Odprawa emerytalna: komu i kiedy przysługuje w 2025 r.?

Odprawa emerytalna to jednorazowe świadczenie wypłacane pracownikowi na zakończenie kariery zawodowej. Wielu przedsiębiorców zapomina o tym obowiązku lub nie wie, że dotyczy on także niewielkich firm. Warto wiedzieć, na jakich zasadach wypłacana jest odprawa, komu się należy i w jakiej wysokości, aby uniknąć błędów przy rozwiązywaniu umów. W poradniku prezentujemy wymagania ustawowe, wyjątki oraz specyficzne regulacje dla nauczycieli i pracowników samorządowych, a także wskazujemy, jak w praktyce policzyć odprawę i na co zwrócić uwagę w prywatnej firmie.

Najważniejsze informacje

1. Odprawa emerytalna przysługuje pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Podstawą jest co najmniej jednomiesięczne wynagrodzenie.

2. Świadczenie ma charakter jednorazowy – przysługuje w razie ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa.

3. Minimalna wysokość odprawy w większości przypadków wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie.

4. Odprawa emerytalna jest opodatkowana podatkiem dochodowym, lecz nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

5. W prywatnych firmach wypłata odprawy jest obowiązkowa, ale pracodawca może w wewnętrznych przepisach przewidzieć wyższą kwotę. Świadczenie oblicza się jak ekwiwalent za urlop, przyjmując średnie wynagrodzenie z ostatnich miesięcy.

Ile wynosi odprawa emerytalna?

Wysokość odprawy emerytalnej nie jest dowolna, a jej minimalny poziom wprost określa Kodeks pracy. 

Warto podkreślić, że prawo do odprawy przysługuje niezależnie od rodzaju umowy (na czas określony lub nieokreślony) oraz wymiaru etatu. Co do zasady może ona być należna zarówno wtedy, gdy umowa rozwiązywana jest z inicjatywy pracownika, pracodawcy, jak i za porozumieniem stron, o ile ustanie stosunku pracy pozostaje w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. Odprawa nie przysługuje natomiast w szczególności przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.) lub w trybie art. 55 §1¹ k.p., gdy taki związek nie występuje.

Podstawa odprawy emerytalnej - jak ją obliczyć?

Odprawę oblicza się według zasad stosowanych przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do podstawy przyjmuje się stałe miesięczne składniki wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do odprawy, a składniki zmienne – co do zasady z trzech miesięcy poprzedzających ten miesiąc. Tylko w razie dużych wahań wynagrodzenia można wydłużyć ten okres do dwunastu miesięcy. Minimalna wysokość odprawy powinna odpowiadać co najmniej jednomiesięcznemu wynagrodzeniu obliczonemu w ten sposób, choć pracodawca może w przepisach wewnętrznych przewidzieć wyższą kwotę.

Przykład: pracownik zatrudniony w prywatnej firmie zarabiał w ostatnich trzech miesiącach 5 800 zł, 6 200 zł i 5 500 zł brutto. Średnia płaca z okresu jest równa 5 833 zł. Odprawa emerytalna wyniesie więc co najmniej 5 833 zł brutto. Pracodawca może jednak zdecydować się na wyższe świadczenie – taka praktyka jest częsta w firmach, które chcą docenić wieloletnich pracowników.

Specjalne regulacje dla nauczycieli i pracowników samorządowych

Niektóre grupy zawodowe mają prawo do wyższej odprawy emerytalnej niż wynikająca z Kodeksu pracy. Nauczyciel (karta nauczyciela) przewiduje, że nauczycielowi spełniającemu warunki do przejścia na emeryturę, rentę lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne przysługuje odprawa w wysokości dwumiesięcznego ostatnio pobieranego wynagrodzenia.

• Jeżeli nauczyciel przepracował co najmniej 20 lat otrzymuje odprawę w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia.

• W praktyce przy ustalaniu podstawy tej odprawy stosuje się odpowiednio zasady obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, co wynika wprost z art. 87 ust. 3 Karty Nauczyciela.

Podobne preferencje dotyczą pracowników samorządowych. Ustawa o pracownikach samorządowych stanowi, że w związku z przejściem na emeryturę lub rentę przysługuje jednorazowa odprawa:

• dwumiesięcznego wynagrodzenia po 10 latach pracy,

• trzymiesięcznego po 15 latach,

• sześciomiesięcznego wynagrodzenia po 20 latach pracy.

Przepisy te powodują, że osoba zatrudniona w urzędzie gminy przez 22 lata, która odchodzi na emeryturę, otrzyma odprawę równą sześciu miesięcznym pensjom.

Kiedy nie przysługuje odprawa emerytalna?

Prawo do odprawy emerytalnej jest ograniczone, ponieważ świadczenie ma charakter jednorazowy. Odprawa emerytalna lub rentowa ma co do zasady charakter jednorazowy - pracownik, który otrzymał taką odprawę na podstawie Kodeksu pracy, nie może ponownie nabyć do niej prawa, niezależnie od tego, u którego pracodawcy był lub będzie zatrudniony, z wyjątkiem szczególnych sytuacji wyodrębnionych w orzecznictwie (np. jednoczesne rozwiązanie kilku stosunków pracy w związku z tym samym przejściem na emeryturę albo wcześniejsza wypłata odprawy bez podstawy prawnej). Odprawy nie wypłaca się pracownikowi, który nabył prawo do emerytury lub renty, ale kontynuuje zatrudnienie. Świadczenie nie przysługuje też osobom pobierającym świadczenie przedemerytalne czy rentę rodzinną.

Warto rozważyć zamieszczenie w świadectwie pracy informacji o wypłacie odprawy emerytalnej (np. w części dotyczącej informacji uzupełniających), choć przepisy nie nakładają obowiązku umieszczania takiej adnotacji. Taka informacja może pomóc kolejnym pracodawcom ocenić, czy dana osoba zachowała prawo do świadczenia i ograniczyć ryzyko późniejszych sporów o zasadność wypłaty odprawy.

Przykład

Pracownik osiągnął wiek emerytalny, ale postanowił kontynuować pracę. Po kilku latach złożył wniosek o emeryturę, nie rozwiązując umowy o pracę. Ponieważ stosunek pracy nie ustał, pracodawca nie może wypłacić odprawy. Dopiero gdy pracownik rozwiąże umowę w związku z przejściem na emeryturę, nabędzie prawo do jednorazowej odprawy.

Odprawa emerytalna w prywatnej firmie

Przepisy Kodeksu pracy obligują do wypłaty odprawy emerytalnej wszystkie podmioty zatrudniające pracowników, w tym prywatne firmy. Minimalna wysokość świadczenia wynosi równowartość jednomiesięcznego wynagrodzenia i nie zależy od stażu pracy. W małych firmach zdarza się, że pracownicy są zatrudnieni na część etatu lub na czas określony – w obu przypadkach odprawa jest należna, a jej kwotę oblicza się proporcjonalnie do etatu.

Wewnętrzne regulaminy lub układy zbiorowe pracy mogą przewidywać wyższe świadczenie. Warto rozważyć takie rozwiązanie, ponieważ wyższa odprawa jest elementem budowania wizerunku pracodawcy i może ułatwiać rotację pracowników. Taka decyzja powinna być jednak jasno opisana w polityce wynagradzania, aby uniknąć nierównego traktowania.

Jak poprawnie rozliczyć odprawę?

Po obliczeniu kwoty odprawy należy pamiętać o rozliczeniach fiskalnych. Kwota świadczenia co do zasady stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jednak u pracowników spełniających warunki ulgi dla pracujących seniorów może korzystać ze zwolnienia z podatku (0% PIT), w związku z czym w takich przypadkach pracodawca nie pobiera od odprawy zaliczki na podatek.

Niezbędne jest również terminowe wypłacenie świadczenia – zwyczajowo robi się to w dniu ustania stosunku pracy lub w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia. Dobrą praktyką jest poinformowanie pracownika na piśmie o wysokości i podstawie wyliczenia odprawy.

Podsumowanie

Odprawa emerytalna jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy wobec pracownika kończącego karierę zawodową. Podstawą do jej wypłaty jest ustanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę oraz to, że pracownik nie otrzymał wcześniej odprawy emerytalnej lub rentowej na podstawie art. 92¹ Kodeksu pracy (co do zasady niezależnie od pracodawcy). Większość pracowników otrzymuje odprawę równą jednomiesięcznemu wynagrodzeniu, choć niektóre grupy zawodowe, takie jak nauczyciele czy pracownicy samorządowi, mają prawo do wyższych kwot. Odprawa emerytalna co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, lecz nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS, przy czym u pracowników spełniających warunki ulgi dla pracujących seniorów może korzystać ze zwolnienia z PIT (0% podatku). Przedsiębiorca powinien pamiętać, że brak wypłaty lub błędne obliczenie świadczenia może skutkować roszczeniem pracowniczym. Wdrożenie narzędzi do zarządzania kadrami i czasem pracy, takich jak inEwi, ułatwia spełnienie wymogów prawnych i pomaga unikać pomyłek.