Faktury VAT – nowe zasady wystawiania od 1 stycznia 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce obowiązują nowe przepisy umożliwiające małym przedsiębiorstwom korzystanie ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju siedziby, ale również w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej. Procedura ta, znana jako SME (Small and Medium Enterprises), wprowadza istotne zmiany w zasadach wystawiania faktur.

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Od 1 stycznia 2025 roku małe przedsiębiorstwa w Polsce mogą korzystać ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju siedziby, ale również w innych państwach członkowskich UE.

2. Przedsiębiorcy chcący skorzystać ze zwolnienia muszą uzyskać indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX w kraju swojej siedziby.

3. Wprowadzona procedura SME pozwala przedsiębiorcom na wystawianie faktur uproszczonych, które muszą zawierać między innymi numer identyfikacyjny EX.

4. Aby skorzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE, roczny obrót firmy nie może przekroczyć 100 000 euro, a sprzedaż w danym kraju musi mieścić się w obowiązującym limicie zwolnienia.

5. Firmy korzystające ze zwolnienia w innych krajach UE muszą składać kwartalne raporty o obrotach w każdym państwie, w którym prowadzą działalność.

6. Zmiany w fakturowaniu mają na celu uproszczenie procesów księgowych, zwiększenie transparentności oraz dostosowanie polskich przepisów do unijnych regulacji.

Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jej prawidłowe wystawienie jest kluczowe dla zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy towarów lub usług, ponieważ determinuje możliwość odliczenia podatku naliczonego oraz spełnia funkcję dowodową w przypadku kontroli skarbowej. Wprowadzone od 1 stycznia 2025 roku zmiany w zasadach wystawiania faktur mają na celu uproszczenie procesów księgowych, zwiększenie transparentności oraz przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym.

Nowe zasady zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorstw

Nowelizacja ustawy o VAT z 8 listopada 2024 r. wprowadza możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT przez małe przedsiębiorstwa zarówno w kraju siedziby, jak i w innych państwach UE. Oznacza to, że polskie firmy będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach członkowskich, a przedsiębiorstwa z siedzibą w innych państwach UE będą mogły korzystać ze zwolnienia w Polsce. 

Obowiązek uzyskania numeru identyfikacyjnego z kodem EX

Przed rozpoczęciem korzystania ze zwolnienia w ramach procedury SME, przedsiębiorca musi uzyskać w swoim kraju siedziby indywidualny numer identyfikacyjny zawierający kod EX. Numer ten jest niezbędny do prawidłowego korzystania ze zwolnienia w innych państwach członkowskich UE.

Zmiany w wystawianiu faktur

W związku z wprowadzeniem procedury SME, zmienią się również zasady ustalone w sprawie wystawiania faktur. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia w ramach tej procedury będą mogli wystawiać faktury uproszczone, podobnie jak ma to miejsce w przypadku krajowych podatników zwolnionych z VAT. Jednak faktury te będą musiały zawierać dodatkowe informacje, takie jak indywidualny numer identyfikacyjny z kodem EX.

Uproszczony zakres danych na fakturze uproszczonej musi zawierać takie elementy jak:

• data wystawienia,

• numer kolejny,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, określenie rodzaju dostarczanych towarów lub świadczonych usług,

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

• cena jednostkowa towaru lub usługi,

• kwota należności ogółem.

Należy dodać, że w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia faktura taka jest wystawiana na żądanie nabywcy.

Korzystanie ze zwolnienia w innych krajach UE

Aby skorzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki, takie jak:

• rejestracja do zwolnienia w kraju siedziby firmy,

• roczny obrót we wszystkich krajach UE nieprzekraczający 100 000 euro,

• sprzedaż w danym kraju nieprzekraczająca limitu zwolnienia podmiotowego z VAT obowiązującego w tym kraju (w Polsce to 200 000 zł).

Dodatkowo, firmy chcące korzystać ze zwolnienia w innych krajach UE powinny składać kwartalne raporty o obrotach w każdym państwie członkowskim, w którym prowadzą działalność.

Wprowadzenie procedury SME ma na celu uproszczenie zasad związanych z podatkiem VAT dla małych przedsiębiorstw, zmniejszając ich obowiązki administracyjne i umożliwiając korzystanie ze zwolnienia z VAT w całej Unii Europejskiej.

Podsumowanie

Od 1 stycznia 2025 r. zaczęły obowiązywać zmiany w zakresie fakturowania oraz nowe przepisy dotyczące VAT, wynikające z nowelizacji ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów. Nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. wprowadza nowy punkt 3a w § 3, który dotyczy fakturowania dostaw towarów i usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT. Podatnicy korzystający z procedury SME mogą wystawiać faktury uproszczone, które zawierają podstawowe dane identyfikacyjne podatnika i nabywcy, informacje o towarach lub usługach oraz kwotę należności. Dodatkowo faktury te muszą zawierać indywidualny numer identyfikacyjny EX, który podatnik musi uzyskać w państwie członkowskim, w którym ma siedzibę działalności gospodarczej. Nowelizacja ustawy o VAT implementuje procedurę SME, umożliwiając przedsiębiorcom z siedzibą w innym państwie UE skorzystanie ze zwolnienia z VAT w Polsce. Wprowadzenie procedury SME wiąże się z koniecznością uzyskania numeru identyfikacyjnego EX przez przedsiębiorców spoza Polski, możliwością wystawiania faktur uproszczonych oraz dostosowaniem przepisów krajowych do dyrektywy 2020/285. Zmiany upraszczają fakturowanie dla małych przedsiębiorstw korzystających ze zwolnienia z VAT oraz harmonizują polskie przepisy z unijnymi regulacjami.