Lean management – na czym polega ta koncepcja zarządzania?

Lean Management to koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem stosowana przez globalnych liderów biznesowych. Odpowiednio wykorzystana, daje realne korzyści dla organizacji w każdym środowisku biznesowym. Co to jest Lean management?

W nowoczesnej gospodarce coraz ważniejszym elementem funkcjonowania przedsiębiorstwa jest sprawna organizacja procesów zachodzących w organizacji. Dobrze funkcjonujący system zarządzania, który obejmuje między innymi przepływ materiałów i informacji to czynnik, który w długim okresie buduje przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa. W praktyce biznesowej stosuje się różne metodyki zarządzania. Jedną z nich – chętnie wybieraną przez czołowe światowe przedsiębiorstwa – jest koncepcja Lean management. W języku polskim określenie to oznacza „odchudzone zarządzanie”. Na czym polega ta metoda działania? Czym jest kultura Lean? Przeczytaj poniższy tekst, by poznać odpowiedź na to oraz wiele innych pytań.

Koncepcja Lean management – co to jest?

Lean management to koncepcja działania, która w pierwotnej wersji została w pierwszej połowie dwudziestego wieku opracowana przez firmę Toyota, aby udoskonalić system produkcyjny Toyoty. Szybko się jednak okazało, że na wdrażaniu Lean mogą skorzystać różnorodne firmy i system sprawdza się nie tylko w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Wszystko dlatego, że podejście Lean management zakłada przede wszystkim elastyczność struktury organizacyjnej – zamiast skomplikowanej hierarchii organizacyjnej preferuje się taką strukturę kierownictwa, w której polecenia będą wydawane w krótkim czasie.

Kolejną z cech charakterystycznych Lean management jest idea permanentnego rozwijania kompetencji – na przykład poprzez szkolenia zawodowe, okresowe testy kwalifikacji zawodowych.

Lean management to podejście o całościowym (holistycznym) charakterze, dlatego często mówi się o takim pojęciu jak kultura Lean management (lean culture). Zakłada się, że wkład w sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa mają wszyscy członkowie organizacji. W związku z tym cennych wskazówek odnośnie działania firmy oczekuje się zarówno od menedżerów (mają oni ogląd na różne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie), jak i szeregowych pracowników operacyjnych (dzięki swojemu doświadczeniu „na pierwszej linii” mają oni większą wiedzę odnośnie codziennych problemów).

Podejście to jest nastawione na eliminację różnego rodzaju marnotrawstwa (z jap. muda). Pod pojęciem „mudy” rozumie się wszelkiego rodzaju działania, które nie przyczyniają się do wytworzenia wartości dodanej w przedsiębiorstwie. Może być to np. zbędny, zbyt wydłużony obieg dokumentacji papierowej, niepotrzebne delegacje (wiele kwestii można obecnie załatwić poprzez komunikatory online i korespondencję mailową), niewykorzystany potencjał pracowników czy nadmierny czas oczekiwania na zapasy/części zamienne. W niektórych branżach marnotrawstwem jest także nadprodukcja zapasów oraz zbędny ruch po magazynie.

Cele Lean management

Koncepcja Lean management skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa we wszystkich procesach biznesowych, co prowadzi do zwiększenia efektywności, poprawy jakości, obniżenia kosztów i zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa. Dlatego najważniejsze cele koncepcji Lean management obejmują minimalizację marnotrawstwa poprzez redukcję nadprodukcji, nadmiaru zapasów, opóźnień, nadmiaru procesów, zbędnych ruchów, nadmiernego przetwarzania i wad produktów. Poprawa jakości jest kluczowa, poprzez eliminację błędów i defektów już na wczesnym etapie procesu produkcyjnego, co przyczynia się do zyskania reputacji jako producenta wysokiej jakości produktów lub usług.

Kolejnym celem jest zwiększenie efektywności poprzez optymalizację procesów, eliminację zbędnych działań i poprawę przepływu pracy. Skrócenie czasu cyklu produkcyjnego jest istotne dla szybszej reakcji na zmieniające się warunki rynkowe i zapotrzebowanie klientów. Lean management dąży także do stworzenia elastycznych systemów produkcyjnych, umożliwiających dostosowanie się do zmieniających się potrzeb rynku i klientów.

Jednym z kluczowych elementów koncepcji Lean management jest zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach organizacji. Poprzez zachęcanie do ciągłego doskonalenia i udziału w procesach decyzyjnych, pracownicy stają się kluczowymi uczestnikami w doskonaleniu procesów i wdrażaniu zmian. W rezultacie przedsiębiorstwo może uzyskać konkurencyjną przewagę na rynku poprzez oferowanie wysokiej jakości produktów lub usług, obniżenie kosztów produkcji, zwiększenie efektywności i elastyczności operacyjnej oraz poprawę zaangażowania pracowników.

Zasady Lean management

Zasady Lean Management są kluczowymi filarami filozofii zarządzania, która dąży do eliminacji marnotrawstwa i optymalizacji procesów w celu dostarczenia wartości klientowi. Oto główne zasady Lean Management:

Eliminacja Marnotrawstwa (Muda):

Marnotrawstwo to wszystkie działania, które nie dodają wartości dla klienta. Zasada ta kładzie nacisk na identyfikację i eliminowanie marnotrawstwa we wszystkich procesach biznesowych. Wszystkie rodzaje marnotrawstwa są starannie identyfikowane, w czym pomaga na przykład mapowanie strumienia wartości i eliminowane poprzez ciągłe doskonalenie i angażowanie pracowników w ten proces.

Koncentracja na Kliencie:

W centrum Lean management znajduje się klient. Organizacje powinny skupić się na zrozumieniu potrzeb i oczekiwań klientów, a następnie dostarczać wartość poprzez dostosowanie procesów do tych potrzeb. Zasada ta wymaga aktywnego zbierania informacji zwrotnych od klientów i ciągłego dostosowywania się do ich potrzeb.

Ciągłe Doskonalenie (Kaizen):

Kaizen oznacza ciągłe doskonalenie. Ta zasada skupia się na stałym dążeniu do ulepszania procesów i praktyk. W Lean management, ciągłe doskonalenie jest wbudowane w kulturę organizacji, a pracownicy są zachęcani do zgłaszania pomysłów na usprawnienia.

Systematyka (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke):

Systematyka to zasada uporządkowania miejsca pracy i procesów. Pięć japońskich zasad systematyki, znanych jako 5S, obejmuje takie narzędzia Lean management jak:

• Seiri (sortowanie) - eliminacja niepotrzebnych przedmiotów,
• Seiton (systematyzowanie) - ustalenie miejsca dla każdego przedmiotu,
• Seiso (sprzątanie) - utrzymanie czystości w miejscu pracy,
• Seiketsu (standardyzacja) - ustanowienie standardów dla 5S,
• Shitsuke (samodyscyplina) - przestrzeganie standardów i ciągłe doskonalenie.

Te zasady stanowią fundament Lean Management i są stosowane w organizacjach na całym świecie w celu poprawy efektywności, jakości i konkurencyjności.

Lean management – strategie wdrażania Lean management

Wdrażanie Lean Management w organizacji wymaga strategicznego podejścia i konkretnych działań. Kluczowe jest zrozumienie filozofii Lean i korzyści, które z niej płyną, zaangażowanie we wdrażanie Lean management wszystkich pracowników, identyfikacja obszarów marnotrawstwa w poszczególnych procesach organizacji, wybór odpowiednich metod z koncepcji zarządzania procesami i dostosowanie ich do konkretnych potrzeb organizacji. Ważnym elementem jest też ciągłe doskonalenie procesów, monitorowanie i mierzenie wyników oraz ciągły rozwój koncepcji. Wdrożenie Lean management to proces długotrwały, ale przynoszący doskonałe efekty.

Jak nabyć wiedzę na temat koncepcji Lean management? Można sięgać po liczne publikacje, przybliżające wykorzystywanie metodologii Lean w środowisku biznesowych. Jednak kluczowym elementem w tym zakresie są przede wszystkim szkolenia praktyczne. Kursy zawodowe pozwalają na przygotowanie przedsiębiorstwa do optymalizacji działania, tak aby możliwe było wdrożenie wszystkich zasad Lean. Dobrą wiadomość dla przedsiębiorców zainteresowanych usprawnieniem organizacji stanowi informacja, że obecnie jest na rynku dostępnych wiele ofert firm szkoleniowych i konsultingowych. Zajmują się one wykonywaniem takich aktywności jak:

• analiza procesów zachodzących w przedsiębiorstwie klienta pod kątem marnotrawstwa oraz efektywności,
• przeprowadzanie szkoleń pracowniczych – dzięki temu zatrudniona kadra staje się świadoma tego, jak ważną rolę odgrywa w rzeczywistości koncepcja odchudzonego zarządzania w kierowaniu firmą. Jest to ważne, ponieważ pracownicy mają często tendencję do deprecjonowania koncepcji teoretycznych.

Szkolenia są istotne, ale mogą okazać się niewystarczające do osiągnięcia sukcesu. Oprócz tego niezwykle istotna jest również bardzo dobra znajomość danej branży. Znacznie trudniejszym zadaniem jest optymalizacja procesów zachodzących np. w przedsiębiorstwie transportowym bez znajomości specyfiki branży TSL, prawda? Jeśli osoby odpowiedzialne za Lean management nie mają wiedzy na temat czasu pracy kierowców czy dokumentacji transportowej (listy przewozowe CMR itp.), całe przedsięwzięcie z dużym prawdopodobieństwem zakończy się niepowodzeniem.

Lean management – przykłady

Efektem zaobserwowanej mudy powinno być wdrożenie działań (procedur) zapobiegawczych. Mogą być to na przykład:

• komputerowe systemy do obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie – aplikacje online do delegacji czy rejestracji czasu pracy mogą znacznie skrócić czas wykonywania zadań przez działy kadrowo-finansowe,
• kuwetki na dokumenty papierowe – odpowiednio oznaczone (np. kolorowymi, dużymi symbolami), pozwalają one na szybsze sortowanie dokumentacji,
• ergonomiczna organizacja operacyjnych stanowisk roboczych w firmie produkcyjnej,
• wykorzystanie aplikacji komputerowych do planowania zamówień oraz urlopów pracowniczych,

oraz wiele innych. Liczba możliwych sposobów działania jest właściwie nieograniczona. Kluczowa jest kreatywność i umiejętność planowania.

Powyższe sposoby działania wymagają dobrej znajomości specyfiki działania przedsiębiorstwa oraz branży. Odpowiednio wdrożone są jednak długofalową inwestycją w rozwój firmy. Korzyści z tego mogą być różnorodne: od optymalizacji kosztów utrzymania zapasów po bardziej efektywny czas pracy.

Lean management to sposób zarządzania wykorzystywany w codziennej działalności operacyjnej gigantów z takich branż gospodarki jak na przykład przemysł samochodowy czy produkcyjny. W literaturze przedmiotu można znaleźć wiele opracowań teoretycznych dotyczących tej koncepcji. Opisuje się w nich genezę i zasady Lean management jako kompleksowego podejścia do nowoczesnego zarządzania firmą. Oprócz tego dostępne są także kursy Lean management – szkolenia pozwalają na poznanie metodyki od strony praktycznej, poprzez analizę case study.

Niezależnie od tego należy pamiętać o bardzo istotnym aspekcie. Zasady opisane na szkoleniach i w poradnikach dotyczących Lean management to elementy istotne, ale nie najważniejsze. Są to tylko pewne wskazówki pokazujące, jak należy działać. Istotą tego podejścia jest określenie wartości firmy i elastyczne działanie, ponieważ dobór metod powinien wynikać ze specyfiki funkcjonowania danego przedsiębiorstwa, jego otoczenia biznesowego, kompetencji zatrudnionych pracowników itp. Bez uwzględnienia tych czynników próby wdrożenia nawet tak skutecznej metody, jaką jest odchudzone zarządzanie, mogą zakończyć się niepowodzeniem.