Do tej pory nieodzownym elementem porannego przyjścia do pracy było podpisanie listy obecności czy „odbicie” karty pracowniczej. Tymczasem częstą praktyką jest pozostawianie swojej karty koleżance lub koledze z biura. Wystarczy wyjść z pracy godzinę wcześniej raz w tygodniu, aby w ciągu roku uzbierał się tydzień, który zamiast na wykonywanie obowiązków zawodowych, przeznaczany jest na załatwianie prywatnych spraw.
Na co dzień właściciel firmy boryka się z problemami różnej natury – w skutecznie działającym przedsiębiorstwie niezbędny jest więc system do zarządzania sprzedażą, oprogramowanie biurowe, system umożliwiający wystawianie faktur czy monitorujący rozliczenia z klientami. Bardzo rzadko jednak korzysta się z narzędzi, które pozwalają na zautomatyzowanie rejestracji czasu pracy, a przecież codzienne funkcjonowanie firmy to również problemy związane z ewidencją pracy zatrudnionych w niej osób.
Tradycyjne listy obecności coraz częściej nie wystarczają.
Jak wynika z przeprowadzonych badań – Polacy deklarują, że spędzają w pracy co najmniej 40 godzin tygodniowo. W parze z tym nie idzie jednak efektywność. Z danych OECD (Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju) wynika, że wydajność pracowników w Polsce wynosi zaledwie 66,7% średniej dla wszystkich krajów Unii Europejskiej.
Jak połączyć więc interesy pracodawcy i pracownika?
Warto zainwestować w system, który wspiera automatyzację całodniowego funkcjonowania zatrudnionych osób, w przestrzeni biura/fabryki, czy magazynu. Pracodawca otrzymuje dzięki temu informację o tym, kiedy zatrudnione osoby pojawiają się w pracy, kiedy swoje stanowisko opuszczają, a za sprawą wygenerowanych raportów może szybko i sprawnie dokonać stosownych rozliczeń.
Systemy RCP (Rejestracji Czasu Pracy) umożliwiają przetwarzanie, jak i podgląd danych w czasie rzeczywistym.
Z każdego miejsca pracodawca, wyposażony w dostęp do Internetu, może monitorować czas pracy, mieć wgląd w listy obecności, a także wygenerować raport dotyczący aktywności konkretnej osoby, na przestrzeni ostatnich dni, tygodni, czy miesięcy. Do identyfikacji pracowników oraz monitorowania czasu pracy przedsiębiorstwa wykorzystuje się przeważnie karty zbliżeniowe wraz z opcjonalnym hasłem dostępu. Najnowocześniejsze rozwiązania pozwalają ponadto na wykonanie zdjęcia konkretnej osoby w momencie, gdy pojawia się w okolicy urządzenia rejestrującego (którym może być np. tablet), jak i w momencie gdy opuszcza miejsce pracy.
Ważne, aby wszystkie używane w firmie systemy dostosowane były do wymogów polskiego prawa, co pozwala po pierwsze – na generowanie raportów, które możemy pokazać w przypadku kontroli organu skarbowego lub ubezpieczeniowego, ale również – zapewnia pełnię bezpieczeństwa na codzień.
