Ewidencja czasu pracy – poradnik

Konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika potwierdzona jest co najmniej trzema aktami prawnymi. Pierwszym z nich jest Kodeks Pracy. Drugim – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Trzecim zaś – Ustawa z dnia 22 lipca 2016 roku o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw.

Kiedy prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika?

Art. 149. Kodeksu Pracy wskazuje, że: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”. Kolejna część tego artykułu wymienia zaś sytuacje, w których godziny pracy nie są ewidencjonowane. Dotyczy to pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe albo za pracę w porze nocnej.

W znakomitej większości przypadków kontrola czasu pracy pracownika jest więc obowiązkiem pracodawcy. Podkreśla to również wspomniane wcześniej ministerialne rozporządzenie, zgodnie z którym ewidencja prowadzona musi być oddzielnie, imiennie dla każdego z pracowników – niezależnie od liczby osób w zakładzie zatrudnionych.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Karta ewidencji zawierać musi informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Zawarte w niej powinny być również dane o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Jeżeli ewidencja czasu pracy dotyczy pracownika młodocianego, pracodawca musi w niej uwzględnić także jego czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie dozwolone jest w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Zgodnie z rozporządzeniem, załącznikiem do karty czasu pracy muszą być również jego wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowanie godzin nadliczbowych. W praktyce załącza się do niej wszystkie wnioski urlopowe (dotyczące urlopu wypoczynkowego, na żądanie, macierzyńskiego, wychowawczego) oraz zwolnienia lekarskie, co pozwala potwierdzić wiarygodność prowadzonego rozliczenia. Tutaj znaleźć powinny się również zrealizowane wnioski pracowników o zgodę na wyjście prywatne, które odbywa się w godzinach pracy, zawierające propozycję terminu odpracowania nieobecności.

Ewidencja czasu pracy w praktyce:

• Ustawodawca nie narzuca wzoru, zgodnie z którym powinna odbywać się kontrola czasu pracy pracownika. Kartę ewidencji należy więc stworzyć tak, by zawierała wszystkie niezbędne informacje oraz wskazywała rzeczywiście przepracowane godziny w każdej dobie.
• Karta ewidencji czasu pracy nie jest tym samym, co lista obecności lub rozkład czasu pracy. Państwowa Inspekcja Pracy w trakcie kontroli może podważyć rozliczanie czasu pracy tylko na podstawie listy obecności.
• Ewidencja nie musi wskazywać godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a jedynie ich liczbę w danym dniu. Nie oznacza to jednak, że taka informacja znajdować się tam nie może.
• Należy dbać o stan faktyczny ewidencji i wpisywać w nią rzeczywiście przepracowane godziny, także nadgodziny w jednym dniu, nawet, jeżeli w kolejnym zostały one odebrane, co wyrównało rachunek.
• Do ewidencji wpisujemy nie tylko pełne godziny, ale też minuty.
• Ewidencja czasu pracy pracownika dotyczyć może różnych okresów. W zależności od firmy, rozliczenie może być tygodniowe, miesięczne, kwartalne czy nawet roczne.
• Pracodawca we własnym wzorze ewidencji może wprowadzić rubryki, w których wpisane zostaną np. godziny pracy w warunkach szkodliwych – ułatwi to wypłacanie dodatku za nie.
• W karcie czasu pracy stosowane mogą być dowolne symbole. Powinny one być jednak zrozumiałe zarówno dla pracownika, który ewidencję wypełnia, jak i właściwych organów kontroli.
• Dopuszczalne jest elektroniczne prowadzenie ewidencji.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

System elektronicznej ewidencji czasu pracy – taki jak inEwi – nie tylko ograniczy nadmierną ilość zużywanego w przedsiębiorstwie papieru, ale także w przejrzysty sposób pozwoli na przechowywanie danych dotyczących kontroli czasu pracy pracownika. Wszystkie informacje archiwizowane będą przez co najmniej trzy lata (również po zakończeniu korzystania z systemu) i dostępne zarówno przy użyciu komputera, jak i telefonu lub tabletu.

W przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy istotna jest także możliwość jej wydruku – by udostępnić ją organom kontrolnym, takim jak inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego inEwi nie tylko pozwala na wydruk dokumentów, ale przygotowuje również gotowe zestawienia i raporty.

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Trzeba zaznaczyć wyraźnie, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Pracodawca po prostu nie może zlekceważyć prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. To jego bardzo ważny element prowadzenia działalności gospodarczej. Ewidencja czasu pracy pracownika służy do określenia właściwego wynagrodzenia, urlopu oraz innych świadczeń przynależnych zatrudnionemu. Niejednokrotnie przedstawialiśmy już zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy. Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala w pełni zapanować nad szeregiem dokumentów, prowadzić listę obecności, zaplanować grafik pracy, czy obsługiwać wnioski urlopowe. To bardzo wygodne rozwiązanie nie tylko dla wielkich zakładów pracy. Sprawdzi się również w małych i średnich przedsiębiorstwach. Ewidencjonowanie czasu pracy nie należy do łatwych spraw, wymaga fachowej wiedzy i skrupulatności, a także trzymania ręki na pulsie w związku ze zmieniającymi się przepisami Kodeksu pracy. Dlatego tym bardziej zachęcamy do zapoznania się z ofertą innowacyjnych rozwiązań do firmy z zakresu prowadzenia ewidencji czasu pracy dostarczanych przez Inewi. 

Kontrola czasu pracy vs. umowa cywilnoprawna

Od 1 stycznia 2017 roku istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy na kontraktach cywilnoprawnych. W zależności od zapisów umowy pomiędzy stronami, rozliczenie takie prowadzić może zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca; w umowie powinien zostać określony sposób potwierdzenia liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Kwestia ta pojawiła się w nowelizacji ustawy o minimalnym wynagrodzeniu z 2016 roku, zgodnie z którą ewidencję sporządzać muszą zarówno zleceniobiorcy, jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą, niezatrudniające pracowników. Wyjątkiem są osoby, które samodzielnie regulują miejsce oraz czas swojej pracy oraz otrzymują wyłącznie prowizyjne wynagrodzenie.

Ewidencja czasu pracy jest niezbędna dla ustalenia prawidłowego wynagrodzenia – odpowiadającego wielokrotności przynajmniej minimalnej stawki godzinowej (w 2017 roku to 13 zł brutto). Jeżeli sposób rozliczania czasu pracy nie został wcześniej ustalony, zleceniobiorca lub świadczący usługę powinien w formie pisemnej lub elektronicznej – jeszcze przed wypłatą wynagrodzenia – przekazać pracodawcy informację o liczbie przepracowanych godzin. Co istotne – jeśli zlecenie przyjęte zostało przez kilka osób, ewidencjonowanie godzin pracy dotyczy każdej z nich z osobna. Obowiązkiem pracodawcy jest posiadanie dokumentacji rozliczenia godzin dla każdego z pracowników.

Jak długo przechowywać karty ewidencji czasu pracy?

Mimo, że ewidencja czasu pracy nie jest częścią dokumentacji, która wchodzi do akt osobowych pracownika, ani nie jest częścią dokumentacji płacowej (te przechowywać należy przez 50 lat, od momentu ustania zatrudnienia w przypadku akt osobowych oraz od dnia wytworzenia - wobec dokumentacji płacowej), powinna być ona przechowywana przez co najmniej trzy lata. Trzyletni okres wskazany został wprost w przypadku ewidencji pracy kierowców (zgodnie z art. 25. ust. 2. pkt 2. Ustawy o czasie pracy kierowców). Wskazane jest, aby przez taki okres przechowywać ją także w innych przypadkach. Głównie dlatego, że po trzech latach (od dnia powstania wymagalności) przedawnieniu ulegają roszczenia wynikające ze stosunku pracy. W przypadku sądowych sporów w tym terminie, ewidencja czasu pracy pracownika może okazać się istotnym dowodem w sprawie.

Samo prowadzenie ewidencji nie tylko jest obowiązkiem pracodawcy (za jego niewypełnienie grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł – zgodnie z art. 281. pkt 6. Kodeksu Pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika), ale leży także w jego interesie. Gdyby doszło do sądowej sprawy, w której pracownik domaga się wypłacenia nieuregulowanego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych – mimo że nadgodzin w rzeczywistości nie było – pracodawca, który nie posiada stosownej ewidencji, tego faktu nie udowodni.