Od 1 stycznia 2016 r. w Polsce wprowadzona została możliwość wystawiania przez lekarzy elektronicznych zwolnień lekarskich tzw. e-ZLA. Jednocześnie w obiegu w dalszym ciągu pozostała tradycyjna papierowa forma chorobowego, czyli formularze ZUS ZLA. Od tego czasu 7% wszystkich zwolnień stanowiły e-zwolnienia. Okres przejściowy wdrażania e-zwolnień miał pierwotnie trwać do końca czerwca 2018 r., ale uległ wydłużeniu do końca listopada 2018 r. Do tego czasu będzie można jeszcze korzystać z druków ZUS ZLA.
Począwszy od dnia 1 grudnia 2018 r. lekarze będą wystawiać
zaświadczenia lekarskie wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą formularza
e-ZLA.
Co jest potrzebne do wystawienia e-ZLA?
Żeby korzystać z e-zwolnień swoje konto na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS) muszą
mieć zarówno pracodawcy, jak i lekarze wystawiający zwolnienia pracownikom.
Platforma PUE ZUS pozwoliła na optymalizację procesu wystawiania elektronicznych
zaświadczeń lekarskich.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie lekarz może wystawiać́ na
PUE ZUS albo w aplikacji, która używana jest w danym gabinecie lekarskim
(jeżeli posiada taką funkcję).
Jak założyć konto na platformie PUE ZUS?
Aby założyć konto należy wybrać jeden z 4 dostępnych
sposobów rejestracji:
1. rejestracja na stronie www.zus.pl
i potwierdzenie tożsamości w dowolnej placówce ZUS w terminie 7 dni od
rejestracji,
2. rejestracja i potwierdzenie tożsamości za pomocą profilu
zaufanego elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP),
3. rejestracja i potwierdzenie tożsamości za pomocą podpisu
kwalifikowanego (podpisu elektronicznego, który ma certyfikat),
4. rejestracja i potwierdzenie tożsamości za pomocą bankowości elektronicznej w banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS.
Jak podpisać e-ZLA?
Udostępnione zostały 3 sposoby podpisywania elektronicznych
zwolnień przez lekarzy:
- za pomocą certyfikatu z ZUS (szczegóły poniżej),
- za pomocą profilu zaufanego ePUAP,
- za pomocą podpisu kwalifikowanego.
ZUS udostępnia także certyfikat do podpisu elektronicznego,
który jest bezpłatny i ważny przez 5 lat. Wniosek o certyfikat można złożyć w
panelu platformy. Certyfikatem z ZUS można podpisywać e-ZLA oraz kilka innych
dokumentów:
- ZUS FZLA (wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania
zaświadczeń lekarskich),
- AZLA (anulowanie zwolnienia),
- UZLA (unieważnienie pobranych wcześniej numerów – pustych
druków ZLA do wypełniania,
gdy nie ma możliwości wystawiania elektronicznego
zwolnienia),
- ZUS PR-4 (wniosek o rehabilitację leczniczą w ramach prewencji
rentowej ZUS).
Korzyści z e-ZLA dla pracodawcy
Wygoda i szybkość
Pracodawca nie musi sprawdzać, czy
pracownik dostarczył zwolnienie w ciągu 7 dni od dnia, w którym je otrzymał. Dzięki
temu można prawidłowo rozliczyć składki i świadczenia oraz uniknąć korekt
dokumentów rozliczeniowych.
Brak obowiązku przekazywania e-ZLA do ZUS
Zwolnienie,
które wystawia lekarz, automatycznie trafia do systemu ZUS i jest w nim
zapisane. pracodawca nie musi więc dostarczać elektronicznego zwolnienia
lekarskiego do ZUS.
Mniej pracy
Pracodawca nie musi przekazywać do ZUS
zaświadczenia na druku Z-3 i innych dokumentów niezbędnych do wypłacenia
pracownikowi ewentualnego zasiłku. Zaświadczenie może być przekazywane w
systemie PUE ZUS i traktowane jest jako wniosek pracownika o zasiłek.
Stały dostęp do e-ZLA
Pracodawca ma dostęp do elektronicznych
zwolnień swoich pracowników i może je wyeksportować i zapisać w komputerze
lub na nośniku zewnętrznym. Wyeksportowany plik będzie zawierał wszystkie
dane ze zwolnienia oraz dane o elektronicznym podpisie lekarza.
Automatyzacja systemu powiadamiania
O tym, że pracownik
otrzyma zwolnienie, pracodawca może dowiedzieć się również z e-maila lub
SMS-a. Wystarczy, że na PUE ZUS zaznaczy, że chce otrzymywać odpowiednie
powiadomienia.
Szybsza kontrola zwolnienia pracownika
e-ZLA umożliwia szybszą kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika oraz kontrolę zasadności wystawienia zwolnienia. Wniosek o kontrolę prawidłowości wystawienia zwolnienia pracodawca może złożyć elektronicznie przez PUE ZUS.
Korzyści z e-ZLA dla lekarzy i pacjentów (pracowników)
Wygoda i szybkość
Wystawienie e-ZLA trwa krócej niż wypisanie
papierowego zwolnienia, lekarz ma w systemie dostęp do danych swojego
pacjenta, jego pracodawców (płatników składek) oraz członków rodziny, e-ZLA
może być również wystawione na tablecie lub smartfonie np. podczas wizyty
domowej.
Automatyzacja przepływu informacji
Zwolnienie natychmiast
trafia do ZUS automatycznie w systemie, zatem nie ma konieczności dostarczania
go do ZUS w formie papierowej.
Stały podgląd zwolnień
Lekarz uzyskuje stały dostęp do
wcześniejszych zwolnień pacjenta i może sprawdzić kto je wystawił, z jakiego
powodu i na jaki okres.
Mniej pracy
Większość danych w formularzu wypełniana jest
automatycznie, dzięki bazie danych z systemu, ponadto następuje weryfikacja
prawidłowości uzupełnienia zgodnie z przepisami, system podpowiada kod literowy
oraz numer statystyczny choroby.
Ograniczenie „papierkowej roboty”
Brak jest obowiązku przechowywania kopi zwolnień.
Brak obowiązku przekazywania e-ZLA do pracodawcy
Pacjent
może w spokoju wracać do zdrowia i nie przejmować się koniecznością
dostarczania dokumentów do pracodawcy, ponieważ informacja o zwolnieniu
przekazywana jest automatycznie w systemie. Do 30 listopada 2018 r. druki ZUS
ZLA należy dostarczać w terminie 7 dni od otrzymania zwolnienia
Stały dostęp do swoich danych
Pracownik również może
założyć konto w systemie PUE ZUS i mieć dostęp do swoich zwolnień lekarskich. Założenie
profilu jest bezpłatne, bardzo proste i nie zabiera wiele czasu.
Ważne informacje!
Przedsiębiorca, który rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, nie ma obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS i nie musi odbierać elektronicznych zwolnień lekarskich. W takim wypadku lekarz po wystawieniu e-ZLA musi wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik dostarcza swojemu pracodawcy, tak jak papierowe zwolnienie. Na życzenie pacjenta, zawsze trzeba wydrukować e-ZLA, nawet jeżeli jego pracodawca ma profil na PUE.
