Czym jest podatek VAT? Stawki VAT i zasady działania

Podatek VAT czyli podatek od towarów i usług (value added tax) jest podstawowym obciążeniem fiskalnym, z jakim muszą się liczyć przedsiębiorcy. W 2025 r. obowiązują ujednolicone przepisy wynikające z ustawy z 11 marca 2004 r. oraz unijnych dyrektyw. Choć mechanizm podatku VAT jest ten sam od lat, w tym roku pojawiły się zmiany, które dotknęły zarówno małe firmy, jak i podmioty prowadzące sprzedaż transgraniczną. Czym jest VAT i jakie stawki VAT obowiązują w 2025 roku? Kiedy przysługuje zwolnienie podmiotowe, jak wygląda rejestracja i rozliczenie oraz co przyniosą najnowsze nowelizacje?

Najważniejsze informacje o podatku VAT

1. Przedmiot opodatkowania VAT: odpłatna dostawa towarów i świadczenie usług, eksport i import towarów oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie i dostawa towarów.

2. Stawki VAT: podstawowa stawka VAT wynosi 23 %, obniżone stawki VAT wynoszą 8 % i 5 % i stosuje się je do wybranych towarów i usług, stawka 0 % obejmuje m. in. eksport i wewnątrzwspólnotową dostawę, a sprzedaż zwolniona (oznaczana „zw.") dotyczy czynności wymienionych w ustawie.

3. Zwolnienie podmiotowe – przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (bez VAT) w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł, mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Od 1 stycznia 2026 r. planowany jest wzrost limitu do 240 000 zł.

4. Rejestracja do VAT i rozliczenia – podatnicy rejestrują się poprzez formularz VAT‑R, prowadzą ewidencję sprzedaży i zakupów oraz składają pliki JPK_VAT do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Co to jest podatek VAT i kogo dotyczy?

Podatek VAT jest podatkiem pośrednim od wartości dodanej, który obciąża ostatecznego konsumenta. Stanowi on dochód budżetu państwa, a przepisy regulują zasady jego poboru. Kluczowy dla zrozumienia zakresu opodatkowania jest art. 5 ustawy o VAT, który wymienia czynności objęte podatkiem. Podlegają mu odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport i import towarów oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i ich dostawa. Co istotne, opodatkowaniu podlegają również nabycia wewnątrzwspólnotowe niezależnie od formy prawnej czynności, a przepisy przewidują mechanizmy zapobiegające nadużyciom prawa.

Podatek VAT dotyczy praktycznie wszystkich przedsiębiorców prowadzących sprzedaż towarów lub usług, z wyjątkiem podmiotów korzystających ze zwolnień. Na mocy ustawy wymóg rejestracji nie dotyczy niektórych działalności zwolnionych przedmiotowo (np. usług medycznych) oraz firm, które nie przekraczają progu sprzedaży uprawniającego do zwolnienia podmiotowego.

Podatek VAT należny a podatek VAT naliczony

Podatek od towarów i usług działa na zasadzie proporcjonalnego obciążenia wartości dodanej. Sprzedawca nalicza VAT od sprzedawanych towarów lub usług, czyli tzw. podatek VAT należny, ale może odliczyć VAT zapłacony przy zakupach czyli podatek VAT naliczony. W rezultacie do urzędu skarbowego trafia różnica między VAT należnym a naliczonym.

Przykład:

Przedsiębiorca, który w grudniu sprzedał towary za 10 000 zł netto, a zakupił za 6 000 zł, wykaże 2 300 zł podatku należnego (23 % od 10 000 zł) i 1 380 zł podatku naliczonego (23 % od 6 000 zł). Do zapłaty pozostaje 920 zł podatku.

Neutralność VAT oznacza, że rzeczywistym obciążeniem jest jedynie podatek od wartości dodanej na każdym etapie obrotu. Aby zachować prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, przedsiębiorca musi posiadać fakturę VAT i prowadzić ewidencję sprzedaży oraz zakupów.

Stawki VAT obowiązujące w Polsce

W Polsce obowiązuje kilka stawek podatku od towarów i usług (VAT), określonych w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług:

Stawka podstawowa VAT – 23% To standardowa stawka VAT, stosowana do większości towarów i usług oferowanych na rynku krajowym.

Stawka obniżona VAT – 8% Obejmuje towary i usługi wskazane w załączniku nr 3 do ustawy, m.in:

• część produktów żywnościowych,

• niektóre usługi budowlane w ramach budownictwa objętego społecznym programem mieszkaniowym,

• wybrane wyroby medyczne i farmaceutyczne.

Stawka obniżona VAT – 5% Dotyczy towarów wymienionych w załączniku nr 10, w tym:

• większości artykułów spożywczych,

• książek i czasopism specjalistycznych, także w formie elektronicznej lub na nośnikach fizycznych.

Stawka zerowa VAT 0% Stosowana jest przede wszystkim w transakcjach międzynarodowych, takich jak:

• eksport towarów,

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),

• wybrane towary z załącznika nr 8, np. sprzęt komputerowy przekazywany szkołom i placówkom edukacyjnym. Stawka 0% oznacza, że podatnik zachowuje prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupach.

Zwolnienia z VAT Niektóre czynności są ustawowo zwolnione z VAT (oznaczenie „zw.” na fakturach). Dotyczy to np.:

• usług finansowych i ubezpieczeniowych,

• usług medycznych i opieki zdrowotnej,

• określonych usług edukacyjnych,

• wynajmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe. Zwolnienie oznacza brak obowiązku naliczania podatku, ale też brak prawa do odliczenia VAT od zakupów.

W 2025 r. wprowadzono zmiany dotyczące stawek. Ustawodawca rozszerzył zerową stawkę na statki ratownicze i łodzie ratunkowe używane na morzu. Utrzymano 8 % VAT dla wyrobów medycznych, co ma zapewnić stabilność rynku medycznego. Obniżono zaś stawkę na kubeczki menstruacyjne z 23 % do 5 %.

Jak obliczyć podatek VAT?

Podatek VAT oblicza się jako procent od wartości netto towaru lub usługi według obowiązującej stawki, a wynik dolicza się do ceny netto, aby uzyskać kwotę brutto.

Jeśli znamy cenę netto, wysokość VAT obliczymy, mnożąc ją przez stawkę podatku.

VAT = cena netta x stawka VAT

Cena netto = cena brutto - VAT

Przykład: Cena netto: 1000 zł Stawka VAT: 23%

VAT = 1000 × 0,23 = 230 zł VAT

Gdy dysponujemy wyłącznie kwotą brutto, podatek można wyliczyć, mnożąc ją przez stawkę podzieloną przez 100 plus stawkę VAT.

VAT = cena brutto x (stawka VAT/(100+stawka VAT))

Cena netto = cena brutto - VAT

Przykład: Cena brutto: 1230 zł Stawka VAT: 23%

VAT = 1230 x (23/123) = 230

Zwolnienia z VAT

Zwolnienia z VAT to mechanizmy, które pozwalają określonym przedsiębiorcom lub branżom prowadzić działalność bez obowiązku naliczania podatku od towarów i usług, przy zachowaniu określonych warunków i limitów.

Zwolnienie podmiotowe z VAT

Zwolnienie podmiotowe z VAT jest przeznaczone dla drobnych przedsiębiorców. Przysługuje, gdy wartość sprzedaży (bez VAT) w poprzednim roku nie przekroczyła 200 000 zł. Limit dotyczy sumy sprzedaży krajowej, nie wlicza się do niego VAT ani wartości wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, która nie podlega opodatkowaniu w Polsce oraz sprzedaży przedmiotowo zwolnionej. Przepisy przewidują, że od 1 stycznia 2026 r. limit wzrośnie do 240 000 zł. Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna działalność w trakcie roku, limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności. Po przekroczeniu progu zwolnienie traci moc od transakcji, która spowodowała przekroczenie limitu.

Zwolnienia nie można stosować do sprzedaży określonych towarów (np. wyrobów akcyzowych, metali szlachetnych, terenów budowlanych, nowych środków transportu) ani do świadczenia usług prawniczych, doradczych, jubilerskich czy factoringu. Sprzedawcy korzystający z podmiotowego zwolnienia wystawiają faktury ze stawką „zw" i nie mogą odliczać VAT naliczonego.

Zwolnienie przedmiotowe z VAT i inne preferencje

Zwolnienie przedmiotowe z VAT wynika z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT oraz rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2013 r. i przysługuje niezależnie od wysokości obrotów. Dotyczy m.in. usług opieki medycznej, edukacji, usług finansowych i ubezpieczeniowych. Dodatkowo polska ustawa przewiduje preferencje dla rolników ryczałtowych oraz drobnych przedsiębiorców korzystających z uproszczonych procedur (np. metoda kasowa, rozliczenia kwartalne, VAT marża).

Rejestracja do VAT i obowiązki przedsiębiorcy

Przed rozpoczęciem sprzedaży opodatkowanej przedsiębiorca musi złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT‑R do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Jeżeli korzysta ze zwolnienia podmiotowego, rejestracji dokonuje przed utratą prawa do zwolnienia lub przed rezygnacją ze zwolnienia. Rejestracja jest bezpłatna, jednak uzyskanie potwierdzenia VAT‑5 wymaga opłaty skarbowej 170 zł.

Czynny podatnik VAT ma obowiązek:

• prowadzić bieżącą ewidencję sprzedaży i zakupów,

• wystawiać faktury VAT,

• składać elektroniczne pliki JPK_VAT (zawierające ewidencję i deklarację VAT) do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni,

• przechowywać dokumentację przez wymagany okres i udostępniać ją organom kontrolnym.

Zwolnieni podatnicy prowadzą uproszczoną ewidencję i wystawiają faktury na żądanie nabywcy. Mogą dobrowolnie zrezygnować ze zwolnienia i zarejestrować się jako czynni podatnicy, co pozwala na odliczanie VAT naliczonego.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

Mechanizm podzielonej płatności polega na tym, że płatność za fakturę jest rozdzielana na dwie części: kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, a kwota VAT – na specjalny rachunek VAT. Od 1 listopada 2019 r. split payment jest obowiązkowy w transakcjach B2B, których wartość brutto przekracza 15 000 zł, jeśli faktura obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 ustawy o VAT. W pozostałych przypadkach czynni podatnicy VAT mogą korzystać z tej metody dobrowolnie. Mechanizm ogranicza ryzyko kar i odsetek przy błędnym rozliczeniu VAT, a także daje możliwość szybszego zwrotu podatku.

Zmiany w podatku VAT od 2025 roku

Procedura SME – zwolnienie z VAT w całej UE

1 stycznia 2025 r. wszedł w życie unijny system umożliwiający korzystanie ze zwolnienia z podatku VAT w różnych państwach członkowskich. Firmy mające siedzibę w jednym państwie mogą uzyskać zwolnienie w innym kraju, o ile spełnią warunki: zarejestrują się do procedury w państwie siedziby, ich roczny obrót we wszystkich krajach UE nie przekroczy 100 tys. euro i w każdym kraju nie przekroczą lokalnego limitu zwolnienia (w Polsce 200 tys. zł). Przedsiębiorcy z Polski, którzy korzystają ze zwolnienia w innych państwach, składają kwartalne raporty o obrotach do drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa‑Śródmieście. Procedura SME zmniejsza bariery administracyjne i ujednolica zasady sprzedaży w UE.

Nowe stawki VAT i doprecyzowanie przepisów

Nowelizacja ustawy VAT doprecyzowuje przepisy dotyczące nawozów, środków ochrony roślin i pasz – w załącznikach pojawiły się odniesienia do przepisów branżowych, aby ułatwić klasyfikację produktów. Przedłużony został mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) dla gazu, energii elektrycznej i uprawnień do emisji gazów cieplarnianych do końca 2026 r. Zniesiono też obowiązek integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi z powodu problemów technicznych i przesunięto fiskalizację automatów vendingowych.

Zmiana zasad ustalania miejsca świadczenia niektórych usług

W 2025 r. zmieniły się zasady określania miejsca świadczenia usług związanych z wydarzeniami kulturalnymi, artystycznymi, sportowymi, naukowymi, edukacyjnymi i rozrywkowymi online. Przy sprzedaży na rzecz podatników (B2B) miejsce opodatkowania przechodzi na kraj siedziby usługobiorcy, co umożliwia rozliczenie VAT w mechanizmie odwrotnego obciążenia. Gdy usługa jest świadczona na rzecz konsumentów (B2C), miejscem opodatkowania staje się miejsce zamieszkania konsumenta. Zmiana ma dostosować przepisy do rosnącej popularności wydarzeń online.

Odliczanie i rozliczanie podatku VAT

Kolejnym obowiązkiem podatnika VAT jest ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego. Co do zasady obowiązek powstaje w momencie dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, nie później niż w ustawowym terminie. VAT naliczony można odliczyć w deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy, pod warunkiem posiadania faktury i ujęcia jej w ewidencji.

Podatnicy VAT mogą rozliczać podatek miesięcznie lub kwartalnie, jeśli mają status małego podatnika, czyli ich wartość sprzedaży brutto w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 2 000 000 euro. Mali podatnicy mogą również wybrać metodę kasową, która pozwala rozliczać VAT dopiero po otrzymaniu zapłaty od kontrahenta, z tym że przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności obowiązek podatkowy powstaje najpóźniej 180 dni od wydania towaru lub wykonania usługi. Metoda kasowa, dostępna także dla spółek, a nie tylko dla jednoosobowych działalności gospodarczych, może w wielu przypadkach poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa.

Zmiany w podatku VAT w 2026 roku

Warto już dziś przygotować się na kolejne reformy. Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego ma wzrosnąć do 240 000 zł. Nowe przepisy przewidują możliwość powrotu do zwolnienia dla przedsiębiorców, którzy w 2025 r. przekroczyli 200 000 zł, ale nie przekroczyli 240 000 zł. W 2026 r. ma również wejść w życie obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF) dla większości firm, co oznacza pełną elektronizację obrotu fakturowego.

Podsumowanie

Podatek VAT jest jednym z najważniejszych podatków płaconych przez przedsiębiorców. Opodatkowaniu VAT podlegają odpłatne dostawy towarów i usług, eksport, import oraz transakcje wewnątrzwspólnotowe. W Polsce obowiązuje stawka podstawowa VAT 23 % oraz obniżone stawki 8 %, 5 % i 0 %. Drobni przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT do 200 000 zł obrotu, a od 2026 r. – do 240 000 zł. W 2025 r. wprowadzono liczne zmiany: procedurę SME umożliwiającą zwolnienie w całej UE, modyfikację stawek podatku VAT (m.in. 0 % na statki ratownicze i 5 % na kubeczki menstruacyjne) oraz nowe zasady opodatkowania usług kulturalnych. Przedsiębiorcy powinni regularnie monitorować przepisy, prowadzić rzetelną ewidencję i korzystać z narzędzi informatycznych, aby uniknąć błędów i korzystać z przysługujących ulg.