Kartka i ołówek to nie sposób na ewidencję czasu pracy

Opublikowano 23.01.2017 przez w kategorii Ogólne

Organizowanie czasu pracy w sposób zapewniający jego pełne wykorzystanie, skutkujące uzyskaniem należytej jakości i wydajności to główne zadanie i zapewne cel każdego pracodawcy. Ponadto w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia dla swoich pracowników, pracodawca zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy prowadzi ewidencję czasu pracy. Powszechnie znanym sposobem realizacji ww. przepisu ustawy jest stosowanie listy obecności. Warto jednak zastanowić się czy jest to sposób wystarczający i skuteczny?

Jak wygląda lista obecności?

Niewątpliwie lista obecności w wielu firmach stanowi główny dokument kadrowy, zazwyczaj jest miesięczna i zawiera podpisy poszczególnych pracowników ze wskazaniem konkretnego dnia. Nie ma powszechnie obowiązującego wzoru listy obecności, natomiast w sieci można pobrać wiele jej rodzajów, bądź stworzyć druk samemu.

Jakie dane są wymagane w prowadzeniu ewidencji czasu pracy?

Zakres danych, które powinny znaleźć się w ewidencji reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Z treści § 8 tego dokumentu dowiadujemy się o konieczności założenia i prowadzenia dla każdego pracownika odrębnie karty ewidencji czasu pracy, która musi zawierać informacje o czasie pracy z uwzględnieniem następujących elementów:

- praca w niedziele i święta,

- praca w porze nocnej,

- godziny nadliczbowe i dyżury,

- urlopy i zwolnienia lekarskie,

- nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,

- czas przy pracach wzbronionych młodocianym (w przypadku ich zatrudniania).

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Wbrew przekonaniom, lista obecności nie jest obowiązkiem pracodawcy. Ani przepisy kodeksu pracy, ani treść ww. Rozporządzenia nie regulują sposobu, jaki ma być wykorzystywany przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy. Sposób potwierdzania obecności w miejscu pracy jest więc dowolny i zależy wyłącznie od przełożonego. Obowiązkiem jest natomiast poinformowanie zatrudnionych o zastosowanej metodzie. Przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy zapisany jest zazwyczaj w regulaminie danego zakładu pracy.

Papierowa lista obecności to przeszłość?

Wiemy już, że lista obecności nie jest obowiązkowa oraz jakie dane są nam niezbędne w celu prowadzenia prawidłowej ewidencji czasu pracy. Papierowe listy obecności powszechnie stosowane były w firmach do czasu wprowadzenia elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy (systemy RCP), które aktualnie są skuteczniejsze i obejmują szerszy zakres wymaganych danych.

Jakie są główne wady stosowania tradycyjnej listy obecności?

Strata czasu pracowników i działu HR

W związku z faktem, iż każdy z pracowników musi złożyć własnoręczny podpis na liście, w zależności od rodzaju listy - musi także wpisać godzinę. Z kolei dział kadr ma za zadanie zebrać dane, sprawdzić czy wypełniono je prawidłowo, skorelować otrzymane dane z informacjami dot. urlopów, zwolnień, rozliczyć, stworzyć listy miesięczne/kwartalne, ostatecznie otrzymać ich potwierdzenie przez pracowników i kierowników. Czynności te pochłaniają znaczną ilość czasu.

Brak danych dot. liczby przepracowanych godzin

Stosując papierową listę obecności nie mamy kontroli nad czasem pracy w zakresie rejestrowania spóźnień, czasu spędzonego podczas przerw, godzin wejścia i wyjścia.

Wysokie prawdopodobieństwo oszustwa

Pracownicy mogą w łatwy sposób manipulować listą. Zdarzają się przypadki podpisywania się za kolegę, wpisywania nieprawidłowej godziny lub nieodnotowywania spóźnień.

Nadmierna „papierologia”

W zależności od zwyczajowo przyjętej metody, listy obecności mogą znajdować się w różnych pomieszczeniach, często są powielane, a także występuje konieczność ich rozliczania, co przyczynia się do tworzenia bardzo obszernej dokumentacji.

Jak skutecznie prowadzić ewidencję czasu pracy?

Wiedząc już, że lista obecności nie jest najlepszym sposobem na ewidencję czasu pracy, warto zastanowić się nad wprowadzeniem elektronicznego systemu, który wiele czynności usprawni, a z pewnością zapewni prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia za pracę i ustalenie innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto będzie to metoda bezpieczniejsza zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Stosowanie nowoczesnego systemu zapewni przede wszystkim:

- wygodę użytkowania (intuicyjny system rejestracji czasu pracy i jego wszystkich elementów),

- dostęp do danych dla szefa i zatrudnionych (pracodawca ma obowiązek udostępniać ewidencję na żądanie pracownika),

- rzetelność danych (brak możliwości manipulowania obecnością i godzinami),

- oszczędność czasu (w szczególności będzie to oddech dla działu kadr).

W związku z powyższym może warto zastanowić się nad porzuceniem starych zwyczajów?

elektroniczny system do rejestracji czasu pracy