Czym jest notatka służbowa i jak ją prawidłowo napisać?

To jeden z najczęściej stosowanych dokumentów w komunikacji wewnętrznej w firmie lub instytucji. Notatka służbowa jest pismem służącym do dokumentowania istotnych zdarzeń, decyzji i ustaleń, które mogą być wykorzystane do weryfikacji wykonania tych ustaleń.

Kiedy sporządza się notatkę służbową?

Notatkę służbową sporządza się w różnych sytuacjach, w tym:

• gdy występują trudności w komunikacji słownej między pracownikami, np. w pracy zdalnej lub między oddziałami firmy,

• jako dokumentację poleceń służbowych wydanych przez przełożonego,

• w celu formalnego odnotowania wydarzeń mających znaczenie dla organizacji,

• jako zapis przebiegu istotnych rozmów telefonicznych,

• w przypadku spotkań służbowych, negocjacji biznesowych lub narad firmowych,

• w sytuacjach problematycznych, np. konfliktów między pracownikami czy odmowy wykonania polecenia służbowego,

• jako dokumentację działań podejmowanych w sytuacjach kryzysowych w firmie.

Jak sporządzić notatkę służbową?

Obowiązujące przepisy nie narzucają konkretnej formy notatki służbowej, jednak powinna być ona:

• czytelna i zrozumiała,

• zgodna z zasadami ortografii i gramatyki,

• konkretna, bez zbędnych elementów,

• pozbawiona subiektywnych opinii i ocen,

• zgodna z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Podstawowe elementy notatki służbowej to:

• data i miejsce sporządzenia,

• dane nadawcy i odbiorcy,

• temat notatki,

• opis sytuacji lub ustaleń,

• podpis autora dokumentu.

Warto stosować wypunktowania i wyróżnienia, aby zwiększyć czytelność. Notatka może być sporządzona odręcznie lub komputerowo i nie wymaga użycia firmowego papieru.

Przechowywanie i ochrona notatek służbowych

Ochrona danych osobowych

Zgodnie z przepisami RODO oraz aktualnymi regulacjami dotyczącymi ochrony prywatności w miejscu pracy, notatki służbowe zawierające dane osobowe podlegają ochronie. Nie wolno ich udostępniać osobom trzecim bez uzasadnionej potrzeby. Dostęp do nich mogą mieć tylko upoważnione osoby.

Umieszczanie notatek w aktach osobowych

Notatek służbowych co do zasady nie umieszcza się w aktach osobowych pracownika, ponieważ nie są one wymienione w katalogu dokumentów, które powinny się w nich znajdować. Istnieją jednak wyjątki, kiedy notatka może być częścią dokumentacji pracowniczej:

• jeśli dokumentuje zdarzenie mające wpływ na stosunek pracy, np. udzielenie kary porządkowej,

• jeśli dotyczy odmowy przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika,

• jeśli zawiera istotne ustalenia dotyczące naruszenia regulaminu pracy lub etyki zawodowej.

W innych przypadkach notatki mogą być przechowywane oddzielnie, ale muszą być dostępne dla pracownika na jego żądanie.

Przekazywanie i udostępnianie notatek służbowych

Notatka może być przekazywana:

• osobiście,

• pocztą tradycyjną,

• elektronicznie (e-mailem lub wewnętrznym systemem dokumentacji).

Jeśli dokument zawiera dane poufne lub wrażliwe, zaleca się ograniczenie dostępu i przekazywanie go w sposób bezpieczny.

Podsumowanie

Notatki służbowe to ważne narzędzie komunikacji i dokumentacji w firmie. Powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami, nie naruszać prywatności pracowników i być przechowywane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych. Pracownik ma prawo do wglądu w notatki sporządzone na jego temat, a ich treść powinna być rzetelna i pozbawiona subiektywnych opinii. Dobrze sporządzona notatka może ułatwić zarządzanie zespołem oraz stanowić istotny dowód w przypadku sporów pracowniczych.