas temu przez rządzących, która w praktyce jest dodatkowym ukrytym podatkiem.

Podstawą jest wynagrodzenie


Nie ma firmy bez codziennej pracy, bez walki o klienta i stawania się bardziej konkurencyjnym na rynku. Nie wszystkie firmy potrzebują do tego pracowników (na przykład firmy jednoosobowe), w wielu jednak, osoby odpowiedzialne za wykonywanie określonych zadań są nie do przecenienia. Nie żyjemy jeszcze w świecie z futurystycznych wizji, gdzie roboty zastępują ludzi (choć w wielu branżach zdarza się to coraz częściej), to ciągle człowiek - ze swoimi umiejętnościami, umysłem i siłą fizyczną zapewnia każdej organizacji normalne funkcjonowanie. Żeby jednak był wydajny, musi być wynagradzany. To jak wysoka jest pensja, zależy od firmy i od tego, jak wyglądają ustalenia między pracownikiem a pracodawcą, jednak na pensję nie składa się tylko to, co zatrudniony dostanie “do ręki”. Co ważne, nie jest to kwota brutto, nie można więc mylić obu tych pojęć!



koszt zatrudnienia pracownika



Co składa się na wynagrodzenie?

Na wynagrodzenie za pracę składają się zawsze elementy określone w stałej miesięcznej wysokości (pensja zasadnicza, dodatki) oraz elementy zmienne w zależności od okoliczności, czyli np. premie, prowizje, stawka godzinowa itp.

Pierwszy element jest normą, wszelkie dodatkowe rozwiązania pracodawca ustala z pracownikiem indywidualnie i mogą być one wypłacone dobrowolnie. Najczęściej stanowią jeden ze sposobów na jeszcze większe zmotywowanie pracownika lub po prostu są nagrodą za dobre wyniki, wysoką skuteczność czy też wyższe niż zazwyczaj nakłady pracy. System premiowy jest już standardem w wielu branżach, w tym przede wszystkim wśród handlowców, prowizje spotkamy z kolei w sektorze bankowości itp. Wypłata takiego wynagrodzenia jest ściśle regulowana przez przepisy Kodeksu pracy i wiele innych szczegółowych aktów prawnych, musi być także w odpowiedni sposób udokumentowana i zaksięgowana. 

Koszty pracodawcy zależne od umowy

Koszty pracodawcy zależne są od umowy, na której zatrudniony jest pracownik. Może to być umowa o pracę, ale też umowa cywilnoprawna, w tym wszelkie umowy zlecenie czy o dzieło. I tu trzeba pamiętać, że w zależności od różnych aspektów, koszty zatrudnienia pracownika mogą się zmieniać. To może trochę niepokoić, bo czy rzeczywiście prawidłowo obliczamy ten koszt? Jeśli nie są Państwo pewni albo chcą potwierdzić swoje przypuszczenia na ten temat, zapraszamy do artykułu, w którym wszystkie te zagadnienia dokładnie omówimy.


Jakie są koszty pracodawcy?

Kwota netto, a więc to, co otrzymuje pracownik na konto, to tylko częściowy koszt zatrudnienia pracownika. Do tego dochodzi oczywiście obowiązek ubezpieczenia zatrudnionej osoby, a więc opłacania składek oraz zaliczka na podatek dochodowy. Wszystko to składa się na po części na wynagrodzenia brutto, ponieważ część ubezpieczeń społecznych i innych pokrywa pracodawca, a pozostałą część niejako sam pracownik. W rzeczywistości jednak wydatki są po stronie pracodawcy, a koszt pracownika jeśli chodzi o jego zatrudnienie jest iluzoryczny, ponieważ w praktyce nie opłaca on niczego z własnej kieszeni.

Oprócz wspomnianych już podstawowych kosztów pracodawcy związanych z zatrudnianiem pracowników nie można nie wspomnieć o nakładach ponoszonych z tytułu obowiązków wynikających z kodeksu pracy. Mowa tutaj m.in. o konieczności organizowania szkoleń BHP dla pracowników itp, które naturalnie ponosi pracodawca.

Koszty pracodawcy w umowie o pracę - jakie są i jaką część wynagrodzenia stanowią?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, pracownicy mogą być zatrudnieni na różnych umowach. Najczęściej jest to umowa o pracę, a tu kosztem uzyskania przychodu firmy jest z jednej strony wynagrodzenie brutto, z drugiej - składki ZUS obciążające pracodawcę.

Całkowity koszt pracodawcy w tej sytuacji to 9,76% składek emerytalnych, 6,50% rentowych, dodatkowo Fundusz Pracy - 2,45% oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - 0,1%. Niektórzy muszą też płacić wypadkowe (1,67%), ale to zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Koszty pracownika są też emerytalne (takie same jak u pracodawcy: 9,76%) oraz rentowe (1,50%), a ponadto płaci on na chorobowe (2,45%) oraz zdrowotne (9,00%). Przyjrzyjmy się, jak sprawa wygląda w 2023 roku. 

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2023 roku - co się zmienia?

2022 rok powoli przechodzi do historii, ale warto jeszcze na moment przyjrzeć się regulacjom, które były związane właśnie z takimi sprawami jak wynagrodzenie netto, kwota wynagrodzenia brutto oraz kwestią tego, jakie łączne koszty ponosi pracodawca z tytułu umowy z pracownikiem.

Ile pracodawca płaci za pracownika w  od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku? Rozpatrując ten temat warto sięgnąć do najnowszych danych dotyczących wynagrodzeń w 2023 roku. Podobnie, jak w latach poprzednich, wzrosła minimalna płaca za pracę, a tym samym w górę poszybowały koszty samych pracodawców. Najniższe krajowe wynagrodzenie w pierwszym półroczu wynosi 3490 zł brutto (w 2022 roku - 3010 zł brutto). Jeśli więc pracodawca zatrudnia daną osobę na podstawie umowy o pracę i to w pełnym wymiarze czasu pracy (tj. cały etat) koszt całkowity wynosi 4 204,75 zł przy wysokości 3 626,46 zł w 2022 roku. Składają się na niego składki: emerytalna (9,76% - 340,62 zł); rentowa (6,50% - 226,85 zł); wypadkowa (1,67% - 58,28 zł); na Fundusz Pracy (2,45% - 85,51 zł); na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1% - 3,49 zł). Razem daje to 714,75 przy 616,46 zł w 2022r. Jeśli chodzi o umowę zlecenie, minimalna stawka godzinowa w 2022 r wynosi 22,80 zł brutto. 

Natomiast jakie koszty poniesie pracodawca od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku? W drugim półroczu najniższe krajowe wynagrodzenie wyniesie 3 600 zł brutto. Pracodawca, który zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin, poniesie koszt całkowity w wysokości 4 337,28 zł. Kwoty składek prezentują się następująco: emerytalna: 351,36 zł (9,76%); rentowa: 234 zł (6,50%); wypadkowa: 60,12 zł (1,67%); Fundusz pracy: 88,20 zł (2,45%); Fundusz Gwarantowanych składek pracowniczych: 3,60 zł. Razem to daje 737,28 zł przy 714,75 zł w pierwszym półroczu. Na umowie zlecenie minimalna stawka godzinowa od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku będzie wynosić 23,50 zł. 









Jak więc widzimy, koszty związane z zatrudnieniem pracownika są ogromne, a od składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotnej czy PIT nie można uciec. Wszystkie te wydatki ponoszone są z kieszeni przedsiębiorcy, w najbliższym czasie składki ZUS jeszcze wzrosną, zwiększając koszty zatrudnienia pracownika. 

Umowa zlecenie - ile wynosi koszt całkowity zatrudnienia pracownika?

Nie każdy pracownik ma jednak umowę o pracę, bo coraz częściej oferowana jest umowa zlecenie lub umowa o dzieło. Jak w tym przypadku wyglądają wyliczenia? Umowa zlecenie koszty pracodawcy - jak do tego podejść? Na pewno są mniej skomplikowane od tradycyjnej umowy, bo wszystko uzależnione jest od kilku czynników, które charakteryzują zatrudnioną osobę. Jeśli dla pracownika umowa zlecenie jest jedynym źródłem zatrudnienia, to tak jak w przypadku tradycyjnej umowy o pracę kosztem pracodawcy są: wynagrodzenie brutto oraz składki ZUS. Inaczej to wygląda, jeśli pracownik jest zatrudniony dodatkowo w innej firmie, w której wynagrodzenie jest równe co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu - w tej sytuacji pracodawca ponosi tylko koszty wynagrodzenia brutto. To samo występuje, gdy zatrudnionym jest student do ukończenia 26. roku życia - tu też liczymy tylko brutto.

Zupełnie zaś nie ma problemu z umową o dzieło, gdyż tutaj nie trzeba odprowadzać żadnych składek do ZUS-u. Nietrudno zgadnąć, że w tej sytuacji liczy się tylko wynagrodzenie brutto i to jest koszt, który z tego tytułu musi ponieść pracodawca.

Czy to duże obciążenia dla pracodawcy?

Na koniec sprawdźmy, czy obciążenia tego rodzaju są dla pracodawcy duże, czy małe, a może po prostu średnie. Jeśli popatrzymy na dane Eurostatu z 2016 roku, to zauważymy, że nie jest tak źle. Wynagrodzenie za godzinę w Polsce to 7 euro, aż przeszło trzykrotnie mniej, niż średnio w Unii Europejskiej. Oczywiście nie zawsze jest to miarodajne, bo kraje lepiej rozwinięte, gdzie koszty pracy są wyższe, mają lepszej jakości świadczenia publiczne, a poza tym zarobki są wyższe, więc komfort życia stoi na lepszym poziomie

Patrząc obiektywnie, utrzymanie pracownika nie jest tanie, ale też nie są to kwoty, które mogą przerazić. Dobrze zarządzanej firmie, która skutecznie realizuje swoje cele, niestraszne są takie obciążenia. Poza tym, dobry pracownik czasami jest nawet więcej wart, więc to inwestycja na lata.

Umowa o dzieło - ile wynosi całkowity koszt zatrudnienia pracownika? 

Koszty pracodawcy umowa o pracę - to zagadnienie pojawia się niezwykle często, ponieważ nadal wiele milionów naszych rodaków pracuje na umowach cywilnoprawnych, w tym właśnie w ramach umowy o dzieło. W obecnym stanie prawnym każda umowa o dzieło musi być zarejestrowana przez przedsiębiorcę w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, ale mimo wszystko nadal ten rodzaj pracy nie podlega obowiązkowemu oskładkowaniu. Wiele wskazuje na to, że możemy spodziewać się zmian w tym zakresie, ale czas pokaże kiedy nastąpią i czego dokładnie będą dotyczyć. Brak oskładkowania z jednej strony zmniejsza koszty całkowite pracodawcy, z drugiej jednak sprawia, że osoba realizująca umowę nie może liczyć nawet na ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku umowy o dzieło koszt pracodawcy wynosi tyle, co wynagrodzenie brutto wskazane w umowie i później na rachunku. W przeciwieństwie do umowy zlecenia nie mamy tutaj jednak do czynienia z minimalną stawką godzinową, lecz wyceną całego dzieła. Z podatkowego punktu widzenia kluczowe jest również to, czego dotyczy dzieło, ponieważ m.in. w przypadku przekazania przez wykonawcę praw autorskich zlecający wykonanie dzieła ma możliwość odliczenia 50% kosztów uzyskania przychodu, w pozostałych przypadkach - 20%. Warto dodać, że istnieje jeden wyjątek, w którym umowa o dzieło staje się tytułem do ubezpieczenia. Chodzi mianowicie o sytuację, gdy dana osoba zawiera umowę o dzieło ze swoim pracodawcą. 

Jak wyliczyć całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2023 roku? 

Jak więc widzimy, dokładne wyliczenie kosztów zatrudnienia pracownika z jednej strony nie jest tak trudnym wyzwaniem, jak się może wydawać, z drugiej jednak istnieje tutaj szereg szczegółów, które mogą wpłynąć na końcowy wynik. Z tego powodu warto zlecić to zadanie profesjonalistom, w tym np. wykwalifikowanej księgowej, która będzie czuwać nad całością. Jeśli jednak przedsiębiorca chce dokonać obliczeń samodzielnie, świetnym rozwiązaniem jest kalkulator wynagrodzeń koszty pracodawcy, z którego można skorzystać online. Kalkulator umowa o pracę - dzięki temu można mieć pewność co do prawidłowości oraz dokładności obliczeń, które są zgodne z obowiązującymi przepisami. Kluczowe jest jednak wskazanie wszelkich niezbędnych danych dotyczących samej umowy, obowiązkowych składek, wysokości wynagrodzenia netto oraz brutto itp. 

Minimalne wynagrodzenie

Wynagrodzenie minimalne od 1 stycznia do 30 czerwca ma wynieść: kwota brutto - 3490 zł, a wynagrodzenie netto - 2 709,48 zł. Natomiast w drugim półroczu kwota brutto wyniesie 3600zł brutto, a kwota netto - 2783,86 zł. 

Szacuje się, że składki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym składka emerytalna, ubezpieczenie rentowe, ubezpieczenie wypadkowe i wiele innych wzrośnie do 1047 zł, a w drugim półroczu do aż 1080 zł. Do tego dochodzi proporcjonalne ubezpieczenie zdrowotne, którego nie można zaliczyć w koszty uzyskania przychodów.

Łącznie zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę przy minimalnym wynagrodzeniu pociągnie za sobą wydatki większe o blisko 750 zł w stosunku do tego, co miało miejsce w 2022 roku!